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Informes de trabajo: cómo elaborarlos y qué tipos existen

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Si buscamos la optimización en los Recursos Humanos, deberemos trabajar con ciertas dinámicas indispensables. Por ejemplo, antes de la toma de cualquier decisión, hay información que podría ser vital si lo que se quiere es mejorar el rendimiento de un proyecto o comenzar una nueva campaña.

Los informes de trabajo nos ayudan a detectar problemas y a solucionarlos. Sin embargo, también nos permite a conocer qué áreas de nuestra empresa están funcionando mejor. Estos tipos de documentos nos facilitan conocimiento constante sobre el estado de nuestro equipo y nos ayudan a marcar la línea que nuestro proyecto debe seguir.

¿Qué son los informes de trabajo?

Una de las características principales de estos documentos es la facilidad con la que nos permiten interpretar datos y acceder a la información. Estos informes pueden marcar un antes y un después en la manera que analizamos nuestra empresa y gestionamos nuestro equipo.

A priori, un montón de datos sobre algún aspecto aleatorio de una empresa no parece muy útil, sin embargo al procesarlos obtendremos información valiosa para nuestro desempeño. Si bien hay empresas que no trabajan con este tipo de documentos, hay otras que lo aplican de manera constante. Por eso se ha convertido en una de las áreas de los Recursos Humanos más importantes.

Beneficios de los informes

Básicamente, los informes de trabajo nos permiten conocer problemas o situaciones que de otra manera no podríamos haber detectado. Por otra parte, también nos ofrece un vistazo al estado de un proyecto, un conocimiento indispensable en el camino al éxito.

A día de hoy, nadie se cuestiona que una buena comunicación interna nos permite estar al tanto de varios aspectos clave del employee experience. De la misma manera, los informes de trabajo son la manera que tenemos para conocer, por ejemplo, la calidad de nuestro producto o nuestra cultura corporativa, así como una posible sobrecarga de trabajo.

Prevención de conflictos

Este tipo de documentos son, resumidamente, una manera de comunicarnos con nuestra empresa. Por ejemplo, en caso de que tuviésemos sospechas sobre un posible episodio de mobbing laboral, analizar nuestro ambiente laboral nos podría indicar si está ocurriendo y, en ese caso, los caminos a seguir.

De la misma manera, un informe de trabajo nos podría indicar nuevas formas de trabajo a implementar. Y por esto, los informes pueden ser de diferentes tipos, aunque hay una serie de partes esenciales que no podemos obviar en su elaboración.

Partes esenciales de los informes de trabajo

Conceptos tan sencillos como una tabla de contenidos, introducción o una conclusión pueden marcar la diferencia en un informe de trabajo. Por ejemplo, la organización de los puntos a tratar sintetiza la información, haciendo que sea posible acceder fácilmente a ella.

Por otra parte, una buena conclusión ayudará en la toma de decisiones. Si bien estos documentos reúnen mucha información, su objetivo no deja de ser ayudar a mejorar la estrategia de una empresa. Por ello debe indicar siempre la línea a seguir, normalmente en forma de solución pero también puede ser en términos de planes de reconocimiento y compensación.

Planificación previa

La planificación es primordial para cualquier estrategia o cambio que se quiera implantar, ya que agiliza el trabajo y mejora la toma de decisiones. A la hora de implementar informes de trabajo, lo mejor será realizar un mapeo previo para conocer las necesidades de un proyecto.

Por ejemplo, dependiendo del tipo de empresa priorizaremos aquellos campos o departamentos que tengan una conexión directa con el rendimiento y los objetivos. Así, podremos destinar más recursos y energías sin tener que abarcar demasiado terreno.

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Plantear el objetivo principal

No debemos olvidar que el objetivo principal de los informes de trabajo es la optimización de recursos. Por ello, deberemos concretar el área o aspecto que queremos valorar antes de ponernos a elaborarlos y encargarnos de que no nos desviamos de ese camino.

En algunos proyectos, puede que encontremos nuevas necesidades a medida que implantamos o estudiamos el estado de un departamento. Esto ocurre al no contar con un sistema periódico que revise el estado de una empresa.

Software de automatización

En el caso de los Recursos Humanos, este aspecto se optimiza al optar por un software que recopile y procese datos. La integración de inteligencia artificial en empresas ha permitido trabajar con nuevas dinámicas y obtener nuevos resultados.

La utilidad de estos programas informáticos es que reúnen todo tipo de información en una misma plataforma. Así, tenemos datos de fichaje, ausencias, nóminas y rendimiento en una misma nube digital. Por lo tanto este proceso obvia el paso de la recopilación de datos para disponer directamente de la información que necesitamos.

Conclusiones

Una vez acabado el informe, deberemos recapitular y presentar la información recogida de manera resumida. Estos documentos deben ayudarnos a optimizar ciertas áreas de nuestra empresa por lo que se debe interpretar la información recogida y plantear soluciones.

Al trabajar con informes de trabajo, tendremos una radiografía de nuestra empresa. Por lo tanto, es el momento de presentar cambios y marcar la línea que deberemos seguir.

