¿Cuánto dinero se debería destinar al control de gastos de una empresa? [+ Plantilla Excel Seguimiento Gastos]

Puede que el control de los gastos de una empresa no sea la parte más emocionante de tener un negocio o gestionarlo, pero tener un sistema eficiente marca una gran diferencia a la hora de encargarte de esta tarea. Utilizar documentos en papel, reunir los tickets y llevar la calculadora a todas partes ya no te sirve. Lo que económicamente te conlleva hacer un control de gastos manual va a llevarse buena parte del presupuesto de tu empresa.

¿No nos crees? Vamos a desglosar todos los costes derivados de hacer esta gestión de manera manual. ¿Cómo puedes organizar mejor los gastos de tu empresa, llevar un control más eficiente y contribuir al medioambiente?

Puede que la manera en la que te has organizado toda la vida resulte un sistema que para ti tiene todo el sentido del mundo, pero según HBR, los errores que puedes evitar no haciéndolo así son los que cuestan miles de millones de horas a las empresas, no sólo por equivocaciones sino por las horas perdidas en dedicarle el tiempo que supone. Y estos costes pueden acumularse rápidamente.

La buena noticia es que utilizando una herramienta como el Excel, puedes mejorarlo. Eso sí, el Excel no es un sistema completamente automático; no es un software que hará todo el trabajo por ti utilizando datos que los propios empleados puedan introducir en la plataforma y ahorrándote horas de trabajo. Sin embargo, es un buen comienzo y puede que sea suficiente para tu empresa, de momento.

Piénsalo; cuanto menos tiempo dediques a estas tareas manuales y repetitivas, más tiempo tendrás para centrarte en otras cosas más importantes, y que pueden contribuir al buen rendimiento de la compañía (sobre todo si estamos hablando de la productividad del departamento de Recursos Humanos).

Costes de gestión en el control de gastos de una empresa

Si se hace el seguimiento de los gastos a mano se necesita mucha supervisión. Los empleados deberán entregar los tickets, facturas y demás, o apuntarlos en algún lugar y los managers tendrán que archivarlos, revisarlos, hacer comprobaciones, sumas y restas. Esta información será enviada al departamento de cuentas, y antes pasará por Recursos Humanos.

He aquí los costes asociados a la gestión del control de gastos más comunes:

Distribución y recolección

Llevar a cabo tareas a la vieja usanza significa que los managers tienen que crear formularios para que los empleados los rellenen, o incluso tener una política que diga que cuando un empleado gasta recursos de la empresa, este tiene que entregar el ticket de dicho gasto a Recursos Humanos. Este departamento también es el responsable de proporcionar a los empleados los documentos necesarios para hacer ese proceso.

Y a menudo pasa que son los propios managers los que tienen que terminar yendo detrás de los empleados, recordándoles de llenar los formularios o entregar todas las facturas que la empresa tiene que pagar. ¡Y el que tiene el plazo para hacerlo es la propia empresa! En resumen, todo esto resulta una pérdida de tiempo de alguien que tiene como mínimo un puesto de manager, cuyo salario no es precisamente bajo (y malgastar su tiempo supone más dinero a la empresa).

Completar formularios o informes

Puede que no lo parezca, pero rellenar informes no es tan sencillo como piensas. Los empleados pueden cometer errores (y esos errores pueden costar mucho dinero a la empresa, después de todo estamos hablando de algo que afecta la situación económica de esta).

Procesar los formularios y/o los informes

Una vez los managers reciban los formularios o informes, tendrán que descifrar la letra de los trabajadores, el sistema que estos hayan elegido para reunir todos los gastos, preguntar las dudas que surjan de dichos formularios e informes, rellenar papeleo, etc.

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Como ves, hay muchas fases en el proceso, y si una no funciona como es debido, el resultado puede ser el de un manager tirándose de los pelos intentando obtener toda esta información bien procesada antes de pagar los impuestos y cerrar el ejercicio que necesite estos números. Esto no es agradable para nadie, y alguien tiene que hacerlo…a menos que la empresa pase a algo más automatizado.

Márgenes de error

Hacer este tipo de informes de manera manual no sólo lleva más tiempo sino que también es más inexacto. Los errores en estas tareas pueden conllevar serios problemas para las compañías, ¡que incluso pueden llegar a ser legales!

Estos costes tienen que ser un factor a considerar cuando se decide llevar a cabo este proceso de manera manual o automatizada. La automatización del negocio puede ayudar a proteger a este y tener un seguimiento sin errores por si algo sale mal.

Error humano

¡Todos somos humanos! Los empleados pueden accidentalmente poner más o menos dinero en los gastos que quieran registrar, o pueden no recordarlo todo. Por otro lado, los managers necesitan estar muy atentos si este seguimiento de gastos es manual, para detectar este tipo de errores.

Problemas legales y conflictos

Las empresas que no tienen los gastos controlados con rigurosa exactitud pueden verse en distintos problemas legales. Si los errores llevan a malentendidos o a dar falsas expectativas a los empleados, la cosa puede llegar a tener un desenlace muy malo. Para evitarlo, hay que dar con un sistema que sea claro para ambas partes. ¡Si es así, nunca tendrás que llegar a llamar a tu abogado y estará todo en regla para las posibles Inspecciones de Trabajo!

Presupuesto nada realista

Cuando las empresas tienen información exacta y veraz, pueden planear mejor el futuro y prepararse para este. Pueden prever el presupuesto para próximos viajes de trabajo, por ejemplo. También, sabiendo exactamente qué parte va a ser destinada a gastos de empleados, se puede organizar mejor el presupuesto y qué parte de este se dedica a qué proyecto.

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Si esto no es así, puede haber un descontrol de presupuesto que jugará una mala pasada a las empresas a l final del ejercicio.

