Concebida como una normativa de la Unión Europea (UE), este mes de marzo entre en vigor en España la ley de protección de denunciantes que obliga a las empresas a dotar de herramientas para proteger a los profesionales que avisen o denuncien prácticas ilegales o infracciones del ámbito laboral.
La Directiva Whistleblower promete cambiar las reglas del juego, por tratarse de una normativa con una naturaleza única y desconocida hasta el momento. Del mismo modo que sucedió con la Ley de Control Horario, la Ley de Igualdad y el Registro Salarial Obligatorio, desde Recursos Humanos serán numerosas las modificaciones que deberán realizarse para garantizar su cumplimiento.
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¿En qué consiste la Directiva Whistleblower?
La Directiva Whistleblower se tenía que instalar en nuestro país a finales de enero 2022. Sin embargo, se vio atrasada sobre todo por el paso de la pandemia del Covid-19.
A partir del 13 de marzo de 2023, la directiva entra en vigor para empresas del territorio español para proteger a aquellos profesionales que denuncien casos de acoso laboral, hasta delitos de corrupción o malversación.
Empresas que deben cumplir la normativa
Todas aquellas organizaciones con menos de 250 profesionales tendrán hasta el 1 de diciembre de 2023 para aplicar el Canal de Denuncias dentro de su organización. Para el resto de empresas, el plazo baja hasta tres meses desde la entrada en vigor de la normativa.
Esta normativa se presenta como. un instrumento clave para proteger aquellos trabajadores/as que den a conocer actividades irregulares o ilegales, siempre y cuando se consideren como graves o muy graves dentro del ordenamiento jurídico.
¿Qué se consideran infracciones?
La normativa Whistleblower o de Canal de Denuncias contempla como infracción a nivel europeo:
- Aquellas que entren en el anexo de la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo.
- Aquellas que afecten a los intereses financieros de la UE, especificadas en el Artículo 235 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE).
- Aquellas infracciones en materia de competencias y ayudas otorgadas por los Estados.
- Aquellas que sean infracciones penales o administrativas de carácter grave o muy grave, que impliquen quebranto económico para Hacienda y la Seguridad Social.
Sin embargo, la protección contemplada en este normativa no se contempla en cuanto a casos donde sea vea involucrada información confidencial o clasificada. Tampoco aquellos casos donde sea vea involucrada la protección del secreto profesional (para profesionales de la medicina o abogacía), así como el deber de confidencialidad de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.
¿A quién protege la ley Whistleblower?
La Ley de Protección del Denunciante protege a aquellas personas que tengan condición de:
- empleados/as públicos o trabajadores por cuenta ajena
- autónomos/as
- accionistas y personas pertenecientes al órgano de administración
- dirección y supervisión de una empresa, incluidos miembros no ejecutivos
- cualquier persona que trabaje bajo la supervisión de contratistas, subcontratistas y proveedores
De esta manera, se considera válido de aplicación cualquier caso de denuncia de infracción laboral ya sea:
- dentro de una relación laboral ya finalizada
- dentro de una relación laboral que aún no haya empezado y que hayan presenciado infracciones en el proceso de selección o negociación
- personas con categoría de voluntarios/as, becarios/as, trabajadores/as en formación
- representantes legales de personas trabajadores en función de asesoramiento y apoyo
- personas físicas que asistan al informante en el proceso de denuncia
- personas físicas como familiares o compañeros/as de oficio, que puedan sufrir represalias por las acciones del informante
- personas físicas que tengan capacidad de influencia en la persona jurídica participada
Para qué sirve la Directiva Whistleblower
Como sucede con muchas leyes de recursos humanos, la finalidad de la Directiva Whistleblower no puede limitarse exclusivamente a una sola área. Lo que sí se sabe desde ya, es que esta norma busca garantizar la transparencia y combatir la corrupción tanto en el ámbito público como en el privado.
