Cada vez son más las empresas que implementan nuevas maneras de optimizar la comunicación entre los empleados y el departamento de Recursos Humanos.
Los portales del empleado son una de ellas. Y no solo eso, este tipo de software, herramienta o aplicación implica incorporar una nueva mentalidad, más adaptada a las últimas tendencias en la gestión administrativa, de la información y la organización interna. ¿Todavía no estás convencido acerca de la importancia de habilitar un portal del empleado? Aquí tienes algunas razones para cambiar de idea.
Tabla de contenidos
¿Qué es un portal del empleado?
El portal del empleado es una herramienta que permite a pequeñas y medianas empresas establecer vías de comunicación con el empleado. A través de una plataforma online, la empresa puede dar protagonismo a los trabajadores y automatizar sus datos y otros procesos internos.
El portal del empleado facilita al trabajador su acceso a la nómina, su acceso a pedir vacaciones de manera más efectiva, tramitar una baja fácilmente, recibir todo tipo de comunicados internos, entre muchos otros. En pocas palabras, se encarga de todas las gestiones que el trabajador debe realizar de manera común en su empresa, pero desde una perspectiva totalmente online.
En el mercado existen muchos servicios que permiten crear portales del empleado y cada uno con unas funcionalidades distintas. Gestor documental, de nóminas, de vacaciones, en función del servicio que utilices tendrás más o menos funcionalidades, y la herramienta se adaptará más o menos a tu empresa.
Mira este vídeo sobre el portal del empleado
En un nuevo episodio de nuestro podcast debatimos con Allende Azcárate, abogada especialista en Derecho Laboral, acerca de los beneficios, requerimientos e implicancias de la utilización de un portal del empleado en la gestión humana empresarial.
¿Para qué sirve un portal del empleado?
Antes de entrar en las ventajas que un portal del empleado puede aportar a una empresa, repasemos qué funciones puede o suelen tener los portales del empleado.
Un portal del empleado no es más que un espacio personal para alguien que forma parte de la plantilla de una empresa. ¿Qué quiere decir esto? Que dicho empleado tendrá acceso a toda su información, podrá hacer gestiones desde allí en vez de tener que pasar por distintos filtros o supervisores que le llevarían cierto tiempo que no estará dedicando a otras tareas.
Y lo mismo sucede con los departamentos de Recursos Humanos. El portal del empleado pasa a ser una base de datos cuya información se gestiona y añade de manera automática, está almacenada de manera online y segura.
Razones para tener un portal del empleado
Tanto para empresas pequeñas como para empresas medianas o grandes (sobre todo estas dos últimas) contar con una herramienta que ayude a automatizar procesos es algo que puede revolucionar el departamento de Recursos Humanos, cambiar la mentalidad de este y conseguir que su prioridad número uno no sea gestionar el papeleo sino al talento de la empresa. Veamos las razones por las cuales tu empresa podría beneficiarse de este recurso:
1. Es un canal de comunicación bidireccional
Gran parte de los conflictos laborales se produce por una falta de comunicación interna entre empresa y empleado o por una gestión deficiente de los procesos de comunicación interno. La principal razón por la que implantar un portal del empleado en tu empresa es establecer procedimientos y vías ágiles de comunicación entre empresa y trabajador.
2. Reduce la carga administrativa para el departamento de RR.HH.
La gran mayoría de portales del empleado disponen de mecanismos que simplifican la gestión documental del departamento de Recursos Humanos. En función de la herramienta que escojas tendrás la posibilidad de reducir la carga administrativa del departamento y ahorrar tiempo mes a mes.
3. Automatiza procesos tediosos
No hay ningún motivo por el que seguir realizando de forma manual procesos tediosos y repetitivos que se pueden hacer más rápido y mejor gracias a tecnología intuitiva como esta.
4. Estandariza procesos y todo estará bajo control
En la mayoría de empresas y pymes existen varios procesos totalmente distintos para hacer una misma cosa, por ejemplo, pedir vacaciones. El resultado de esto es el caos. Estandarizar un proceso sencillo para cada tarea es la mejor manera de asegurar la optimización del tiempo de todos.
