El avance de la tecnología impacta directamente en nuestro día a día y el ámbito laboral, ciertamente, no es ajeno a sus repercusiones.
Los software en la nube, desde hace no demasiado tiempo, se han convertido en la opción favorita y tendencia de aquellos profesionales de Recursos Humanos, que buscan dinamizar y digitalizar sus operaciones.
Tabla de contenidos
Qué se entiende por “la nube”
Según la propia definición del gigante informático, Microsoft, En pocas palabras, la nube o en inglés cloud computing, es la entrega de servicios incluyendo servidores, almacenamiento, bases de datos, redes, software, análisis e inteligencia, a través de Internet.
La nube ayuda a descentralizar procesos tradicionales, ya que proporciona a usuarios la posibilidad de usar una enorme cantidad de productos y servicios en forma remota. Un claro ejemplo de esto es el teletrabajo o el trabajo híbrido.
Aunque en el imaginario popular se cree que la información ronda en algún espacio remoto, lo cierto es que “la nube” no es una nube en sí misma. Sino que se trata de un conjunto de servidores externos, provistos por las compañías que venden determinados servicios, que hacen que el usuario final pueda prescindir de hardware y de instalar programas.
Por lo general, solo paga por los servicios en la nube quien los usa, lo que lo ayuda a reducir costes operativos, ejecutar su infraestructura de manera más eficiente y escalar a medida que cambian las necesidades de negocio.
Qué es un software en la nube, definición y características
Los software en la nube son llamados de esta forma, debido a que la información a la que se accede se encuentra alojada en un espacio virtual.
Las empresas que brindan servicios a los usuarios, permiten almacenar archivos y aplicaciones en servidores remotos y luego acceder a todos los datos a través de Internet o, mejor dicho, a través de la Internet 3.0.
Esto significa que no se requiere que el usuario esté en un lugar específico para acceder a su información, algo que vivenciamos día a día al consumir cualquier tipo de producto multimedia mediante redes sociales y/o plataformas de streaming, por ejemplo.
Durante la era de la Internet 2.0, hace unos 10 años, y más aún durante sus inicios, en la década de los 80’s, para poder realizar cualquier tipo de proceso informático (como trabajar con textos o plantillas de Excel), era necesario contar un hardware que cumpliera con requisitos especiales para poder soportar el programa específico para cada tarea.
Un software en la nube, elimina todo ese trabajo pesado involucrado en el procesamiento y utilización de datos en el dispositivo. Al mismo tiempo, economiza costes y mejora la experiencia del usuario.
Un ejemplo de esto es, en lugar de hacer que nuestros empleados se trasladen físicamente a la oficina para presentar una documentación, podemos solicitarla mediante un portal del empleado o pedir su firma digital mediante un software de RR.HH.
Mira este vídeo acerca de un software en la nube para RR.HH.
Tipos de software en la nube
En la actualidad, existen diferentes formas de definir a los software según la forma en la que estos ejecutan tareas y son utilizados por sus usuarios, así como por el tipo de servicio que brindan y su modalidad de pago. Solo para mencionar los principales podemos enumerar los siguientes:
- El software como servicio o software as a service (SaaS)
Implica la concesión de licencias de una aplicación de software a los clientes. Estas se proporcionan a través de un modelo de pago por uso o bajo demanda. Este tipo de sistema se puede encontrar en plataformas como Factorial. - La infraestructura como servicio o infrastructure as a service (IaaS)
Este método se basa en entregarlo todo, desde sistemas operativos hasta servidores y almacenamiento a través de conectividad basada en IP, como parte de un servicio bajo demanda. Los clientes pueden evitar la necesidad de comprar software o servidores y, en su lugar, adquirir estos recursos en un servicio a pedido subcontratado. IBM Cloud y Microsoft Azure.2 3, son ejemplos de esto. - La plataforma como servicio o platform as a service (PaaS)
Se considera la más compleja de las tres capas de la informática basada en la nube, ya que comparte algunas similitudes con el SaaS. La diferencia es que, en lugar de entregar software en línea, en realidad es una plataforma para crear software que se entrega a través de Internet. Plataformas como Salesforce.com son una buena referencia de PaaS.
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7 ventajas de un software en la nube
El software en la nube ofrece a las empresas una gran cantidad de ventajas, siendo la principal, la posibilidad de utilizarlo desde cualquier parte del mundo, a toda hora y en cualquier dispositivo.
Sin embargo, trabajar desde la nube es mucho más que esto. Operar mediante cloud computing, facilita tareas cotidianas en organizaciones como ser el fichaje y el control horario. Y, al mismo tiempo y gracias a la inteligencia artificial, es posible generar todo tipo de reportes para tomar más y mejores decisiones (ya sea referido a nóminas o evaluaciones de desempeño, por ejemplo).
Por este motivo y para poder indagar sobre esto en profundidad, a continuación, mencionaremos las 7 ventajas del software en la nube frente al tradicional.
Disminuye costes
Un software en la nube elimina la necesidad de incurrir en gastos para comprar hardware, programas y perder tiempo en su configuración. Los costes de los racks de servidores, la electricidad las 24 horas para energía y enfriamiento, y los salarios de los expertos en IT para administrar la infraestructura, quedan trasladados al proveedor del servicio, siendo un gran estímulo para la gestión de gastos en empresas.
Propicia la escalabilidad
Esta es una palabra clave para toda organización que tenga el objetivo de crecer en forma sostenida. Hablando de la nube y los software que allí se alojan, es menester mencionar que estos servicios son “elásticos”.
