Cómo hacer una evaluación por competencias en tu empresa

En anteriores ocasiones hemos hablado de la gestión por competencias en Recursos Humanos, refiriéndonos a la Evaluación del Desempeño teniendo en consideración las competencias del equipo, e incluso cómo saber qué competencias son necesarias para un puesto de trabajo y adaptar el proceso de selección a esta necesidad.

¿Qué entendemos por competencias cuando hablamos de Evaluación del Desempeño dentro de una empresa? Las competencias laborales son el conjunto de conocimientos, habilidades y destrezas que las personas de una empresa poseen.

Obviamente, estas varían dependiendo del tipo de empresa, el tipo de trabajo y el tipo de responsabilidades individuales y de equipo. Es decir, puede que quieras elegir distintas competencias con las que evaluar a un equipo o incluso a cada uno de los integrantes de tu plantilla. 

Hoy vamos a darte herramientas prácticas para que puedas utilizar las competencias laborales (profesionales y personales) de las personas a la hora de medir su rendimiento.

¿Qué es una evaluación por competencias laborales?

La evaluación por competencias es un tipo de evaluación que parte de las competencias y habilidades de la persona, aquellas que utiliza para el desarrollo del puesto de trabajo que ocupa. 

El beneficio principal de este tipo de evaluación es que es un indicador directamente relacionado al desarrollo profesional del equipo. Además, permite conocer la eficacia de los planes de formación y si estos están funcionando o no.

Se recomienda realizar un evaluación por competencias como mínimo dos veces al año, ya que los objetivos y prioridades de una empresa suelen cambiar con el tiempo. Y por eso, necesitamos se encuentren alineados con las competencias que el equipo precisa en el momento.

Al ser una evaluación menos cuantitativa, ya que habla de cualidades, permite no solo ver el resultado de algo sino también el cómo se ha llegado hasta allí.

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Cómo realizar una evaluación por competencias a tu equipo

Para hacer una Evaluación del Desempeño según las competencias laborales, hay que poner en práctica una serie de pasos que van desde definir qué competencias quieres evaluar hasta encontrar una herramienta que te ayude a analizar toda la información que has ido recolectando sobre estas.

En esta parte del artículo te enseñaremos a plantear una buena evaluación por competencias y, finalmente, te explicaremos en profundidad uno de los métodos de análisis más sencillos, efectivos y utilizados por la comunidad HR.

Define las competencias que quieres evaluar

Como ya comentamos anteriormente, debes tener claras qué competencias son las más importantes para el puesto de trabajo de la persona al que vas a evaluar. 

Ya sabes que las competencias son las habilidades que esperamos de nuestro equipo, y pueden ser las llamadas soft skills y hard skills o, dicho de otra manera, las habilidades blandas y habilidades duras. 

¿Qué puede considerarse una competencia evaluable? El liderazgo, el compromiso con el equipo, la iniciativa, la integración en la cultura de la empresa, la tolerancia, la visión estratégica, la gestión del cambio, la capacidad de asumir riesgos, comunicación, adaptabilidad, productividad, resolución de problemas… Como ves, hay muchísimas entre las que elegir.   

Para que tengas una idea general, existen tres tipos de elementos que forman parte de toda competencia laboral:

• Elementos cognoscitivos. Representa el nivel de conocimiento de algo, ya sea esto técnico o no.
• Elementos actitudinales. Estas definen cómo se comporta una persona en distintas situaciones.
• Elementos procedimentales. Tiene relación con la destreza a la hora de desarrollar una labor.

Al mismo tiempo, hay tres tipos de competencias:

• Las competencias básicas. Las que son estrictamente necesarias para desempeñar cualquier labor.
• Las competencias específicas. Las que tienen que ver con la ocupación concreta de la persona.
• Las competencias genéricas. Las que pueden aplicarse a un equipo entero o incluso a toda la empresa.

Decide qué necesitas de la persona en cuanto a esas competencias

Para este paso, es necesario tener un diseño del perfil con las competencias que vamos a necesitar tenga la persona en relación a las funciones que desempeña y sus responsabilidades. Además, tener en cuenta que este perfil con competencias debe relacionarse con los valores y el propósito de la empresa, es decir, se encuentren ligadas con la cultura de la empresa.

Tener un manual de las competencias por perfil ayudará no solo a que las personas sepan cuál es su rol en la empresa sino que facilitará la gestión de competencias a la hora de reclutar nuevo talento.

Observa a tu equipo

Piensa cuidadosamente en cada uno de las personas a las que quieres evaluar. ¿Cómo actúan? ¿Qué hacen? ¿Cómo se expresan? ¿Cómo interactúan con los demás?

Una vez tengas las competencias claras y el nivel que esperas de estas, es hora de observar. Te recomendamos que, para ello, tengas bien planificadas las fechas durante las cuáles quieres llevar a cabo esta evaluación. Por ejemplo, una buena idea sería elegir un período de tiempo durante el cual la carga de trabajo no sea la máxima, para que los managers y evaluadores puedan llevar a cabo este proceso lo mejor y más detalladamente posible. 

