3 consejos para una buena gestión de las vacaciones

En empresas más pequeñas ponerse de acuerdo en cuanto a los días libres de cada empleado puede resultar sencillo, pero cuando se llega a un determinado número de empleados, cuadrar las vacaciones puede llegar a convertirse en un verdadero juego de estrategia cual tetris.

Por eso antes de que el departamento de recursos humanos se vea abrumado con todas las peticiones de vacaciones, queremos presentarte nuestros consejos básicos a la hora de gestionar las vacaciones de tus empleados.

 

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Cómo cuadrar las vacaciones de tu equipo de manera efectiva

Conocer el orden de prioridad

Como hemos comentado alguna vez, en las empresas suele existir cierto sistema de prioridad o criterio por los cuales unos empleados pueden pedir sus vacaciones antes que otros o en su defecto, servir para que la empresa pueda tomar una decisión en una situación de conflicto. Estos criterios pueden basarse, por ejemplo, en:

  • Empleados con hijos. Muchas empresas, para favorecer la conciliación familiar de sus empleados, favorecerán a esos trabajadores con hijos en edad escolar a la hora de pedir sus días libres para que puedan acomodarlas a las vacaciones escolares.
  • Antigüedad en la empresa. Aquellos trabajadores que más tiempo llevan en la empresa son los primeros en escoger, una manera de compensar la fidelidad del trabajador.
  • Sistema rotativo. Uno de los sistemas más justos, ya que los empleados siempre tendrán la oportunidad de ser los primeros en elegir.

Los empleados deben conocer este funcionamiento para que puedan adaptarse y organizarse, y evitar así malos entendidos posteriores y ambientes de trabajo tensos.

Conocer lo que establece cada convenio y contrato.

Al igual que cada convenio especifica los días mínimos de vacaciones del empleado adherido, también pueden especificarse, de ser necesario, fechas en las que un empleado no podrá pedir vacaciones. De igual manera, la empresa puede establecer un periodo de tiempo en el que por previsión de un alto volumen de trabajo, sea necesario que todos los empleados se encuentren desempeñando su función, o por lo contrario, por cierre de la empresa al completo, sea obligatorio realizar las vacaciones en esas fechas. Sea cual sea la situación, esta información debe aparecer en el contrato, el empleado debe conocerla, y por supuesto también el responsable de recursos humanos.

Usar el programa de recursos humanos adecuado para la gestión de las vacaciones y ausencias.

Pero ningún consejo resultará realmente útil si no se dispone de la herramienta adecuada para gestionar toda la información.
Muchas empresas se valen de complicadas hojas de excel para planificar los días libres de sus empleados. A primera vista puede resultar una buena idea, pero a largo plazo esto resulta insostenible.
Para empezar el calendario debe ser creado desde cero para que se adapte a las necesidades propias de cada empresa, algo que consume gran cantidad de tiempo y requiere unos conocimientos técnicos que no todo el mundo posee. Luego, este tipo de plantillas pueden quedar obsoletas rápidamente si no se actualizan con una alta periodicidad y si existe más de una pueden surgir problemas fácilmente.

Lo mejor para optimizar el proceso de gestión de ausencias es contar con un software de rrhh que permita la automatización del proceso de petición de vacaciones tanto para el empleado como para el responsable de recursos humanos.

Con Factorial, cada trabajador puede acceder a su Portal del Empleado y seleccionar en el calendario fácil y rápidamente los días de vacaciones o ausencias que quiera. Su supervisor recibirá el aviso y podrá aceptarla o rechazarla al momento consultando ese mismo calendario y las ausencias de sus compañeros. Al aceptarla, se creará una actualización automática en el calendario de la empresa para que todo el mundo esté informado y pueda adaptarse en consecuencia.

Además, el calendario de Factorial se adapta según la ciudad en la que esté ubicada cada sede de la empresa, con sus festivos locales actualizados cada año y permite al administrador crear una política de vacaciones completamente personalizada. Así mismo, como el software está sincronizado con la información laboral del empelado, calcula los días proporcionales de vacaciones de los que dispone cada uno según su tipo y fecha de contrato así como los días libres que se han podido acumular de un año a otro, siempre y cuando la empresa lo permita.

El uso de un programa online de recursos humanos para gestionar las vacaciones y ausencias de tu equipo es la mejor opción para evitar errores como olvidar apuntarse en el excel adecuado, no recibir la información correcta a tiempo o perder toda la información en un desafortunado accidente.

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5 thoughts on “3 consejos para una buena gestión de las vacaciones”

  1. Hola,

    Estoy usando vuestra herramienta para la gestión de las vacaciones y los empleados tienen una duda muy importante. Nuestro convenio nos dice que tenemos 30 días naturales de vacaciones, y hay varios empleados que han cogido vacaciones en semanas dónde habían festivos, y al meterlos en Factorial, en vez de salir 3 días de vacaciones salieron 7 días.

    La pregunta entonces es la siguiente, un empleado tiene 30 días naturales de vacaciones anuales, pero de esos 30 días naturales, ¿cuantos laborales obligatorios deben ser? ¿Deben ser 22 días laborales mínimo? ¿O son 30 días y se pierden esos días festivos?

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