Conciliación laboral y familiar: una guía para implementarlo en tu empresa

La conciliación laboral y familiar sigue siendo una asignatura pendiente en nuestro país. Es fácil llegar a esta conclusión cuando el 68% de los padres y madres tiene dificultades para compaginar su vida profesional con la educación y el cuidado de los hijos. Este dato, de un estudio elaborado por Edenred a principios de 2023, refleja que para la mayoría de los encuestados hacen falta más mecanismos para cambiar esta situación.

Aunque estamos avanzando como sociedad y la ley contempla cada vez más medidas, conseguir un equilibrio entre la vida personal con la profesional es una de las tareas más difíciles de gestionar por parte de trabajadores y del área de RRHH. 

El estrés laboral, la baja de la motivación laboral o el incremento de la tasa de rotación son algunas de las consecuencias que pueden acontecer en tu empresa si la conciliación laboral y familiar no es una prioridad.

Aquí te contamos cómo implementarla con una guía que incluye desde estrategias hasta ejemplos. Queremos ayudarte a conseguir la felicidad de tus equipos porque sabemos que es importante para ti.

¿Qué es la conciliación laboral y familiar en las empresas?

El 23 de marzo se celebra el Día Nacional de la Conciliación y la Corresponsabilidad para tomar conciencia de un tema que afecta a muchos trabajadores, especialmente a las mujeres. Según el mismo estudio de Edenred citado arriba, 7 de cada 10 encuentran obstáculos para conciliar. 

Quizá tienes apuntada esta fecha en la agenda y, en cualquier caso, si te dedicas a la gestión de personas, lo que seguro que tienes en mente es este concepto tan presente en nuestro día a día: conciliación de la vida laboral y personal.

Recordamos que según una definición del propio Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad, “consiste en la posibilidad de que las personas trabajadoras hagan compatibles, por un lado, la faceta laboral y por el otro, la personal”.

En el estudio titulado “Buenas prácticas de conciliación y corresponsabilidad en las empresas” liderado por La Red de Empresas con distintivo “Igualdad en la Empresa”, en el que han participado 116 entidades, observamos un ranking con las medidas adoptadas a favor de la conciliación de la vida laboral y personal. Estas son las que lideran la tabla:

El mismo estudio también destaca que son las empresas grandes las que implementan con más frecuencia medidas de conciliación laboral y familiar siendo las que más predominan aquellas que promueven la flexibilidad temporal o espacial; es decir, poder cambiar horarios o el lugar de trabajo según las necesidades de cada persona.

La conciliación laboral y familiar sigue siendo un reto

Las políticas de conciliación empezaron a tomar impulso en los años 90, con la primera Directiva Europea (96/34/CE) que aprobaba el derecho individual a un permiso parental a trabajadores (hombres y mujeres), debido al nacimiento o la adopción de un niño para poder ocuparse de éste durante al menos 3 meses. 

A nivel estatal, la primera ley específica en este ámbito fue la Ley 39/1999 de 5 de noviembre para promover la conciliación de la vida familiar y laboral de las personas trabajadoras.

Luego, la Ley Orgánica 3/2007 de 22 de marzo para la igualdad efectiva de mujeres y hombres en la que se ampliaron los derechos en este ámbito y también La Ley de Igualdad, que introdujo novedades en los permisos de maternidad y paternidad, lactancia, reducción de jornada y excedencia por cuidados a menores y familiares. 

La última normativa, el Real Decreto-ley 5/2023, incluye diferentes medidas entre las que destacan:

• Derecho a no ser discriminado por conciliación o corresponsabilidad de la vida familiar y laboral.
• Ampliación del derecho de las personas trabajadoras a solicitar medidas de trabajo flexible para el cuidado de hijos, cónyuges, familiares dependientes y otras personas que convivan en el mismo domicilio. 
• Nuevos permisos retribuidos relacionados con la conciliación de la vida personal, laboral y familiar.
• Si ambos progenitores disfrutan de permisos simultáneamente, la empresa debe proporcionar un plan para asegurar el disfrute de ambos pero de forma alterna.
• Se declaran nulos los despidos causados por motivos como el permiso parental de 8 semanas.

Recordemos que la entrada en vigor estaba prevista para el 1 de octubre de 2023 pero finalmente pasa a ser el 1 de enero de 2024.

Está claro que la conciliación de la vida laboral y familiar se encuentra enmarcada dentro de la legalidad pero ¿por qué sigue siendo un reto para muchas empresas? 

