Así como las personas tienen lo que se conoce como IQ o coeficiente intelectual, las empresas en cierta manera también desarrollan su propia capacidad funcional en este sentido.
Una organización inteligente es entonces, un tipo de empresa en donde la toma de decisiones, las políticas, cultura interna y procesos están orientados a funcionar de la manera más eficiente posible. Es decir, maximizando recursos y obteniendo más y mejores resultados.
Tabla de contenidos
Organización inteligente, concepto y definición
La idea de una “organización inteligente” es relativamente novedosa. De hecho y más específicamente, surge en 1990 de la mano del autor Peter Senge en su libro La Quinta Disciplina: El Arte y la Práctica de la Organización Abierta al Aprendizaje.
Básicamente, Senge logra trasladar la idea de inteligencia humana apuntada a las organizaciones. Por este motivo, sostiene que toda agrupación tiene la posibilidad (y debería) aprender de sus propias experiencias, recopilando y analizando datos, para poder generar lo que se conoce como “mejora continua.”
También se habla en ocasiones de “organizaciones de aprendizaje”, ya que la propia capacidad de reflexión de la agrupación es la que logra que se pueda dar un proceso de distribución del conocimiento en pos de alcanzar objetivos de negocio.
Cuando nos referimos a RRHH en este tipo de organizaciones, el enfoque de Senge coincide con nuevo paradigma centrado en las personas, ya que para el autor:
- Cada miembro de la organización es valioso independientemente de su rol.
- Cada persona es capaz de comprometerse al 100% con la empresa.
- Cada persona tiene la libertad y responsabilidad de gestionar sus tareas o equipos como si fueran propios.
- Cada cuenta con la capacidad de aportar nuevas ideas y enriquecer la visión de la empresa.
Cinco características de una organización inteligente
Ahora bien, independientemente de la conceptualización y la teoría, es necesario para poder comprender cabalmente de qué se trata este tipo de empresas (o trabajar/gestionar una), que debemos ir a ejemplos concretos. Por eso a continuación, detallaremos los cinco principales factores diferenciadores de las organizaciones inteligentes frente a las de tipo convencional.
- Visión global.
Las organizaciones inteligentes se caracterizan por contar con una visión integral firme y poderosa y una estrategia relacionada a esta visión. Identifican metas, indicadores clave de desempeño y objetivos que se encuentren en sintonía con estos. Las estrategias de gestión humana se orientan en el mismo orden, y lo que es más importante: los empleados en el lugar de trabajo también actúan en consecuencia.
El employee engagement es mayor que en empresas tradicionales, ya que quienes integran la plantilla comprenden el impacto de sus funciones y se encuentran comprometidos con los objetivos de negocio de la compañía.
- Se apoyan en la tecnología.
Es sin dudas el mayor aliado. Facilita la innovación y favorece la difusión de ideas disruptivas que puedan generar grandes cambios dentro de una empresa. La digitalización de procesos y el uso de la virtualidad es uno de los principales diferenciadores entre una organización tradicional y otra de tipo inteligente.
El uso de la tecnología se da para facilitar procesos de gestión de todo tipo, desde el control horario hasta el onboarding de empleados, pasando por la implementación del trabajo híbrido.
- Se basan en datos.
Y no cualquier tipo de datos, sino Big Data. Las organizaciones inteligentes son particularmente cuidadosas con las mediciones de productividad y desempeño laboral. La recopilación, conservación y análisis de datos tiene como finalidad, nada más ni nada menos, que “predecir el futuro”. No se trata solo de saber cómo se encuentra la situación de la plantilla hoy, sino de poder adelantarse a eventos importantes como rotación de personal o cambios en la gestión de gastos.
De esta manera las organizaciones modernas logran estar un paso más adelante que sus competidores, ya que ponen especial énfasis en la gestión humana.
- Valoran el feedback.
Ya sea positivo o negativo, estas organizaciones le dan una particular importancia a la comunicación abierta y honesta. Tienen este concepto de que cuando no se cometen errores, no se está probando nada nuevo, lo cual es siempre un error. Las equivocaciones son muchas veces producto de la experimentación y esta mentalidad de “pensar por fuera de la caja” es valorada altamente. Por ese motivo, se alienta a quienes integran la plantilla a conectar con otros cuando estas pruebas o cualquier tipo de tarea salga bien, así como si los resultados no son los mejores.
- Retienen el talento.
Una empresa inteligente contará con una política de RRHH donde la alta rotación será siempre considerada como una señal de alarma. Atraer y conservar a los integrantes de la plantilla es primordial para aquellos y aquellas que tienen en sus manos la administración de personal.
Por este motivo contarán con planes destinados a mejorar el employee experience, como pueden ser programas de formación y de carrera, así como interesantes propuestas en términos de retribución flexible.
