La gestión del tiempo es de vital importancia en toda empresa, ya que maximizando el uso de este recurso intangible podemos garantizarnos un mayor retorno y mejorar el rendimiento de la plantilla.
Los cuadrantes de turnos de trabajo, son justamente una herramienta ideal para poder gestionar el ingreso y egreso de los trabajadores, mejorando el fichaje, control horario y asegurándonos una mayor productividad y bienestar laboral. Por ello, en Factorial queremos ofrecerte esta plantilla Excel de cuadrante de turnos de trabajo gratis.
Con esta plantilla de turnos de trabajo personalizable podrás tener una visualización general de los turnos rotativos de tu empresa de manera mensual. Además de poder detectar que trabajadores tienen turnos rotativos por la mañana, tarde o noche.
Tabla de contenidos
¿Qué es el trabajo a turnos?
El trabajo a turnos según la definición del Estatuto de los Trabajadores es “toda forma de organización del trabajo en equipo según la cual los trabajadores ocupan sucesivamente los mismos puestos de trabajo, según un cierto ritmo, continuo o discontinuo, implicando para el trabajador la necesidad de prestar sus servicios en horas diferentes en un período determinado de días o de semanas”.
En resumen, el trabajo a turnos beneficia la producción de una empresa para que esta no se quede parada y, por ello, sus trabajadores se organizan en trabajos por turnos.
Trabajo a turnos, ¿qué dice la legislación?
Los turnos en las empresas son cada vez más comunes. Sin embargo, lo cierto es que esta modalidad existe desde hace muchísimo tiempo y, según el tipo de empresa, puede que utilizarla sea más o menos conveniente.
En todo caso, es necesario conocer lo que establecen las leyes laborales que regulan la actividad.
Trabajo a turnos según el Estatuto de los Trabajadores
En el artículo 36.3 y 36.4 del Estatuto de los Trabajadores encontramos las siguientes medidas para los trabajadores a turnos:
#1 – «En las empresas con procesos productivos continuos durante las veinticuatro horas del día, en la organización del trabajo de los turnos se tendrá en cuenta la rotación de los mismos y que ningún trabajador esté en el de noche más de dos semanas consecutivas, salvo adscripción voluntaria».
#2 – «Las empresas que por la naturaleza de su actividad realicen el trabajo en régimen de turnos, incluidos los domingos y días festivos, podrán efectuarlo bien por equipos de trabajadores que desarrollen su actividad por semanas completas, o contratando personal para completar los equipos necesarios durante uno o más días a la semana».
#3 – «Los trabajadores nocturnos y quienes trabajen a turnos deberán gozar en todo momento de un nivel de protección en materia de salud y seguridad adaptado a la naturaleza de su trabajo, y equivalente al de los restantes trabajadores de la empresa».
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Real Decreto 1561/1995 de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo
El artículo 19 del Real Decreto 1561/1995 de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo también trata el trabajo a turnos y dice lo siguiente:
#1 – «En las empresas en que se realicen actividades laborales por equipos de trabajadores en régimen de turnos, y cuando así lo requiera la organización del trabajo, se podrá acumular por períodos de hasta cuatro semanas el medio día del descanso semanal previsto en el apartado 1 del artículo 37 del Estatuto de los Trabajadores, o separarlo del correspondiente al día completo para su disfrute en otro día de la semana».
#2 – «En dichas empresas, cuando al cambiar el trabajador de turno de trabajo no pueda disfrutar del descanso mínimo entre jornadas establecido en el apartado 3 del artículo 34 del citado Estatuto, se podrá reducir el mismo, en el día en que así ocurra, hasta un mínimo de siete horas, compensándose la diferencia hasta las doce horas establecidas con carácter general en los días inmediatamente siguientes».
Beneficios de utilizar una plantilla de horario de trabajo en Excel
Si necesitas incorporar un cuadrante de turnos de trabajo rotativos o necesitas mejorarlo, puedes hacerlo fácilmente mediante una plantilla de Excel que te permite rellenar los datos de acuerdo a tus necesidades. A continuación, te mostramos los beneficios que puedes obtener:
- Posibilidad de personalizar y rellenar la plantilla de turnos con tus trabajadores.
- Organizar a los empleados en grupos.
- Gestionar el trabajo a turnos con el horario de noche y mañana.
- Crear cuadrantes de turnos de trabajo de 24 horas.
- Enviar los cuadrantes de turnos de trabajo rotativos por email a tus trabajadores.
Desventajas de utilizar una plantilla de turnos rotativos en Excel
Una plantilla de horario de trabajo rotativo puede ser una de las opciones más fáciles de controlar la gestión de turnos dentro de tu empresa pero puedes incurrir en errores si es que no realizas una gestión adecuada y caer en errores que afecten a la productividad de tus trabajadores y el cumplimiento de sus tareas diarias.
A continuación, te mostramos las desventajas de utilizar una plantilla de cuadrantes de turnos:
- Dificultad en la gestión y visualización de todos los datos dentro de la plantilla de horario en excel por la cantidad de empleados.
- Inconvenientes en la comunicación de los turnos rotativos que le corresponden a cada empleado.
- Errores en el ingreso manual de los datos de turnos, horarios, etc dentro de la plantilla de turnos de trabajo.
- Inversión de tiempo en modificar los turnos de trabajo por cambios repentinos o de improviso.
- Usando una plantilla de cuadrante de turnos no se puede visualizar los horarios de trabajo de los empleados en tiempo real.