Para que esto suceda, propone generar canales de comunicación específicos, modalidades y metodologías para que empleados y ex empleados del sector privado así como funcionarios y exfuncionarios del sector público y trabajadores, puedan denunciar irregularidades e incumplimientos de diferentes leyes o violaciones a los derechos.
Algo similar a lo que sucede con las denuncias anónimas que conllevan a las inspecciones de trabajo o demandas laborales, solo que en mayor escala y con un protocolo propio que parte de la propia Unión Europea. La definición de Whistleblower, no es nada más que un anglicismo que, de ser traducido literalmente, puede describirse como una persona que “sopla un silbato”. Es decir, que da la voz de alerta frente una irregularidad, es decir, es un denunciante.
Este es el punto principal de apoyo de la directiva que busca, además, reforzar y proteger el estatus de estos denunciantes anónimos que en la actualidad, carecen de cualquier tipo de protección frente a represalias, desde el punto de vista legal.
Cómo funciona la Directiva Whistleblower
La ley no solamente se centra en proteger a trabajadores, sino que abarca también a accionistas, inversores, miembros de órgano de administración, trabajadores en prácticas, personal subcontratado, proveedores. Y, al mismo tiempo, protege a terceros relacionados con el informante en cuestión, en caso de amenazas o represalias.
La Directiva Whistleblower establece la existencia de dos tipos de denunciante, el formal y el anónimo. En ambos casos, las personas serán susceptibles de la debida protección en caso de ataques o amedrentamientos contra su integridad física, propiedad o la de terceros.
Respecto a las denuncias, estas deben ser siempre fidedignas y comprobables. En ningún caso pueden ser mal intencionadas, abusivas o realizadas con información de acceso público. Las denuncias deben realizarse utilizando canales específicos siendo válido, prácticamente, cualquier tipo de soporte: escrito, verbal, telefónico, electrónico, etc.
Multas y sanciones de la Normativa Whistleblower en España
Las infracciones contempladas en la sección IX de la publicación del BOE consideran las infracciones cometidas por personas jurídicas o físicas de leves, graves o muy graves. Por ejemplo, una infracción muy grave es la adopción de cualquier represalia derivada de la comunicación frente a los informantes, y por otra parte, el mismo incumplimiento de disponer de un sistema interno de información. Las infracciones muy graves prescribirán tres años.
En cuanto a las infracciones graves, estas se dan por ejemplo si se no se adoptan las meditadas necesarias para garantizar la confidencialidad y sestero de las informaciones. Estas infracciones graves por norma prescribirán dos años.
En cuanto a las sanciones de naturaleza leve, se ha establecido que prescribirán seis meses y contemplan precisamente aquellas infracciones no especificadas como graves o muy graves.
Diferentes tipos de multa según infracción
Si las infracciones están realizadas por personas físicas, las infracciones leves van desde los 1.001 hasta los 10.000 euros. Las infracciones graves de 10.001 hasta los 30.000 euros, y las muy graves de 30.001 hasta 300.000 euros.
Si estas infracciones son por personas jurídicas, la cuantía por infracciones leve sube hasta los 100.000 euros, las de carácter grave van desde los 100.0001 euros hasta los 600.000 euros. En caso de sanciones muy graves, estas oscilan este 600.011 y 1.000.000 de euros.
Software para cumplir con la normativa Whistleblower
Hacerle frente a las múltiples exigencias que requiere esta nueva directiva de la Unión Europea, no tiene porqué ser un problema para las empresas españolas.
Gracias la software de Recursos Humanos de Factorial, crear canales de denuncias como parte de la estrategia de comunicación interna, nunca ha sido tan fácil.
Con la ayuda de nuestro Canal de denuncias corporativo, podrás darle acceso a formularios para iniciar reclamaciones tanto a tu plantilla como a personas externas, siempre protegiendo la confidencialidad de los datos propios y ajenos. Además de eso, podrás ajustar y personalizar la experiencia de las personas a cargo del seguimiento de denuncias:
- Cada denuncia cuenta con una contraseña de único acceso
- Genera una línea de tiempo para evaluar el estado de cada denuncia
- Recibe notificaciones acerca de plazos en vencimientos
Directiva Whistleblower cómo deben adaptarse las empresas
Naturalmente y, como sucede cada vez que una nueva normativa entra en vigencia, las organizaciones deben realizar una serie de ajustes para acogerse a lo que imponga la ley.
