16 mejores software para la gestión de Pymes y Autónomos

¿Quieres ser más productivo a la hora de gestionar tu negocio? ¿Conoces cuáles son los mejores software para gestión diaria de pymes y autónomos?

Si sigues leyendo te daremos respuesta a estas preguntas, porque a continuación vamos a explicarte qué criterios debes de seguir para elegir las mejores herramientas de gestión empresarial. Y además, vamos a darte un listado con los mejores software para gestión diaria de pequeñas y medianas empresas con los que conseguirás ser más eficiente gestionando tu negocio con coste mínimo. La información es poder, y aquí la tienes.

Sin duda, elegir los mejores software que te ayudan con la gestión diaria con tu Pyme o autónomos no es algo sencillo. Existen multitud de ellos en el mercado, algunos son gratuitos y otros de pago, pero sí es cierto que la mayoría de los programas de pago cuentan con versiones gratuitas para que puedas probarlos antes de pagar por ellos.

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Para qué sirve un software de gestión de PyMEs

Hoy en día es difícil concebir la idea de una empresa que, independientemente de su tamaño o industria, no se valga de la innumerable cantidad de herramientas informáticas que existen a un solo click de distancia.

Pero cuando hablamos específicamente de PyMEs, las plataformas de gestión permiten básicamente flexibilizar y automatizar flujos de trabajo que muchas veces pueden demandar muchas horas e implicar que personas de otras áreas deban ocuparse de ellas.

Por la naturaleza de la pequeñas y medianas empresas, existe una alta demanda de labores a realizar y poca mano de obra para ejecutar dichas tareas. Por eso muchas veces, el outsourcing o la externalización de servicios suele ser una buena opción.

Si bien existe una creencia de que las herramientas digitales especialmente dedicadas para empresas son costosas, esto no es necesariamente cierto. La mayoría de este tipo de software contempla versiones gratuitas, demos y versiones freemium que limitan algunas funcionalidades o brindan el software al 100% pero durante un tiempo limitado. Además de esto, existen programas gubernamentales como el Kit Digital, que facilitan todavía más su adquisición.

Algunas de las tareas que pueden realizarse con un software de gestión para PyMEs son:

• Gestión y control de gastos.
• Fichaje y control horario.
• Incidencias en nóminas.
• Firma y administración de documentación.
• Comunicación interna.
• Gestión de personal.

16 mejores plataformas para gestión de PyMEs

Siempre hace mucha ilusión comenzar un proyecto empresarial, pero para que éste tenga éxito es necesario no solo invertir dinero sino también hay que desarrollar de forma eficaz una multitud de tareas. Y como esto no es nada sencillo, es fundamental disponer de una serie de programas informáticos que permitan gestionar un negocio de una manera mucho más simple y organizada.

De esta forma se conseguirá ahorrar tiempo y mejorar la productividad. Pero no todos los programas son válidos. Para gestionar adecuadamente un negocio es necesario contar únicamente con los mejores software para gestión diaria de pymes y autónomos. 

Contabilidad y facturación: Quipu

Quipu es un programa de contabilidad en la nube, que permite realizar la gestión administrativa y financiera de tu negocio de forma simple. Su software permite controlar el estado real de tus cuentas, automatizar la lectura de ingresos y gastos desde su app, controlar los movimientos bancarios o rellenar los impuestos de forma automática.

Ofimática: Google Drive

Simplemente creando una cuenta de Gmail dispones de un procesador de textos, de hojas de cálculo, y puedes hacer presentaciones. Todos los documentos son compatibles Microsoft Office. La mayor ventaja que puedes encontrar con Google Drive es posibilidad de trabajar en modo online y con varias personas a la vez desde cualquier dispositivo (PC, tablet o móvil), porque todo está en la nube. 

Además puedes utilizar Google Drive como almacenamiento de datos, porque te permite guardar toda la información en la nube de forma segura y gratuita hasta 15 GB.

CRM: Hubspot

Hubspot CRM destaca entre los mejores software para gestión diaria de pymes y autónomos. El motivo es porque permite gestionar numerosas tareas online totalmente gratis, entre ellas podrás almacenar contactos, gestionar email y registrar tus actividades de forma ilimitada. En definitiva, integra todo lo que necesitas para impulsar tus ventas.

Email marketing: Mailjet

Su versión gratuita te permite que envíes 200 correos al día utilizando su galería con muchas plantillas y creando tu propio con un editor intuitivo. Si necesitas enviar más emails, esta herramienta igual te saldrá 5 veces más barato que Mailchimp, porque te cobran por cantidad de emails enviados, y no por cantidad de la gente que tienes en tu lista de contactos. Además, tanto el soporte técnico como su interfaz están disponibles en español.