¿Qué sentido tiene enviar un email al departamento de Recursos Humanos para preguntar cuántos días te quedan de vacaciones? El portal del empleado puede solucionar esto sin necesidad de responder uno por uno a los 50 empleados de tu empresa cuando les asalte la duda.
5. Reduce el riesgo de pérdida de datos
Si has tenido la mala suerte de haber perdido el ordenador o de que se te haya estropeado sabrás que ni de lejos un dispositivo con contraseña es el mejor sitio donde almacenar toda la información vital de tu empresa.
El portal del empleado está en la nube, y es la solución. Confiar en una herramienta segura y con respaldo en la nube puede ayudarte a minimizar el riesgo de perder datos o de que queden expuestos ante ojos ajenos a la organización.
Cómo escoger el mejor portal del empleado para tu empresa
Cada empresa es un mundo y escoger el servicio de portal del empleado que mejor se adapte a cada una es cuestión de entender cuáles son las necesidades que se intentan cubrir. ¿Buscáis algo básico que os permita compartir documentos internamente y solucionar aspectos más generales como las ausencias y vacaciones o más bien algo que vaya más allá y os permita crear nóminas, enviarlas y hacer un seguimiento de los candidatos a un puesto vacante?
En función del objetivo de la empresa encontraréis varias opciones en el mercado, nuestro consejo es optar por la herramienta que os permita un mayor nivel de personalización y que se adapte perfectamente a la estructura de vuestra empresa. Sin embargo, hay ciertos requisitos que la opción que escojas debería tener:
Usabilidad
Tiene que ser fácil de utilizar. No querrás tener que perder tiempo formando a los empleados para que puedan hacer procesos sencillos. El objetivo es quitarte faena de encima, no al revés. En este sentido los programas que optemos por utilizar deben contar con:
- Interfaces intuitivas.
- Óptima experiencia de usuario.
- Opciones de accesibilidad.
- Flexibilidad para ser utilizado en diferentes plataformas.
- Operatividad desde la nube, sin necesidad de descargas.
Aplicación móvil
Lo mejor es que el empleado pueda acceder a su espacio personal tanto en el ordenador de empresa como en su propio dispositivo móvil. Esto te será beneficioso sobre todo si tienes trabajadores que no siempre están presentes en la oficina o realizan sus funciones en remoto.
Una de las principales ventajas es que, además de corroborar su información personal, recibir o enviar documentación desde la palma de su mano, los trabajadores podrán realizar el fichaje diario.
Esto significa marcar sus ingresos, egresos y pausas laborales. Esto es fundamental para la correcta ejecución del control horario sin riesgos de pérdida de tados, proporcionando una manera mucho más sencilla de gestionar horas extra y evitando multas en caso de una inspección de trabajo.
Permisos
Si tu portal del empleado tiene sistema de permisos te será más fácil gestionar a cada uno de los trabajadores según su manager. ¿Quieres que el organigrama de empresa sea efectivo? Tu portal del empleado tiene que permitir a ciertos trabajadores aprobar y supervisar las tareas de otros, o solicitarlas de manera digitalizada y automática.
En el mismo sentido, los permisos de geolocalización serán una herramienta más que útil al momento de gestionar trabajadores que se encuentren bajo el régimen de contratación de teletrabajo o trabajo híbrido (fusionando la presencialidad con el desempeño en remoto).
Informes
Si quieres almacenar la información en la nube que te proporciona un portal del empleado, puede que quieras hacer algo con ella. El software que termines utilizando deberá permitirte extraer y descargar documentos, así como subirlos y hacer informes de los datos que hayas generado.
El portal del empleado te facilita la posibilidad de conectar con los trabajadores, solicitarles su firma digital durante el proceso de contratación así como realizar encuestas para medir (por ejemplo) la motivación laboral o inclusive realizar evaluaciones de desempeño.
En el último caso, una vez personalizados tus KPI’s, con los resultados de las evaluaciones podrás generar y descargar informes valiosos para la toma de decisiones. Esto mismo sucede con la gestión de nóminas cuya generación de reportes contribuye, entre otras cosas, a poder ejecutar correctamente el registro salarial obligatorio.
