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Cómo mejorar la gestión de los Recursos Humanos automatizando los flujos de trabajo

¿Tu departamento de Recursos Humanos pierde muchísimo tiempo haciendo lo mismo una y otra vez? ¿Tiene que repetir la misma gestión y los mismos procesos con todos y cada uno de los empleados que tenéis en plantilla?

En otros artículos ya repasamos el tiempo (y el dinero) que pierden los managers de Recursos Humanos haciéndolo todo de manera manual, además de lo que se puede ahorrar en la gestión de los Recursos Humanos.

Sin embargo, no queremos hablar de algo tan abstracto como “la digitalización” total de la empresa ni la “automatización de procesos”, a pesar de que son ambas cosas necesarias para adaptarse al teletrabajo.

Hoy queremos centrarnos en lo útiles que pueden ser los flujos de trabajo automáticos; es decir, programar acciones como el envío de nóminas, emails de onboarding a empleados nuevos o solicitudes de firma de contrato. Pero vayamos por partes.

¿Qué es la gestión de los Recursos Humanos? 

La gestión de los Recursos Humanos son todas aquellas acciones y funciones que tienen como objetivo la gestión de los empleados de una empresa. La gestión de los Recursos Humanos tiene que ocuparse de cosas como mejorar el clima laboral y la productividad, aumentar la motivación de los equipos, asegurar una buena comunicación y, ahora más que nunca y a causa de la crisis del Covid-19, garantizar la seguridad de la plantilla.

¿Quieres medir y, además, incentivar la motivación laboral de tus empleados? Descargate nuestro test de motivación laboral para saber cómo de satisfechos se sienten los integrantes de tu equipo.

Sin embargo, más allá de todo lo que hemos mencionado hasta ahora, que tiene que ver con el capital humano, también está el temido “papeleo”. Esto es el proceso de las nóminas, las hojas de asistencia, los contratos, etc.

Las funciones de la gestión de Recursos Humanos

La principal función de los departamentos de Recursos Humanos es identificar las necesidades de la empresa pero, sobre todo, de sus empleados. Dicho esto y dejando de lado las tareas puramente administrativas, podemos desglosar este concepto que engloba tantas cosas:

  • Reclutamiento de los mejores profesionales. Esta tarea, bien hecha, no solo puede hacer que se encuentren a los perfiles que más encajan en cada uno de los puestos de la empresa, sino que puede suponer una reducción de costes y de rotación de personal.
  • Fidelización de los trabajadores de la empresa. Se trata de retener al mejor talento, proporcionar lo que los empleados realmente necesitan y escucharlos.
  • Motivación de los empleados. Esto tiene que ver con el punto anterior pero no es lo mismo. La motivación es crucial para la productividad, así que si los empleados están satisfechos y motivados, la empresa puede ver un cambio gigante en sus resultados.
  • Medición del rendimiento de los integrantes de los equipos. Ayudar a los trabajadores a mejorar la productividad, y detectar posibles obstáculos que estén sufriendo.
  • Formación de los profesionales y proporcionarles proyección en la empresa. Una de las maneras de conseguir a mejores profesionales más fidelizados es con la formación.
  • Creación de una cultura de empresa. Esto es especialmente, pues tiene que ver con el Employer Branding, la marca de la empresa y sus valores y misión.
  • Detección de posibles errores en los equipos, para solucionarlos. Todo lo anterior también debe incluir un proceso de análisis de las necesidades y problemas de cada empleado, para mejorar lo mejorable.

Los 5 síntomas de una mala gestión de los Recursos Humanos

La importancia de una buena gestión de los Recursos Humanos de una empresa no viene solo del hecho de tener contentos, satisfechos y motivados a nuestros trabajadores, además de bien gestionados, sino que también afecta directamente a los beneficios de la empresa e incluso a su supervivencia y crecimiento.

¿Quieres saber si la gestión de Recursos Humanos de tu empresa puede mejorar? Presta atención y observa si en tu plantilla se producen algunos de estos síntomas:

Falta de objetivos y rumbo 

Lo que lleva a la incertidumbre, que a la vez supone una falta obvia de planificación, pues el objetivo no puede desglosarse en objetivos más pequeños ni en tareas accionables. Así, terminas con un empleado que no sabe hacia dónde dirigirse y que probablemente se verá abrumado por no ver el final de un proyecto en el horizonte.

Bajada de productividad

El no tener objetivos claros, o el hecho de que estos no sean realistas ni cuantificables hace que el rendimiento de los empleados se vea afectado. También la desmotivación, la falta de formación adecuada y el no ofrecer un plan de carrera ni proyección profesional puede hacer que tus trabajadores se sientan estancados y empiecen a no rendir tanto como antes. Y todo esto afecta directamente a los resultados de la empresa.

Si quieres saber cómo mejorar la productividad de tu empresa, haz clic aquí para leer nuestro artículo sobre las 12 técnicas para aumentar la productividad laboral y medirla.

Competitividad (llevada al extremo)

La competitividad puede ser buena cuando es sana y sabe gestionarse…pero no cuando se vuelve agresiva. Que la tendencia de un equipo sea quedar por encima de los compañeros y hacer lo que haga falta para conseguirlo hará que tus empleados no sepan trabajar los unos con los otros y no confíen entre ellos. Esto es un caldo de cultivo para los conflictos laborales y un clima laboral nada deseable.