Muchas veces, el problema radica precisamente en no saber cómo llevar a la práctica las medidas aprobadas. Otras veces, es necesario implantar una auténtica perspectiva de igualdad de género y flexibilidad en la compañía.

Y es que, por mucho que la ley favorezca este necesario, es en el núcleo de las empresas donde debe crecer una cultura que defiende y promueve la conciliación laboral y familiar.  

¿Cómo mejorar la conciliación laboral y familiar en las empresas?

Si desde hace un tiempo te estás planteando qué puedes hacer para alcanzar el equilibrio entre la vida personal y profesional de tus equipos, no esperes más. Hay muchos mecanismos que puedes activar para notar cambios y mejoras en el día a día de tu compañía. 

Más descansos entre tareas

Desde RRHH podemos crear valores y políticas de empresa que contribuyan a hacer de nuestra compañía un óptimo lugar donde crecer laboralmente. En este caso, y para mejorar la experiencia de los empleados, podemos alentar e inclusive enseñarles a trabajar tomando pausas. 

El Estatuto de los Trabajadores regula el descanso en el trabajo que debe ser de al menos 15 minutos cuando la jornada de trabajo supere las seis horas de duración. Pero, más allá de este tiempo, podemos normalizar otro tipo de pausas, que pueden ser activas o pasivas. 

Lo importante es que existan espacios para desconectar unos minutos en la oficina entre cada tarea y, para que quienes trabajan en forma remota, un sistema de fichaje por proyectos para que puedan hacer pausas desde casa.

También hay que entender que no todos los descansos son iguales. Algunos ejemplos que puedes empezar a probar:

• Descansos de tecnologías y redes sociales: anima a tus equipos a estar más presente y a mejorar las relaciones entre ellos.
• Descanso al aire libre: salir y sentir el aire fresco, aunque sea de la calle, puede ser un buen estímulo para recargar pilas y ver las cosas de otra forma.
• Descanso activo: realizar estiramientos entre reunión y reunión en una sala puede aumentar su concentración y mejorar su bienestar.

El 94% de los empleados que toman descansos sienten que mejora su perspectiva del trabajo, según una encuesta realizada por Tork.

Fortalece una cultura de desconexión

Respetar el tiempo que los trabajadores tienen para sus actividades personales, de ocio y/o autocuidado es de vital importancia. Es necesario que desde RRHH tengamos tolerancia cero a las comunicaciones que ocurren después de hora entre empleados y equipos, a menos que se trate de una emergencia. 

Los integrantes de la plantilla deben saber cómo gestionar sus labores dentro del período de tiempo estipulado, evitando las horas extras y cumpliendo así con la ley de control horario. 

No obstante, los responsables de equipos también pueden contribuir a lograr la desconexión laboral. 

• Recuérdales que pueden configurar la respuesta automática de fuera de la oficina en el correo de cada persona. Pueden incluir un teléfono de contacto o una dirección de correo electrónico de otro compañero para casos urgentes. 
• Crea un sistema de guardias en vacaciones. Durante ese periodo, se deberá asignar a un trabajador que esté de guardia, siempre que esté de acuerdo y recibiendo una remuneración, para que los demás puedan descansar.

Gestión de vacaciones flexible

Siguiendo con el tema vacacional, por ley, todos los trabajadores tienen derecho a 21 días laborales o 30 días naturales de descanso al año bajo un contrato indefinido. Sin embargo esto no significa que estos días deban ser utilizados de una sola vez.

• Adapta el calendario. Mucho antes de que lleguen las vacaciones, aprovecha para hablar con tus equipos para saber si les gustaría disfrutar de uno de sus días de vacaciones en otro momento. 

Podemos crear estrategias de gestión de vacaciones y ausencias que podemos administrar desde un software de RRHH con la finalidad de mejorar la productividad y gestión del tiempo de los trabajadores.

Así podrán tener control de sus días de descanso en períodos que no sean pura y exclusivamente durante el verano, sino cuando lo crean necesario para su bienestar personal.

Promueve bajas de maternidad/paternidad

Como agentes de cambio, las empresas deben abogar por conservar y fomentar la calidad de vida de sus trabajadores dentro de la organización que, en ningún caso, deberían verse obligados a elegir o a renunciar una de sus facetas, o la de cuidar a su familia o la de continuar su carrera profesional. 

Según la encuesta elaborada por Edenred, lo que más echan de menos el 76% de los padres y madres encuestados es el tiempo de calidad para estar con sus hijos. 

Precisamente por eso existen las bajas por maternidad o paternidad, un derecho laboral que debemos respetar en función de evitar cualquier tipo de inconveniente. Además, el 30 de junio de 2023 entró en vigor el Real Decreto-ley 5/2023, de 28 de junio, por el que se aprueban nuevos permisos para progenitores y cuidadores.

