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Guía completa para la gestión de proyectos en empresas

Ahorrar tiempo y dinero, optimizando resultados e incrementando el aprovechamiento es vital para alcanzar objetivos de negocio en el mediano y largo plazo. Para que esto suceda, es necesario valerse de una herramienta que permita administrar la ejecución de tareas puntuales.

La gestión de proyectos en empresas, es en consecuencia un factor determinante cuando se trata de planificar el crecimiento sostenido y exponencial. Esto se debe a que debido a su naturaleza, los proyectos no son simplemente labores repetitivas del día a día, sino más bien desarrollos puntuales que requieren de otro tipo de exigencias.

Es normal que en este tipo de procesos se interconecten áreas disímiles, trabajadores que no se conocen, rangos ejecutivos y operativos (entre otras cosas) lo que conlleva altos niveles de estrés y exige una buena organización para que el proceso de adaptación y ejecución sea lo más eficiente posible.

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¿Qué es la gestión de proyectos en una empresa?

Antes de comenzar a hablar de gestiones es importante de definir lo que implica un proyecto por sí mismo. En pocas palabras, nos referimos a una serie de tareas específicas diseñadas para ser realizadas de una manera específica dentro de un determinado período de tiempo.

Cada una de estas tareas se enmarcan, justamente, dentro de un proyecto el cual cuenta con objetivos claros, debatidos por las diferentes áreas involucradas y presupuesto dedicado especialmente para su ejecución. Cada uno de los equipos y personas involucradas tendrán obligaciones diferentes que se complementarán para conquistar la meta común.

En este sentido, podemos entonces definir la gestión de proyectos como una “disciplina” que se vale de principios y procedimientos específicos que contribuyan a administrar de la mejor manera posible, los diferentes actores y eventualidades que intervienen dentro de las diferentes etapas.

Al contrario de la gestión habitual de negocios o de áreas dentro de una empresa, la gestión de proyecto no es un proceso continuo sino por el contrario, requiere de una o más personas a cargo que cuenten con la suficiente flexibilidad para dirigir tareas disímiles, cambiantes, dinámicas y que, frecuentemente, se realizan contrarreloj. Por lo cual aquí, la productividad se vuelve un actor primordial.

Etapas de para gestionar proyectos en empresas

Naturalmente y, como suceden siempre que hablamos de procesos internos en empresas, no existen fórmulas mágicas que puedan aplicarse en forma global y garanticen resultados en manera infalible.

Cada proyecto y cada equipo, tendrá una manera adecuada de articularse en pos de las metas comunes y, sobre todas las cosas, en la manera más apropiada y eficaz posible teniendo en cuenta los recursos materiales e inmateriales de los que pueda valerse.

Sin embargo y en líneas generales, la gestión de proyectos suele darse obedeciendo a estas instancias:

  • Inicio:
    Teniendo en cuenta un objetivo macro, usualmente la persona que tuvo la iniciativa lo anterior se encargará de coordinar con otros departamentos y definir objetivos y metas claves o milestones.
  • Planificación:
    La persona a cargo o el Project Manager, volcará en una suerte de hoja de ruta, las diferentes labores, plazos y responsabilidades de cada integrante y equipo (si hubiera).
  • Ejecución:
    Una vez recopilada toda la información, se asigna un presupuesto y un marco de tiempo puntual para su concreción.
  • Monitoreo:
    Iniciado el proyecto, se establecen etapas en las que se deberán reportar resultados o presentar material entregable que sirva para que el o la supervisora pueda actualizar el estado del proyecto y medir el desempeño.
  • Cierre:
    Si todo sale bien, luego de varios ajustes y modificaciones, el proyecto debería concretarse y anunciarse dentro de la empresa desde el área de comunicación interna y fuera (según corresponda).

Metodologías para la administración de proyectos

En gran medida, las diferentes estrategias de gestión obedecerán a la cultura de la empresa así como al presupuesto que se haya contemplado para tal fin considerando la gestión de gastos.

Aun así, existen por lo menos tres metodologías de gestión que son las más utilizadas habitualmente:

