Al momento de lanzarnos a la tarea de contratar personal para nuestra organización, durante nuestro proceso de búsqueda debemos centrarnos en aspectos clave para garantizarnos el éxito.
El análisis de puestos de trabajo es vital para poder encontrar al talento humano adecuado para cuadrar dentro de la cultura de trabajo y políticas internas de nuestra organización.
Tabla de contenidos
Qué es un análisis de puestos de trabajo
El análisis de puestos de trabajo es básicamente el proceso de estudiar un puesto para determinar qué actividades y responsabilidades incluye. Definir cuál es su importancia relativa con respecto a otros puestos, así como las calificaciones necesarias del candidato para su desempeño.
El análisis del puesto también contribuye a lograr determinar las condiciones bajo las cuales se realizarán las tareas propias del rol a cubrir. Un concepto importante en el análisis es que el principal punto de observación es, justamente, la figura y no el trabajador en sí.
Aquí el protagonismo, similar al caos de la descripción de puestos de trabajo, lo tiene el puesto en sí y no la persona que va a ubicarse en él. Esta es, en definitiva, quien tendrá que adaptarse a las exigencias del rol siempre y cuando sus competencias y habilidades (entre otras cosas), sean compatibles.
Para qué sirve un analizar un puesto de trabajo
Es común confundir los conceptos de “análisis de puesto de trabajo” con “evaluación de desempeño”. Pero estos dos son bien diferentes entre sí.
Mientras que el análisis de puestos sirve para poder diseñar un “road map” para el candidato, saber qué características debe tener la persona en sí y desarrollar su employee journey, la evaluación se da una vez que el empleado ya ejerce su rol.
Esta sirve como segunda etapa para, justamente, evaluar qué tan bien la persona en cuestión se ajusta al puesto que ocupa, que debe mejorar y donde se destaca.
En sí mismos, los análisis de puestos de trabajo tienen implicaciones varias como ser:
- Planificación de la fuerza de trabajo
- Gestión del rendimiento laboral
- Reclutamiento y selección
- Planificación de carrera
- Formación y desarrollo
- Administración de compensaciones
- Salud, higiene y seguridad
- Relaciones empleado/laborales
- Gestión de riesgos laborales
Cómo hacer un análisis de puestos de trabajo
El análisis de puestos consiste en nada más ni nada menos que recopilar información sobre las características que diferencian a cada uno de los puestos que sirven para asegurarnos la operatividad de nuestra empresa. Para hacer un análisis, será entonces clave tener en consideración los siguientes factores
- Conocimientos, destrezas y habilidades necesarias
- Actividades y comportamientos laborales
- Interacciones con otros (internos y externos)
- Estándares de desempeño (KPI’s)
- Presupuesto financiero e impacto (ROI)
- Máquinas y equipos utilizados
- Condiciones de trabajo (presencial, híbrido o teletrabajo)
- Supervisión proporcionada y recibida
Otro paso importante, será agrupar puestos con funciones relacionadas, ya que esto será clave para identificar la “familia de puestos” a la que pertenece, teniendo en cuenta las actividades y tareas que conlleva el rol. Es decir:
Familia laboral: Agrupación de trabajos relacionados con un contenido muy similar.
Trabajo. Grupo de tareas, deberes y responsabilidades que realiza un individuo que conforman su asignación total de trabajo.
Tarea. Una declaración específica de lo que hace una persona, con tareas similares agrupadas en una dimensión de tareas (es decir, un sistema de clasificación).
Por ejemplo, en el caso de una familia de puestos de servicio técnico, podría “desescalarse” de familia a puesto, de la siguiente forma:
Trabajo familiar. Servicio técnico.
Trabajo. Representante de servicio técnico.
Tarea. Proporciona soporte técnico a los clientes por teléfono/chat.
Quién hace el análisis de puestos de trabajo
El análisis de puestos, naturalmente quedará bajo la órbita de Recursos Humanos o de quien cumpla el rol de desempeñarse en tareas similares y que estén relacionadas con la captación de talento o headhunting.
Idealmente, las empresas que efectivamente cuenten con un departamento de RR.HH., deberían, además, configurar un perfil dedicado específicamente a recopilar información que permita, no solo optimizar los procesos de búsqueda, sino también, gestionar otros aspectos.
Una personas enfocada en la gestión de personas, deberá ser capaz de cuadrar las necesidades de la empresa, comunicarlas en forma eficiente en anuncios de empleo, utilizar recursos en forma concienzuda para ahorrar tiempo y dinero, y dar con la persona ideal para la organización y que permanezca durante un tiempo prudente. Esto es vital para reducir la tasa de rotación y mejorar el employer branding.
