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Outsourcing de RRHH: ¿Cuándo es recomendable?

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11 minutos de lectura
outsourcing en recursos humanos

Cada vez son más las empresas que deciden externalizar sus tareas de gestión del talento humano. Dependiendo del modelo de negocios de la compañía, esta puede optar por distintas modalidades de subcontratación. 

A la hora de reducir costes y recursos, la externalización de tareas puede ser una buena opción a considerar. De esta manera, el outsourcing en recursos humanos ayuda a muchas empresas a optimizar sus tareas diarias. Por lo que procesos como la contratación o desempeño de trabajadores pasan a ser gestionados de forma externa, sin necesidad de destinar de manera expresa equipos u horas de trabajo.

En este artículo te explicaremos todo sobre el outsourcing: qué es, sus ventajas, desventajas y cuándo una empresa debe emplear esta metodología.

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¿Qué es el outsourcing de Recursos Humanos?

La definición de outsourcing en español es básicamente la externalización de servicios y tareas, una metodología bastante habitual que representa beneficios y desafíos para las empresas de pequeño y mediano tamaño. Sin embargo, este tipo de decisiones se reservan a procesos más generales y no tan específicos, ya que la externalización de ciertas tareas puede acabar en resultados poco óptimos o que afecten negativamente la estrategia de la compañía.

De esta manera, y dependiendo de las necesidades de la empresa, otra compañía externa es decir un tercer actor, será encargada de las diferentes tareas que conciernen a la administración de personal. Puede tratarse, por ejemplo, del aspecto contable, aunque puede abarcar la gran mayoría de necesidades relacionadas con la gestión del talento.

¿Para qué sirve el outsourcing en departamentos de RRHH?

Esta práctica no es tan extraña en las empresas de España, la subcontratación de recursos humanos no es ninguna novedad ya que se suele utilizar en figuras de headhunters o asesorías que gestionen nóminas y contratos. De hecho, el outsourcing o tercerización de tareas comenzó a utilizarse por parte de las grandes compañías hace ya 30 años durante la década de los 90.

Si se pone como ejemplo las tareas relacionadas con selección de personal, esta puede ser decisiva a la hora de optimizar un departamento o una empresa aún poco desarrollada. En el case de los procesos de contratación, las primeras tomas de contacto, así como la búsqueda de candidatos puede llevar horas de trabajo. Esta destinación de recursos puede llegar a ser perjudicial, sobre todo si el equipo no es demasiado amplio y hay otras prioridades a cuidar.

Outsourcing y tecnología

Sin embargo, con el avance de la tecnología y el peso que ha cogido después de la pandemia del COVID, el outsourcing o externalización de servicios no se limita solo a contratar profesionales que no formen parte de una empresa. Este concepto también se asigna al uso de programas o software que agilicen la gestión de procesos y tareas típicas de un departamento de RRHH.

Por ejemplo, a la hora de realizar encuestas de clima laboral o desempeño profesional, se puede contar con una herramienta que las realice de manera automática, y que recoja e interprete los datos en información valiosa. Este método de trabajo es importante sobre todo si esta misma herramienta integra otros procesos como la gestión de documentos o el control horario.

Sin embargo hay muchos factores que una organización debe considerar antes de la subcontratación. Dependiendo del tipo de negocio, la industria, los valores, la cultura de la empresa y la gestión de gastos, será una buena opción el outsourcing de recursos humanos, o no.

¿Qué servicios puede solucionar con el outsourcing?

Si bien hay algunos aspectos que dependen totalmente de factores sociales, como el bienestar laboral, el clima laboral, la motivación y la productividad, no significa que su seguimiento se tenga que realizar de manera íntegramente interna.

Sin embargo, en los momentos iniciales de una compañía, el departamento de recursos humanos suele ser responsable de casi todas las facetas de la gestión de empleados. Por lo tanto, cargan con la enorme responsabilidad de no solo elegir sino conservar y nutrir al capital humano para que los objetivos de negocio puedan ser alcanzados.

Siguiendo esta lógica, la externalización de tareas y procesos más manuales y que requieran horas de trabajo suelen ser los primeros que estos departamentos deberían quitarse de encima. Sobre todo si existe una necesidad de cuidar el talento de un equipo recién creado.