Cómo funciona una organización inteligente
Como mencionamos anteriormente, el principal factor determinante en una organización o empresa de este tipo, es la tecnología. La capacidad de digitalizar o directamente automatizar procesos es una condición sine qua non. Las empresas de este tipo deben contar con, no solamente una estrategia de RRHH eficiente sino, además, con una apuesta en infraestructura que facilite la recolección, recopilación y análisis de datos macro.
El Big Data, la Inteligencia Artificial y el Machine Learning son solamente algunos de los mecanismos que entran en acción aquí. Y, de hecho, las principales tendencias en recursos humanos para los próximos años.
Pero cuando nos referimos a la práctica, este tipo de agrupaciones suelen tener una estructura interna muy alejada de las jerarquías tradicionalmente verticales. De hecho, es muy probable que funcionen de mejor manera bajo esquemas disruptivos como la holocracia que es totalmente circular, y que la metodología de trabajo también lo sea. Por ejemplo, implementando el trabajo híbrido.
Desafíos de una empresa inteligente
A pesar de que en la actualidad y hace ya varios años, realizar la transformación digital de empresa convencional a inteligente es la mejor iniciativa para poder sobrevivir y crecer en un contexto tan competitivo como el que atravesamos, es importante no pasar por alto que este camino trae consigo aspectos que no deben descuidarse.
En primer lugar, es de vital importancia desarrollar una estrategia clara. Adoptar una nueva tecnología no es poca cosa y no se trata solamente de centralizar documentación en Google Drive. De hecho, parte de la migración de los procesos a la virtualidad, implica entre otras cosas, trabajar con un cuadro de mando de recursos humanos si todavía no cuentas con un software.
Las organizaciones a menudo se meten en problemas cuando intentan acelerar el proceso de implementación sin tomarse el tiempo para establecer el marco primero. Cuáles son los desafíos actuales de la gestión empresarial y de RRHH, ¿cuánto se necesita crecer, cuál es el presupuesto, porqué es necesario un cambio? Son solo algunas de las preguntas que debemos hacernos antes de continuar con una iniciativa de automatización inteligente.
¿También es importante decidir la escala y el alcance de la automatización, trabajaremos sobre pequeños proyectos piloto o los cambios alcanzarán a todos los procesos de la empresa?
Otro punto importante y, en sentido similar, es aquel que refiere a las expectativas de la inversión. Debemos tener una mirada realista acerca del ROI que significa un viraje de este tipo. No tanto en términos de equipamiento e infraestructura (que según el caso puede incidir) sino en tiempo. Ya que toda migración implica un aprendizaje por parte de los trabajadores. Y esto, si no se desarrolla en manera óptima, puede llevar más tiempo del esperado.
Por último y, no por eso menos importante, debemos contemplar nuestra cultura de empresa. Más específicamente, qué tan adaptable o flexible es para poder soportar el estrés laboral que pueda llegar a ocasionar cambiar todos los procesos (o varios) de la noche a la mañana.
El hecho de que el equipo de gestión esté entusiasmado con la adopción de la automatización no significa que todos serán igualmente receptivos. De hecho, dada la incertidumbre y los muchos conceptos erróneos que rodean a la automatización inteligente como una amenaza para los trabajos humanos, es casi de esperar que haya miedo y resistencia al cambio.
Será entonces responsabilidad de RRHH aquella de generar programas, comunicaciones y planes destinados a calmar la ansiedad que genera la incertidumbre de las nuevas tecnologías. Aliviar cualquier sentido de amenaza a los puestos laborales y brindar la mayor información y seguridad a quienes integren la plantilla.
Ejemplos de organización inteligente
Conocer el funcionamiento interno de una empresa es de por sí una tarea compleja ya que, por motivos de seguridad y privacidad, esta información difícilmente sea divulgada. Sin embargo, la prestigiosa publicación del instituto de tecnología e información de Massachusetts (MIT) llamada MIT Technology Review, cada año publica un informe con las 50 empresas más inteligentes del sector.
Algunas de las compañías que figuran en la lista publicada en 2017 y que hoy en día son titanes tecnológicos:
- Nvidia
- SpaceX
- Amazon
- 23andMe
- Alphabet
- iFlytek
- Kite Pharma
- Tencent
- Regeneron
- Spark Therapeutics
Aunque parezca una tarea reservada solamente para los grandes jugadores, crear una organización inteligente es hoy una posibilidad más que real. No se necesita de enormes inversiones ni costosas infraestructuras.
Simplemente es necesario optar por un liderazgo consciente que cuente con una visión holística. Luego de establecer metas y procesos para alcanzarlas, será suficiente para dar el primer paso digitalizando los RRHH de la compañía utilizando un software dedicado para tal fin.
De esta forma será posible delegar tareas y procesos diarios a una plataforma que automatice las tareas y poder concentrarnos en lo que de verdad importa: hacer crecer nuestra empresa.
Delega tus tareas diarias en un programa de gestión de Recursos Humanos desarrollado a la medida de tus exigencias. ¡Prueba Factorial hoy y siente la diferencia!
