¿Cómo realizar el registro salarial obligatorio? + Modelo

Con la entrada en vigencia de la Ley de Igualdad retributiva, las empresas deben adaptarse a cumplir con los nuevos requerimientos que propone la reglamentación. El registro salarial obligatorio es una forma importante de detectar posibles brechas de género y garantizar la igualdad.

En este blog, te explicamos paso a paso qué implica el registro salarial, cómo implementarlo en tu empresa y las posibles consecuencias de no cumplir con la legislación.

Qué es el registro salarial obligatorio

El registro salarial obligatorio o también conocido como registro retributivo es una de las condiciones que se establecen como parte del Decreto Real 902/2020, sancionado el 13 de octubre de 2020. Más específicamente, la reglamentación también conocida como “Ley de Igualdad Distributiva”, la cual busca principalmente, garantizar el acceso equitativo a puestos de trabajo para hombres y mujeres, así como terminar con la brecha salarial en el país.

La ley promueve terminar con la discriminación por motivos de género y, teniendo en cuenta los datos que recoge el INE acerca de esta problemática, plantea la necesidad obligatoria de que las empresas cuenten con un registro de nóminas que ayude a entender si de hecho existe esta brecha en una organización y, de ser así, establecer mecanismos para revertir el fenómeno.

El RD 902/20 entró en vigencia desde el 14 de abril del 2021, y a partir de esa fecha las empresas están obligadas a presentar la información acerca de los valores salariales medios y promedios de los conceptos salariales y extrasalariales.

Registro salarial obligatorio, qué dice el BOE

Los pormenores, naturaleza y demás obligaciones que comprende la nueva ley, pueden consultarse directamente en el Boletín Oficial, como todas las demás normativas que comprenden el cuerpo legislativo de nuestro país.

Sin embargo, hay algunos artículos que son los que debemos tener en cuenta para poder comprender las implicancias del registro salarial:

(…) Las empresas y los convenios colectivos deberán integrar y aplicar el principio de transparencia retributiva entendido como aquel que (…) permite obtener información suficiente y significativa sobre el valor que se le atribuye a dicha retribución

Art.3, inciso 1.

El principio de igual retribución por trabajo de igual valor en los términos establecidos en el artículo 28.1 del Estatuto de los Trabajadores vincula a todas las empresas, independientemente del número de personas trabajadoras, y a todos los convenios y acuerdos colectivos.

Art. 4, inciso 1.

(…) Todas las empresas deben tener un registro retributivo de toda su plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos.

Art. 5, inciso 1.

👉 ¿Quieres información sobre los tipos de retribución que existen en las empresas? Hemos creado un artículo sobre ello

Cómo hacer el registro salarial obligatorio

Cada empresa tiene la posibilidad de desarrollar sus propios mecanismos que obedezcan a la cultura corporativa que posean. Esto significa generar metodologías de evaluación de cada puesto de trabajo que ayuden a comprender la manera en la que se establece la retribución del salario a cada empleado.

El fin último de la ley que se apoya justamente en este registro, es el de detectar y corregir la inequidad entre hombres y mujeres. Para lograrlo, es importante tener en cuenta lo que establece la normativa y otras recomendaciones para obtener resultados lo más completos posible.

En este apartado te contamos todo los puntos claves para que puedas cumplir con lo establecido en RD 902/20 sobre el registro retributivo y así evitar el pago de multas que pueden variar según el tamaño de cada empresa. Existen infracciones leves, graves y muy graves. Continúa leyendo para conocer más.

Qué debe incluir el registro salarial

El registro salarial en empresas debe en líneas generales, comprender al menos 3 conceptos que atañen la manera en la que se componen las nóminas de la organización y cuál es la retribución final que recibe cada trabajador:

• Valores salariales medios.
• Valores promedio de los complementos salariales.
• Valores medios de las percepciones extra salariales.

A quiénes afecta el registro retributivo

El registro salarial afecta a todas las empresas radicadas y operativas en España que conforman el tejido productivo del país, independientemente del sector, antigüedad y tamaño de su plantilla. Incluye a PyMEs, comercios, multinacionales, startups, etc.

Qué implica para las empresas

Las empresas deberán realizar una investigación exhaustiva acerca de las condiciones salariales de la totalidad de la plantilla, desde los cargos ejecutivos y/o directivos, hasta los operativos.

