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auditoria de recursos humanos

¿Cómo hacer una auditoría de recursos humanos paso a paso? + Plantilla gratis + Vídeo

Sirve para monitorear, analizar y corregir el rumbo interno de una compañía y es, además, una excelente herramienta para corroborar si nuestras políticas de empresa dan buenos resultados.

Una auditoría de recursos humanos es nada más ni nada menos que un proceso interno que sirve para chequear el «estado de salud» organizativo puertas adentros de una empresa. Desde los métodos y términos de contratación hasta la gestión de gastos y bienestar laboral, múltiples facetas de rrhh son tenidas en cuenta aquí.

Una auditoría bien hecha, puede hacer la diferencia entre optimizar la gestión humana, la productividad, el uso del tiempo y, por lo tanto, facilitar que se alcancen los siempre tan anhelados objetivos de negocios. Pero para poner manos a la obra, hay algunos conceptos que debemos aclarar.

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¿Qué es una auditoría de RRHH?

Una auditoría de recursos humanos es un método a través del que se revisan las políticas de una empresa, los procedimientos internos, la documentación y los programas de recursos humanos con la finalidad de identificar puntos clave a mejorar dentro de la organización.

Cuando una empresa crece es cuando este tipo de auditoría es necesaria, ya que hace que revisar el cumplimiento de las funciones de cada uno de sus departamentos sea mucho más fácil. Si no se realizase, la revisión de los datos se volvería demasiado complicada y, al final, sería difícil tener un análisis objetivo e imparcial, ya que dicha revisión dependería de la dirección.

Cualquier auditoría interna aumenta las posibilidades de la empresa de cumplir sus objetivos, además de detectar fraudes o malversaciones de activos y problemas similares. ¿Cómo? Asegurando la veracidad de todos los datos que se van acumulando a lo largo de la actividad, y que serán revisados durante la auditoría.

Mira este vídeo acerca de cómo hacer una auditoría laboral

Tipos de auditorías de recursos humanos

Existen hasta cuatro tipos de auditorías de recursos humanos que podemos aplicar en una empresa.

  • Auditoría de enfoque comparativo: En este tipo de auditoría se comparan dos departamentos de recursos humanos, el de la empresa que se está auditando vs otra empresa en la que ya se han aplicado cambios tras una auditoría.
  • Auditoría externa al departamento: En este caso, la auditoría de rrhh se realiza por una persona o empresa externa a la organización, especializada en este tipo de estudios
  • Auditoría de enfoque estadístico: En este tipo se da especial peso a la recolección y trabajo de datos dentro de la empresa antes de tomar decisiones que tendrán un objetivo cuantificado
  • Auditoría de enfoque por objetivos: Este tipo se basa en la comparación de los resultados marcados por el departamento vs los resultados reales que se han conseguido.

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Por qué deberías hacer una auditoría de recursos humanos en tu empresa

Lo cierto es que existen muchas ventajas de llevar a cabo una auditoría en tu empresa.  Sin duda la más importante es poder tener una visión amplia de todo lo que sucede en la empresa y cómo el departamento de recursos humanos cumple su función.

Sabiendo cómo suceden las cosas dentro de la organización, es posible detectar errores y aspectos a mejorar, además de los puntos positivos que conviene reforzar.

Aquí tienes un listado de las principales ventajas de realizar una auditoría de RRHH:

  • Visión detallada del dpto. de recursos humanos: Entender cómo funciona cada componente del departamento y cómo se integran en la empresa es fundamental para tener el control.
  • Promueve el cambio positivo: Evolucionar es vital, y al identificar los puntos conflictivos de la empresa se pueden asentar puntos de acción para seguir mejorando.
  • Proporciona datos: Si eres lectora/or habitual del blog sabrás que nos encantan apostar por la recolección de datos fiables que permitan cuantificar cualquiera de los aspectos gestionados por el departamento de rrhh. Al hacer una auditoría, podrás tener datos concretos con los que tomar la decisión correcta.

