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Trabajo híbrido: checklist para adaptarlo a tu empresa

Con la pandemia, la adaptación de las oficinas ha sido necesaria en todo el mundo para ofrecer la seguridad y protección que los equipos necesitan. Sin embargo, con la flexibilidad y la llegada de la vacunación, muchas empresas han adoptado el modelo de trabajo híbrido, que consiste en alternar el trabajo presencial y el teletrabajo. Este trabajo híbrido se está introduciendo en la cultura de muchas compañías, y parece que el mundo laboral va a ir hacia esta nueva modalidad de trabajo incluso después de esta situación de emergencia sanitaria. Hasta una encuesta a 158 ejecutivos realizada en diciembre del año pasado por la empresa de servicios inmobiliarios comerciales Cushman & Wakefield mostró que el 38% de ellos tenía la intención de adoptar este modelo en sus empresas.

Queremos ayudarte a adaptarte al trabajo híbrido, y por eso hemos preparado una lista de verificación para aplicarlo. Contiene lo que una empresa necesita saber antes de adoptar esta metodología de trabajo, dado que este tema es algo muy nuevo para la mayoría de los managers.

Pero antes de ponerlo en práctica, te estarás preguntando: ¿En qué consiste realmente este sistema? ¿Cuáles son sus beneficios? ¿Cómo organizar la comunicación con los trabajadores? En este artículo te explicamos cómo adaptar tu negocio en cinco pasos.

¿Qué es el trabajo híbrido?

En primer lugar, es importante explicar con más detalle qué es el trabajo híbrido y cuáles son sus beneficios.

En esta metodología de trabajo, los empleados alternan días en la oficina y el teletrabajo. La empresa puede establecer una rotación para que un grupo trabaje presencialmente en los días estipulados, o bien establezca cuántos días se dedicarán al home office y cuántos estarán en la oficina. Eso depende de la política de la empresa y de la gestión de turnos rotativos o no rotativos.

Ahora sí, ¿cuáles son sus beneficios?

Menos errores y mejores resultados

Este modelo ha mostrado muchos beneficios cuando se implementa bien. Entre ellos está el evitar ausencias y retrasos en el trabajo, ya que, por ejemplo, no se pierde tiempo en los desplazamientos ni a la interferencia de factores como el tráfico intenso y los accidentes.

Otro punto positivo es que este proceso aporta la comodidad, alta productividad y buenos resultados del teletrabajo, junto con la interacción de la oficina, a través de reuniones y desarrollo de relaciones interpersonales.

Ahorro y retención del talento

La empresa también ahorra más porque habrá menos personas en la oficina, y las compañías pueden optar por alquilar un lugar más pequeño. También puedes instalarte en un coworking, opción que muchas veces es más asequible. Además, también disminuyen los gastos de luz, agua, asistencia de combustible y vales de transporte y energía.

El uso de este modelo también puede ayudar a retener el talento, ya que hay una mayor flexibilidad y una consecuente mejora en la calidad de vida. Por tanto, la tendencia es que menos personas quieran dejar la empresa, reduciendo así la rotación de personal.

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Paso 1: Revisar el contrato de trabajo

La modalidad del trabajo híbrido todavía se está implementando en las empresas y, tal y como ha sucedido con la ley del teletrabajo y sus modificaciones, todavía tiene que estudiarse. Aún así, la regulación del trabajo a distancia obliga a establecer cláusulas específicas en el contrato de los empleados y asegurar unas ciertas condiciones en el home office.

En primer lugar, es importante definir si se modificará el contrato de trabajo y cómo se hará, para negociar los cambios con los trabajadores y formalizarlos mediante una modificación de contrato.

Es aconsejable que la empresa especifique esta flexibilidad en el contrato de trabajo de sus empleados, en términos de horas extra, registro de jornada de trabajo, equipo necesario, horarios, etc. Por otro lado, las negociaciones con los empleados son fundamentales para crear un entorno de bienestar y sin quebraderos de cabeza en el sentido legal.

Paso 2: Ofrecer buenas condiciones de trabajo

Como los empleados pasarán buena parte de su tiempo en casa, se debe garantizar la ergonomía y el confort para que no tengan problemas de salud. Se puede hacer un trato para comprar al menos escritorios a la altura ideal y sillas ergonómicas, así como otros productos que pueden ayudar con su bienestar como los reposapiés y el soporte para el ordenador portátil, una segunda pantalla, etc.

En el caso de elementos imprescindibles para trabajar, como ordenadores, auriculares, teclado y ratón, lo ideal sería brindar el material a los empleados, quienes deben llevar estos objetos a la oficina cuando el trabajo sea presencial. Sin embargo, es responsabilidad de cada empresa asignarlos o no.

Gastos del home office

La empresa también puede optar por cubrir los gastos con internet, electricidad, teléfono y material de oficina. Esta decisión debe estar incluida en el anexo contractual, así como la opción de ceder o no los dispositivos electrónicos.