Tipos de informes de trabajo

Informe de investigación

Antes de tomar cualquier decisión, es necesario conocer las opciones disponibles. Para ello, se realiza un mapeo o un análisis con el objetivo de conseguir información sobre el estado de un departamento.

Por ejemplo, si estamos pensando en lanzar una nueva estrategia de empresa o una campaña, lo más conveniente es ver qué personal tenemos y la efectividad que tendrán en este proyecto. De la misma manera, si queremos integrar un nuevo producto o servicio, deberemos comprobar las diferentes ofertas que existen antes de escogerlo.

Informes de justificación

Este informe de trabajo sirve para argumentar y respaldar ideas presentadas a nuestros superiores. Si se propone una nueva estrategia o la compra de un nuevo servicio, este informe deberá reunir los beneficios, así como las repercusiones económicas.

Este tipo de documento nos servirá para valorar correctamente estrategias o caminos a seguir, ya que pasa de la propuesta de diversas soluciones a una única opción, que ya ha sido estudiada y valorada. Por lo tanto, solo deberá presentar los argumentos que respaldan esta decisión ante nuestros superiores.

Informe de resultados

Si estamos intentando valorar el rendimiento de nuestros trabajadores o la efectividad de una nueva dinámica podremos trabajar con un informe de resultados. Así, dispondremos de datos que nos ayudaran a valorar nuestras estrategias relacionados con diferentes áreas de trabajo.

Los informes de trabajo basados en resultados nos permiten tener un control más concreto sobre la inversión realizada. Por ejemplo, podremos estar al tanto de la efectividad de nuestros empleados, así como de su distribución del tiempo y si están siguiendo las normativas de la empresa.

Informe de rentabilidad

Al contar con informes de rentabilidad podremos valorar propuestas de estrategias soluciones  antes de aplicarlas. Por ejemplo, si estamos preparando una nueva campaña podremos ver si el proyecto es rentable, o si el plazo en el que se quiere llevar a cabo es factible.

De la misma manera, podremos ver una previsión de resultados o ganancias y valorar ahí si vale la pena implementarlo o no.

Informe periódico

Uno de los must en Recursos Humanos, el informe periódico permite conocer a fondo la evolución de un proyecto. Si trabajamos con este tipo de documento, estaremos al día de cualquier campaña o acción que se esté realizando.

Por otra parte, con informes periódicos podremos comprobar rápidamente diferentes fases de un proyecto. Al tener este acceso global a la información, las dinámicas de trabajo serán mucho más óptimas, ya que ahorramos en horas y recursos.

No es lo mismo tener que realizar un informe con cada duda u oferta que nos llegue, que tener ya la documentación preparada para ser consultada en caso de que la necesitemos.

Informe financiero

Los líderes de equipos deben contemplar varios aspectos que no se limitan solo a la gestión de los Recursos Humanos. Los informes financieros son útiles a la hora de gestionar y planificar presupuestos.

Su impacto puede ir encaminado hacía qué departamento o área podremos reducir o, incluso, incrementar el presupuesto.

Informes de trabajo y tecnología

Aparte de los beneficios que consiguen los informes de trabajo, su realización pueden exigirnos horas y horas de elaboración. Los datos son vitales para la gestión de talento, pero su recopilación puede exigir una gran cantidad de recursos. Sin embargo, el avance de la digitalización permite hoy en día recoger decenas de datos de manera automática, así como presentarlos de manera resumidas y sintéticas.

Por ejemplo, a la hora de organizar turnos necesitaremos disponer de una cantidad de información importante. Existen muchos condicionantes que afecta a la distribución de horarios, por eso recurrimos a los informes. Sin embargo, por mucho que nos ayude en la toma de decisiones existen casos donde los recursos son limitados, y la elaboración de un informe puede traducirse en estrés y fallos en el rendimiento.

Realización de informes de trabajo con software

Si se trabaja con una plataforma de automatización, muchos datos estarán reunidos y actualizados en un único sitio. Incluso algunos software ofrecen la posibilidad de realizar periódicamente informes con los datos que vayan recibiendo.

De esta manera, pasamos de una gestión que incluye horas y horas de trabajo, a una donde simplemente debemos acceder a la información preparada.

 

 

Si incorporamos informes de trabajo a nuestras estrategias, tendremos un seguimiento mucho más preciso de nuestro proyecto. La toma de decisiones, sobre todo en el sector de los Recursos Humanos, debe realizarse con la mayor cantidad de información útil.

Sin embargo esta integración debe ir de la mano con la tecnología. La optimización de recursos es vital en la gestión del talento, y la digitalización está permitiendo automatizar dinámicas esenciales, liberándonos de horas de trabajo innecesario.

 

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Felipe Valenzuela es Content Specialist para el mercado español en Factorial. Graduado en Comunicación e Industrias Culturales por la Universidad de Barcelona, tiene experiencia creando contenido para diferentes formatos y canales desde 2017.

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