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outsourcing en recursos humanos

Outsourcing de RRHH: ¿Cuándo es recomendable?

Dependiendo del modelo de negocios de una compañía, esta puede optar por distintas modalidades de gestión del talento humano.

El outsourcing, en castellano traducido como externalización de rrhh, es una metodología bastante habitual que representa beneficios y desafíos para las organizaciones.

Dependiendo de las necesidades de la empresa, otra compañía externa es decir un tercer actor en lo que se refiere a los procesos internos, será encargada de las diferentes tareas que conciernen a la administración de personal. Puede tratarse sólo de, por ejemplo, el aspecto contable o bien, abarcar todas las necesidades de rrhh.

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Para qué sirve el outsourcing de recursos humanos

Como sucede con otros departamentos en empresas, la subcontratación de recursos humanos no es ninguna novedad. De hecho, el outsourcing o tercerización de tareas comenzó a utilizarse por parte de las grandes compañías hace ya 30 años durante la década del ’90.

Los avances tecnológicos en términos de información y comunicación que se desarrollaron en ese entonces, permitieron la posibilidad de pensar la gestión de tareas fuera del espacio de trabajo específicamente dedicado para tal fin.

Con el advenimiento del Internet y hoy en día, gracias al big data, la inteligencia artificial y los softwares basados en la nube y otras tendencias en rrhh, el outsourcing de recursos humanos cada día es una práctica más común.

En líneas generales, la externalización permite que un proveedor externo lleve a cabo una o más funciones y/o actividades de recursos humanos. Cuando una organización decide subcontratar a un tercero para la administración de la plantilla, da lugar a que un tercero tome decisiones y entregue los resultados establecidos asociados con esa actividad en particular.

Hay muchos factores que una organización debe considerar antes de la subcontratación. Dependiendo del tipo de negocio, la industria, los valores, la cultura de la empresa y la gestión de gastos, será una buena opción el outsourcing de recursos humanos, o no.

Qué servicios comprende el outsourcing de recursos humanos

Las relaciones humanas, es decir la forma en la que los distintos integrantes de una organización interactúan entre sí, con su entorno y la menar en la que se desempeñan, son una parte esencial de cualquier empresa.

Los lazos, el bienestar laboral, el clima laboral, la motivación y la productividad, dependerán en gran medida de aquello que suceda entre equipos, colegas, subordinados y supervisores.

Por este motivo, el departamento de recursos humanos suele ser responsable de casi todas las facetas de la gestión de empleados y, por lo tanto, cargan con la enorme responsabilidad de no solo elegir sino conservar y nutrir al mejor capital humano para que las organizaciones puedan alcanzar sus objetivos de negocio en forma sostenible.

Estas son algunas de las funciones de recursos humanos, que son más comunes delegar en servicios de subcontratación:

  • Reclutamiento de personal.
    Es una de las tareas clave que pueden definir el éxito o pueden resultar un verdadero inconveniente en empresas. Reclutar nuevos empleados para puestos vacantes (ya sea en forma tradicional, headhunting o inbound recruiting) incluye desde la publicación de un anuncio de empleo hasta la planificación del onboarding. Un servicio de outsourcing se encargará de esto así como de realizar cribas y programar entrevistas.
  • Servicios de gestión de nómina.
    El pago de la nómina implica pagar salarios adecuados a todos los empleados, conocer las bandas salariales y contemplar la retribución flexible al tiempo que se deben cumplir con todas las obligaciones contractuales y con lo que exigen las leyes laborales (como sucede con el fichaje y el control horario). Externalizar este aspecto en una empresa puede significar un cuantioso ahorro en recursos clave como el tiempo.
  • Auditorías de RRHH.
    Evaluar el “estado de salud” de la empresa, conocer cómo se sienten los empleados, si se cumplen con las normas de seguridad e higiene o si, simplemente, los contratos de trabajo están en regla. Estas son solo algunas de las tareas que se centran en una auditoría de recursos humanos. Hacerla en forma interna sin dudas ahorra tiempo y dinero, pero no garantiza el mismo nivel de rigurosidad y objetividad que puede aportar un servicio externo.

Tipos de outsourcing de rrhh 

Así como los motivos por los cuáles una compañía puede decidir si opta (o no) por un servicio externo que lleve adelante las funciones del departamento de recursos humanos en forma parcial o total, existen también distintos tipos de empresas de outsourcing por las que se puede elegir.

  • ASP (Applicaction Service Provider).
    En castellano, Proveedor de Servicios de Aplicación. Una gran cantidad de empresas se especializan en proporcionar hardware y software para respaldar a las grandes organizaciones. Estas instalan, personalizan y brindan soporte para ejecutar estas aplicaciones. La principal desventaja de ASP son los costos asociados con el software de aplicación.
  • SaaS (Software as a Service).
    En castellano, Software como servicio. Basadas en cloud computing o “la nube”, este tipo de plataformas no requieren de grandes inversiones ya que proveen una máxima adaptabilidad sobre cualquier sistema operativo, ordenadores y dispositivos móviles. Usualmente cuentan con versiones de prueba, demos y modalidades freemium que permiten gozar por un tiempo limitado o con funciones limitadas, una edición gratuita previo a realizar la compra. Un ejemplo de esto es el software de Factorial que permite gestionar en forma integral o 360 todos los aspectos de la gestión humana.
  • Outsourcing integral.
    En este tipo de subcontratación, toda la función de rrhh está a cargo de un proveedor de servicios dedicado. No hay un departamento de recursos humanos específico en la organización, ya que es justamente el proveedor de servicios quien realiza una serie de funciones no estratégicas y el contacto con los empleados. Solamente encontraremos dentro de la empresa, una o dos personas con roles Senior a cargo de la planificación estratégica y quien coordinará las tareas con el proveedor externo.