Ofrecer estas ayudas puede ser beneficioso a la hora de retener el talento, además de ser un diferenciador para atraer candidatos para nuevas contrataciones.

Paso 3: Organizar la rotación y el flujo de trabajo

Si la empresa ya ha decidido que va a adoptar este método, es importante establecer un esquema de rotación para organizar qué personas harán home office, quién trabajará de manera presencial y durante qué días. Esto será especialmente útil si la empresa ha optado por alquilar una oficina más pequeña, y también para evitar aglomeraciones y seguir las pautas de seguridad en oficinas durante la crisis del Covid-19. De esa manera, habrá espacio para todos y el lugar no estará abarrotado.

Digitalización

Si se quiere tener un buen control horario, la empresa tiene que asegurar que este es posible tanto en oficinas como durante el teletrabajo. ¿Cómo conseguirlo? Con herramientas que digitalicen y descentralicen no solo el registro de la jornada sino también la gestión documental, la comunicación interna y, en definitiva, todos los procesos.

El software que ofrece Factorial está pensado para que las empresas puedan adaptarse a esta nueva realidad, ofrecer la flexibilidad que el trabajo híbrido necesita y ayudar a los managers a gestionar mejor a sus empleados en estos casos.

Definición de objetivos

También es importante tener objetivos bien definidos, para que todos los equipos y departamentos sepan qué se debe hacer y cómo, independientemente de dónde se encuentren los empleados.

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Paso 4: Mejorar la comunicación

En el caso del trabajo híbrido, la comunicación escrita es tan importante como la oral. Así, los directivos deben asegurarse de que la información se comparta con todo el equipo, sin perder ningún contenido, incluso con aquellos que no pudieron participar en las reuniones, por ejemplo. Esto se puede hacer a través de aplicaciones de mensajería o plataformas específicas dirigidas a la empresa, fomentando siempre la interacción entre los empleados para crear y fortalecer vínculos.

La importancia del feedback

Además, dado que habrá desacuerdos y muchas personas no podrán reunirse en persona, se recomienda que los miembros del equipo realicen videoconferencias más informales, como un café virtual, o ir a tomar un café de verdad, respetando la distancia social.

Finalmente, tener reuniones para comprobar si el trabajo híbrido está funcionando y contar con el feedback de los trabajadores puede ser positivo para la consolidación de esta metodología de trabajo en la empresa.

¡Cuidado con las reuniones!

Y hablando de reuniones, hay que tener cuidado de no extrapolar en duración y frecuencia. Además de cansar, tener muchas videoconferencias y largas durante el día puede dificultar la productividad del equipo.

Paso 5: Invertir en tecnología

Modernizar los métodos de trabajo e invertir en tecnología es fundamental en este caso. Esto va desde explorar herramientas de comunicación más eficientes hasta usar sistemas de almacenamiento en la nube para compartir información con todos en la empresa, incluso cuando no están en la oficina.

Invertir en tecnología para Recursos Humanos es importante en este momento, ya que el departamento tendrá que gestionar a trabajadores y teletrabajadores que se irán turnando.

Prioriza la seguridad

Para evitar la filtración de información sensible, dado que todos intercambiarán datos fuera del entorno empresarial, otro punto importante es invertir en un software de protección y seguridad.

Además, la empresa debe invertir en la digitalización de documentos y firmas, lo que evita desplazamientos innecesarios a la oficina e incluso ahorra en servicios de mensajería para llevar los papeles a los lugares deseados.

Factorial te proporciona el software para implementar el trabajo híbrido

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Ahora que sabes cómo implementar el trabajo híbrido, queremos recalcar que también es necesario invertir en tecnología de Recursos Humanos. Factorial ofrece un software de control de presencia y reloj para el registro online de la jornada, que es muy importante en el proceso de trabajo híbrido. Con él, puedes tener un control de jornada, horas extra, turnos y vacaciones con un sistema de asistencia diferente adaptado a las necesidades y el contexto de cada empleado.

La sincronización de las horas trabajadas con el portal del empleado es automática y, por tanto, puedes supervisar todo el proceso a través del sitio web.

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Con el software de Factorial puedes:

  • Revisar y gestionar turnos diarios
  • Supervisar y pagar las horas extraordinarias de la manera más sencilla
  • Reducir el absentismo y los retrasos
  • Aumentar la productividad
  • Crear informes personalizados
  • ¡Y mucho más!

Así, desde este sistema, es posible implementar el modelo híbrido de una manera más fácil y ágil, con mayor control sobre los horarios de los empleados y todos los demás procesos.

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Este artículo también está disponible en: Deutsch

Marina Camacho es Content Manager del mercado español en Factorial. Lleva más de ocho años generando contenido dedicando tres de ellos específicamente al sector de los Recursos Humanos. Ha trabajado para distintas empresas, canales, plataformas y mercados.

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