Poca flexibilidad laboral y conciliación

Quizás en el pasado una empresa podía sobrevivir sin este punto, pero ahora no. Y esto es algo que se debe utilizar para atraer al mejor talento; el mejor profesional no va a estar satisfecho en el trabajo si este no puede conciliarse con su vida personal. Y esto es especialmente importante cuando quieres tener a millennials (profesionales que están altamente cualificados) en tu plantilla.

La conciliación laboral y la flexibilidad da más trabajo que ofrecer un horario fijo e inescrutable junto con las mismas políticas que ofrecías hace cinco años, pero es necesaria.

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Comunicación interna deficiente

No solo dentro de los equipos sino, sobre todo, entre distintos equipos o departamentos. Cada equipo es una pieza de un mismo engranaje, y todas estas piezas deben encajar a la perfección y trabajar para el mismo objetivo. La comunicación interna lo es todo para el buen funcionamiento de la empresa, ahora más que nunca, ya que el teletrabajo está muy extendido y en varias ocasiones es la única opción.

Una mala comunicación puede deberse a muchas cosas; un organigrama de empresa que no refleja bien la cadena de mando, el uso de las herramientas inadecuadas… Y puede provocar lentitud en la resolución de problemas, desorganización y, lo peor, clientes descontentos.

Automatización y digitalización de los Recursos Humanos y la gestión de personas

Si tu empresa sufre de alguno de los problemas que hemos enumerado en el apartado anterior, como manager de Recursos Humanos tienes que poner cartas en el asunto. Puede que tus gestores de equipo necesiten más formación, o puede que tus manos estén continuamente llenas de papeles y fichas de jornadas laborales y eso no te deje el tiempo que necesitas para gestionar mejor a tus trabajadores.

¿Cómo puedes automatizar todas las tareas repetitivas que no necesariamente tienen que ser llevadas a cabo por una persona? Te presentamos los workflows o flujos de trabajo.

Qué es un workflow o flujo de trabajo

Un workflow se traduce literalmente como “flujo de trabajo”, y no es más que un grupo de procesos o acciones en cadena que pasan de ser manuales a automáticas.

Cuando este grupo de acciones son manuales, significa que debe haber alguien que las lleve a cabo (de una en una) a mano, las monitorice continuamente y vuelva a repetir este proceso siempre que vuelva a necesitarse. Cuando esto se automatiza…solo es necesario crear el workflow como un esquema de acciones, que hagan una especie de efecto dominó y que solo requieran un detonante para activarse.

Ejemplo de flujo de trabajo

Hay muchísimos procesos de Recursos Humanos que pueden automatizarse y convertirse en un workflow o flujo de trabajo automatizado.

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Pongamos el ejemplo de todo lo que se tiene que hacer desde el departamento cuando alguien se incorpora en la empresa y tenemos que llevar a cabo su plan de acogida o onboarding. En el momento en el que este nuevo empleado firme el contrato, todo esto tendrá que suceder:

  • Deberá recibir el manual del empleado de la empresa.
  • Se iniciará el programa de mentor si es que tu compañía cuenta con él.
  • Se anunciará la nueva incorporación al resto del equipo en algún canal de comunicación interna.
  • El empleado deberá recibir los correos electrónicos necesarios con información sobre sus responsabilidades y claves de acceso.
  • Etc.

Si todo esto se convierte en una cadena, cuya acción activa la ejecución de otra, tu departamento de Recursos Humanos no tendrá que estar pendiente de cada paso y ni que preocuparse de saltarse ninguna fase. Además, podrá hacer el onboarding de varios empleados a la vez, sin problema de solapamiento, retrasos o equivocaciones.

¿Quieres una lista de todos los pasos necesarios para llevar a cabo un proceso de onboarding exitoso? Descárgate nuestra checklist gratuita para los planes de acogida

Software para automatizar los flujos de trabajo y la gestión de los Recursos Humanos

La automatización de los flujos de trabajo se consigue a través de una herramienta como puede ser un software de automatización. Existen soluciones que resuelven un aspecto del departamento de Recursos Humanos, como el envío de correos electrónicos…pero, ¿y si tuvieras una herramienta única que lo centraliza todo y pudieras utilizar cualquier acción para automatizar la siguiente tarea?

El Software de Factorial quiere ayudar a los departamentos de Recursos Humanos a mejorar su eficiencia evitando tareas repetitivas para poder, así, centrarse en la retención de su talento con tareas más soft y de engagement.

Con su funcionalidad de Workflows no solo podrías automatizar muchos procesos y crear cadenas de acciones, sino que también tendrías a todos los responsables de esas tareas al día, con notificaciones sobre el estado del workflow en cuestión. Y los eventos que inicien las acciones pueden ser tales como “Nuevo documento añadido” o “Nuevo empleado añadido”. ¿No quieres que todos los empleados pasen por el mismo workflow? No te preocupes; también puedes aplicar filtros para que se necesiten ciertos requisitos para pasar de una acción a otra.

Ahora que ya sabes qué son los workflows y cómo funcionan, ¿querrás volver a encargarte de cada una de esas tareas repetitivas que secuestran el tiempo de tu departamento de Recursos Humanos?

¡Prueba gratis el programa para la gestión de los Recursos Humanos de Factorial y di adiós a las tareas repetitivas!

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