Con el avance de la tecnología y el contexto actual, cada vez más empresas adoptan metodologías de trabajo (como el teletrabajo o trabajo híbrido), que implican tratar a diario con enormes volúmenes de datos.
Un acuerdo de confidencialidad, o NDA (non-disclosure agreements) se convierte ante esta situación, en una herramienta más que valiosa y poderosa, para garantizar la seguridad de nuestra información más sensible. Este tipo de documentos son de gran utilidad para un sinfín de proyectos y empresas de pequeño y mediano tamaño, así como multinacionales.
Tabla de contenidos
Qué es un acuerdo de confidencialidad
Un contrato de confidencialidad es un modelo de contrato que vincula de manera legal a las partes firmantes, y que impone una relación de confidencialidad entre ellas. Este documento es conocido también como cláusula de confidencialidad y no divulgación o NDA (non-disclosure agreements) por sus siglas en inglés.
La NDA o contrato de confidencialidad implica que la empresa y el/la profesional acuerdan que la información de tipo privada o sensible a la que se tenga acceso no será puesta a disposición de terceros. Este modelo de contrato puede ser tanto un documento entero, o tan solo una cláusula en la que se especifique esta obligatoriedad de confidencialidad.
NDA o contrato de confidencialidad
Los acuerdos de confidencialidad solían ser comunes para las empresas que inician negociaciones con otras empresas, o en casos donde se trabajaba también con contratos laborales que implicaban acuerdo de exclusividad y cesión de imagen. Tal es el caso de la industria del entretenimiento.
Pero en la actualidad, los acuerdos de confidencialidad o NDA son una práctica difundida entre todo tipo de empresas, donde se administran datos personales propios y ajenos (de clientes y/o proveedores).
Este tipo de acuerdos tiene una validez plena en España y se enmarca dentro de la Ley de Protección de Datos Personales, una de las leyes laborales más importantes del país junto con la de control horario, Igualdad y la derogación de la reforma laboral, entre otras.
¿Para qué sirve un documento de confidencialidad?
Las NDA tienen múltiples propósitos, dependiendo de cada situación en particular. Pero lo que sí podemos afirmar es que generalmente son solicitados cuando se inicia el vínculo entre la empresa y un empleado. La integración de esta cláusula de confidencialidad dentro del contrato laboral es lógica, ya que como parte de sus tareas diarias, el empleado va a tratar con datos sensibles.
Al mismo tiempo, suelen solicitarse, por ejemplo, cuando la empresa contratante se vale de informaciones recogidas en un software (como datos biométricos a través del fichaje con reconocimiento facial), para mejorar las gestiones cotidianas. A través de estos contratos, las empresas terciarias se ven obligadas a no compartir datos o información de naturaleza sensible con otras compañías ajenas.
Utilidad de un contrato de confidencialidad
Los acuerdos de confidencialidad han sido durante mucho tiempo, un marco legal para mantener la confianza y evitar que se filtre información crucial que podría socavar la rentabilidad, debido a la vulnerabilidad que implica dejar a manos de terceros datos sensibles.
La información que puede buscar proteger un acuerdo de confidencialidad, incluye desde recetas secretas y fórmulas patentadas, hasta procesos de fabricación, listas de contactos de ventas o clientes, cifras contables no públicas o cualquier elemento específico que diferencie a una empresa de otra.
¿Cuándo usar un NDA?
Como hemos comentado, a la hora de trabajar con información de naturaleza sensible es importante disponer de estos modelos de contrato. Sobre todo porque nos referimos a información o datos que puedan poner en compromiso un proyecto, personas o a la empresa.
De esta manera, se puede aplicar un contrato de confidencialidad en los siguientes supuestos:
- Cuando utilicemos información personal y delicada de un equipo. Es decir, información personal o datos recogidos de manera biométrica. Este tipo de información también está protegida en España por la LOPD.
- Cuando miembros de nuestro equipo tengan acceso a información sensible de la compañía. En este caso podríamos hablar de código escrito de un software, así como datos e información fiscal o financiera, o incluso productos o diseños que no tengan patente o estén en proceso de desarrollo.
- Cuando miembros de nuestro equipo tengan acceso a decisiones importantes de empresa, estrategias, road maps o maneras de trabajo que, compartidos con terceros, puedan perjudicar los planes futuros de un proyecto o el crecimiento de una compañía.
Es decir, el objetivo de un contrato de confidencialidad o NDA es que ambas partes lleguen a un acuerdo donde se determine que la información se mantendrá reservada. Esto, con el fin de evitar daños que puedan afectar económicamente a la organización o la reputación de esta.
