La importancia de optimizar el control de asistencia laboral

Pocos aspectos de la gestión humana tienen repercusiones tan importantes dentro de una organización como la gestión del tiempo.

Esto es justamente lo que sucede con el control de asistencia laboral en compañías de todo tipo, tamaño e insertas en diferentes industrias a lo largo del país. Desde los inconvenientes legales que puedan surgir hasta el impacto en el bienestar laboral y la productividad, son muchas las aristas que son alcanzadas por la gestión del tiempo.

Por eso en esta ocasión compartiremos las ideas más importantes por las cuáles deben empezar a optimizar la asistencia de tu plantilla.

¿Qué es el control de asistencia laboral?

Cada día de trabajo comienza a la misma hora, vamos a la oficina o nos conectamos a nuestro espacio de trabajo y entramos en contacto con los diferentes miembros de nuestro equipo y organización.

Sin embargo, no todas las jornadas laborales son iguales. Algunas personas ingresan unos minutos antes, otras después. Hay miembros del equipo que pueden enfermar, otros que necesiten una ausencia durante un día o varias horas. Y también hay casos que tienen permanecer después del cierre realizando horas extras para completar sus labores. El día a día dentro de una compañía es muy diverso.

Todas estas eventualidades deben quedar registradas. Esto es lo que definimos como control de asistencia laboral. Especialmente, cuando entendemos que la definición de asistencia es, ni más ni menos, que la acción o estado de estar presente en un lugar de trabajo de acuerdo con las políticas de la empresa. Lo opuesto a la asistencia es el absentismo laboral.

Pero no es tan simple como eso. En la mayoría de las empresas, un empleado debe estar presente dentro de un período específico durante un cierto número de horas para que se considere que está presente.

Vayamos a un ejemplo práctico: mientras que el horario habitual de un trabajador en una fábrica pueda comenzar a las 3 de la madrugada, una persona que trabaje de cara al público en un centro comercial jamás tendría esa estructura de trabajo.

Esto se debe a que cada compañía tendrá horarios diferentes para cada equipo o grupo de empleados según una serie de parámetros:

• Legislación vigente.
• Convenio colectivo de trabajo.
• Industria o nicho.
• Calendario laboral del país o región.
• Tipo de rol.
• Acuerdos convenidos por contrato laboral.

Acerca de la Ley de Control Horario

En nuestro país existe un gran número de leyes que regulan los Recursos Humanos. En lo que se refiere al control de asistencia laboral, la ley de referencia es la Ley de Control Horario.

Este cuerpo de regulaciones es formalmente conocido como Real Decreto-ley 8/2019 y fue ratificado en mayo de ese mismo año significando un verdadero cambio de paradigma para la gestión humana.

La finalidad principal de la Ley de Control Horario es aquella de permitir un mayor ordenamiento y mejora de las relaciones laborales entre empleados y empresas, terminando con las condiciones de trabajo que no sean óptimas. Más específicamente, con la explotación laboral por sobrecarga de horas.

Si bien las modificaciones que trajo consigo esta norma son cuantiosas, hay al menos tres conceptos clave que debemos tener en cuenta y que impactan directamente sobre el control de asistencia laboral:

• La Ley de Control Horario estipula severas sanciones en caso de ser transgredidas las normas establecidas en términos de: duración de la jornada, trabajo en nocturnidad, horas extraordinarias y horas complementarias, descansos y vacaciones.
• Queda por parte de la empresa la potestad de garantizar el registro diario de jornada laboral. Este debe incluir obligatoriamente el horario concreto de inicio y finalización del día de trabajo de cada persona que integre la plantilla.

Será responsabilidad de la empresa conservar todos los registros acerca de las jornadas y horarios laborales, durante un tiempo de hasta cuatro años. Los mismos deben permanecer a disposición de las personas que se desempeñen en la empresa, así como de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Registro entrada y salida de personal: ¿cómo hacerlo?

Saber exactamente en qué momento tus trabajadores dieron inicio a su jornada, cuando se tomaron un descanso o cuando se retiraron de su puesto es de enorme importancia.