Métodos y ejercicios para el análisis de puestos de trabajo
Cuando comenzamos la tarea de realizar un análisis para cubrir roles en nuestra organización, existen diferentes metodologías que podemos poner en práctica:
- Descripciones y especificaciones de puestos
La descripción del trabajo resume y organiza la información para las acciones relacionadas con el trabajo de la organización. En general, la descripción y las especificaciones del trabajo se combinan, pero, al mismo tiempo, se compartimentan para permitir una actualización independiente según sea necesario.
- Decisiones de compensación
En relación con las prácticas de pago de los empleados, el análisis de puestos tiene dos usos fundamentales. Por un lado, establece similitudes y diferencias en el contenido del puesto y ayuda a determinar la equidad interna y el valor relativo de puestos similares. Si dos puesto de trabajo tienen el mismo contenido, alcance y responsabilidades, es probable que el pago establecido mediante las bandas salariales, sea igual o similar.
Por el contrario, si contenido, alcance y responsabilidades del trabajo es perceptiblemente diferente, entonces esas diferencias, junto con las tarifas del mercado y lo que establezca el convenio colectivo, se convertirán en parte de la justificación para pagar ciertos trabajos de manera diferente.
- Evaluaciones de selección
La información del análisis de puestos también se puede utilizar como base para seleccionar o desarrollar evaluaciones de empleo que midan las tareas más críticas.
Algunas evaluaciones o las famosas “pruebas” o “filtros”, involucran muestras de trabajo que simulan tareas laborales y requieren que los candidatos demuestren que pueden realizar estas tareas de manera efectiva.
Técnicas de análisis de puesto de trabajo
Ahora bien, dentro de cada método, también es posible implementar diferentes técnicas para obtener la información y datos que son necesarios, para poder establecer nuestro análisis que nos ayude en nuestro proceso de búsqueda.
- Observación
Este contempla no una sino tres aristas: la observación directa, el análisis de métodos de trabajo (incluidos estudios de tiempo y movimiento) y el método de análisis de incidentes críticos.
- Entrevistas
Implica discusiones entre el análisis del puesto y los ocupantes o expertos del puesto en la actualidad. Los datos de análisis de puestos de entrevistas individuales y grupales con empleados a menudo se complementan con información de los supervisores de los empleados cuyos puestos se van a analizar. Algo similar a lo que se da en una evaluación de 360.
- Cotidianidad
Requiere que quienes ocupan el puesto actualmente, registren en detalle sus sus actividades diariamente.
- Conferencia Técnica
Consiste en utilizar los servicios de los supervisores, quienes poseen amplios conocimientos sobre un trabajo, con la ayuda de una conferencia de supervisores. El analista inicia una discusión que proporciona detalles sobre el trabajo en sí.
- Análisis funcional
Es una técnica que se nutre de utilizar terminología precisa y una suerte de agenda estructurada, donde se recopilan datos para registrar información sobre el contenido del puesto. Es especialmente útil para las funciones de reclutamiento y selección.
- Cuestionario
Estos pueden ser completados por los empleados de forma individual, por analistas de puestos o por un grupo de empleados que se desempeñe en la actualidad en el rol a cubrir. Puede darse con preguntas abiertas o cerradas.
- Inventarios de trabajo o listas de verificación
Aunque también son cuestionarios, la diferencia es que están estructurados y solo requieren que la persona encuestada, verifique o califique el comportamiento y/o el carácter del trabajador necesario para un trabajo u ocupación en particular.
Los inventarios de puestos de trabajo pueden estar orientados a tareas/puestos de trabajo o a cualificaciones, competencias y habilidades de los trabajadores.
- Desempeño laboral
En este método, el analista de trabajo realmente realiza el trabajo en cuestión y, por lo tanto, recibe experiencias de primera mano de los factores contextuales en el trabajo, incluidos los peligros físicos, las demandas sociales y las presiones emocionales y los requisitos mentales.
Herramientas para un análisis de puesto de trabajo
Para realizar un análisis de puestos en una empresa que ya se haya digitalizado, lo ideal es volcar esta responsabilidad a una plataforma de gestión de Recursos Humanos. Esta permite obtener informes clave sobre cuestiones que van desde la gestión de vacaciones y ausencias, hasta la brecha salarial, entre otras cosas.
Un software como el de Factorial, permite tener en cuenta no solo la tasa de rotación dentro de una compañía, sino, además, trabajar con indicadores clave personalizados en evaluaciones de desempeño, que ayuden a entender más las implicancias de cada rol.
De esta forma, realizar un análisis será cuestión de simplemente estudiar los resultados y parámetros que podemos encontrar desde la plataforma.
El análisis de puestos de trabajo es vital para poder encontrar y retener el mejor talento, que contribuya a reforzar el mayor capital competitivo que tienen las empresas: su gente.
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