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Vacaciones de verano: todo bajo control sin sudar la gota gorda

Cuando todas las personas de tu alrededor empiezan a contarte cómo quieren pasar sus vacaciones de verano, no sientes envidia. Sientes pánico: eres el que tiene que gestionar las vacaciones en la empresa. Relájate, porque incluso a estas alturas del año aún estás a tiempo de controlar las vacaciones de verano de los trabajadores de forma efectiva, sencilla y sin perder los papeles.

 

⚠️ Conviértete en un experto de la gestión de las vacaciones desde el departamento de Recursos Humanos:  Accede a nuestra guía online aquí para gestionar las vacaciones como nadie. 

 

Olvídate del Excel. Pásate a Factorial para controlar las vacaciones

Sabemos que tomar la decisión de utilizar nuestro software online para la gestión de vacaciones y ausencias de los empleados te va a ahorrar muchos quebraderos de cabeza. En una pelea de boxeo, Factorial ganaría todos los rounds frente al Excel porque:

  1. Tendrás todas las solicitudes de vacaciones en mismo sitio, actualizadas al momento en función de las altas/bajas en los equipos y de las ausencias aprobadas por los responsables
  2. Podrás comunicarte con los empleados para aceptar o rechazar las peticiones de vacaciones (y todo tipo de ausencias)
  3. No tendrás que utilizar fórmulas para calcular el saldo de días de vacaciones de cada empleado. Tu empresa establece la política de vacaciones y Factorial hace por ti el recuento de días

¿Necesitas más motivos para gestionar vacaciones con Factorial (y desinstalar Excel)?

‘Cede’ el control de las vacaciones de los empleados

¿Dejas de ser el único responsable de validar las vacaciones? Sí: otra de las ventajas del software de gestión de recursos humanos de Factorial es que puedes establecer los responsables de supervisar las vacaciones para cada equipo o empleado.

Esto no solo te libera de controlar las vacaciones y otro tipo de ausencias, sino que hace que cada responsable de equipo tenga mayor control para poder establecer la asignación y la carga de tiempo y esfuerzo de cada miembro de su equipo a un proyecto. Así que, de forma indirecta, al descentralizar y dotar de una herramienta dinámica a la gestión de vacaciones estás también facilitando el día a día de mandos intermedios o directivos. Y, por otro lado, esto también repercute de manera positiva en la toma de decisiones en proyectos que están en marcha y en el diseño de nuevas oportunidades de negocio.

Bases y normas en la empresa para la gestión de vacaciones de verano (y que el máximo de empleados estén satisfechos)

Porque la tecnología es muy útil pero solo si primero has establecido unas normas y condiciones para que los empleados conozcan cuáles son sus derechos a la hora de solicitar vacaciones y cómo hacerlo. Esto te ayudará mucho a gestionarlas y controlarlas de manera eficiente.

Lo primero que desde el departamento de Recursos Humanos tienes que definir es el reglamento respecto a las vacaciones. El tipo de actividad, el número de empleados, los horarios y el centro de trabajo marcarán mucho este reglamento y lo harán único para cada organización. Aunque podemos ayudarte con aspectos que siempre tendrías que considerar:

  • En el contrato o en el convenio se tienen que pactar las vacaciones, y éstas no deben ser inferiores a 30 días naturales (fines de semana incluidos). Hay empresas que prefieren gestionar las vacaciones dejando a los empleados que soliciten los días contando días naturales y hay otras que los cuentan como días laborables
  • ¿En qué período los empleados pueden solicitar vacaciones? En empresas pequeñas, por ejemplo, es posible que cierren dos semanas en agosto y entonces los trabajadores estén obligados a hacer vacaciones esos días. También hay el caso de empresas en las que las vacaciones de verano solo se pueden hacer en julio, agosto o septiembre y además en cada año los empleados rotarán en el mes que podrán solicitar sus días libres. O que haya una total libertad para pedir días o medios días de descanso a lo largo del año. Cada vez las empresas apuestan más por la flexibilidad, ¿es el caso de la tuya?
  • Otro aspecto a acordar de antemano para que sea más fácil gestionar las vacaciones de verano es la antelación necesaria para que un trabajador informe de sus vacaciones de verano a su responsable. Sin duda, la planificación de servicios y proyectos marcará mucho esta antelación. Aquí será muy importante que el área de Recursos Humanos esté en contacto con los responsables de otras áreas del negocio y conozca los objetivos a medio plazo, para saber, además, cuántas personas de un mismo departamento pueden solicitar vacaciones al mismo tiempo sin que afecte a la planificación prevista. Y no solo es un trabajo entre responsables de departamento: también es importante fomentar la comunicación entre empleados, que sepan con antelación qué hay sobre la mesa, qué tienen que hacer y puedan hablar entre ellos sobre cómo repartirse las tareas y responsabilidades.

¿Cuáles son las normas que aplicáis en tu empresa? ¿Cómo las tenéis definidas y cómo las dais a conocer? Con Factorial HR puedes compartir esa información de manera transparente con todos los miembros de la organización y recibir retroalimentación para analizarla y poder modificarla.

Y para controlar sus vacaciones, cada empleado tendrá acceso a su Portal del Empleado y en su calendario podrá visualizar y solicitar sus vacaciones de forma fácil. Para su supervisor también será fácil aceptar o rechazar la petición: recibirá un aviso en su correo electrónico para gestionarla y consultar el calendario con las ausencias de todos los compañeros. Con cada petición se actualizará automáticamente el calendario y esta información la verá toda la empresa.  

Porque tú también te mereces irte de vacaciones este verano y desconectar, toma el control y apuesta por una solución automatizada de Recursos Humanos que se adapte a lo que tu empresa espera de tu puesto.

 

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