La eficiencia también cuesta dinero

Aquí hablamos de costes estratégicos. El seguimiento manual de los gastos puede costar mucho a tu empresa en términos de oportunidades perdidas. Los softwares para este tipo de tareas proporciona a los managers información importante para la compañía, que se puede utilizar para mejorar.

Oportunidades estratégicas perdidas

Con una solución de control de gastos digital, los managers podrán extraer informes personalizados. Pueden comparar gastos, meses, semanas e incluso años, y además filtrar según los tipos de gastos o el empleado. Esto hace que entender la dinámica de los gastos sea mucho más fácil y cuantificable. ¡La empresa puede identificar qué necesita mejorar fácilmente!

Cultura de empresa

Hacer un seguimiento del control de los gastos con una hoja de Excel puede ser la solución que estás buscando, aunque lo más cómodo para ti y tus empleados seguramente sea introducir los datos en un programa para el control de gastos de empresa; lo podrían hacer tanto desde ordenador como con su dispositivo móvil.

Esto puede que los anime a hacer esta tarea de manera directa y sin que nadie tenga que ir detrás de ellos. Además, ¡proporciona mayor transparencia y les hará sentir que la empresa y su manager confían en ellos!

Cómo llevar el control de gastos de una empresa con una hoja de Excel

¿Quieres crear tu hoja de Excel para empezar a gestionar el control de gastos ya mismo? Es muy sencillo, y nosotros te explicamos cómo hacerlo en 3 pasos:

1. Crea la hoja “Control de gastos”

Crea una hoja en el programa Excel y divide las casillas para el cálculo en meses y gastos. Utiliza 12 columnas para colocar los meses (también puedes poner cada mes en una pestaña u hoja separada).

En un lateral, haz una lista de la categoría de los gastos: comidas, transporte, etc.

2. Lleva el control de gastos y ingresos

Aquí deberás anotar todos los gastos del mes.

Introduce los valores de los recibos, por muy pequeños que sean, ya que así será más fácil ser exactos. Piensa que los pequeños gastos van sumando y pueden acumularse hasta generar una cifra significativa.

3. Comprueba los gastos de tu empresa

En la última línea de la tabla deberás añadir una fórmula con la función “suma”, que dará el resultado total de todo lo gastado durante ese mes.

La fórmula es =SUMA (), y dentro de los paréntesis irá el intervalo de líneas y columnas que quieras sumar. También puedes hacer clic en Insertar > Función > SUMA.

Una vez tengas algunos meses ya registrados de esta manera, podrás crear objetivos de gastos y analizar los resultados. Por ejemplo, qué meses del año suelen haber más y en qué tienes que destinar mayor presupuesto.

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Cómo llevar el control de gastos de una empresa con un programa especializado

¿Por qué gestionar plantillas de Excel cuando podrías estar empleando esos esfuerzos en gestionar tus equipos y trabajadores?

El software de gestión o control de gastos de Factorial ha desarrollado una herramienta con la que solucionar estos problemas. ¿En qué áreas de los Recursos Humanos puede ayudarte?

  • Los empleados pueden subir a la plataforma de manera automática sus gastos y recibos, y clasificarlos según las categorías que haya creado la empresa.
  • Los managers pueden revisar esos informes, y la su gestión consistirá solamente en aceptar o rechazar los gastos.
  • Se crearán informes que pueden ayudar a la empresa a tomar mejores decisiones en cuanto a presupuesto.

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En Factorial combinamos la gestión de turnos, el control horario y el seguimiento de los gastos en una herramienta todo en uno. Además, nuestro software te permite hacer todo lo que tiene que llevarse a cabo desde un departamento de Recursos Humanos; desde gestionar las vacaciones hasta monitorear el desempeño de los trabajadores, pasando por el envío online de documentos con firma electrónica. ¿No te parece el momento perfecto de digitalizar y automatizar tu empresa?

🧐 ¿Quieres saber si realmente necesitas un programa para el control de gastos de tu empresa?

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Diferencias entre un Excel y un software para el control de gastos

¿Qué ventajas ofrece un programa especializado en hacer el seguimiento de los gastos? ¿Qué tiene que envidiarle una hoja de Excel a este tipo de soluciones?

1. Objetivos reales a largo plazo

Una hoja de Excel se te quedará corta a la hora de ponerte metas más a largo plazo. No te será tan fácil acceder a informes y estudios de tu situación financiera, con lo que podrás ver lo que sucede por el agujero de una mirilla.

De este modo, no te será tan fácil acabar ahorrando a final de año, y la optimización del proceso será una automatización a medias.

2. Acceso inmediato a la información

El programa utiliza datos que siempre pueden revisarse y están accesibles en la plataforma, ya que se han introducido de manera fácil y práctica.

¡Podrías ver estos informes y datos desde tu propio teléfono!

3. Mayor reducción de costes

Por mucho que te ayude la hoja de Excel, habrá cosas que se seguirán haciendo de manera manual. Esto significa que tus managers todavía tendrán que dedicar horas innecesarias a la revisión de estos datos.

Con un software, un manager le dedicará muchísimo menos tiempo, y esto significa que podrá emplear esas horas a cosas que estén enfocadas a generar beneficio para la empresa.

4. Mejor toma de decisiones

Cuanto más datos y mejor sea el sistema de almacenamiento, mejor se puede observar lo que esta información significa.

Además, con un programa que automatice estos procesos, sacar informes será mucho más fácil, ya que te permitirá filtrar por categoría, empleado, meses, etc.

 

¿No sabes si este tipo de solución es para ti? No te preocupes; Factorial ofrece un período de prueba GRATUITO para que testees el programa y compruebes todo lo que puede hacer por ti.

 

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