Estas son algunas de las funciones de recursos humanos más comunes a la hora de delegar en servicios de subcontratación:

Reclutamiento de personal

Es una de las tareas clave que pueden definir el éxito o pueden resultar un verdadero inconveniente en empresas. Reclutar nuevos empleados para puestos vacantes (ya sea en forma tradicional, headhunting o inbound recruiting) incluye desde la publicación de un anuncio de empleo hasta la planificación del onboarding. Si bien existen decisiones que no se pueden dejar en manos de tercero, como el momento de contratar a un candidato o no, los procesos previos a este paso sí que podrían ser externalizados.

De esta manera, se pueden ahorrar suficientes recursos ya que, en el caso de que el departamento de People lo formen entre dos y tres profesionales, no se tendrán que destinar una o más personas a recoger candidatos, enviar mensajes, organizar y realizar entrevistas. La figura del headhunter, por ejemplo, se encarga de estos procesos iniciales como la selección de candidatos.

Sin embargo, este rol se suele reservar para posiciones muy concretas y que requieran de skills o habilidades específicas, normalmente para puestos de liderazgo o que sean cruciales para una empresa.

Servicios de gestión de nómina
Tal vez uno de los más comunes o tradicionales, ya que el pago de la nómina implica abonar salarios adecuados a todos los empleados, conocer sus bandas salariales y a veces tener en cuenta laretribución flexible. Esto al mismo tiempo que se deben cumplir con todas las obligaciones contractuales y que exigen las leyes laborales (como sucede con el fichaje y el control horario).

Externalizar este aspecto en una empresa puede significar un cuantioso ahorro en recursos clave como el tiempo, ya que nos referimos a información bastante sensible y que necesita perfiles dedicados exclusivamente a su realización. Por ello, suele ser una práctica común que estas tareas se destinen a asesorías o despachos que cuenten con profesionales únicamente dedicados a la gestión de nóminas.

Auditorías de RRHH
Evaluar el “estado de salud” de la empresa, conocer cómo se sienten los empleados, si se cumplen con las normas de seguridad e higiene o si, simplemente, los contratos de trabajo están en regla. Estas son solo algunas de las tareas que se centran en una auditoría de recursos humanos. Hacerla en forma interna sin dudas ahorra tiempo y dinero, aunque pueda que no se garantice el mismo nivel de rigurosidad y objetividad que puede aportar un servicio externo.

Sin embargo, y dependiendo del tamaño o antigüedad de la empresa, este tipo de análisis internos suelen tardar días o incluso semanas, ya que se deben recopilar datos estructurares y globales de la empresa, y compararlos con los mínimos que exige la legislación.

Tipos de outsourcing en RRHH 

Así como los motivos por los cuáles una compañía puede decidir si opta (o no) por un servicio externo que lleve adelante las funciones del departamento de recursos humanos en forma parcial o total, existen también distintos tipos de empresas de outsourcing por las que se puede elegir.

  • ASP (Applicaction Service Provider).
    En castellano, Proveedor de Servicios de Aplicación. Una gran cantidad de empresas se especializan en proporcionar hardware y software para respaldar a las grandes organizaciones. Estas instalan, personalizan y brindan soporte para ejecutar estas aplicaciones. La principal desventaja de ASP son los costos asociados con el software de aplicación.
  • SaaS (Software as a Service).
    En castellano, Software como servicio. Basadas en cloud computing o “la nube”, este tipo de plataformas no requieren de grandes inversiones ya que proveen una máxima adaptabilidad sobre cualquier sistema operativo, ordenadores y dispositivos móviles. 

Entre los principales beneficios de una plataforma SaaS es que ayuda a aumentar la productividad del equipo de trabajo y a reducir los costes operativos. Debido a que, optimizan la gestión de tareas manuales logrando una mejora en la eficiencia de tu empresa.

Con este tipo de software toda tu información se almacenará en la nube de manera segura permitiéndote acceder a ella desde cualquier lugar. Además, son software con precios accesibles que no requieren instalación, esto permite que las pequeñas y medianas empresas puedan disfrutar de un servicio de calidad de manera inmediata.

Por último, suelen tener versiones de prueba, demos y modalidades freemium que permiten gozar por un tiempo limitado o con funciones limitadas, una edición gratuita previo a realizar la compra. Un ejemplo de esto es el software de Factorial que permite gestionar en forma integral o 360 todos los aspectos de la gestión humana.