El control horario, por ejemplo, implicó en su momento la implementación de métodos de fichaje que garantizaran el correcto registro de la jornada laboral, inclusive en caso de empresas que trabajen con turnos rotativos.
En este caso y, con la información que se tiene hasta el momento, las principales modificaciones surgirán en el ámbito de la protección de datos y la comunicación interna. La Directiva Whistleblower fundamentalmente, implicará que se creen y adapten las políticas de empresa para poder adaptarse a esta nueva tendencia.
- Establecer un sistema o canal de denuncias interno que garantice la confidencialidad y admita reportes anónimos.
- Se debe otorgar al denunciante un comprobante o “acuse de recibo” en un plazo no mayor a siete días.
- Se deberá crear o en todo caso asignar, una persona/departamento responsable del seguimiento de las denuncias y de acompañar a la persona denunciante.
- Las denuncias deberán contar con un seguimiento diligente desde su inicio.
- El procedimiento claro deberá ser de fácil acceso para la presentación de denuncias externas e internas.
- Las denuncias deben quedar registradas y almacenadas durante un tiempo pertinente que establecerá la nueva ley.
Canales internos de denuncia, cómo implementarlos
Una de las más importantes modificaciones que implica la nueva ley, es aquella que exige crear vías o canales de comunicación para facilitar las denuncias. La comunicación interna, de por sí es fundamental para el funcionamiento de toda organización.
Es vital para aclarar roles, para volcar información referida al organigrama de la empresa, para mantener a la plantilla al corriente de novedades y facilitar la gestión documental y el acceso a todo tipo de datos entre el empleador y los trabajadores. En este caso en particular, un canal de denuncias cuenta con exigencias y desafíos propios. Por eso, para facilitar su creación, te damos algunas pautas que no debes pasar por alto.
Conecta con tus trabajadores
Es de vital importancia que las personas que integren tu organización sepan no solo que existe una directiva nueva, sino que además, tu empresa se acoge a la misma y cuáles son sus implicaciones y cómo impactan en su desempeño laboral y en el día a día. Introducir nuevas normas y metodologías siempre puede generar estrés laboral y repercutir negativamente en el clima de trabajo y afectar la motivación. Por tal motivo una comunicación clara, concisa y el correcto acompañamiento cuando en este tipo de contextos, será de enorme importancia.
Opta por un canal único
Ya sea telefónico, telemático o por escrito, las vías de comunicación para denuncias no deben ser varias sino una sola. Esto te permitirá centralizar la información en un solo lugar y, al mismo tiempo, será más sencillo para tu plantilla comprender su funcionamiento. Lo ideal y lo que recomendamos, es trabajar sobre un software de empresa que permita la creación de este tipo de funcionalidades, por ejemplo, desde un portal del empleado propio.
Establece normas claras
No todas las actividades dentro o fuera de la empresa son susceptibles de ser denunciadas ya que, de acuerdo a la ley, existen ámbitos de aplicación claros que son contemplados por la norma. Por esta razón debes establecer reglas al respecto de qué y cómo deben realizarse las denuncias de acuerdo a la normativa Whistleblower. De esta forma evitarás inconvenientes y situaciones engorrosas tanto para quien denuncia como para la empresa.
Aplica sanciones
No es una acción grata para nadie ni el consejo más ameno para dar, pero ciertamente cuando se trata de temas sensibles, es necesario marcar límites más que necesarios. Sin miedo a dañar el employer branding, es importante que, en caso de que se incumplan las pautas establecidas para denunciar, existan reprimendas a nivel interno. Esto servirá para mantener el orden dentro de la organización y evitar cualquier tipo de acción malintencionada que contamine la cultura de tu empresa.