Cómo crear un cuadrante de turnos de trabajo rotativos en Excel
Puedes crear tu cuadrante de turnos de trabajo gratis utilizando Excel o un spreedsheet en Google, sin necesidad de pagar de más. Solo tendrás que tener en cuenta que pueden ocurrir muchos errores al momento de controlar tu cuadrante de turnos mediante una plantilla de excel por lo que te explicamos cuáles son los puntos a tener en cuenta.
Estos son los pasos para elaborar un cuadrante de trabajo en blanco desde una hoja de Excel:
- Establecer los turnos de trabajo de la empresa: es esencial definir cuáles serán los horarios de trabajo. El trabajo por turnos de noche podría ser de 00:00 a 8:00, el trabajo por turnos de mañana, de 8:00 a 16:00 y el de tarde, de 16:00 a 00:00.
- Calcular cuántos trabajadores necesitamos para cada turno: es importante tener en cuenta los picos de trabajo que podamos tener durante el año y elaborar el cuadrante conforme a esto. Para ello, es necesario establecer un patrón de turnos para cada época del año según lo que necesite la empresa.
- Definir un patrón común para un mismo grupo de trabajadores: puedes hacer grupos de trabajadores y seguir un mismo patrón para gestionar su control horario. Lo importante es asegurarnos de que tenemos cubiertas todas las áreas de trabajo durante todo el año.
- Crear y personalizar nuestra plantilla: para poder llevar una mejor gestión, es indispensable que todo el equipo de Recursos Humanos conozca la plantilla y sea ágil con ella, para ello puedes personalizarla a tu gusto.
Recuerda que el llevar una plantilla de horario en Excel puede ser de gran ayuda y fácil de aplicar pero se debe tener especial cuidado cuando manejas a tu equipo de manera remota. Ten en cuenta que siempre existirá la opción de optimizar estos procesos a través de un programa de Gestión de turnos el cual te ayudará a agilizar tus tareas y mantener un control eficiente de la distribución de los turnos de trabajo dentro de tu empresa.
Descárgate nuestro cuadrante de turnos de trabajo con una plantilla horario excel gratis
Obtén una plantilla de turnos de trabajo rotativos gratis para generar los cuadrantes de turnos en tu empresa a la medida de tus necesidades. No necesitas instalar ningún programa ni complicarte la vida creando un horario en excel desde cero, simplemente completando el formulario con tus datos recibirás la plantilla de excel que hemos elaborado en tu correo electrónico, esta plantilla esta lista para rellenar e imprimir.
Dentro de esta plantilla de trabajo que es completamente gratis, encontrarás los cuadrantes semanales para que los rellenes con cualquiera de las 3 jornadas establecidas por tu empresa (mañana, tarde o noche). Además, esta plantilla de horario de turnos de trabajo está hecha para que puedas controlar y tener una mejor visualización de los turnos de tus empleados ya sea de forma semanal o mensual.
Plantilla de horarios para rellenar e imprimir en Word y PDF
En Factorial hemos elaborado una plantilla de horario de trabajo gratuita que podrás descargar en formato PDF, Word o Excel lista para rellenar manualmente. Eso sí, la información que tú como manager debes ingresar debe ser lo más certera posible para que luego no surjan inconvenientes con los turnos ya definidos por tus empleados.
Es vital que sepas rellenar esta plantilla semanal y mensualmente por los turnos que le corresponde a cada trabajador. Recuerda que cuanto más claro estén distribuidos los turnos de tus empleados mayor será el efecto positivo en su productividad dentro de las tareas diarias.
La mejor manera de gestionar los turnos de trabajo
Una plantilla de turnos es una herramienta muy fácil de utilizar al organizar turnos de trabajo pero puede presentar ciertas desventajas.
Un software de Recursos Humanos como el de Factorial permite realizar la gestión de turnos de forma personalizada y asignarlos a ciertos trabajadores en específico. Además de crear flujos de trabajo para que estos turnos se repitan generando un ahorro de tiempo y errores de cálculo manual.
Entre algunas otras de las funcionalidades que ofrece el software, tenemos:
- Visualización completa de los turnos de trabajo de todo el equipo en tiempo real.
- Monitorización del tiempo de trabajo de la plantilla y el cálculo automático de las horas trabajadas.
- Envío de notificaciones a los trabajadores acerca de sus turnos de trabajo mejorando su experiencia y la comunicación.
- Posibilidad de añadir períodos específicos en el año, como puede ser el horario intensivo en verano.
- Posibilidad de agregar información adicional como ubicaciones o comentarios concretos al momento de enviar los turnos de trabajo.
Factorial ofrece un software todo en uno, en donde podrás sincronizar los turnos de trabajo con las ausencias, bajas y vacaciones de tu equipo y así evitar posibles errores a la hora de gestionar las jornadas laborales. Agenda una demo gratis y te enseñamos la mejor manera de gestionar los turnos de trabajo.
Ejemplo de éxito: el cambio en los turnos de trabajo en Mercadona
A partir del 4 de mayo del 2020, la dirección de Mercadona decidió cambiar los turnos rotativos de sus empleados como medida excepcional para reducir el contacto entre trabajadores y clientes.
El cambio de turnos de trabajo para los empleados de Mercadona ha pasado a ser cuatro días de trabajo seguidos y tres de libranza, incluido el domingo. Además, ahora el total de horas semanales es de 36, por ello, su jornada de trabajo se amplía a 9 horas al día.