Asimismo, deberán generar un sistema o mecanismo que sirva como criterio para justificar las retribuciones de los diferentes roles. Se recomienda que estos parámetros se basen, por ejemplo, en nivel de experiencia profesional, años en ejercicio o formación académica. Este criterio deberá ser utilizado para evaluar todos los puestos de trabajo por igual y será por lo tanto, la herramienta para definir lo que se conoce como “trabajo de igual valor”.

Para evaluar el estado de la empresa es una buena idea incluir:

• Grupos profesionales.
• Categoría profesional.
• Puestos de trabajo de igual valor.

Cada cuanto se debe realizar el registro retributivo

La ley establece que el registro salarial debe hacerse en forma anual. Todas las empresas deberán una vez por año, llevar adelante un análisis del estado general en lo que se refiere a la retribución por género y, al mismo tiempo, trabajar para corregir cualquier anomalía detectada.

Qué se considera “brecha salarial”

Teniendo en cuenta los datos que hacen a la media nacional así como los detalles que recopila el Real Decreto, se considera que existe una diferencia desfavorable entre géneros dentro de una empresa cuando hay más de un 25% de distancia entre la retribución media de un género sobre otro.

Qué hacer si se detecta una brecha salarial

En el caso de que haya una distancia superior promedio mayor a 25% entre la retribución entre los géneros, las empresas deberán justificar los motivos por los cuales esto sucede, para descartar que se trate de un caso de discriminación.

Por este motivo es importante contar con datos acerca de pretensiones salariales superiores a la media que hayan sido solicitadas durante entrevistas en el proceso de selección, bonos, modificaciones en planes de carrera, bajas médicas o excedencias laborales, por mencionar algunos ejemplos.

Quiénes pueden consultar el registro salarial

Tanto el Ministerio de Trabajo mediante una inspección laboral o bien, cualquier otro organismo que cuente con esta potestad, podrá tener acceso al registro salarial de una empresa. Del mismo modo, los trabajadores mediante un representante, podrán solicitar y obtener los resultados de tal estudio.

Esto implica únicamente la visualización de los resultados aritméticos de tal estudio y no de los datos base que se utilizaron para tal fin. Los detalles individuales sobre las percepción salarial de personas particulares serán siempre de carácter privado.

Qué sucede si no se cumple la normativa

Las empresas que no se acojan a la medida serán susceptibles de recibir sanciones que serán consideradas como “faltas muy graves” y por lo tanto, implican multas de 6.251 euros a los 178.500 euros.

En qué formato se debe presentar el registro retributivo

Todavía no existe una tipología de documento específica para la presentación del registro salarial. Desde el Ministerio de Trabajo anunciaron que la misma debería estar disponible en al web oficial. Sin embargo se recomienda trabajar sobre un software especializado para tal fin que además facilite la presentación por vía telemática.

Descarga un modelo para el registro salarial obligatorio

Para que puedas llevar adelante la ejecución del registro salarial, desarrollamos este modelo de plantilla en Excel que podrás utilizar sin la necesidad de descargar ningún programa. Incluimos las diferentes nomenclaturas que necesitas para realizarlo y diferentes filtros para que puedas visualizar todos los datos de tu plantilla.

¿Cómo utilizar nuestra plantilla de registro salarial en Excel?

Antes que nada tendrás que tener una recopilación de todos los datos de tus trabajadores: salario base anual, complementos salariales, género, puesto actual, etc. Con esta información en la primera pestaña de datos básicos podrás crear las categorías de cotización según la profesión de cada colaborador.

Luego en la siguiente pestaña de la plantilla de registro retributivo ingresarás todos los datos de tus trabajadores, añade toda la información correspondiente y clasifícala por grupos y categorías. En la última pestaña del modelo podrás visualizar en gráficos los resultados del estado de distribución salarial en tu empresa por género.

Este modelo de registro salarial en Excel es una forma fácil de detectar si existe desigualdad entre los hombres y las mujeres que trabajan en nuestra organización pero te puede llevar a cometer fallos que afecten el cumplimiento de la normativa vigente. Por eso, desde Factorial recomendamos llevar un registro salarial obligatorio mediante un software que permita centralizar y almacenar toda la información del equipo.