  • Metodología AGILE.
    También suele ser utilizada específicamente en recursos humanos. Este tipo de metodología se centra en la optimización de recursos concentrándose en una visión global de las tareas a realizar. Prioriza el uso inteligente de tiempo y valora la flexibilidad y adaptabilidad.
    Esta fórmula valora las interacciones de las personas y equipos por sobre los procesos, la respuesta rápida ante inconvenientes y hace de su foco principal el principio de “mejora continua”.
    Esta metodología suele valerse de técnicas y herramientas de productividad como por ejemplo, el Kanban.
  • Metodología de cascada.
    Es sin dudas un clásico y quizás el más rudimentario pero aun así efectivo método de gestión de proyectos. Este tipo de estrategia es de las más rígidas y tiene sus orígenes en los ’70. Cada etapa del proyecto está concatenada y por lo tanto son interdependientes. Esto significa que no puede avanzarse al punto C sin haber hecho el punto B, por ejemplo. De esta manera una vez iniciado un proyecto es muy complejo hacer modificaciones sobre la marcha.
    Sin embargo, si se tiene una visión clara y pormenorizada, orientada a detalles y ejecutada correctamente en cada instancia, este proceso de tono fordista puede dar óptimos resultados.
  • Metodología de cadena crítica.
    Como lo indica la palabra, esta estrategia se centra en priorizar aquellas tareas que por su naturaleza, impacto e implicancias son de naturaleza críticas para la concreción de un proyecto.
    El gran beneficio de este tipo de enfoque es que permite minimizar los márgenes de error y, por lo tanto, es ideal cuando se cuentan con recursos limitados ya sea en términos de tiempo o dinero.

Herramientas para coordinar proyectos

Las herramientas para la gestión de proyectos son elementos vitales para lograr la concreción de las diferentes tareas. Existen plataformas específicamente diseñadas para tal fin, así como programas híbridos que cuentan con este tipo de funcionalidades o softwares más genéricos que pueden adaptarse para tal fin, como sucede con Excel.

Al momento de elegir una herramienta para la gestión de los proyectos en tu empresa, debes saber que para esto es necesario tener en cuenta que el espacio de trabajo debe permitirte entre otras cosas:

  • Planificar y monitorear resultados en un calendario de objetivos.
  • Integrar comunicaciones en forma colaborativa.
  • Centralizar documentación importante y de fácil acceso.
  • Realizar seguimiento, monitorear y evaluar resultados.

Softwares y programas para la gestión de proyectos

Un software de gestión de proyectos ideal es aquel que te permite maximizar tus resultados y te aporta la suficiente flexibilidad para poder realizar modificaciones, tener acceso remoto a datos 24/7 y, por sobre todas las cosas, te permita visualizar el progreso de las tareas y generar informes al respecto.

En lo que se refiere al uso de recursos, las plataformas para administrar proyectos deberían además, integrarse con las funcionalidades de control horario y fichaje. La nueva funcionalidad de Factorial para la gestión de proyectos brinda la posibilidad de que los propios empleados indiquen sus horas trabajadas para cada proyecto de manera tal que puedas hacer un seguimiento pormenorizado de las horas dedicadas a cada tarea y medir los resultados.

Además podrás asignar horas puntuales según turnos y extraer reportes detallados de horas trabajadas en diferentes formatos que podrás almacenar y compartir de manera rápida y segura, según lo necesites.

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Beneficios de adminsitrar proyectos en empresas

La posibilidad de gestionar proyectos utilizando un software, ofrece ciertas flexibilidades que no existen cuando se emplea un método clásico en papel, pizarras o inclusive adaptando planillas de cálculo o procesadores de texto.

Las principales ventajas de un programa de gestión de proyectos tienen su anclaje en la integración con otras plataformas y funciones que sirvan para el seguimiento de la utilización de recursos y el desempeño laboral.

Las cinco ventajas principales de un software para administrar los proyectos de recursos humanos en tu empresa son:

  • Utilización inteligente de recursos.
    Una plataforma para tus proyectos te permitirá detectar en forma visual la existencia de cuellos de botella o nudos en los procesos de tus equipos. De esta forma podrás desarrollar una correcta planificación de acciones orientadas a incluir, reemplazar o modificar los roles asignados o duración de labores según corresponda.
  • Automatización de tareas.
    En lo que hoy conocemos como recursos humanos 4.0, la inteligencia artificial y automatización están a la orden del día. En este mismo sentido, un software de gestión te da la posibilidad de establecer hitos o instancias claves en el camino, monitorear las responsabilidades y performance de los integrantes, acceder a materiales y ofrecer feedback, en apenas algunos clicks.
  • Optimización del tiempo.
    Una plataforma de gestión que se integre con tu sistema de fichaje y control horario, permite acceder en manera detallada a poder visualizar y generar reportes acerca de cómo los equipos y empleados involucrados utilizan el tiempo asignado. De esta forma, podrás tomar más y mejores decisiones de negocio.

 Gestionar proyectos en empresas no es tan solo una tarea cotidiana más, sino por el contrario, es un pilar fundamental en el crecimiento sostenido pero exponencial de las organizaciones que quieran mantenerse a flote y convertirse en líderes de su industria teniendo en cuenta el vertiginoso contexto actual.

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