Política de privacidad

Fecha de última modificación: enero de 2024 

De conformidad con lo establecido en los arts. 13 y 14 del REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, “RGPD”), así como y en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción le informamos de los siguientes extremos:

1. ¿Quién es el responsable del tratamiento de tus datos personales?

EVERYDAY SOFTWARE, S.L. una empresa española con domicilio en Carrer d'Àlaba, 61, 5-2, 08005 Barcelona, España y CIF B66854530 (en adelante, "Factorial HR" o "Factorial") se compromete a proteger sus datos personales. Esta política de privacidad (en adelante, la "Política de Privacidad") le informará de cómo cuidamos sus datos personales cuando decide interactuar con alguno de nuestros canales disponibles y llevar a cabo una comunicación.

Datos de contacto: Teléfono (+34 932 205 976), correo electrónico (privacy@factorial.co).

Datos de contacto del DPO: correo electrónico ( legal@pridatect.com), dirección postal (Av. de Josep Tarradellas, 8-10, 5º 08029 Barcelona).

2. ¿Qué datos personales recopilamos?

A través del Canal interno de Factorial podemos recabar datos personales de diferentes tipos. En ocasiones, los datos personales que recabamos podrían llegar a ser datos de categoría especial o sensible. Estos datos pueden estar asociados a la persona que informa sobre unos hechos determinados o a las personas sobre las que versa la comunicación (que podrá ser la persona directamente afectada o terceros implicados en la comunicación).

Los datos personales que podemos recabar en el contexto de recibir una comunicación a través de los canales como responsable son los siguientes:

En caso de la persona comunicadora:

a) Datos identificativos: nombre y apellidos, voz (salvo en caso de anonimato).

b) Datos de contacto: email, teléfono y/o dirección postal (salvo en caso de anonimato).

c) Evidencias: descripción de los hechos, fotografías o documentos adjuntos que puedan demostrar los hechos comunicados.

En el caso de personas afectadas o terceras implicadas en la comunicación:

a) Datos identificativos: nombre y apellidos.

b) Datos de contacto: email, teléfono y/o dirección postal.

c) Datos asociados a la conducta informada: datos laborales, datos fiscales, datos económicos, en caso de ser aportados o recabados en el transcurso de la investigación.

d) Evidencias: documentos adjuntos que puedan demostrar los hechos comunicados.

En caso de terceras personas implicadas:

a) Datos identificativos: nombre y apellidos.

b) Datos de contacto: email, teléfono y/o dirección postal.

c) Datos asociados a la conducta informada: datos laborales, datos fiscales, datos económicos, en caso de ser aportados o recabados en el transcurso de la investigación.

d) Evidencias: fotografías o documentos que puedan demostrar los hechos denunciados.

3. ¿Para qué finalidades tratamos tus datos?

Factorial puede tratar los datos personales con la finalidad de:                 

• Recibir y gestionar las comunicaciones recibidas y proporcionar una respuesta.
• Investigar y proponer resoluciones sobre las comunicaciones recibidas de conformidad con el procedimiento interno de la compañía y de acuerdo con los plazos establecidos.
• Imponer sanciones disciplinarias a los miembros del personal de Factorial de acuerdo con el sistema disciplinario de la compañía.
• En su caso, iniciar acciones legales contra las personas afectadas y/o terceros implicados.
• En caso de comunicaciones verbales, documentar las mismas y, bajo autorización de los informantes. En caso de comunicación verbal, como informante dispondrás de la posibilidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante tu firma la transcripción de la conversación.
• Para conservar evidencias que acrediten el buen funcionamiento del Sistema interno de Factorial.

4. ¿Bajo qué base de legitimación tratamos los datos?

El tratamiento de los datos de los Usuarios está fundamentado en una o más de las siguientes bases jurídicas:

a)   Obligación legal (art. 6.1.c RGPD): En virtud de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 2/2023, de Protección del Informante.

b)   Interés público (art. 6.1.e RGPD): En el caso que los datos sean considerados de categoría especial la prohibición del tratamiento de dichos datos queda exceptuada de acuerdo con lo previsto en el artículo 30 de la Ley 2/2023, de Protección del informante, en relación con el artículo 9.2.g) del RGPD por ser necesario por razones de un interés público esencial.

c) Interés legítimo (art. 6.1.f RGPD): Para el caso de responder a determinadas quejas, dudas o consultas que no sean propias del ámbito material del Canal interno de Factorial, para defensa propia o para la conservación de evidencias que acrediten el buen funcionamiento del Sistema Interno de Factorial.

5. ¿Durante cuánto tiempo conservamos tus datos?  

El tratamiento de los datos con las finalidades descritas se mantendrá durante el tiempo necesario para gestionar y tomar una decisión sobre las comunicaciones recibidas, así como para el cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven del tratamiento de los datos.

Con carácter general, las comunicaciones y el resto de datos personales asociados a la comunicación no podrán conservarse por un periodo superior a diez años.

