No solamente puede ser utilizado para el proceso de búsqueda y contratación sino que además, tiene otras aplicaciones que optimizan las tareas de rrhh.
Cada día, más y más herramientas y tecnologías se suman para facilitar la enorme diversidad y multiplicidad de tareas con las cuáles los y las mánagers de recursos humanos se enfrentan a cada hora. Aunque el profesiograma no es precisamente un concepto surgido recientemente, lo cierto es que sí es poco usual su utilización.
Esto no significa que no deba emplearse o que sea demasiado complejo, por el contrario, en este artículo vamos a develar cómo utilizar, cuáles son los beneficios y porqué deberías contar de inmediato con esta herramienta para la gestión profesional en tu empresa.
Un profesiograma es una herramienta de uso y aplicación no demasiado extendida pero siempre valiosa, sobre todo en empresas de alto y rápido crecimiento que necesitan renovar su capital humano con celeridad, sin margen de error y maximizando recursos productivos.
Tabla de contenidos
Profesiograma: definición
En pocas palabras, podemos entender que un profesiograma es una herramienta utilizada para definir las necesidades, características personales, formación profesional y educativa que un rol laboral exige dentro de una empresa.
Un profesiograma es entonces, un documento que establece los factores internos y externos del trabajo. Al mismo tiempo, define las condiciones laborales, una descripción de sus cualidades objetivas y subjetivas, y al mismo tiempo, las que debe tener la personal que cubra el puesto.
Esta herramienta es además, un instrumento que idealmente debe ser lo más conciso y concreto posible. Se debe utilizar un tipo de plantilla o disposición de la información que permita una recopilación de datos dinámicas y fácil de leer y comprender.
Usualmente, el profesiograma se puede encontrar en formatos de cuadrícula realizados sobre planillas de cálculo en programas como Excel o Google Sheets. Aunque también se puede optar por el uso de tablas en procesadores de texto.
En términos de gestión documental, un profesiograma es una herramienta vital que tiene usos varios y afectan desde el proceso de onboarding hasta posibles situaciones legales, como una inspección de trabajo.
Así como las políticas de empresa y los valores “dan vida” a la cultura de una organización, la mayor o menor productividad o facilidad para alcanzar objetivos de negocio, estará íntimamente relacionada con el uso adecuado de un profesiograma.
Usos del profesiograma en RR.HH.
Al momento de publicar una oferta en un portal de empleo, muy probablemente recibiremos miles de perfiles de personas interesadas en sumarse a nuestra empresa, inclusive en modalidad de inbound recruiting.
Además de valernos de herramientas como un ATS para la criba curricular y las entrevistas (ya sean en remoto o presenciales), el profesiograma debería ser otra herramienta para dar con la persona ideal para cubrir el puesto libre.
Un profesiograma concentra aptitudes y habilidades blandas del candidato, a la vez que competencias profesionales y capacidades para el desempeño laboral dentro de una organización.
Pero además del proceso de contratación, un profesiograma puede ser útil en casos de discapacidad parcial o total, donde se necesite de un registro fidedigno que detalle las tareas y demandas de un puesto que ayuden a, justamente, contemplar si un trabajador afectado por un problema de salud puede (o no) continuar o no en su lugar de trabajo.
Tipos de profesiograma
Los profesiogramas pueden diferenciarse en dos grandes categorías según el tipo de información que intente recopilarse durante el proceso de selección de personal. Este puede ser por factores o bien, por conocimientos.
Las características específicas que la empresa necesita de un candidato, pueden incluir detalles acerca de su aspecto físico, cualidades psicológicas o de personalidad. Este tipo de datos se vuelcan sobre un profesiograma por factores. Al mismo tiempo, se buscará indagar sobre la formación educativa, los conocimientos del trabajador y sus años de experiencia.
Un profesiograma que esté centrado en las competencias, por otra parte, aportará aquella información sobre los conocimientos del candidato, además de determinar si cuenta con la capacidad para utilizarlos una vez se desempeñe en el puesto.
Cómo hacer un profesiograma en 4 pasos
Aunque no es una herramienta comúnmente utilizada y, por eso motivo, puede resultar un tanto complejo para realizarlo por primera vez, lo cierto es que un profesiograma es bastante más sencillo de lo que parece.
En primer lugar y antes de echar manos a la obra, debemos tener en claro cuatro conceptos clave: la nomenclatura del rol, el contenido del rol y los requisitos del rol. Una vez entendido lo anterior, para crear un profesiograma debemos:
- Desarrollar una descripción general de la profesión. Indicar el nombre según la nomenclatura que hayamos definido. Describir su trascendencia social, la necesidad puesto. Indicar la educación necesaria y el rango de calificaciones así como las perspectivas de crecimiento dentro del rol.