Sin embargo, la evaluación continua es un concepto que cada vez se escucha más, y es que es mucho más eficaz para descubrir problemas y oportunidades de mejora antes de que estos ocurran, sin que ello afecte al rendimiento del empleado o, finalmente, la retención del talento y/o los beneficios de la empresa.

Entiende tus conclusiones y desarrolla un plan de acción

Entender las conclusiones a la hora de evaluar por competencias es sencillo si se ha hecho un buen planteamiento como el que hemos explicado en los puntos anteriores.

Una vez hecha la observación y se haya decidido en qué nivel de competencias está la persona, solo se necesita comprobar si ese nivel es el esperado o no, y si hay espacio para la mejora. Una vez detectadas las competencias que pueden mejorar, piensa en cómo pueden llegar al nivel que necesitas.

¿Quizás esta persona necesita una formación para poder gestionar mejor a sus equipos? ¿Le faltan herramientas para desarrollar mejor su trabajo? ¿Necesita unos conocimientos más amplios de algún aspecto técnico?

Evaluar las competencias de tu equipo también te sirve para saber si están en el puesto correcto dentro de la empresa. Puede que las habilidades de una persona no encajen tanto con el equipo de ventas sino más con el equipo de marketing. 

Sea cual sea el resultado de la evaluación, a estas alturas tendrás la información necesaria para establecer un buen plan de acción que sea beneficioso tanto para la empresa como para el equipo.

Comunica el resultado a tu equipo

A pesar de que este proceso es algo que te sirve a ti para decidir y poder actuar de una manera más estratégica con tus equipos, el resultado de una evaluación de competencias afecta directamente a la persona evaluada, lo mires por dónde lo mires. 

Ten en cuenta que las habilidades son un tema mucho más sensible y personal que, por ejemplo, los objetivos o los resultados de un proyecto. Para dar un buen feedback, te recomendamos que sigas los siguientes consejos:

• Céntrate en el problema, y no en la persona. No le pongas nota a la persona bajo ningún concepto; explícale lo que se espera del rol que está ocupando.
• Habla a solas con la persona, y evita dar el feedback en público.
• Respalda tus palabras con datos y sé específico. Si no, puede que tu comentario se entienda como una crítica y no parezca estar basado en nada real más que una suposición.
• No hables solo de lo negativo; explícale también cómo ha destacado en otras habilidades o competencias.
• No divagues. El feedback debe ser concreto si quieres que se mejore lo mejorable.
• Habla de los objetivos de la empresa y del equipo; al fin y al cabo son los que dictan qué habilidades tienes que estar evaluando.

Modelos de tests de exámenes de competencia

Test de aptitudes profesionales

Los test de aptitudes profesionales se basan en las habilidades y destrezas que un trabajador tiene para desempeñar sus actividades referentes al puesto de trabajo. Con estos test se pretende entender las características que cada profesional debe poseer con el fin de que logre el éxito que se espera tanto a nivel personal como profesional.

Además, otra gran forma de sacarle provecho a los test de aptitudes profesionales es detectar cuáles son los puntos fuertes y débiles del profesional evaluado para así poder redireccionar su plan de formación y enfocarlo en un puesto de trabajo que se ajuste mejor a sus habilidades.

Por ejemplo, si una persona cuenta con más puntos fuertes en el campo del marketing que en ventas, podemos darle la oportunidad de desempeñarse más a fondo en ese área.

Test de inteligencia profesional

Los test de inteligencia profesional son pruebas que miden los conocimientos de los profesionales para su inserción a un puesto de trabajo. Los encargados de Recursos Humanos de la empresa los utilizan en el proceso de selección de personal para conocer las competencias que resaltan en el candidato y medir el éxito en el desarrollo de sus actividades.

Una de sus principales características es que miden el cociente intelectual, en donde se evalúa áreas como: la comprensión verbal, el razonamiento matemático, la memoria de trabajo y la capacidad para procesar información. Al interpretar los resultados de un test de inteligencia podemos encontrar escenarios diversos como que un profesional puede tener una excelente capacidad analítica pero muy poca memoria o que tenga un alto razonamiento verbal pero muy baja capacidad de relacionarse.

Por ello, los encargados de aplicar estos test deben tener en cuenta que una baja puntuación no indica que el profesional no sea lo suficientemente inteligente, si no que en esa área en específico no se destaca tanto cómo lo puede hacer en otras.

Plantilla diana de evaluación

Las dianas de evaluación o también llamadas dianas de aprendizaje son una herramienta visual que sirven para medir y conocer el aprendizaje de los evaluados acerca de una actividad en concreto. La diana de evaluación se puede elaborar sencillamente ya que consiste en círculos concéntricos que a través de números indican el nivel de cada uno de los criterios.

Los ítems son colocados fuera del círculo y pueden ser cada una de las competencias que se quiere evaluar: expresión escrita, comprensión oral, comprensión escrita, expresión oral. La plantilla diana de evaluación es muy utilizada en el campo educativo y ha sido adaptada al ámbito empresarial mediante la Rueda de las Competencias.