En el caso de que se decida iniciar un proceso de investigación, los datos personales se conservarán durante el tiempo que dure la investigación de los hechos, que no durará más de 3 meses (más 3 meses prorrogables, según las circunstancias de la comunicación), a no ser que de aquella se desprenda la adopción de determinadas medidas contra la persona afectada por la comunicación, en cuyo supuesto sería posible conservar los datos por un plazo superior.

Sin perjuicio de lo anterior, una vez finalizado el plazo de conservación necesario, los datos serán debidamente bloqueados y únicamente disponibles para la formulación, el ejercicio o la defensa de potenciales reclamaciones y/o siempre que lo permitiese la legislación aplicable.

6. ¿Compartimos tus datos con terceros?

Los datos personales recabados en el contexto del canal interno no serán cedidos, vendidos, alquilados o puestos a disposición de ninguna otra forma a ningún destinatario o tercero, salvo a aquellos proveedores de servicios para la gestión y realización de las investigaciones que resulten necesarias sobre las comunicaciones recibidas en el canal, los cuales actuarán como encargados del tratamiento y en ningún caso tratarán los datos para finalidades propias.

Sin perjuicio de lo anterior, los datos personales de las comunicaciones podrán ser comunicados a las fuerzas y cuerpos de seguridad, Jueces o Tribunales, al Ministerio Fiscal, la Fiscalía Europea, así como cualquier otro organismo competente en caso de ser requeridos en cumplimiento de la legislación vigente.

No se van a realizar transferencias internacionales de los datos. No obstante, es posible que en algunos casos sea necesaria la transferencia de datos personales fuera del EEE o del territorio de la UE, para gestionar una comunicación a través del canal. En su caso, Factorial adoptará todas las medidas adecuadas para garantizar que sus datos personales permanecen con un nivel de protección equivalente y aplicando los mecanismos que correspondan en cada caso de acuerdo con la normativa aplicable de protección de datos (RGPD). Entre estas medidas, se podrá incluir la firma de unas Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea.

En el caso de que hayas comunicado unos hechos te informamos de que tu identidad será en todo caso reservada y no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.

7. ¿Qué derechos te asisten y cómo puedes ejercerlos?

Puedes ponerte en contacto con nosotros para conocer mejor las opciones que tienes para establecer restricciones respecto de cómo usamos tu información o para ejercitar cualquiera de tus derechos mediante una petición al correo electrónico: privacy@factorial.co.

De acuerdo con el RGPD, tienes ciertos derechos relacionados con el tratamiento de tus datos personales:

• Derecho a ser informado: Tienes derecho a recibir información clara, transparente y fácilmente comprensible sobre cómo utilizamos tus datos personales y tus derechos.
• Derecho de acceso: Tienes derecho a obtener acceso a tus datos personales.
• Derecho de rectificación: Tienes derecho a que se rectifiquen tus datos personales si son inexactos o están incompletos.
• Derecho de supresión: este derecho te permite solicitar la supresión o eliminación de tus datos personales cuando no haya ninguna razón de peso para que sigamos utilizándolos. No se trata de un derecho de supresión absoluto y se pueden aplicar excepciones.
• Derecho a restringir el tratamiento: Tienes derecho a "bloquear" o suprimir el uso posterior de tus datos personales. Cuando se restringe el tratamiento, podemos seguir almacenando tus datos personales, pero no podemos seguir utilizándolos.
• Derecho a la portabilidad de los datos: Tienes derecho a obtener y reutilizar tus datos personales para tus propios fines en diferentes servicios.
• Derecho a oponerte al tratamiento: Tienes derecho a oponerte a determinados tipos de tratamiento. No obstante, en caso de que sea persona investigada y ejerza el derecho de oposición presumiremos que, salvo prueba en contrario, existen motivos legítimos que nos permiten continuar con dicho tratamiento de datos personales.
• Derecho a retirar el consentimiento: Si has dado tu consentimiento para una finalidad específica de un tratamiento de datos, tienes derecho a retirarlo en cualquier momento.
• Derecho a no ser sometido a una decisión automatizada: Tienes derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado (incluida la elaboración de perfiles) que produzca efectos jurídicos (o de importancia similar) para ti.

Desde Factorial normalmente actuamos sobre las solicitudes y proporcionamos información de forma gratuita, pero podemos cobrarte una tarifa razonable para cubrir nuestros costes administrativos de proporcionar la información para:

• solicitudes infundadas o excesivas/repetidas; o
• más copias de la misma información.

Puedes dirigir tus comunicaciones y ejercer tus derechos enviando una comunicación a la siguiente dirección de correo electrónico privacy@factorial.co.

Asimismo, si tienes alguna queja sobre el tratamiento de los datos puedes presentar una reclamación a la autoridad competente de protección de datos correspondiente.

8. Cambios en la Política de Privacidad  

Factorial puede, a su sola discreción, modificar o actualizar esta Política de Privacidad. Si los cambios son sustanciales, procederemos a informarte debidamente.