Recursos humanos: Factorial HR

Factorial nace en Barcelona para facilitar las tareas de gestión de recursos humanos. Siendo un magnífico gestor de documentos donde tienes la posibilidad de utilizar la firma electrónica para todos tus documentos. Además, con Factorial HR tus empleados podrán consultar sus datos desde un portal del empleado y solicitar ausencias o vacaciones.

Entre las funcionalidades que destacan del software tenemos: 

• Control del registro horario desde cualquier lugar y conocer el total de horas registradas del equipo. 
• Aprobar las vacaciones, ausencias y bajas de tu equipo, además de visualizar a través de un calendario quién se encuentra ausente y el motivo de la ausencia.
• Crear plantillas con turnos de trabajo rotativos personalizados evitando que se solapen los turnos y existan conflictos.
• Mediante la ATS de Factorial crea, publica ofertas laborales y centraliza toda la comunicación con cada candidato.
• Realizar evaluaciones de desempeño de 180º y 360º y encuestas eNPS, las que podrás personalizar o utilizar una plantilla de base.

Gestión de tareas: Google Tareas + Keep

Seguramente ya conoces herramientas de Google como Gmail o Google Calendar, pero poca gente se fija en los 2 botones en la barra lateral de la derecha con 2 extensiones: Google Tareas y Google Keep. Google Tareas sirve para compartir, planificar y organizar el progreso de tus tareas, mientras Google Keep te permite crear, editar y compartir notas con todo el tipo de información mediante el archivo de notas. ¡Estas 2 aplicaciones junto con Gmail y Calendar te ahorran muchísimo tiempo!

Gestión de proyectos: Trello

Es una herramienta online gratis de las más completas que existen para organizar el trabajo. Trello es ideal para la coordinación de equipos de trabajo, es fácil e intuitiva. La capacidad de colaborar, añadir imágenes, archivos, comentarios, además de contar con aplicaciones móviles para Android e iOS, la convierten en la mejor aplicación gratuita para gestionar proyectos.

Herramientas de diseño: Canva

Es uno de los mejores software para gestión diaria de pymes y autónomos en cuanto a diseño. Canva permite crear diseños originales de manera muy sencilla para Internet o para imprimir como invitaciones, presentaciones, portadas de redes sociales, etc.

Además, cuenta con una biblioteca de diseños para que elijas la que más se adapte a tus necesidades, y la puedes personalizar con tu marca. Su versión gratuita es más que suficiente porque es muy potente.

Redes sociales: Hootsuite

Es una plataforma web y móvil para gestionar las redes sociales desde un único lugar. Desde Hootsuite podrás saber lo que la gente está diciendo sobre tu marca, programar publicaciones para varias cuentas y seguir las interacciones que se produzcan. Tiene distintos planes de pago pero cuenta con una versión gratis.

Analítica web: Google Analytics

Es totalmente gratuita y proporciona una multitud de métricas para que puedas medir la eficiencia de tus campañas publicitarias así como analizar el tráfico de tu web. Con Google Analytics podrás conocer el rendimiento de tu página web.

SEO: Semrush

Es la herramienta más completa que existe para analizar la efectividad de tus estrategias seo y sem. Además te permite analizar a tu competencia. El único inconveniente de Semrush es que su versión gratuita es bastante limitada.

Estudios de mercado: Google Trends

Es una herramienta gratuita para saber las tendencias en Internet. Google Trends muestra que palabras clave son las más buscadas por la gente en ese momento.

Palabras clave: Google Ads + Search Console

Este planificador de palabras clave es una herramienta gratuita de google ads para encontrar las palabras clave más buscadas en torno a un tema específico. Google Search Console es una aplicación web gratuita imprescindible en cualquier negocio, ya que permite analizar cuáles de los contenidos de tu web son los que más interesan a tus leads.

Videoconferencias: Skype o Zoom

Skype es una de las mejores aplicaciones gratuitas para comunicarse por vídeo o con voz. Hay un software bastante nuevo, se llama Zoom, parecido a Skype, pero sirve para realizar videoconferencias entre dos o más personas, y también dispone de una pizarra online y chat.

Gestor del tiempo: Rescue Time

Es uno de los mejores software para gestión diaria de pymes y autónomos para medir la productividad de tu trabajo. Con Rescue Time podrás analizar cómo empleas las horas de tu trabajo. Además proporciona herramientas para ayudar a mejorar tu productividad.

