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El coste de reclutar y hacer un «onboarding» a los empleados

Captar profesionales con talento y darles la bienvenida a tu empresa son fases importantes para que tu negocio prospere. Y la manera en que vas a afrontarlos y la inversión en dinero impactará en la duración media del trabajador.

¿A qué ritmo estás reclutando y contratando nuevo personal a tu empresa? ¿Cuánto tiempo permanece en ella una vez se ha incorporado? Estas son las dos preguntas que tienes que hacerte para darte cuenta del tiempo, esfuerzo y dinero que inviertes en los procesos de contratación e incorporación. En tu respuesta seguramente verás la necesidad de contar en tu negocio con una plataforma digital de gestión de recursos humanos para automatizar estas dos fases.

Antes de entrar a evaluar lo que te estás gastando en contratar e incorporar trabajadores en tu empresa, ¿tienes claro qué supone cada uno de estos dos procesos para tu negocio?

Diferencias entre reclutar e incorporar empleados

Un proceso va después del otro. Así, primero empiezas por reclutar al empleado, por atraerle a tu proyecto –y hacerlo sin cometer errores a la hora de reclutar. Después de contratarle viene la incorporación, la manera en que tu empresa ayuda a los nuevos empleados a adaptarse tanto a los aspectos sociales como a las funciones esperadas. El objetivo de una buena incorporación es que contribuyan y sean miembros productivos lo más rápido posible.

Fases en el reclutamiento y contratación de talento

  1.     Desarrollar una descripción del puesto de trabajo, publicarla y distribuir la oferta
  2.     Evaluar las candidaturas para seleccionar los mejores candidatos
  3.     Gestionar las comunicaciones con los candidatos
  4.     Preparar, enviar y revisar las pruebas de selección
  5.     Participar en las entrevistas con los candidatos
  6.     Hacer una oferta y negociar la incorporación del empleado.

Fases en la incorporación de empleados

Este proceso se inicia tan pronto como la persona firma la aceptación de la oferta de trabajo. Aunque hay empresas en las que esta etapa y la de reclutamiento se solapan. Lo importante es conseguir conectar el trabajo de los empleados con la estrategia de la organización. Y para ello hay que trabajar para que estos vean la importancia de su desempeño para el éxito del negocio: establece expectativas claras y prepárales para el éxito. Ni la empresa ni el nuevo empleado quieren sorpresas.

Si bien no existe un enfoque único para dar la bienvenida a un nuevo empleado con éxito, aquí tienes algunas de las fases que tienes que tener en cuenta para incorporar nuevo talento:

  1.     Papeleo inicial
  2.     Administración y puesta a punto del espacio de trabajo
  3.     Bienvenida, orientación e introducción de los departamentos de la empresa
  4.     Formación relacionada con las funciones del empleado y los procesos de la organización
  5.     Establecimiento de expectativas y cultura corporativa
  6.     Introducción a clientes, colaboradores, proveedores, etc.
  7.     Tutorización y retroalimentación sobre el proceso de incorporación.

Entonces, ¿cuánto cuesta incorporar a un nuevo empleado?

Respondemos de una forma un poco ambigua: el coste de reclutar, contratar e incorporar a un nuevo empleado varía según la empresa y también en función del rol dentro de la misma que va a asumir. Calcula y evalúa la inversión que necesitas en cada paso de las dos fases que te hemos detallado para encontrar un coste medio por incorporación de empleado, teniendo en cuenta, además:

  •      Salario y beneficios del nuevo empleado
  •      Salario de la(s) persona(s) que se encarga(n) de su capacitación
  •      Salario medio del equipo al que se incorpora la persona
  •      Gastos indirectos.

¿Por qué incorporar un nuevo empleado agota tantos recursos?

Los gastos se disparan de manera más incontrolada después de la contratación. Veamos algunas de las posibles causas:

  •      La incorporación requiere de mucho papeleo, y de mucho tiempo para gestionarlo a nivel administrativo. Haz la cuenta: Calcula el precio de la hora de quien hace el reclutamiento, cuántos empleados nuevos entran cada año a tu empresa, y cuántas horas de tiempo administrativo requiere procesar todo el papeleo. ¿Has pensado en cómo digitalizar y automatizar estos trámites? Por ejemplo, con Factorial Nómina tendrás una solución de software de recursos humanos que unificará todas las tareas administrativas del proceso de contratación en un único sistema, y también permitirá que los propios empleados puedan acceder a la plataforma para agilizar los trámites.
  •      Si el empleado renuncia a los pocos meses de haberse incorporado, toda la inversión de semanas de tiempo y esfuerzo en su incorporación no estará amortizada. Imagina si esto te pasa varias veces al año: el impacto financiero puede hacer mella en tu plan de negocio. Para evitar la rotación, el proceso de incorporación tiene que estar estructurado y personalizarse a cada caso. Por ejemplo, un estudio de Corning Glass Works reveló que los empleados que cuentan con una acogida estructurada tienen un 69 % de probabilidades de permanecer en la empresa más de tres años.
  •      La productividad del nuevo empleado es reducida durante su período de aprendizaje y adaptación. Un empleado puede tardar hasta ocho meses en ser plenamente productivo: necesitan tiempo para saber cómo ejecutar sus responsabilidades, cómo son las metodologías de trabajo y cómo comunicarse con otras áreas y personas dentro y fuera de la organización. Para mejorar esta adaptación, lo mejor es ampliar la fase de incorporación más allá de lo que establezcas como período de prueba. Ve más allá del papeleo y de las tareas administrativas y da valor a tu papel en la gestión de Recursos Humanos: por ejemplo, elabora un plan para que cada nuevo empleado reciba la capacitación y el asesoramiento que necesita, y evalúalo y ajústalo de manera continua.
  •      Hay que proveer al nuevo empleado de herramientas de trabajo: equipo informático, mobiliario de oficina, software, tarjeta de acceso, etc. Son gastos casi inevitables, pero se pueden reducir a largo plazo si estandarizas el proceso y registro de todo lo que necesita un nuevo empleado. Por ejemplo, ¿cuentas con un sistema para inventariar todo el hardware y las licencias de software?

Si bien siempre querrás reducir costes asociados a la contratación e incorporación de nuevos empleados, evita el gran error de descuidar el proceso y generar trabajadores no comprometidos. Cuando estos empleados renuncien en pocos meses, pagarás un gran precio.

¿Qué puedes hacer para favorecer la retención, además de planificar el reclutamiento, la contratación y la incorporación? Puedes tener en cuenta factores humanos como tener en los cargos de responsabilidad que respeten el trabajo de cada miembro de su equipo, una cultura corporativa enriquecedora y colegas con los que trabajar a gusto. Y también puedes registrarte gratis y probar las diferentes soluciones de gestión de RRHH que te ofrecemos en Factorial.

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