Modelo de registro retributivo del ministerio de Igualdad

La herramienta IR! es un modelo de registro retributivo a disposición de todas las empresas por parte del ministerio de Igualdad, su finalidad es poder ayudar a las organizaciones en la elaboración y el cumplimiento del registro salarial obligatorio. El correcto uso de esta herramienta permitirá obtener los cálculos que componen el registro retributivo evitando la generación de costes añadidos para la empresa.

Obtén acceso a la plataforma y una guía de uso práctico elaborada por el ministerio de Igualdad 

Qué es el trabajo de igual valor

Al existir diferencias estructurales que atentan contra las mujeres no solamente en términos de retribución salarial sino inclusive de acceso al mercado laboral, históricamente se ha planteado la necesidad de basar las liquidaciones en el principio “igual salario por igual trabajo”.

Teniendo en cuenta este principio, el Real Decreto Legislativo 2/2015 en su artículo 28 inciso 1 establece:

Un trabajo tendrá igual valor que otro cuando la naturaleza de las funciones o tareas efectivamente encomendadas, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas para su ejercicio, los factores estrictamente relacionados con su desempeño y las condiciones laborales en las que dichas actividades se llevan a cabo en realidad sean equivalentes.

Registro salarial vs auditoría retributiva

Aunque a primera vista parecen ser básicamente mecanismos idénticos, hay grandes diferencias entre ambos conceptos.

Mientras que el registro salarial es obligatorio para todas las empresas de cualquier tamaño, la auditoría retributiva o auditoría salarial es un procedimiento que solamente deben realizar las empresas que lleven adelante los llamados Planes de Igualdad. Estos últimos son de carácter obligatorio solamente para aquellas organizaciones que se compongan de más de 50 trabajadores o más.

A su vez esto no debe confundirse con la auditoría de recursos humanos que es un procedimiento periódico dentro de toda empresa.

👉 Te explicamos más sobre la auditoría salarial y su obligatoriedad

Mira este vídeo sobre el registro salarial

En un nuevo HR Pill, resumimos en algunos minutos todo lo que necesitas saber acerca de este tema y sus implicancias para tu negocio o empresa.

Registro salarial obligatorio: Actualización legal y cambios en la Ley de Igualdad Retributiva 2024

Es importante considerar que la legislación sobre el registro salarial obligatorio sigue cambiando, y es fundamental que las empresas estén al tanto de los cambios legales. En 2024, la Ley de Igualdad Retributiva aumentó la obligación de las empresas con más de 50 empleados de mantener un registro salarial actualizado. 

Actualmente se prioriza que: 

• El registro incluya información desagregada por sexo, grupo profesional y tipo de contrato, así como reflejar de manera precisa las diferencias salariales entre hombres y mujeres. 
• Mayor presión a la hora de realizar auditorías salariales para disminuir las disparidades de género en el lugar de trabajo.
• Las empresas deberán ajustarse a estas actualizaciones para garantizar que sus políticas salariales sean claras y equitativas.

El impacto del registro salarial obligatorio en la equidad de género.

Aunque aún queda mucho por hacer, el registro salarial obligatorio ha comenzado a mostrar su efecto en la reducción de la brecha salarial de género. En España, según estudios recientes, la brecha salarial entre hombres y mujeres ha disminuido en un 3% desde la puesta en marcha de esta ley, lo que representa un importante avance, pero aún no suficiente. 

Las empresas que han cumplido con la obligación de llevar un registro salarial han informado que tienen un mayor control sobre sus estructuras salariales, lo que ha permitido identificar y corregir las disparidades salariales. Los datos también indican que las empresas con registros salariales más detallados tienden a ser más transparentes y a promover un entorno laboral más justo. Además, este progreso ha inspirado a los sindicatos y organizaciones sindicales a exigir cambios adicionales en la ley para garantizar que los registros salariales no solo se mantengan en papel, sino que también tengan un impacto real en las regulaciones salariales.

Estadísticas de impacto del registro salarial obligatorio.

La ley de registro salarial y otras modificaciones legislativas, frecuentemente modifican la manera en la que entendemos y estamos acostumbrados a realizar la gestión de empresas y, más específicamente, de recursos humanos. Utilizar un software de rrhh desarrollado para tal fin que se mantenga permanentemente actualizado es vital para evitar inconvenientes.

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