Hasta hace poco la productividad laboral se consideraba una métrica más de evaluación del equipo, en los tiempos de ahora se sabe que va más allá. No deja de ser uno de los aspectos que más preocupan a las empresas pero ahora se relaciona directamente al bienestar, desarrollo profesional y crecimiento de los equipos.
Como es sabido, el rendimiento y la eficiencia en el ámbito laboral tienen que ver con las capacidades propias de las personas y el tiempo que se invierte en obtener los resultados, pero existen otras cuantas variables que determinan la productividad laboral que a veces pueden incluso sorprendernos.
En este artículo exploraremos algunos factores que influyen en la productividad dentro de una empresa. Aunque primero te comentamos la importancia de la misma y cómo realizar una correcta medición, dejando de lado patrones antiguos y apostando por nuevas formas de evaluación.
Tabla de contenidos
¿Para qué sirve la productividad laboral?
La productividad laboral es la forma más concreta que managers e incluso personas tienen para poder comprender en forma cabal sus propias tareas y lo que se espera en términos de desempeño laboral y crecimiento profesional dentro de una empresa.
Más importante que el concepto de productividad laboral en sí, lo que realmente importa desde el área de recursos humanos, es lograr medir este aspecto en la forma más objetiva, simple y directa posible. Conocer a fondo cómo se manejan los tiempos, cómo se da la gestión horaria y distribución de tareas en nuestra empresa es un aspecto fundamental por múltiples razones:
- Permite detectar si existe una correcta utilización y aprovechamiento de los recursos y herramientas ofrecidas por la empresa.
- Facilita conocer a fondo aspectos de la cultura de la organización que pueden no estar explicitados a simple vista.
- Da espacio y acceso a vislumbrar dinámicas de grupo que pueden estar entorpeciendo procesos internos para el crecimiento de la empresa.
Cómo medir la productividad laboral
Para comenzar, una medición de productividad laboral que ayude a la organización efectivamente en el logro de los objetivos, se necesita enfocar en medir tanto individualmente a las personas como de manera conjunta a toda la organización.
Debido a que, las personas pueden ser altamente productivas individualmente, pero a la hora de gestionar de manera conjunta sus funciones surgen problemas de coordinación. O en algunas casos, no se entiende el valor de las tareas prioritarias que causarán un efecto positivo en los objetivos de toda la empresa.
Según un estudio de W. Edwards Deming, el 94% de los problemas y posibilidades de mejoras están en los procesos de organización o las pautas que se siguen, no en las personas. Por esto, es importante medir la productividad laboral de manera individual pero más aún es vital tener un control de los procesos que se implementan y cómo afecta en el día a día a las personas.
Algunas de las medidas que se pueden plantear para tener un control de la productividad laboral son:
- Cumplimiento de objetivos: Tener un control de las tareas que se completan en un determinado lapso de tiempo. Sin caer en la trampa de cronometrar cada momento del día de la persona (cosa que está demostrado resulta contraproducente para su bienestar), la idea es que este cuenta con la suficiente independencia y autonomía para realizar un manejo del tiempo que le permita alcanzar las metas exigidas por su rol.
- Gestión horaria: Independientemente de la cantidad de horas estipuladas por contrato o por convenio, lo cierto es que cada persona administra su tiempo en forma diferente. Es importante conocer qué tareas se están cumpliendo y cuáles no durante la jornada de cada persona, cuáles son prioritarias y qué otras son secundarias. Todo esto con el fin de lograr un manejo eficiente de la gestión horaria sin afectar el bienestar de cada trabajador.
- Encuestas periódicas: La información que podemos extraer de las personas es crucial, con preguntas muy simples como: ¿Qué tan productivo te sentiste esta semana? ¿Hay algo que está limitando el cumplimiento de tus tareas?, podemos conocer cómo se encuentran y hacer mejor inmediatas en el corto plazo.
- Evaluaciones de desempeño: Extraer esta información nos ayudará a comprender el estado de salud del equipo, que necesitan para continuar creciendo profesionalmente y en el caso de que se enfrenten a problemas, detectarlos y brindar la ayuda necesaria.
