Los factores que condicionan la productividad de los empleados pueden tener distintos orígenes. Por una parte, están los factores intrínsecos (aquellos relacionados con los rasgos personales). Como es lógico, hay personas más ágiles que otras en función de sus aptitudes, su capacidad de concentración y su estado de ánimo. Por otra parte, existen factores extrínsecos o medioambientales, que tienen que ver con el entorno y el espacio de trabajo, además de la motivación recibida. En este artículo queremos centrarnos en estos segundos y darte algunas claves para mejorar la productividad de tu oficina.
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1. Crea un espacio agradable
El espacio de trabajo debe contar con elementos que beneficien la salud de los empleados y lo conviertan en un lugar más agradable. Uno de ellos es la iluminación, que en la medida de lo posible debería ser mayormente natural. Para ello es importante que tu oficina cuente con múltiples ventanas que, además de beneficiar la vista, pueden ventilar el espacio de vez en cuando para darle más oxígeno. A eso también pueden contribuir las plantas, que además le darán un toque verde y natural muy agradable.
2. Crea zonas de trabajo
Las oficinas abiertas ya no son una prioridad para las nuevas empresas. Actualmente existe la tendencia creciente a dividir el espacio por “zonas de trabajo” donde los equipos pueden reunirse para cooperar o aislarse del entorno cuando sea necesario. Acondicionando zonas para distintos propósitos podrás mejorar la productividad además de la calidad del trabajo.
3. Ten en cuenta la temperatura del color
Aunque pueda parecer un detalle poco relevante, la aplicación del color en las paredes y el mobiliario de la oficina tienen mucha incidencia en la productividad y la concentración del equipo. Si quieres propiciar un clima relajado, el empleo de tonos verdes y azules es ideal para los espacios amplios o de reunión e induce a la calma y la claridad. Si lo que quieres es promover la creatividad, los tonos cálidos y claros como el beige son los más idóneos.
4. Pon orden
Para mejorar la productividad de tu oficina es fundamental que el espacio de trabajo ayude a los empleados a concentrarse en sus tareas. Si mantienes el orden visual y espacial de tu oficina podrás eliminar distracciones y hacer que cada uno se enfoque en lo que debe. Pon normas orientadas a garantizar unos mínimos de orden que impliquen a todo el personal. Por ejemplo, evitar que se acumulen los periódicos y artículos de semanas anteriores, archivar los documentos que no se necesiten hasta más adelante o intentar usar material digital y dosificar el físico.
5. Controla la ergonomía
La ergonomía tiene mucho peso respecto a la productividad de los empleados. Para prevenir lesiones y garantizar su óptima salud, debes procurar que las pantallas estén a una distancia de entre 70 y 90 centímetros de los ojos, que los pies estén bien apoyados en el suelo o sobre un reposapiés, y que la postura corporal de cada uno sea lo más recta posible para evitar dolores musculares. Aunque – en parte – eso sea responsabilidad de cada persona, no está de menos que lo revises de vez en cuando.
6. Minimiza el ruido
El ruido también tiene un impacto muy significativo en el entorno de trabajo. Si no se minimiza, no solo disminuye la concentración sino que aumenta el nerviosismo y el estrés. Por eso es muy importante que adoptes medidas para localizar los ruidos más molestos (por ejemplo, teléfonos, impresoras, faxes, sistema de ventilación o aire acondicionado, el tono de voz de los compañeros, etc.) y trates de minimizarlos. En algunos casos, los dispositivos permiten regular la emisión de ruido, y en otros se puede tratar de disminuir la cantidad de decibelios asilando los objetos ruidosos a otra ubicación. También puedes permitir el uso de auriculares para que el personal pueda escuchar su música, concentrarse mejor y evitar distracciones.
7. Promueve el movimiento
El sedentarismo en la oficina es un problema real que no hace ningún bien al trabajador, a pesar de que algunas empresas siguen creyendo que la productividad se basa en el número de horas que una persona pasa en su escritorio. Pues bien, es justo lo contrario: el movimiento no solo es saludable para el cuerpo, sino que también lo es para la mente. Si animas a tus empleados a levantarse de sus sillas y a moverse por la oficina, más concentrados y productivos serán cuando vuelvan a su sitio. Algunas empresas incluso instalan espacios de recreo para que el equipo pueda ejercitarse, entretenerse o simplemente desconectar momentáneamente del trabajo (con mesas de pingpong, cafetería, etc.).
8. Planifica el trabajo
Más allá de las condiciones del espacio, para mejorar la productividad de tu oficina también debes tener una buena metodología de trabajo. Para ello debes planificar las tareas fijando objetivos y límites temporales. Si todos los miembros del equipo adoptan el compromiso de cumplir con los plazos, se creará un ambiente dinámico y productivo muy favorable en la oficina. También es imprescindible que dispongas de la infraestructura necesaria y del material adecuado para un correcto desarrollo de la actividad. A través de algunas herramientas tecnológicas podrás planificar el trabajo ahorrando tiempo, espacio y mejorar la productividad.
9. Establece horarios flexibles
Si tenemos en cuenta que todo el mundo es diferente, hay que comprender que algunas personas rinden más en determinadas horas, mientras que otras lo hacen en un momento distinto del día. Si estableces horarios flexibles en tu oficina, más probabilidades tendrás de que tus empleados empleen toda su energía durante las horas de trabajo. En este sentido, puedes ofrecer libertad de horario, establecer turnos de mañana y tarde o bien ser flexible en la cantidad de horas del contrato laboral.
10. Sé un factor motivador
No podíamos cerrar este artículo sin hacer alusión al factor motivacional no intrínseco. Si quieres mejorar la productividad de tu oficina tendrás que estimular al equipo asignando responsabilidades adaptadas a cada uno de los miembros, de manera que se sientan importantes y se desenvuelvan con autonomía en lo que mejor saben hacer. Vela por un clima de compañerismo y de distensión en el lugar de trabajo. Predica con el ejemplo mostrándote como un líder cercano y empático, y por qué no, organiza actividades fuera de la oficina para mejorar la cohesión del equipo.
Te hemos dado 10 consejos para mejorar la productividad de tu oficina. Si la experiencia te dice que existen otros trucos y te han funcionado, ¡no dudes en compartirlos en los comentarios!