Principalmente para poder tener un registro horario apropiado y acorde a lo que establece la ley. Sin embargo, por otra parte, esto ayuda a fortalecer la disciplina y ética laboral de la plantilla y a que de esta manera mejoren su desempeño laboral.

Hay al menos tres metodologías que podemos emplear para realizar el registro de entradas y salidas, mejor conocido como fichaje:

• Hojas de cálculo (físicas o digitalizadas).
• Aplicaciones móviles y software.

Hasta ahora, sobre todo en PyMEs o empresas familiares, el método más extendido de fichaje ha sido la hoja de cálculo, que debe ser completada con los datos de las personas cuando entran y salen de su puesto de trabajo. También hay softwares como Factorial, que brindan un espacio fácil de usar en el que centralizar todo el fichaje de tus equipos a través del móvil o el ordenador.

Ya sea en papel o digital, lo cierto es que a menudo este tipo de métodos se prestan no solo al error humano, sino que además pueden facilitar la adulteración de la información recopilada. Además, teniendo en cuenta la enorme incidencia del teletrabajo y el trabajo híbrido, puede que fichar volcando información en un Excel no sea el método más práctico ya que en esta modalidad, el uso intensivo del móvil es el que impera.

Es por este motivo que una herramienta ideal es contar con una app desarrollada especialmente para registrar el ingreso y egreso de trabajadores, así como el control de tiempo dedicado no solo según la jornada sino el tipo de proyecto que se está ejecutando. Un sistema de fichaje móvil aporta comodidad al usuario, facilidad de uso y un sustancial ahorro de tiempo en esta gestión. 

Plantilla Excel para el control de asistencia laboral

Si todavía no cuentas con una herramienta para realizar el control horario dentro de tu organización, a continuación, listamos una serie de archivos que creamos especialmente para que puedan ser utilizados desde Excel como Google Sheets. Al mismo tiempo, podrás personalizarlos según las necesidades de tu compañía.

• Descarga una plantilla de control horario
• Descarga una plantilla para la gestión de turnos
• Descarga una plantilla para la gestión de vacaciones

Software de control asistencia laboral: por qué lo necesitas

La tecnología es el principal aliado cuando se trata de optimizar los procesos dentro del área de Recursos Humanos. Al mismo tiempo, el empleo de herramientas digitales es una de las grandes tendencias en RR.HH en la actualidad.

Sin embargo, si todavía no lo tienes del todo claro, te damos tres grandes razones por las cuales debes comenzar a pensar seriamente en innovar este aspecto de tu organización:

• Monitoriza las horas extras
  Muchas organizaciones como hospitales, comercios minoristas, empresas de logística o fábricas operan en varios turnos rotativos. Incluso de este modo, es habitual que la alta demanda de producción requiera que las personas trabajen horas extraordinarias.
  Un sistema de control de asistencia laboral permite el registro de horas extras, mejorando el employee experience y facilitando las gestiones de los managers de RR.HH.
• Gestión de nóminas
  Aunque la cultura de empresa y la retribución flexible en nuestra compañía sean óptimas, nada tiene un mayor impacto en la vida de los trabajadores como su compensación salarial. Las entradas de asistencia son cruciales para calcular con precisión los salarios de los empleados y evitar cualquier inconveniente. Los salarios se pagan por los días trabajados y esta información se obtiene a partir de los datos de asistencia. Además de esto, los datos de asistencia también se utilizan para calcular las asignaciones por turno y la bonificación por asistencia, entre otras cosas.
• Productividad
  Conocer los motivos por los cuales se ausentan los empleados es de vital importancia para la toma de decisiones. Las bajas médicas así como las ausencias sin justificación pueden ocultar graves problemas. Uno de ellos y, lamentablemente el más habitual, es el estrés laboral. Conocer aquellos que se esconde detrás del malestar físico o psíquico de un trabajador puede ser la llave para dar con equipos que no funcionan bien, corregir la distribución de tareas o descubrir un liderazgo tóxico dentro de la organización.

Cómo gestionar el control de asistencia laboral con Factorial

¿Cuáles son los problemas más frecuentes al realizar el fichaje?

