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Cómo mejorar la gestión empresarial con un software

Uno de los objetivos clave en cualquier proyecto empresarial es conseguir la optimización de recursos. Este paso es fundamental para ejecutar correctamente una estrategia, ya que nos permitirá evitar los procesos y dinámicas que nos exigen horas y horas innecesarias de trabajo.

De esta manera, mejorar la gestión empresarial a través de un software puede marcar un antes y un después en tu proyecto. Sobre todo si los recursos son limitados y las tareas que predominan no afectan de manera directa en los objetivos o rendimiento a conseguir.

La gestión empresarial es clave en el éxito de nuestro equipo, ya que se encarga de las estrategias que garantizarán el crecimiento de una empresa. De esta manera, en el caso de los Recursos Humanos, integrar un software de gestión en la rutina diaria puede permitirnos redirigir recursos en torno al bienestar de un equipo de profesionales.

¿Qué es un software de gestión empresarial?

Entendemos el concepto de software de gestión empresarial como una plataforma digital que tiene por objetivo mejorar la productividad de una empresa. Esto se ve en aquellas aplicaciones que permite la reestructuración y redirección de recursos, tanto monetarios como humanos.

De esta manera, un software de este estilo tiene como condición inherente, al menos en Recursos Humanos, liberar recursos y cargas de trabajo, para que los profesionales se centren en el bienestar laboral del equipo que debe llegar a los objetivos marcados.

¿Por qué trabajar con un software en la gestión de mi empresa?

Básicamente, al centralizar las operaciones de una empresa, o al menos aquellas relacionadas con la gestión de personas, mejoramos la eficiencia de un proyecto. Esta mejora se traslada a varios aspectos de un departamento, incluyendo procesos como la gestión y preparación de documentos, ausencias y vacaciones, control horario, entre otros.

Mejoras la gestión de datos

Trabajar con un software de gestión empresarial significa centralizar prácticamente toda la información de un proyecto en un mismo lugar. Además, este almacenamiento suele ser 100% virtual por lo que el acceso a la información es global.

Sin embargo, esta funcionalidad gana peso al valorar la organización de la información. Esta perspectiva global garantiza una mejor toma de decisiones, al poder visualizar rápidamente el estado genérico de una empresa.

Información a tiempo real

Una de las ventajas de los software es que permite integrar toda la información en una sola herramienta. Al tener disponible esta funcionalidad, también se garantiza una actualización constante de esos datos. Por ejemplo, si trabajásemos con fichas de empleados, sería diferente.

Recoger la información de un equipo de manera manual puede tener sus ventajas. Pero con cada modificación o cambio en los datos guardados, dependerá de nosotros que esté actualizado en el momento que necesitemos consultarlos. Con un software de gestión empresarial, esto se automatizaría renovando la información cada vez que un empleado avise.

Eliminas las tareas y procesos más manuales

En la gestión del talento, una rutina diaria puede verse rápidamente eclipsada por la increíble cantidad de datos a manejar. Se deben controlar procesos de fichajes, gestión de nóminas, contratos, rendimiento y objetivos cumplidos, entre muchos otros más.

Por lo tanto nos hayamos ante una cantidad considerable de tareas cuya realización es manual y repetitiva. Sin embargo, al integrar un software de gestión empresarial trasladamos estas dinámicas al espacio virtual. Así, delegamos tareas como la preparación y envío de nóminas a programas informáticos, reduciendo horas y horas de trabajo a unas cuantas de revisión y supervisión.

Lo mismo ocurriría con el fichaje de empleados. De esta manera, en lugar de seguir el control horario establecido por el Gobierno con formularios, firmas y decenas de hojas, se reduce a información digital y gestionada por los mismos profesionales. Por lo tanto, ellos se encargan de fichar y señalar sus ausencias.

Mejora la reputación de empresa con las formaciones

Si la empresa crece y los trabajadores sienten que avanzan con ella, también crecerán por su cuenta. Las formaciones empresariales pueden traer muchos beneficios relacionados con el rendimiento, y la integración de un software de gestión empresarial también puede ayudar en ese aspecto.