El escenario ideal, es un ambiente de trabajo en la que todas las personas tengan un contexto completo de las herramientas y soluciones que los ayudan a enfocar su tiempo en tareas relevantes para la empresa. Esto hará que la productividad laboral incremente, y por su lado, las personas podrán reconocer las acciones específicas que necesitan realizar para obtener éxito en la empresa.
Medición de la productividad laboral en el teletrabajo
Como hemos establecido, existen tantas formas de ser eficientes, eficaces y productivos en el trabajo como personas. Cada quién conoce mejor que métodos son más aplicables a la propia experiencia y afortunadamente y como dice el dicho, “para gustos hay colores.” Y en modalidad de teletrabajo sucede lo mismo.
Estas son algunas maneras de medir la productividad en el teletrabajo:
Utiliza un software de RR.HH. para encuestar sobre el desempeño laboral
Sin papeles ni la necesidad de descargar ningún programa, contar con un software de RR.HH. es una herramienta ideal no solamente para dinamizar los procesos y tareas cotidianas de cada área. También para poder generar informes del estado de los equipos y llevar adelante una evaluación de desempeño en forma precisa y con un seguimiento adecuado.
Implementa el uso de indicadores o KPIs
Los indicadores de evaluación del desempeño (key performance indicators) son medidas que se utilizan para poder obtener información valiosa sobre el bienestar del equipo así como de los objetivos obtenidos en cierto período de tiempo. Es clave para medir el desempeño laboral y son personalizables según el tipo de industria, área y actividad a realizar.
Adopta la tecnica de BARS
También llamada, Behaviorally Anchored Rating Scales en inglés, o escalas basadas en el comportamiento se basa justamente en medir el comportamiento de los personas del equipo. Básicamente se establecen una serie de objetivos (puntualidad, generación de incidentes, etc) y se evalúan estos aspectos con puntajes en escalas del 1 al 10. Este es uno de los tantos indicadores a no perder de vista en la gestión humana.
Aunque pueda parecer de a ratos una tarea titánica, lo cierto es que aumentar la productividad laboral y motivar a nuestra plantilla de empleados es más sencillo de lo que suena. Existen herramientas, técnicas y métodos destinados a este fin cuyos resultados están debidamente demostrados.
👉 Descubre 12 técnicas para poder mejorar la productividad en el trabajo
Factores personales que determinan la productividad laboral
Los factores personales de la productividad son aquellos relacionados directamente con el trabajador, su personalidad y su entorno tanto profesional como personal.
La formación
Una formación adecuada para el puesto de trabajo es determinante para garantizar la productividad del empleado.
Asegúrate de que tu equipo tenga los conocimientos (teóricos y prácticos) necesarios para tomar decisiones acertadas y utilizar las herramientas o equipos informáticos que se requieren para el correcto desempeño de su actividad laboral. Para ello es muy importante que la selección de personal trate de buscar el equilibrio entre las personas, su formación y el puesto que desempeñan.
El estado físico
La productividad laboral también depende del estado de forma en que se encuentran las personas. Para llevar a cabo cualquier tarea es necesario que los miembros tengan una buena alimentación, que duerman las horas suficientes, que no padezcan ninguna enfermedad. Si deseas mantener una buena salud en tu equipo, proporciónales una revisión médica anual que les sirva para tomar medidas si se requiere o beneficios como gimnasio gratis son ideales.
La motivación
Tan importante como la salud física es la salud mental. La productividad laboral será mayor si tu equipo tiene motivación en el trabajo, algo que es posible con un ambiente agradable en la oficina, con el reconocimiento y el respeto por parte de los managers o con unas condiciones contractuales adecuadas. Procura que exista este clima en la medida de lo posible, vela por la cohesión del equipo con una comunicación fluida y ejerce un liderazgo inclusivo.
El compromiso
El nivel de compromiso con el trabajo también determina la productividad. Si una persona se siente identificada con la empresa por la que trabaja y ve recompensadas sus expectativas es más probable que mantenga un compromiso elevado, lo cual se puede traducir, por ejemplo, en un menor absentismo laboral, una mayor puntualidad y un mayor sentido de la responsabilidad, factores también decisivos para el rendimiento.