• Las empresas pueden ir más allá y ofrecer apoyo emocional a los profesionales cuando regresan de su baja, incluyendo servicios de asesoramiento para facilitar la vuelta al trabajo durante las primeras semanas o garantizando flexibilidad para que puedan  planificar y organizar mejor sus tareas.
• Si durante la baja ha habido cambios laborales, es esencial actualizar al profesional para que no se sienta desorientado. Además, puede ser un buen momento para proponerle realizar algún curso que le motive en su vuelta al trabajo.

Otras medidas extra para la conciliación laboral

Si buscas ideas concretas y rápidas para poner en práctica, aquí te dejamos una selección enfocadas a la gestión de horarios o a los beneficios sociales. Son medida que ya se han llevado a cabo en algunas de las empresa que han participado en el estudio “Buenas prácticas de conciliación y corresponsabilidad en las empresas”.

Apagado de luces en BANCO SANTANDER

Hacer un apagado centralizado de luces a partir de las 18:00 horas para estimular la sensibilización por el respeto a la jornada de trabajo. 

Banco de horas en ASOCIACIÓN ALANNA

Los trabajadores pueden concentrar más número de horas en un determinado día o período para acumular horas de libre disposición y utilizarlas para cubrir sus necesidades personales y familiares.

Salas de lactancia en RENAULT

Disponer de espacios para que las madres puedan dar el pecho a sus bebés a lo largo de su jornada. Esta medida cobra más sentido si hay guarderías dentro de la propia compañía.

Acompañamiento a las clases y exámenes prenatales en ARADA INGENIERÍA AGROINDUSTRIAL

Permisos retribuidos para acompañar a las clases de preparación al parto y exámenes prenatales. 

Descuentos especiales en guardería cercana a la empresa en LEASEPLAN SERVICIOS

Si no hay guardería propia, acortar distancias de trayecto para que sea más fácil y rápido ir de un lugar a otro para la madre/padre.

Figura del interlocutor/a laboral en RED ELÉCTRICA DE ESPAÑA

Sus funciones son facilitar asesoramiento y apoyo en cualquier asunto que afecte única y exclusivamente a la conciliación de su vida personal y laboral. Hace de intermediario entre el trabajador y la empresa. 

Banco de tiempo en Repsol

Hace más de 10 años, se creó el llamado “Banco de tiempo” con la que la empresa asume una cuota para cubrir la realización de las gestiones más frecuentes para sus trabajadores (duplicado de llaves, arreglos de ropa, gestiones administrativas, gestiones relacionadas con el vehículo…).

En definitiva, todas esas cosas que quitan tiempo y frenan la conciliación laboral y familiar. También ofrece la posibilidad de realizar otras gestiones pagando una cuota (pasar la ITV del coche, residencias para mascotas, etc.). Por medidas como esta, la compañía ha sido premiada por su política de conciliación de la vida laboral y familiar.

Estrategias de conciliación laboral y familiar

Según un estudio publicado por la Universidad Rey Juan Carlos, la principal dificultad al momento de conciliar la vida familiar y la vida profesional o laboral, es la existencia de hijos y el cambio de paradigma bajo el cual se componen las familias en nuestra era.

Atrás ha quedado el modelo clásico de mamá que no trabaja fuera porque se ocupa de los niños y de las tareas del hogar mientras papá está dedicado a su trabajo por completo. Por el contrario, emergen las figuras de ambos padres laboralmente activos, así como familias monoparentales más demandadas en términos de carga horaria.

Las compañías deben entender que hay diferentes realidades en cada casa y por ello, deben estar preparadas para adoptar estrategias que se adapten a sus equipos. Algunas de los escenarios que se pueden dar son:

Teletrabajo

El 84 % de la población española desearía poder teletrabajar según datos del Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad publicados en 2022.

Antes de la pandemia, España era el país europeo con menor implantación de teletrabajo –3 de cada 4 adultos no habían trabajado nunca– pero ahora, ha pasado a ser el tercero con mayor preferencia por esta modalidad.

Lo cierto es que se trata de una de las herramientas más eficaces para equilibrar la vida profesional y familiar y conseguir otros beneficios.

Con el teletrabajo puedes reforzar el employee engagement, consiguiendo que las personas se sientan igual de involucradas con las metas de la empresa. Y es que, si les ayudamos a encontrar el equilibrio perfecto entre el trabajo y el hogar, tendrán más tiempo y ánimo para desarrollar mejor sus tareas. 