Pasos para hacer una auditoría de recursos humanos

Si estás pensando en hacer una en tu empresa puede que te estés preguntando por dónde empezar, cuáles son los pasos a seguir o quién debería realizar la auditoría.

Nuestra recomendación es que empieces por definir los procesos que cubrirá la auditoría, como por ejemplo: los programas de recursos humanos que se utilizan, las políticas de rrhh que se han asentado, las evaluaciones de desempeño y clima laboral o cualquier otro proceso que aplique.

En cuanto hayas identificado todos esos procesos lo siguiente será:

  • Decidir si la auditoría se realizará internamente o externamente.
  • Definir el tipo de auditoría que quieres llevar a cab
  • Establece unos objetivos claros y definidos a los que quieres llegar con la auditoría
  • Crea un plan de acción para llegar a los objetivo
  • Recoge la información y llega a una conclusión
  • Elabora un informe con los resultados de la auditoría.

La figura del auditor

El auditor es aquel profesional que realizará la auditoría interna, aunque esta también puede ser llevada a cabo por una persona de dentro de la empresa con conocimientos técnicos suficientes (aunque se recomienda que se haga externamente, para asegurar la objetividad del análisis).

La empresa deberá facilitar al auditor todos los datos que este crea necesarios, de modo que pueda conocer su verdadera situación y los detalles que la hacen avanzar y/o retroceder, así como aquellos puntos en los que no está cumpliendo con el reglamento.

Así, al final de la auditoría interna, el auditor deberá redactar un informe en el que determine si la empresa está siendo eficiente y cumple con todas las normas necesarias. Si se ha encontrado con alguna irregularidad por el camino, esta tendrá que ser expresada en el informe de auditoría.

Revisión de contratos

La auditoría laboral interna es aquella que se centra en revisar los tipos de contrato que una empresa está empleando con sus trabajadores, además de otros factores relacionados y de vital importancia para el desarrollo óptimo de la empresa.

Al existir varios tipos de contrato laboral, que se utilice uno y no otro puede repercutir tanto en la eficiencia de los empleados como en los costes de la empresa. Es decir, este tipo de auditoría nos demuestra qué tipo de contrato es mejor para cada trabajador, cuando lo que se quiere es que el desarrollo de los procesos y la actividad de la empresa en general sean eficaces.

Pongamos esta situación como ejemplo: En una empresa hay un empleado que tiene un contrato de jornada completa, pero podría desempeñar su función sin sacrificar la calidad de su trabajo ejerciendo su actividad únicamente con la mitad de horas. Para la empresa, cambiar este contrato de jornada completa a uno media jornada sería beneficioso.

También puede suceder el caso contrario: Que en una empresa haya un empleado que tenga que trabajar en varios proyectos con un contrato a media jornada, haciendo que el desarrollo de sus funciones sea más lento. A la empresa le puede interesar proporcionarle un contrato de más horas, para que los objetivos del trabajador se cumplan en un período de tiempo menor.

¿Qué procesos incluye una auditoría laboral de rrhh?

A pesar de que la “revisión de los contratos” es la joya de la corona en cuanto a una auditoría laboral interna se refiere, esta no es su única función.

Una auditoría laboral interna también tiene que encargarse de llevar a cabo las modificaciones de dichos contratos, revisar los documentos de los trabajadores, las actas de finiquito (además de crearlas, si es necesario), los pagos, las vacaciones, etc. Además, también será la responsable de revisar o crear el Reglamento Interno y el Reglamento de Seguridad y Salud de la empresa, asegurándose de que este se cumpla.

Por último, la auditoría laboral interna también sirve para comprobar que los contratos se están cumpliendo tal y como deberían, ya que cualquier tipo de auditoría interna está estrechamente vinculada con el análisis de la ética empresarial.

Factores clave para realizar con éxito una auditoría de RRHH

Es importante tener en cuenta que una auditoría es una gran oportunidad para aprender y seguir creciendo, más allá de una valoración negativa del trabajo que ha desempeñado tu departamento de RRHH.