De la misma manera, se mejora la cultura empresarial de un proyecto, ya que los profesionales valorarán positivamente las nuevas formaciones. Hemos visto en otras ocasiones las ventajas del microlearning, donde los profesionales ven cómo crecen dentro de la empresa y le dan un valor extra a su employee experience.

Seguimiento más detallado de la productividad

El rendimiento de nuestros profesionales se irá recolectando en el mismo software de gestión empresarial. De esta manera, nos permite organizar información esencial a la hora de gestionar y organizar turnos y equipos.

Por lo tanto, cuanto mayor sea la cantidad de datos que almacenamos en el software, mayor información tendremos disponible sobre la evolución y estado de nuestro proyecto.

Ayuda en contabilidad

No es lo mismo trabajar con cientos de facturas almacenadas en carpetas, archivos comprimidos y plantillas de Excel, que en cuadros de números automatizados y preparados para ser leídos de manera global.

Al trasladar las tareas más manuales y repetitivas a un programa informático, veremos que se reduce la probabilidad de fallo humano. Así, ahorramos o redirigimos el esfuerzo de nuestros profesionales, y dejamos a mejor recaudo información contable vital tanto para la empresa como para sus trabajadores.

Mejora en la comunicación global

A través del uso de un software de gestión empresarial también mejoramos la comunicación interna de una empresa. Factorial, por ejemplo, permite enviar comunicados y avisos que se mostrarán en la página principal de cada trabajador o directivo.

De esta manera, mejoramos la estructura de nuestro proyecto así como la experiencia de los profesionales que formen nuestra plantilla, globalizando novedades y cambios estructurales.

Estrategias para aplicar un software de gestión empresarial

Existen varias maneras de integrar un software de gestión de empresas en nuestro proyecto. Cada una de ellas dependerá de los objetivos que nos hayamos marcado. Sin embargo, la integración de un programa informática en nuestras tareas diarias es una etapa clave en la digitalización de pequeñas y medianas empresas.

Conoce bien tu empresa

Si bien entre los beneficios de trabajar con un software están la mejora en toma de decisiones y la automatización de procesos como la creación de informes, también se pueden mejorar aspectos como el bienestar de nuestros empleados o la competitividad. Esto dependerá del departamento en donde apliquemos el software, si lo hacemos de manera global y con qué funcionalidades.

Para ello, es fundamental conocer de manera global a un proyecto, así como los departamentos o aspectos que necesitan un rendimiento superior. Sin embargo, otra parte clave de este proceso es conocer a los profesionales que forman una plantilla, y valorar si esta inversión les ayudará en su rutina diaria o qué nivel de formación tienen para destinar o incluso ahorrar recursos en la fase de formación.

Trabaja siempre con planificación

Tanto si tenemos pensado integrar el software de manera estructural, o probarlo en un único departamento, deberemos marcar bien los tiempos que necesitaremos. De esta manera, tendremos que contemplar sesiones de formación para enseñar a trabajar con este software.

De esta misma manera, deberemos aplicar períodos de adaptación, dependiendo del departamento afectado o el número de profesionales involucrados.

Recopila y valora la experiencia

Al igual que destinaremos períodos para formar a nuestros profesionales, también deberemos ver cómo se adaptan al cambio y si las formaciones que estamos realizando son útiles. Sin embargo, hay plataformas que ofrecen servicios de introducción y seguimiento.

Por ejemplo, Factorial ofrece acompañamiento profesional en el proceso de onboarding, así como asistencia completa para dudas y propuestas de funcionalidades.

 

Al trabajar con un programa informático de esta naturaleza, garantizamos mejores en varios aspectos y departamentos de una empresa. Sin embargo, hay compañías que aún se debaten entre trabajar con software tradicionales o localizados en la nube, por lo que recomendamos valorar las ventajas de cada uno.

Sin embargo, la integración de un programa informático de este calibre ha demostrado varios avances y mejoras en la gestión del talento. Ofrecen una visión actualizada y global sobre casi todos los aspectos de un proyecto, y permite hacer procesos que anteriormente hubieran requerido que destinásemos recursos de manera exclusiva.

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Felipe Valenzuela es Content Specialist para el mercado español en Factorial. Graduado en Comunicación e Industrias Culturales por la Universidad de Barcelona, tiene experiencia creando contenido para diferentes formatos y canales desde 2017.

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