Tipos de contratos de confidencialidad
Existen, dependiendo de su tipología, industria y temática, diferentes maneras de establecer un acuerdo de confidencialidad entre dos o más involucrados:
- Documento de confidencialidad para empleados
Bajo este contrato de confidencialidad, los empleados tienen el deber implícito de no utilizar los secretos comerciales de una manera que perjudique su la organización de la que forman parte. Es decir, se regula el uso que un equipo debe darle a información calificada como sensible y obtenida por las labores diarias de los trabajadores.
- Acuerdo de confidencialidad entre empresas
Este tipo de documentos o cláusula de confidencialidad se utiliza en conversaciones entre empresas a la hora de barajar contratos de distribución, fusiones entre compañías, proyectos colaborativos o, incluso, franquicias. Normalmente, este tipo de documentos suele durar durante los períodos de negociación o incluso de manera posterior, ya que tampoco existe la garantía de que los acuerdos entre empresas vayan a evolucionar de manera positiva.
- Acuerdo de confidencialidad precedente.
Se utiliza para fusiones y adquisiciones. Si una empresa quiere comprarle a otra su negocio, querrá tener accesos a sus libros y activos. Un acuerdo de confidencialidad, puede proporcionar un elemento de protección para esa información altamente sensible y otros “secretos comerciales”.
Al mismo tiempo, también es variable qué tipo de “componentes” integrarán los acuerdos o, mejor dicho, qué tipo de datos y su proveniencia se pretende resguardar:
- La de clientes
- De operaciones Comerciales y Contabilidad
- La propiedad intelectual
- Secretos comerciales (recetas, información de fabricación o fórmulas)
- Tecnología computacional
- Marketing, productos y servicios
Cómo hacer un acuerdo de confidencialidad
No existen fórmulas mágicas o específicas para crear acuerdos de confidencialidad, de momento. En líneas generales, este tipo de contratos comparten la misma estructura y contenidos. Sin embargo, si que existen una serie de obligaciones o puntos a tener en cuenta a la hora de preparar una cláusula de confidencialidad o un contrato de esta tipología.
Por ejemplo, la Oficina Española de Patentes y Marcas recoge los siguientes puntos para vigilar:
- La obligatoriedad de un documento de confidencialidad se debe establecer de manera unilateral entre las partes firmantes. Aunque la información resulte valiosa solo para uno de los agentes implicados, se recomienda que se mantengan esta cláusula para todas las partes involucradas.
- Identificar y definir lo mejor posible el objetivo del acuerdo y los conceptos a proteger. Se debe especificar correctamente la información que se considera confidencial, sin revelarla ya que cabe la posibilidad de que el acuerdo no se llegue a firmar.
- Establecer los límites en los que se pueda utilizar la información establecida, ya que define de manera exacta los usos que se le puede dar a este tipo de contenido y facilita la comprensión de las normas establecidas.
Sin embargo, lo primero es evaluar si realmente es necesario o no establecer este modelo de contrato de confidencialidad. Para luego comenzar a dar rienda suelta a la preparación del documento. Algunas preguntas interesantes para hacernos son:
- ¿Qué datos de la empresa podrían vulnerar su funcionamiento de ser divulgados?
- ¿Qué posibilidades existen de experimentar una vulneración?
- ¿Cuál es el volumen de datos sensibles que se administran cada día/semana/mes/año?
- ¿Qué empleados tienen acceso a información sensible?
- ¿Hay proveedores o clientes que también tengan acceso?
Qué contiene un acuerdo de confidencialidad
Aunque, como sucede con otro tipo de documentos legales y más específicamente contratos, el contenido de estos será variable y modificable según el caso, existen ciertos parámetros que un acuerdo de confidencialidad obligadamente debe contener:
- Definición de información confidencial.
Lo primero y principal, será establecer qué se considera o entiende por “confidencial”. Se debe ofrecer una lista que podría incluir conceptos como información financiera, materiales y/o software, procesos innovadores o códigos de programación.
Como hemos avisado anteriormente, se deben especificar estos temas sin llegar a compartirlos de manera totalmente transparente.
- Propósito de la divulgación.
Todo acuerdo debe contener un apartado donde se explique porqué se comunica información confidencial a la parte firmante.
- Las partes involucradas.
Como sucede en todo contrato, debemos explicitar quiénes están firmando. En caso de los acuerdos unidireccionales, la persona con información confidencial es el divulgador y la persona que obtiene la información es el destinatario.
- Obligaciones de la parte receptora de información.
Establece qué puede y qué no puede hacer con los datos que recibe. Este documento de confidencialidad deberá especificar las áreas en las que este tipo de información puede moverse.
- Período de tiempo.