  • Outsourcing integral.
    En este tipo de subcontratación, toda la función de rrhh está a cargo de un proveedor de servicios dedicado. No hay un departamento de recursos humanos específico en la organización, ya que es justamente el proveedor de servicios quien realiza una serie de funciones no estratégicas y el contacto con los empleados. Solamente encontraremos dentro de la empresa, una o dos personas con roles Senior a cargo de la planificación estratégica y quien coordinará las tareas con el proveedor externo.

 Cuándo es conveniente optar por el outsourcing de rrhh

Aquí, para poder evaluar si un servicio externo es conveniente, existen otras preguntas que también podemos hacer si estamos frente al timón de una compañía. En teoría, la subcontratación de recursos humanos es para cualquier empresa que la necesite, sin embargo hay otros desafíos que pueden presentarse si no hacemos un razonamiento concienzudo.

Por eso antes de salir a la caza de una compañía de outsourcing, debemos reflexionar acerca de los siguientes problemas que podemos experimentar. En el caso de que alguno de estos escenarios resulte familiar, lo más probable es que externalizar el área de rrhh sea la mejor opción.

  • En la empresa se ha detectado que se invierte una cantidad desproporcionada de tiempo a tareas de recursos humanos en comparación con otras necesidades comerciales que se traducen en beneficios de negocio.
  • La empresa ha tenido ya juicios, inconvenientes, demandas laborales y/o inspecciones de trabajo por el incumplimiento de leyes laborales.
  • Faltan recursos para contratar nuevos empleados o bien, cubrir los costos del personal interno de recursos humanos.
  • Las funciones de recursos humanos se distribuyen entre los empleados de otros departamentos.
  • No hay suficiente personal interno de recursos humanos para equilibrar adecuadamente las tareas de contratación con la gestión de los empleados.
  • La estructura de negocios no es lo suficientemente robusta como para tener un área específica dedicada a la gestión de rrhh

Aunque se suele pensar que el outsourcing es únicamente para un tipo de empresa, por lo general las PyMEs, lo cierto es que esto no es enteramente cierto. Decidirse por externalizar la gestión de talento de una empresa tiene que ver con aquellas prioridades, modelo de negocios y más que nada, inconvenientes que esté atravesando la compañía.

La finalidad y el mayor beneficio que siempre debería aportar y que se debería perseguir en concepto de outsourcing, es maximizar el ROI en capital humano y optimizar los procesos internos a favor de la obtención de objetivos comerciales.

Empresas de outsourcing de recursos humanos

En el mercado existen múltiples empresas que ofrecen servicios de outsourcing de recursos humanos que evalúan a tu organización al detalle y te ofrecen soluciones adaptadas a tus necesidades. A continuación, conoce alguna de ellas:

Teamtailor

Teamtailor es un Applicant Tracking Software (ATS) que se encuentra disponible en cualquier idioma y cualquier país. Una herramienta muy amigable y pensada en automatizar el proceso de solicitudes cualificadas. 

Esta plataforma permite atraer a candidatos promocionando la marca de la empresa, establecer relaciones con los candidatos brindándoles la mejor experiencia. Y por último, seleccionar y reclutar personal exitosamente obteniendo los datos necesarios para tomar las decisiones correctas.

Indeed

Indeed es un motor de búsqueda de empleo presente en más de 50 países y disponible en más de 28 idiomas. Con 250 millones de usuarios mensuales ofrece una plataforma que ayuda a reclutar y llegar a los candidatos más adecuados.

Algunos de sus servicios son la publicación de empleos, patrocinar empleos para atraer una mayor cantidad de candidatos, gestionar empleos y candidatos a través de un panel de control y la creación de páginas de empresas, entre otras. 

Ventajas y desventajas del outsourcing de recursos humanos

Lo más importante que debemos saber cuando tenemos en mente delegar en una tercera parte la gestión humana de la organización, es todo aquello que dicha decisión puede llegar a implicar a niveles internos. Algunas de las principales ventajas o beneficios para rrhh cuando se implementa el outsourcing son:

Ahorro de capital.

Si el costo anual de subcontratar ciertas tareas de RR.HH. es mucho menor que contratar a un empleado de RR.HH., imagina lo caro que sería contratar a todo un equipo completo. Además de todos los impuestos a agregar sobre la nómina de los empleados y otros costos que puedan incurrir en la administración de beneficios del mismo.