- Describir el proceso laboral. Esto implica responder a las preguntas de cuál es el contenido del trabajo, a qué apunta la actividad, qué medios se utilizan en el proceso laboral, cuáles son sus resultados. Describir las principales responsabilidades también llamadas características de producción.
- Establecer qué conocimientos y habilidades generales y especiales se necesitan para cumplir con los deberes profesionales, qué requisitos se imponen sobre la impecabilidad y confiabilidad de las operaciones realizadas. Resumir, además, el estado de salud requerido, las características fisiológicas de la persona (si el puesto lo exigiera) teniendo en cuenta cuáles son las contraindicaciones médicas, por ejemplo.
- Hacer una descripción psicológica del trabajo. Cada profesión tiene lados atractivos y poco atractivos, dificultades específicas, riesgos laborales, beneficios, oportunidades para la autoexpresión de diferentes latitudes. Además, las características importantes serán la amplitud de la comunicación, su constancia, franqueza o mediación.
Otro tipo de información que, dependiendo del criterio de la empresa y/o reclutador/a, podrás sumar al profesiograma y que idealmente no deberían faltar, son aquellas cuestiones tales como:
- Categoría de empleo.
- Horario laboral.
- Descripción del rol de trabajo.
- Trabajo en equipo/trabajo individual.
- Tipo de jornada.
- Modalidad (remoto, presencial o híbrido).
- Departamento o área.
- Objetivos esperados.
- Condiciones físicas y psicológicas.
- Aptitudes.
- Capacidades.
- Habilidades.
- Formación.
- Herramientas.
- Responsabilidades y obligaciones.
- Riesgos laborales sobre la salud.
- Sector, características y tipo de empresa.
Crea una plantilla de profesiograma en Word
Las plantillas de profesiograma se pueden crear en una hoja de Word, donde se deberá colocar: la información personal del trabajador, las habilidades blandas y las competencias laborales. Además de la descripción del puesto así como los riesgos laborales que puedan afectar la salud del colaborador.
El crear una plantilla de profesiograma en Word le permitirá a la persona encargada de elaborar los profesiogramas replicar el contenido y adaptarlo a los diferentes puestos de trabajo de la empresa. El proceso de creación puede complicarse cuando se realiza por primera vez pero siguiendo los pasos ya mencionados será una tarea sencilla de aplicar.
Descarga una plantilla de profesiograma gratis
Si no quieres perder tu tiempo realizando un profesiograma para tu empresa en Word o necesitas un modelo para realizarla, en Factorial hemos preparado una plantilla modelo de profesiograma que podrás utilizar con solo llenar tus datos en el formulario y la recibirás en tu correo electrónico lista para ser descargada.
Obtén la plantilla de profesiograma gratis y personalízala de acuerdo a las necesidades de tu empresa, el rol y el tipo de departamento donde estés realizando una búsqueda de personal. Esta plantilla de profesiograma es descargable en formato PDF con toda la información que necesitas para optimizar al detalle los puestos de trabajo en tu empresa.
Cinco beneficios de contar con un profesiograma
Es normal que en pequeñas y medianas empresas este tipo de documentos técnico-estratégicos, no estén del todo difundidos. Sin embargo, en el caso de las grandes organizaciones, un profesiograma debería ser de naturaleza casi mandatoria. Y esto se debe a las grandes ventajas que otorga.
Optimiza el proceso de búsqueda
La principal bondad del profesiograma es que permite, no solamente redactar mejores anuncios más claros para rrhh y para candidatos, sino que hace que sea más dinámico y preciso el proceso de selección.
Por este motivo haremos un uso racional de recursos clave como el tiempo y dinero durante el onboarding que se traducirán en un mayor ROI de reclutamiento.
Disminuye la tasa de rotación
Dar con la persona ideal significa que el nuevo trabajador o trabajadora, no solamente será la persona adecuada profesionalmente hablando, para realizar sus tareas diarias que demanda el puesto.
Sino que, además, se adaptará al grupo ya establecido, a la cultura, podrá trabajar en equipo y amoldarse al clima laboral existente con una comunicación eficiente y un trato acorde al que se necesite.
Esto disminuirá sensiblemente las posibilidades de que el nuevo empleado se vaya ya que, si hemos hecho bien el profesiograma, sus valores e intereses estarán alienados a los de la empresa además de sus habilidades duras.
Favorece planes de carrera
Si sabemos de qué se trata, cuál es el impacto, implicancias, puntos de dolor e inconvenientes más comunes en un determinado rol, podremos generar respuestas para subsanar o incentivar la mejoría continua.
El profesiograma permite la evaluación fehaciente y concienzuda de un puesto, cosa que permite no solo desarrollar planes de carrera para que los profesionales crezcan dentro de la empresa. Sino que, en el mismo sentido, permite que estos puedan articularse con los planes de formación.
Ambos conceptos están íntimamente relacionados con el employee experience y employer branding.
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