Simplemente, por cuanto tiempo será vigente este documento de confidencialidad. Lo usual es que se extienda por cinco o diez años o finalice al terminarse un proyecto. Sin embargo, en algunos casos será conveniente extender este plazo o incluso presentar un contrato de confidencialidad indefinido.
- Aviso de inmunidad.
Los empleados no son responsables si revelan información secreta en determinadas circunstancias. Estas pueden incluir una orden judicial, o cualquier otro tipo de interacción que involucre una obligación legal o la detección de una violación de derechos, como establece la directiva whistleblower.
- Penalización.
En el contrato de confidencialidad, es recomendable situar una cláusula que especifique la sanción que podría conllevar la vulnerabilidad de este acuerdo. Si bien tiene que ser proporcional a la información especificada, debe ser capaz de convencer a los firmantes de que no les conviene divulgar ilegalmente los datos clasificados como sensibles.
Otras cláusulas de confidencialidad pueden incluir aspectos tales como:
- Quién paga los honorarios legales
- Cómo se resuelven las disputas
- Qué ley es aplicable en caso de incumplirse el acuerdo
- Si el pacto obliga también a herederos
Modelo de contrato de confidencialidad
Para que puedas mantener la confianza y evitar que se filtre información privada que podría perjudicar gravemente la rentabilidad en tu organización. En Factorial hemos preparado un modelo de acuerdo de confidencialidad tomando en cuenta lo que se estipula dentro de la Ley de Protección de Datos vigente en España.
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Incumplimiento del contrato de confidencialidad
¿Qué pasa si no se cumple las cláusulas dentro del contrato de confidencialidad? La empresa se encuentra en el derecho de sancionar al trabajador si es que se tiene aún una relación laboral con este. Pudiendo aplicar sanciones graves que pueden llevar al despido disciplinario del trabajador sin derecho a indemnización.
Por otro lado, si la falta a las cláusulas dentro del contrato de confidencialidad se produce cuando ya no existe relación laboral; la empresa puede iniciar acciones legales solicitando una indemnización por daños y perjuicios. Para esto, será importante determinar la sanción específica dentro del acuerdo de confidencialidad, ya sea la cantidad monetaria que se deberá abonar o las causales consideradas como incumplimiento para las partes.
Beneficios de un acuerdo de confidencialidad
La seguridad que ofrece un contrato de confidencialidad es una de sus ventajas más importantes. Al asegurarnos que las personas que integran o integraron una empresa no compartirán secretos comerciales, conocimientos patentados, información de clientes, información de productos y planes estratégicos.
Resumidamente, los documentos de confidencialidad protegen la integridad legal y operativa de las organizaciones. Trabajar con cláusulas de esta tipología evita que el personal de un proyecto o antiguos miembros de una empresa obtengan ganancias con cualquier información secreta de la compañía que pueda ser comercializada con fines ilícitos, y que además perjudique al crecimiento o la obtención de beneficios de esta.
NDA y cultura corporativa
Por otra parte, al trabajar con contratos o documentos de confidencialidad mejora la seriedad y el compromiso de nuestros trabajadores. Al exigir discreción sobre los datos personales o sensibles, un empresario se asegura que los trabajadores valoren los procesos que incluyen en sus operaciones diarias o las decisiones compartidas en reuniones.
Si bien se puede llegar a debatir una cuestión de confianza entre jefes y empleados, este tipo de contratos de confidencialidad también marca fronteras y recuerda a nuestros equipos que la relación entre profesional y empleador es mayoritariamente profesional.
Seguridad y contratos de confidencialidad
Los modelos de contrato de confidencialidad sirven para establecer de manera clara las consecuencias de cualquier infracción. Esto debido a que no solo especifican cómo se debe manejar y proteger la información confidencial, sino que también establecen las consecuencias del incumplimiento de los términos del acuerdo.
Los acuerdos de confidencialidad, además ayudan a preservar relaciones comerciales importantes, especialmente en aquellas en las que existe un flujo constante de información privada. Al contar con el acuerdo formal por escrito entre las dos partes involucradas, se proporciona una sensación de seguridad mutua y se evitan futuras disputas con respecto a la información confidencial.
Por último y no por eso menos importante, este tipo de mecanismos ayudan a facilitar la gestión documental. Esto debido a que obligan a describir específicamente qué información se supone que es «confidencial».
Esta definición, también debe incluir cualquier información sensible relacionada con los intereses comerciales de una empresa, independientemente de si la información se entrega de forma tangible, por escrito y marcada como confidencial o se proporciona verbalmente.
Un acuerdo de confidencialidad o NDA es un instrumento más que valioso de cara al contexto actual, donde es cada vez más común que las empresas se valgan de enormes volúmenes de datos para mantener activas sus operaciones diarias.
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