Crear web: WordPress

Es la mejor plataforma para crear webs y blogs dada su facilidad de uso. Tiene planes de pago y una versión gratuita limitada en su versión wordpress.com en los que va incluido el hosting y el dominio. En su versión wordpress.org sus planes son todos gratuitos, pero debes contratar aparte un hosting y dominio.

Cómo elegir un software para la gestión de PyMEs

Disponer de un programa de gestión empresarial es una inversión. Y para que esta inversión sea rentable para tu negocio, debes ser muy cuidadoso a la hora de elegir tu programa entre los que hay disponibles en el mercado.
Como consejo general te diré que las mejores herramientas para pymes son aquellas que mejor se adaptan a las necesidades de éstas.

Pero hay más criterios importantes que también debes de tener en cuenta a la hora de seleccionar los mejores software para gestión diaria de pymes y autónomos:

• Presupuesto: No es recomendable utilizar aplicaciones informáticas piratas, de poco servirán para tu negocio. Además, hoy en día existen programas de calidad que son gratuitos e incluso aquellos que son de pago cuentan con versiones gratuitas para que los pruebes. Es mejor empezar con aplicaciones gratuitas, y conforme tu negocio crezca puedes invertir en algún programa de pago.
• Programas cloud: Hoy en día se utilizan mucho los programas cloud, son programas que permiten almacenar datos y acceder a éstos a través de Internet en vez de guardarse en el disco duro de un ordenador. Así ahorras espacio en tu equipo.
• Proveedor serio: Elige siempre una aplicación informática proporcionada por un proveedor del que tengas buenas referencias y que cuente con años de experiencia.
• Programa adaptado a tu negocio: Ten en cuenta siempre las distintas características de tu proyecto empresarial, y en base a ello elige el software que mejor vaya a adaptarse a dichas características. Por ejemplo, considera el tamaño de tu negocio, si tienes trabajadores a tu cargo, si tu negocio es físico u online, etc.
• Comparadores de software: si estás dudando entre varios programas para tu empresa un comparador de software te podrá ayudar a tomar la decisión y escoger el que mas se ajusta en función de sus funcionalidades

Beneficios de contar con un software de gestión de PyMEs

Hace algunos años, era muy engorroso gestionar una pyme o un negocio, porque no existían aplicaciones informáticas para pasar la contabilidad, para facturar o para realizar un plan de marketing. Todo se hacía prácticamente a mano, y esto hacía perder mucho tiempo a quien realizaba dichas tareas. 

Afortunadamente, los avances de la tecnología, y en concreto de Internet, han permitido que existan aplicaciones informáticas de todo tipo con las que se ha automatizado la gestión empresarial. Ningún autónomo o pyme debe quedarse sin ellos para emprender exitosamente.

Algunas de las principales ventajas de contar con una plataforma de gestión para PyMEs son:

• Ahorro de recursos.
  Puede que sea una frase trillada pero cualquier persona que se dedique a emprender sabe que «el tiempo es dinero» es un mantra irrefutable. Los softwares de gestión contribuyen a hacer más en menos tiempo, ya sea gracias a la nube o el big data, automatizar tareas hacer que los trabajadores puedan dedicarse a tareas que aporten valor y contribuyan a alcanzar los objetivos de negocio.
  
  
• Mejora el ámbito de trabajo.
  Poder gestionar el tiempo en forma eficiente implica distribuir la carga laboral en forma más eficiente y, por lo tanto, mejorar el clima laboral en manera efectiva. Esto se traduce en un óptimo employee experience para tus empleados quienes no deberán enfrentarse en cada jornada laboral al estrés del día a día.
  
  
• Incremento de la productividad.
  Más tiempo para tareas orientadas a objetivos comerciales y un mejor ánimo gracias al clima de la organización, hacen que reine la motivación laboral y por lo tanto la productividad. Esto significa trabajadores que se desempeñen mejor y a gusto.

Gestionar un negocio o una pyme conlleva realizar una multitud de tareas complejas que requieren de mucho tiempo. Para ser más productivo y eficiente en dicha gestión es fundamental contar con los mejores software para gestión diaria de pymes y autónomos.

No es nada fácil elegirlos de entre todos los que se venden en el mercado. Para facilitar esta elección es recomendable que conozcas cuales son las necesidades de un determinado proyecto empresarial y así podrás escoger los que más se adaptan a dichas necesidades.

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