Además, es sabido que los empleados valoran positivamente cuando sus necesidades, como el deseo de conciliar más y mejor, son tenidas en cuenta, lo que también mejora su employee experience y nuestro employer branding.

Trabajo híbrido

Desde la pandemia, han aparecido nuevas modalidades que ayudan a mantener cierto tipo de contacto con los espacios de trabajo tradicionales, como es el trabajo híbrido. En la actualidad, es una de las opciones más viables para mejorar el bienestar laboral al tiempo que se fortalecen los lazos sociales dentro de una organización.

Tanto con un modelo híbrido como a distancia 100% hay que hacer un seguimiento del llamado “burnout” o “agotamiento laboral”, que sucede cuando una persona sobrepasa el umbral de tolerancia de estrés causado por el trabajo. El hecho de estar en casa puede dificultar la separación de la vida laboral y personal. 

No es casualidad que el burnout sea la causa más común por la cual los trabajadores solicitan bajas laborales. En este sentido, es fundamental gestionar la salud mental en las empresas y ofrecer recursos para ayudar a las personas cuando lo necesitan.

Por ejemplo, en 2020, uno de los equipos de Microsoft adoptó el trabajo remoto pero la compañía detectó enseguida que estaban dedicando un promedio de cuatro horas más a la semana a sus tareas, enviaban más mensajes en horario no laboral y pasaban más tiempo en reuniones.

Los líderes del equipo se dieron cuenta de que este ritmo era insostenible y reaccionaron a tiempo. ¿Cómo? Fomentando las pausas, que antes hemos comentado, para garantizar que se diferenciaban el tiempo no laboral del laboral.

Workations

Por último, las workations son una metodología de gestión de talento que está comenzando a popularizarse pero que proviene del mundo freelance/independiente. El concepto es sencillo: se trata de desarrollar tareas laborales o profesionales con carga horaria leve, mientras estamos de vacaciones. A menudo este tipo de actividades se gestiona en forma de premio o recompensa por el buen desempeño laboral.

Cada vez es más normal que haya perfiles a los que les gusta salir de la rutina y cambiar de escenario a la hora de trabajar pero de nuevo, hay que entender que no todas las workations son iguales.

La clave es la personalización. Por ejemplo, puedes diferenciar entre Workations a corto plazo (que duran desde un par de días hasta un par de semanas) a las de largo plazo ( desde un par de meses hasta varios años).

Lo que está claro es que, cuando la persona se sumerge en nuevos entornos, puede obtener ideas más innovadoras, despertar su creatividad o aumentar la productividad.

Sea cual sea tu estrategia de conciliación de vida laboral y familiar, no te conformes con comunicarlo verbalmente. Lo mejor es dejar por escrito todos los acuerdos flexibles que ofreces a tus equipos. Puede parecer un detalle sin importancia pero esto ayuda a hacerlo oficial y a que las personas crean que esta política es real y lo más importante: es para ellos.

Complicaciones al gestionar un plan de conciliación laboral y familiar

Cada empresa implementa y gestiona sus planes de conciliación de manera diferente. Pero, el no contar con un programa o sistema que ayude a darle un adecuado seguimiento, trae consigo diversas desventajas:

• Falta de conocimiento de lo que el equipo necesita y es prioridad para ellos.
• No tener un seguimiento de las medidas implantadas y medir si son efectivas y satisfacen las necesidades del equipo.
• No poner a disposición las suficientes alternativas al equipo para hacer posible la conciliación.

Cómo lograr una conciliación laboral y familiar exitosa

Un plan de conciliación laboral y familiar, no te conformes con mantenerlo siempre igual. El presente cambia y las necesidades de tus equipos también. Por eso siempre es un buen momento para ver como puedes ofrecer algo más para contribuir al balance entre la vida laboral y personal de las personas. 

Por eso, es ideal que los responsables de recursos humanos puedan:

• Brindar autonomía a sus equipos a la hora de registrar las jornadas laborales, gestionar vacaciones o bajas médicas.
• Crear distintas políticas de turnos y ausencias como la creación de la jornada intensiva de verano, ampliaciones en las bajas por maternidad/paternidad, entre otras.
• Adaptar al teletrabajo las tareas diarias como el fichaje, la firma de documentos y las comunicaciones internas de la empresa.
• Realizar encuestas de satisfacción programadas para detectar necesidades y preferencias de los empleados.

Con Factorial puedes lograr todo esto y más. Agenda una demo gratis y te enseñamos la mejor forma de gestionar la conciliación laboral y familiar.