Beneficios de contar con un portal del empleado
Además de ser una herramienta sumamente útil que será vital para la digitalización de tu empresa, optar por un programa que brinde la posibilidad de trabajar con un portal del empleado, reporta enorme y valiosas ventajas operativas y estratégicas para cualquier compañía
- Ahorro de tiempo.
Todas las operaciones y procesos manuales como por ejemplo, pasar de un despacho a otro buscando papeles, realizar llamados o reuniones con otros empleados para pedirles su colaboración en una tarea o simplemente corroborar que cierta documentación esté debidamente completada o firmada puede demandarnos casi la mitad de la jornada o más. Con un portal del empleado este tipo de diligencias se reducen a tan solo un par de clicks, ya que este tipo de herramientas permite el envío o solicitud de información en masa. - Ahorro de dinero.
Bien lo dice el refrán, «tiempo es dinero». Si los y las mánagers tienen más tiempo desocupado dentro de sus jornadas, podrán enfocar sus quehaceres a otro tipo de labores que no sean meramente administrativias. Esto implica poder volcar la atención en la experiencia de los trabajadores dentro de la organización (el employee experience), reforzar políticas de empresa o incluso, generar estrategias para monitorear y disminuir la tasa de rotación. - Gestión basada en datos.
Utilizar un portal del empleado ayuda a eliminar la entrada de datos duplicados y aumenta la precisión del mantenimiento de registros. Esto debido a que da lugar a los trabajadores a que verifiquen y modifiquen su información sin intermediarios. Los empleados pueden actualizar su propio perfil personal, incluidas certificaciones, contactos de emergencia, direcciones y números de teléfono. Obtener información directamente de la fuente aumenta la eficiencia y reduce los errores. - Optimiza el control horario.
Administrar las solicitudes de vacaciones y tiempo libre así como mantener información de asistencia sin margen de error, es una de las tareas más importantes y que requieren más tiempo para sus gerentes o departamento de recursos humanos. El portal del empleado permite realizar un seguimiento de las ausencias y detectar tendencias en este sentido, así como brindar a los empleados la capacidad de enviar solicitudes de tiempo libre, averiguar quién está disponible para cubrir un turno y realizar un seguimiento de sus horas trabajadas. - Facilita las gestiones adminsitrativas.
Modificar datos bancarios, chequear últimas nóminas, revisar la tipología de contrato o apuntarse a un plan de beneficios o solicitar participar en un plan de formación. Con un portal del empleado los trabajadores pueden encontrar y navegar por su documentación personal y solicitar (si los hubiera) beneficios, con celeridad.
Por qué tu asesoría necesita un portal del empleado
Si hay un tipo de empresa que tiene como primera necesidad mejorar y canalizar la comunicación con sus clientes, esas son las gestorías y asesorías. Una asesoría no solo se comunica con los empleados de su despacho, sino que necesita enviar documentos y comunicados a sus clientes de forma frecuente.
Este proceso muchas veces se vuelve tedioso, especialmente cuando recae en tareas como la subida de nóminas o solicitar información concreta al cliente. Cuando existe un portal del empleado en el que toda la información y todas las peticiones están en un mismo lugar, el tiempo invertido de la asesoría puede disminuir hasta un 46%.
“Funcionalidades como la gestión de documentos, subida masiva de nóminas y solicitud de firma electrónica nos facilita mucho el trabajo con el cliente”, Patricia Larrain, directora de Grupo Contasult.
Si eres una asesoría/gestoría, te recomendamos que te unas a nuestro directorio para empezar a formar parte de las asesorías recomendadas por Factorial y cuentes con un portal del empleado en el que tener toda la relación con tu cliente centralizada. Además, te animamos a probar nuestro software para digitalizar tu asesoría laboral.
Contar con una herramienta como el portal del empleado es de vital importancia para agilizar las tareas del día, ahorrando tiempo y dinero que nos permitirán enfocarnos en lo que realmente importa: hacer crecer nuestra empresa.
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