Factores organizacionales que influyen en la productividad laboral
Los factores organizacionales de la productividad son aquellos que se atribuyen al sistema de funcionamiento de la compañía y a las decisiones que toma en relación a sus equipos.
El liderazgo
Un buen liderazgo, basado en la confianza y la empatía es determinante para la productividad.
Si eres un líder que entiende las necesidades e inquietudes de tu equipo, que es capaz de estimular la creatividad y tomar decisiones que influyan positivamente en los demás, conseguirás sacar lo mejor de cada uno y garantizar un buen rendimiento en el trabajo. También es tu responsabilidad mantener al equipo motivado y afrontar los problemas con entusiasmo si quieres ejercer un óptimo liderazgo.
La planificación del trabajo
Planificar bien el trabajo significa gestionar los recursos de manera ordenada, asignar las tareas a las personas adecuadas y establecer objetivos específicos y realizables.
Si quieres obtener la máxima productividad deberás distribuir bien los periodos de trabajo y los descansos para que tu equipo rinda en óptimas condiciones. También puedes recurrir a soluciones de software especializadas que permiten organizar el trabajo ahorrando tiempo y garantizando los mejores resultados.
La metodología de trabajo
La productividad también viene condicionada por la metodología empleada. Si el trabajo se divide por proyectos, debes analizar qué metodología es la idónea para las características del mismo.
Algunos entornos suelen emplear metodologías ágiles que permiten cierta flexibilidad adaptándose al cambio, mientras que otros optan por métodos más conservadores que aseguran un mayor entendimiento por todas las partes implicadas. Sea cual sea, la metodología que elijas debe garantizar la productividad y los mejores resultados posibles.
La remuneración y los incentivos
De algún modo, las recompensas deben tener en cuenta el rendimiento y las características individuales de las personas para garantizar su productividad. Comprueba la equidad de este sistema, pues siempre es mejor que la persona la perciba para cooperar con la empresa y ser más productivo.
Como ya te hemos comentado anteriormente en este blog, la retribución flexible es una opción a tener muy en cuenta.
El espacio y el entorno
Es bien sabido que las condiciones del espacio de trabajo están vinculada a la productividad. Proporciona un espacio adecuado a las necesidades con una buena iluminación, nivel de ruidos y con orden visual para hacer más llevadera la jornada laboral. Plantea cambios de ubicación cada cierto tiempo y, sobre todo, cuida también el entorno con actividades y encuentros extralaborales para generar un buen clima entre los empleados.
👉 Conoce cómo mejorar la productividad en tu oficina con estos consejos
Mira nuestro vídeo sobre cómo medir la productividad laboral
En este HR Pills, encontrarás algunos indicadores que te permiten verificar rápidamente la productividad y eficiencia de tu equipo.
Mejora la productividad de tu equipo con Factorial
A lo largo del artículo hemos podido ver que la productividad de una persona se determina por diferentes factores. Tanto los factores personales como los organizacionales serán claves en el desarrollo profesional de los empleados en nuestra empresa.
Existen herramientas para ahorrar no solo tiempo sino también dinero, y Factorial te ofrece eso y mucho más. Con la digitalización del área de Recursos Humanos todas las tareas diarias se centran en una sola plataforma que permite:
- Gestionar los documentos de todo la empresa a través del Gestor Documental de forma segura y con la posibilidad de firmar contratos electrónicamente.
- Controlar el registro horario desde cualquier lugar y conocer el total de horas registradas del equipo.
- Aprobar las vacaciones, ausencias y bajas de tu equipo, además de visualizar a través de un calendario quién se encuentra ausente y el motivo de la ausencia.
- Crear plantillas con turnos de trabajo rotativos personalizados evitando que se solapen los turnos y existan conflictos.
- Realizar evaluaciones de desempeño de 180º y 360º y encuestas eNPS, las que podrás personalizar o utilizar una plantilla de base.
Con el software de Factorial puedes optimizar las tareas diarias de RR.HH. desde una sola plataforma All-in-One y garantizar la mejor experiencia a tu equipo. Reserva una demostración gratis y te enseñamos como mejorar la productividad de tu equipo.