Son un momento clave para el departamento y para la empresa, del que aprender y seguir avanzando como profesional de RRHH. Si consigues ver la auditoría como una oportunidad en lugar de entenderla como una amenaza, seguramente consigáis llevar a cabo este proceso exitosamente.

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Ventajas y desventajas de una auditoría laboral

En general, los beneficios y bondades de las auditorías laborales son múltiples. Pero en principio podemos describir su repercusión en tres áreas clave de nuestra organización:

  • El sector operativo.
  • En el aspecto estratégico.
  • En el área administrativa.

Operativamente hablando y como lo hemos mencionado anteriormente, las auditorías ayudan a alinear los objetivos de gestión de personal con los objetivos corporativos.     Desarrolla y mejora la imagen profesional del departamento de recursos humanos, ya que contribuye a clarificar roles, responsabilidades, obligaciones y beneficios de otras áreas.

En el sentido estratégico, es una herramienta vital para la detección de errores críticos de cualquier índoles, que puedan repercutir en la performance general de la plantilla. Sirve a su vez, para optimizar la gestión de gastos, facilitando una previsión y planificación de inversión inteligentes.

Por último y en lo que refiere a la cara administrativa, provee datos cuantificable de alto valor al tiempo que asegura que la organización cumpla con todas las exigencias legales y regulatorias vigentes. Esto último fundamental para evitar problemas durante una eventual inspección de trabajo.

En el sentido opuesto, es difícil hablar del impacto negativo de una auditoría laboral por sí misma. Esto debido a que toda la información recopilada, en todos los casos, será para beneficio de la empresa. Sin embargo, los mayores inconvenientes pueden surgir debido a una ejecución incorrecta o a un fallo en el análisis de los resultados.

El principal inconveniente que puede surgir, es que no se estén estudiando en profundidad todas las áreas pertinentes. A menudo es usual que las auditorías se enfoquen pura y exclusivamente en las cuestiones burocráticas (revisión de contratos, gestión de nóminas, control horario, etc.). Pero es vital dedicar nuestros esfuerzos a cuestiones más subjetivas que tienen una repercusión directa sobre el desempeño laboral, como ser:

El segundo gran problema que puede surgir es que los resultados obtenidos no sean utilizados como “hoja de ruta” para corregir el rumbo. De nada sirve realizar una auditoría de recursos humanos si no van a implementarse modificaciones para reforzar aquello que funciona y descartar los procesos que dañan a la plantilla.

En consonancia, es habitual que cuando se pierde el concepto de “centralidad humana”, las auditorías se conviertan en instrumentos similares a una cacería de brujas, buscando culpables individuales por las fallas dentro de la organización. Este jamás debería ser el enfoque de este tipo de procesos.

Las auditorías de rrhh simplemente señalan lagunas operativas e indican un desajuste entre las necesidades organizativas y las competencias de los empleados. Por esto mismo es clave apuntar al funcionamiento de la compañía como un sistema en sí mismo, y no buscar chivos expiatorios.

Objetivos de una auditoría de recursos humanos

Si te estás preguntando cuál es la finalidad o por qué razón deberías conducir este tipo de procesos en tu empresa en forma periódica, aquí hay algunas cuestiones que debes saber.

Lo primero y principal, es que las auditorías internas no solamente ayudan a reducir sensiblemente los costes (ya que las auditorías externas suelen requerir una gran inversión), sino que además reducen significativamente los tiempos de implementación.

Y todo esto con la finalidad última de asegurarnos de mantener a raya el “estado de salud” de nuestra organización y por lo tanto, de nuestra plantilla. Esto significa:

  • Cumplir con todos los requisitos y obligaciones legales.
  • Revisar y actualizar, si fuera necesario, las políticas de empresa.
  • Rever y optimizar las operaciones y gestiones del área de rrhh.
  • Analizar cualitativamente los roles dentro de la empresa.
  • Identificar y revertir problemas críticos de desempeño.

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Content Marketing Manager @Factorial Linkedin: Rubén

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