 Cuándo es conveniente optar por el outsourcing de rrhh

Aquí, para poder evaluar si un servicio externo es conveniente, existen otras preguntas que también podemos hacer si estamos frente al timón de una compañía. En teoría, la subcontratación de recursos humanos es para cualquier empresa que la necesite, sin embargo hay otros desafíos que pueden presentarse si no hacemos un razonamiento concienzudo.

Por eso antes de salir a la caza de una compañía de outsourcing, debemos reflexionar acerca de los siguientes problemas que podemos experimentar. En el caso de que alguno de estos escenarios resulte familiar, lo más probable es que externalizar el área de rrhh sea la mejor opción.

  • En la empresa se ha detectado que se invierte una cantidad desproporcionada de tiempo a tareas de recursos humanos en comparación con otras necesidades comerciales que se traducen en beneficios de negocio.
  • La empresa ha tenido ya juicios, inconvenientes, demandas laborales y/o inspecciones de trabajo por el incumplimiento de leyes laborales.
  • Faltan recursos para contratar nuevos empleados o bien, cubrir los costos del personal interno de recursos humanos.
  • Las funciones de recursos humanos se distribuyen entre los empleados de otros departamentos.
  • No hay suficiente personal interno de recursos humanos para equilibrar adecuadamente las tareas de contratación con la gestión de los empleados.
  • La estructura de negocios no es lo suficientemente robusta como para tener un área específica dedicada a la gestión de rrhh

Aunque se suele pensar que el outsourcing es únicamente para un tipo de empresa, por lo general las PyMEs, lo cierto es que esto no es enteramente cierto. Decidirse por externalizar la gestión de talento de una empresa tiene que ver con aquellas prioridades, modelo de negocios y más que nada, inconvenientes que esté atravesando la compañía.

La finalidad y el mayor beneficio que siempre debería aportar y que se debería perseguir en concepto de outsourcing, es maximizar el ROI en capital humano y optimizar los procesos internos a favor de la obtención de objetivos comerciales.

Ventajas y desventajas del outsourcing de recursos humanos

Lo más importante que debemos saber cuando tenemos en mente delegar en una tercera parte la gestión humana de la organización, es todo aquello que dicha decisión puede llegar a implicar a niveles internos.

Algunas de las principales ventajas o beneficios para rrhh cuando se implementa el outsourcing son:

  • Ahorro de capital.
    Sí, pagará por subcontratar sus tareas de RR.HH., pero su factura anual de subcontratación de RR.HH. no se acercará al salario promedio de los empleados internos de RR.HH. Si el costo anual de subcontratar a su RR.HH. es mucho menor que contratar a un empleado de RR.HH., imagine lo caro que sería contratar a un equipo completo, y eso es antes de agregar los impuestos sobre la nómina de los empleados y los costos de administración de beneficios.
  • Conveniente para empresas grandes.
    Si en la compañía se necesita de un paquete de beneficios de gestoría para un grupo grande de personas (como por ejemplo, plantillas de más de 50, 100 o 200 empleados), esto implicará mayor poder de negociación. A menudo las empresas y plataformas de outsourcing cuentan con tarifas y planes especiales para las organizaciones con plantillas extensas.

 

  • Ahorro de tiempo.
    Es un bien intangible que “cotiza en bolsa” y fundamental para cualquier empresa y área de la vida. Si no puedes pagar un personal de recursos humanos interno dedicado, alguien más que podría estar dedicándose a generar valor o ventas, tendrá que manejar todas las tareas de rrhh, presumiblemente en forma manual. Externalizando este tipo de procesos, los empleados que anteriormente manejaban esas responsabilidades tendrán más tiempo para sus tareas principales. Como resultado, es probable que la productividad y la eficiencia de su empresa experimenten un impulso notable.

En el sentido contrario, es probable que se presenten aspectos no tan positivos (pero no por eso infranqueables) cuando se opta por la externalización, a saber:

  • Puede ser impersonal.
    En el caso de detectarse inconvenientes en la gestión de documentos sensibles, como errores en las nóminas, pagos de horas extras o asignación de vacaciones, tener que lidiar con una tercera parte que es ajena a la empresa puede ser frustrante para los trabajadores. Por eso en este caso, lo mejor sería contar con una plataforma donde los empleados tengan control y acceso a su información personal mediante un portal de empleado.
  • Puede ser complejo durante el reclutamiento.
    Sí, hemos mencionado que esta es una de las tareas más comunes que se delegan sobre un proveedor externo. Sin embargo, dependiendo del tipo de liderazgo de una compañía, puede que este sea un gran punto de dolor que genere más dolores de cabeza que beneficios. Al momento de evaluar una empresa de outsourcing será menester plantear o desarrollar políticas o estrategias de común acuerdo en este sentido.

El outsourcing de recursos humanos no es ninguna novedad, convive entre nosotros hace décadas y todo indica que cada vez más, los procesos se automatizarán ayudando a las compañías a maximizar sus recursos.

 

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