La Matriz 9-Box de competencias

Una matriz de 9-Box es una forma de visualizar el desempeño del equipo y su potencial en un gráfico con nueve cuadrantes. Usualmente, el eje X es el desempeño y el eje Y es el potencial. 

Esta matriz es muy útil para tomar decisiones, detectar las personas que necesitan realizar un cambio y gestionar a las personas con potencial para ser ascendidos o que requieran de formación.

Esta poderosa herramienta te permite:

• Categorizar las competencias o subcompetencias que crees que sean fundamentales para cada persona o equipo de trabajo.
• Definir una descripción a cada competencia y el rango esperado para cada empleado.
• Filtrar que personas deseas que sean parte de la matriz de evaluación.
• Seleccionar las competencias en base al performance o al potencial de tus empleados.
• Visualizar de forma general el desempeño y las competencias de todo el equipo.
• Los managers podrán ver el progreso de cada persona, conocer cuáles son los integrantes más destacados y quiénes son los que necesitan incentivos o formación.

Además, con Factorial tienes siempre a la mano las evaluaciones de competencias anteriores de tu equipo, lo que te permitirá tener una comparativa con el estado actual de las competencias de cada uno de ellos. Agenda una demostración y te enseñamos como implantar una matriz 9-Box en tu empresa.

La Rueda de las Competencias

La Rueda de las Competencias es una herramienta para evaluar las competencias de tus empleados y también para hacer una autoevaluación de uno mismo.

Lo ideal es que, cuando utilices esta herramienta, lo hagas con ocho competencias; las que tú consideres más importantes o clave para la evaluación. Una vez seleccionadas, las valorarás entendiendo que cada radio de la rueda simboliza una puntuación numérica que irá del 0 al 10, siendo el 0 “poco satisfecho” y el 10 “muy satisfecho”.

Una vez decidido en qué punto numérico está cada una de estas competencias, los puntos se unirán para tener una idea general de las necesidades de mejora.

Ejemplo de evaluación por competencias 

Vamos a poner un ejemplo de Evaluación por Competencias a partir de la Rueda de las Competencias con un equipo hipotético de una empresa hipotética en el que las competencias más importantes sean: 

• Iniciativa. Consiste en ir más allá de tus funciones o tus responsabilidades rutinarias para conseguir que algo pase, o detectar que hay que llevar a cabo algo y decidir tomar las riendas y hacerlo.
• Trabajo en equipo. Consiste en encontrar de manera frecuente oportunidades de ayudar y enseñar herramientas a compañeros para el bien común e individual.
• Responsabilidad. Consiste en cumplir con las necesidades del puesto de trabajo de manera satisfactoria y a tiempo.
• Pensamiento estratégico. Consiste en el pensamiento estratégico orientado a cumplir uno o más objetivos.
• Liderazgo. Consiste en gestionar y guiar de manera efectiva los esfuerzos de todo un equipo, hacer el seguimiento de su progreso, anticipar problemas, dar buen feedback y hacer cambios para terminar alcanzando el objetivo del equipo.
• Comunicación. Consiste en saber comunicarse efectivamente y de manera apropiada en distintos contextos.
• Orientado a resultados. Consiste en proporcionar los resultados que el negocio necesita, y pensar en cómo alcanzarlos con cada acción que se lleva a cabo.
• Integración en la cultura de empresa. Consiste en estar alineado con los valores de la empresa.

En la siguiente imagen, podrás observar la Rueda de las Competencias con tres tipos de información; las competencias mencionadas anteriormente, el nivel que se espera de ellas y el nivel en el que se encuentra el empleado hipotético evaluado:

Resultados y plan de acción

Si observamos los resultados de nuestra evaluación a partir de la Rueda de las Competencias, veremos que en algunas ocasiones nuestro empleado evaluado está alineado en algunas pero necesita mejorar en otras, siendo estas últimas más concretamente iniciativa y comunicación. 

Antes de hacer el ejercicio, habrás tenido que entender bien por qué quieres que el trabajador tenga estas competencias y este nivel en cada una de ellas. Entonces, si has estado observando lo suficiente, sabrás por qué tú mismo has puesto un 8 en comunicación y un 4 en iniciativa.

Parece que, necesitando un nivel 10 en comunicación, esta es la competencia que necesita más urgentemente ser mejorada, pues es crucial para el puesto que está desarrollando esta persona. Haz una lista de lo que has visto y que te ha hecho ponerle una puntuación más baja y crea una estrategia para mejorarlo. Más allá de lo que hayas observado, los problemas de comunicación pueden venir muchas veces por un sistema de comunicación interna pobre en general o una mala visibilidad en la cadena de mando (o, dicho en otras palabras, un organigrama de empresa poco claro).

En cuanto a la iniciativa, la cosa es un poco más compleja, puesto que no puedes formar a un trabajador en esta competencia. Lo que sí que puedes hacer es motivarlo a hacerlo, reconociendo el esfuerzo de ofrecerse responsable de un proyecto o de proponer una idea “outside the box”.