• Incumplimiento de la ley de control horario.
• Bajo compromiso por parte de los trabajadores con el fichaje del horario laboral.
• Errores a la hora de realizar tareas repetitivas como el envío de correos electrónicos o notificaciones a cada trabajador.
• Falta de un control correcto de las horas trabajadas y horas extras, lo que dificulta el cálculo para el pago del salario de los trabajadores.

¿Cómo mejorar el control de asistencia laboral?

Con el software de control horario de Factorial, tus trabajadores podrán realizar el fichaje de manera automática y desde cualquier dispositivo. Además, otras características que ofrece son:

• Visualización completa del fichaje de tu equipo: las horas de trabajo, los descansos tomados, el lugar desde donde fichó, y las ausencias generadas.
• Contraste de la información entre las horas trabajadas y los salarios de los trabajadores.
• Envíos de correos electrónicos a los managers para la aprobación de la asistencia de sus trabajadores.
• Mejora la puntualidad de tus trabajadores con rangos de tiempo determinados para el fichaje.  
• Descarga de reportes del registro de fichaje con las horas trabajadas por día y mes.

Olvídate de las hojas de papel o las bases de datos extensas y transforma un trámite delicado en un proceso sencillo. Los equipos lo agradecerán por su facilidad y tu contarás con la mejor información para tomar buenas decisiones. Te ofrecemos un demo gratuita para que conozcas más a detalle todas las funcionalidades de Factorial.

Beneficios del control de asistencia laboral

Mantener un control sobre la asistencia, entradas y salidas de los equipos durante su jornada laboral reporta grandes ventajas. La más obvia es la de evitar problemas legales.

Las demandas laborales por discrepancias y pagos de nóminas o incumplimientos de contrato también son habituales. Al mismo tiempo, frente a una inspección laboral es obligatorio contar con estos registros para evitar importantes sanciones.

Dejando de lado el marco legal, existen numerosos beneficios al optimizar el control de asistencia en tu compañía:

• Ahorra tiempo y dinero
  Con solo un click, una app de control de asistencia permite a tus equipos fichar desde su propio móvil, dándoles libertad y permitiéndoles aprovechar su tiempo.
• Termina con el absentismo laboral.
  Es de los problemas más habituales en las empresas. Conviene conocer las causas en profundidad para tomar la mejor decisión con cada caso. ¿Qué equipos o áreas concentran la mayor cantidad de faltas? ¿Hay algún empleado que se ausente más a menudo que otros? ¿En qué época del año se da la mayor incidencia? Todo esto puedes descubrirlo y, en todo caso, revertir la situación, con la ayuda de un software de control de asistencia laboral.
• Centraliza la información.
  Olvídate de navegar en un océano de papeles, de pasar minutos, horas o días buscando entre archivos sepultados en un desván. Los datos registrados en un software de asistencia permanecen por tiempo indefinido para el libre acceso de trabajadores y managers. Tendrás toda la documentación que requieras en un mismo lugar y accesible 24/7 en la nube. Esto debido a que un software óptimo de RR.HH. para la gestión del tiempo cuenta además con innovadores sistema de gestión documental.
• Resguarda datos en forma segura.

La enorme mayoría de las gestiones que se realizan desde el área de RR.HH. incluyen algún tipo de información personal sensible. Desde que recibimos un CV durante un proceso de selección hasta los datos en las nóminas y las altas o bajas médicas. Es responsabilidad de la empresa garantizar la máxima responsabilidad al momento de tener que lidiar administrativamente con documentación de la plantilla. Y esto también incluye el control de asistencia laboral. Por eso, trabajar con un software dedicado para este fin, reporta el enorme beneficio de poder trabajar con la máxima confidencialidad, sin riesgo de pérdida de datos y encriptando información en servidores especiales para tal fin.

Optimizar el control de asistencia laboral es, a estas alturas, una obligación que toda persona que maneje equipos debería pasar por alto. Su correcta implementación significa mejorar numerosos aspectos tanto laborales como personales que repercuten en la mejora constante y sostenida de los equipos, además del crecimiento exponencial de cada compañía mediante el refuerzo de su capital humano.