Muchas pequeñas y medianas empresas no pueden asumir el coste de implementar un departamento de RRHH por completo. Por eso, una manera de abaratar costes es el subcontratar personal mediante un servicio de outsourcing.

Conveniente para empresas grandes.

Si en la compañía se necesita de un paquete de beneficios de gestoría para un grupo grande de personas (como por ejemplo, plantillas de más de 50, 100 o 200 empleados), esto implicará mayor poder de negociación. Por eso, son muchas las empresas y plataformas de outsourcing que cuentan con tarifas y planes exclusivos para las organizaciones con plantillas extensas.

Ahorro de tiempo.

Es un bien intangible que “cotiza en bolsa” y fundamental para cualquier empresa y área de la vida. Si no puedes pagar un personal de recursos humanos interno dedicado, alguien más que podría estar dedicándose a generar valor o ventas, tendrá que manejar todas las tareas de rrhh y muchas veces de forma manual. 

Externalizando este tipo de procesos, los empleados que anteriormente manejaban esas responsabilidades tendrán más tiempo para sus tareas principales. Como resultado, es probable que la productividad y la eficiencia de su empresa experimenten un impulso notable.

Minimizar errores.

El cumplir con las leyes laborales es fundamental para evitar multas o consecuencias graves al momento de gestionar talento. Existen empresas que cuentan con servicios externos que cubren diversas tareas como por ejemplo, las gestiones de nóminas, los cambios o actualizaciones legislativas a nivel laboral.

Un proveedor de servicios externo te permitirá contar con un flujo de trabajo óptimo, manteniéndote actualizado de los procesos administrativos que sean obligatorios. De esta forma, tu empresa evitará cuantiosos costes envueltos en un mal manejo o incumplimiento de la ley.

Empleados satisfechos.

Tu equipo de trabajo trabajará de manera más productiva porque existen empresas de outsourcing que ofrecen distintos paquetes de beneficios para los trabajadores. Por ejemplo, un mejor paquete de beneficios para formaciones o la opción de acceder a membresías de gimnasios.

De esta manera, potenciarás una cultura de Employer Branding dentro de tu organización logrando una influencia directa en la retención y atracción del talento. Además, estos beneficios afectarán positivamente con la mejora del clima laboral y el grado de satisfacción de tus trabajadores.

En el sentido contrario, es probable que se presenten aspectos no tan positivos (pero no por eso infranqueables) cuando se opta por la externalización, a saber:

Puede ser impersonal.

En el caso de detectarse inconvenientes en la gestión de documentos sensibles, como errores en las nóminas, pagos de horas extras o asignación de vacaciones, tener que lidiar con una tercera parte que es ajena a la empresa puede ser frustrante para los trabajadores. Por eso en este caso, lo mejor sería contar con una plataforma donde los empleados tengan control y acceso a su información personal mediante un portal de empleado.

Puede ser complejo durante el reclutamiento.

Sí, hemos mencionado que esta es una de las tareas más comunes que se delegan sobre un proveedor externo. Sin embargo, dependiendo del tipo de liderazgo de una compañía, puede que este sea un gran punto de dolor que genere más dolores de cabeza que beneficios. Al momento de evaluar una empresa de outsourcing será menester plantear o desarrollar políticas o estrategias de común acuerdo en este sentido.

Falta de calidad en los procesos.

Al momento de contratar un servicio de outsourcing sabemos que a su vez nuestro proveedor trabaja con otros proyectos. Esto puede afectar a la calidad de los procesos porque el foco de atención no es exclusivo como si lo fuera el de las compañías que se dedican únicamente a ello.

Problemas de comunicación.

Al contar con un equipo externalizado es normal que la comunicación no sea un 100% fluida y se puedan generar malos entendidos. Por eso, es necesario establecer lineamientos de comunicación que sean acordados por ambas partes y contar con equipos altamente especializados y de calidad.

El outsourcing de recursos humanos no es ninguna novedad, convive entre nosotros hace décadas y todo indica que cada vez más, los procesos se automatizarán ayudando a las compañías a maximizar sus recursos.

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¡Hola! Soy Greta Gamarra y trabajo como Content Marketing para el mercado español en Factorial HR. Vine a Barcelona a estudiar un Máster en Marketing Digital el cual me permitió ampliar más mis conocimientos dentro de este entorno. Desde el 2019 empecé a crear contenido y campañas para diferentes plataformas.

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