Esto significa que sus funcionalidades son adaptables al tamaño de la empresa contratante, su tipología, cultura y necesidades en general. Por ejemplo, llegando un tiempo muchas proveedoras ofrecen: más o menos potencia de cómputo, capacidad de almacenamiento de datos, ancho de banda, etc.
Reduce horas de trabajo
La gestión de tiempo es de las tareas más importantes de toda persona responsable de Recursos Humanos. De hecho, el control horario y la forma en la que ejecutamos nuestras tareas, está íntimamente relacionada con los indicadores clave que nos ayudan a medir la productividad.
Dicho esto, debemos mencionar que la enorme mayoría de los servicios de computación en la nube se brindan en autoservicio y bajo demanda, por lo que incluso grandes cantidades de recursos informáticos se pueden aprovisionar en minutos.
Al mismo tiempo, los procesos que se pueden realizar allí, generalmente solo implican unos pocos clics del mouse, lo que brinda a las empresas mucha flexibilidad y reduce la presión sobre la planificación general. Por lo cual no solo ahorramos tiempo en implementación sino en procesamiento de tareas y flujos de trabajo.
Almacenamiento y seguridad
Cuando trabajamos con un software en la nube, los datos se guardan de forma automática en la nube y podemos acceder a ellos sin riesgo a pérdidas de información.
Al mismo tiempo, el cloud computing hace que la copia de seguridad de los datos, la recuperación ante eventualidades y la continuidad del negocio sean más fáciles y menos costosas porque los datos se pueden duplicar en varios sitios redundantes en la red del proveedor de la nube.
Por último, muchos proveedores ofrecen un amplio conjunto de políticas, tecnologías y controles que fortalecen su postura de seguridad en general, lo que ayuda a proteger sus datos, aplicaciones e infraestructura de posibles amenazas.
Análisis basado en datos
Así como la información se almacena en forma segura, esta también resulta accesible en la posterioridad para todo tipo de revisión. Poder visualizar la información de nuestra empresa sobre, por ejemplo, absentismo laboral o bajas médicas, nos permiten detectar tendencias dentro de la compañía y de este modo, poder tomar más y mejores decisiones de negocio.
Incrementa la productividad
Cuando contamos con servidores o grandes centro de cómputos en las propias instalaciones de la empresa, estos generalmente requieren una gran cantidad de «almacenamiento y apilamiento».
Esto significa dedicarle horas a la configuración de hardware, software y otras tareas de administración de IT que requieren mucho tiempo y, en ocasiones, la ampliación de nuestra plantilla para poder mantener este aspecto del negocio en forma.
Un software en la nube elimina la necesidad de muchas de estas tareas, ya que estas responsabilidades recaen el proveedor. Así, nuestro equipo de IT puede poner manos a la obra en otro tipo de tareas orientadas a alcanzar objetivos comerciales.
Desempeño personalizado
Los mayores servicios de computación en la nube se ejecutan en una red mundial de centros de datos seguros, que se actualizan regularmente a la última generación de hardware de computación rápido y eficiente.
Esto ofrece varios beneficios sobre un solo centro de datos corporativo, incluida una latencia de red reducida para aplicaciones y mayores economías de escala.
Además, la enorme mayoría de los software en la nube tienen un contacto directo con sus consumidores y cuentan con la capacidad técnica y humana de innovar y optimizar sus funcionalidades, según las necesidades del sector.
Software en la nube vs ERP o software tradicional
Aunque suene difícil de creer, aun en la actualidad y en plena era de la conectividad total, son numerosas las empresas grandes y PyMEs que todavía dejan sus procesos en manos de programas tradicionales.
Por empezar, los Enterprise resource Planning o Planificadores de recursos empresariales (ERP), son un conjunto de procesos que utilizan las empresas para gestionar e integrar diferentes funciones que atañen a su negocio.
Muchas aplicaciones de software ERP son importantes para las empresas porque las ayudan a implementar la planificación de recursos al integrar todos los procesos necesarios para ejecutar sus empresas en un solo sistema.
Naturalmente, esto suena muy similar a lo que sucede con los software basados en la nube. Pero atención, que las diferencias entre estos y el software tradicional o ERP, son significativas:
- Amigable con el usuario.
Los software basados en cloud computing y sobretodo los de tipo SaaS, cuentan con una implementación mucho más sencilla, así como una forma de utilización sumamente intuitiva. Un ERP implica una alta inversión en tiempo y dinero para su instalación y utilización, lo que lleva a incrementar costes de gestión. - Mayor estabilidad.
Cualquier persona que haya instalado un programa en su vida, sabe los dolores de cabeza que esto puede ocasionar. Desde la configuración hasta las actualizaciones, pasando por el acceso a datos y cesiones de permisos. Los SaaS eliminan todo este tipo de problemas ya que se encuentran operativos y funcionales en bases especiales donde una enorme cantidad de servidores, energía y personal técnico, se encargan de que funcionen sin inconvenientes 24/7. - Accesibilidad.
Con un ERP tradicional, si no estamos frente al ordenador o la red LAN o WAN que conecta con el servidor principal, no podemos avanzar ni realizar ningún tipo de gestión laboral. Con un software en la nube, podemos olvidarnos por completo de las limitaciones geográficas y espaciales. Trabajar desde casa, un café o incluso fuera del país es posible. Y no necesitamos un dispositivo específico, sino que solo con nuestras credenciales de usuario podremos acceder a nuestros datos desde cualquier equipo.
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Trabajar con un software en la nube es una necesidad vital para digitalizar los Recursos Humanos de toda empresa y, de esta manera, ahorrar en recursos clave para alcanzar objetivos de negocio y enfocarnos en lo que de verdad importa: las personas que integran la plantilla de empleados.
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