Reuniones eternas para problemas que podrían resolverse con un simple correo electrónico, proyectos constantemente en fase de redefinición, procesos demasiado largos… En resumen, tareas manuales y repetitivas que aportan poco al resultado final. ¿Te suenan? Pues son las causas y consecuencias de una mala gestión del tiempo en el trabajo.
Algunas actividades pueden llevar mucho tiempo, tanto a nivel individual como departamental, y la mala gestión del tiempo representa un gran obstáculo para la productividad de la empresa. Por ello, es fundamental que la empresa establezca una política clara contra la pérdida de tiempo y fomente esta práctica también entre sus empleados. Además, es importante contar con herramientas y sistemas que ayuden a los empleados a registrar el tiempo de trabajo y organizar sus tareas. De esta forma, la empresa también es capaz de monitorear la productividad del equipo y detectar cualquier patrón que esté fuera de lo esperado en lo que respecta al desempeño de los empleados.
En este artículo te explicamos cómo desarrollar una gestión eficiente del tiempo en el lugar de trabajo, cómo se relaciona con la productividad de la empresa con esta y te daremos consejos de liderazgo para fomentar la organización y el rendimiento de los equipos.
Tabla de contenidos
¿Qué es la gestión y control del tiempo en el trabajo?
La gestión del tiempo no es más que un proceso organizativo para gestionar mejor la jornada laboral de los empleados, con el objetivo de incrementar su eficiencia y productividad, lo que a su vez se traduce en una reducción de costes y una mayor rentabilidad financiera.
El control horario y fichaje es fundamental en una empresa, y este también ayuda a planificar turnos de trabajo y evaluar qué funciona y qué no. Pero no creas que esto solo incumbe a los managers, ya que la buena gestión del tiempo resulta en un mayor éxito en la realización de las actividades, lo que contribuye a una mayor satisfacción personal.
Para terminar, puede conllevar directamente a nuevas oportunidades de crecimiento profesional dentro de la organización, y esto se debe a que al administrar mejor su tiempo, el empleado tiende a optimizar la ejecución de sus actividades y lograr mejores resultados.
Consecuencias de la mala gestión del tiempo
Si, por un lado, una buena gestión y organización del tiempo en el trabajo genera un gran impacto para la empresa y para el empleado, también es cierto que una mala gestión del tiempo conduce exactamente a lo contrario. Algunas de sus consecuencias negativas son:
- Proyectos inacabados.
- Productividad deteriorada.
- Incumplimiento de los plazos.
- Insatisfacción e incluso pérdida de clientes.
- Reuniones fallidas.
- Conflictos en el trabajo con otros miembros del equipo.
- Aumento de las horas extraordinarias.
¿Cómo gestionar el tiempo en el trabajo?
Primero, es importante entender que la administración del tiempo tiene que ver con la organización. Estructurar las tareas y la duración de cada una es el primer paso para una mejor gestión del tiempo, y se puede hacer de forma diaria, semanal e incluso mensual.
A medida que surgen nuevas obligaciones y actividades, el cronograma debe adaptarse para redistribuir el tiempo disponible. Como punto de partida, sugerimos tres sencillos pasos:
Hacer una lista de tareas
Es imposible organizar tu tiempo de trabajo sin tener visibilidad de todo lo que se tiene que hacer. Puede parecer simple, pero es un paso que a menudo se pasa por alto con las prisas por iniciar un nuevo proyecto.
Te recomendamos enumerar todos los pasos y dividir las tareas más grandes en subtareas para fomentar el progreso y mantener el control sobre el proyecto. Luego, se agregará más información sobre cada tarea, como el tiempo que lleva realizarlas, el nivel de prioridad y la fecha de finalización.
Al tener todas las actividades en un solo lugar, tendrás una visión general de lo que debe hacerse, la cantidad de trabajo necesario y lo que necesita atención inmediata.
Establecer prioridades
Por supuesto, el método elegido para la priorización de tareas depende de la naturaleza del trabajo y de las características individuales de cada trabajador.
Sin embargo, nuestro consejo es evaluar las actividades de la lista diaria por su importancia y urgencia para decidir cómo organizarlas e incluso delegarlas o pedir ayuda al manager o los compañeros. Al fin y al cabo, priorizar también significa decir no cuando sea necesario.
Planificar la semana
El siguiente paso es planificar toda la semana. Un modelo interesante es el análisis del flujo de la semana, sugerido por un ejecutivo de Google a todos los empleados de la empresa en un correo electrónico que se ha convertido en una campaña publicitaria.
Según esta idea, nuestra energía y ritmo de trabajo varían a lo largo de la semana de la siguiente manera:
- Lunes: Aumento de energía después del fin de semana, útil para tareas como el establecimiento de objetivos, la organización y la planificación.
- Martes y miércoles: Impulso de energía, ideal para resolver problemas complejos, escribir, crear y generar ideas.
- Jueves: La energía vuelve a bajar, ideal para reuniones que requieren consenso entre los equipos.
- Viernes: Este es el nivel de energía más bajo de la semana, adecuado para trabajos con fecha límite, planificación a largo plazo, construcción de relaciones.
Gestión eficaz del tiempo y productividad laboral
Sin duda, la gestión del tiempo está íntimamente relacionada con la productividad en el trabajo. De hecho, existe una cierta tendencia a resumir la productividad en una fórmula sencilla, con elementos inseparables que nos permiten calcular y comprender el desempeño de nuestra empresa. Durante mucho tiempo se calculó de la siguiente manera:
Unidades producidas / Horas de trabajo requeridas = Productividad laboral
Si bien no debemos ignorar este cálculo, hoy en día sabemos que la productividad laboral va más allá de contar horas. Además, la jornada laboral no es el único recurso en cuestión ya que hay otras variables, tanto cualitativas como cuantitativas, que inciden directamente en la consecución de resultados por parte de las empresas.
Por lo tanto, es fundamental establecer indicadores de productividad y desempeño para medir objetivamente lo que se puede hacer para mejorar. Y estamos de suerte, porque existen varios modelos e incluso sistemas que pueden ayudar a definir y monitorear estas métricas.
¿Cómo optimizar las horas de trabajo de tu equipo?
Los managers deben recordar que cada empleado tiene su propio perfil de trabajo. Un miembro del equipo, por ejemplo, puede ser extremadamente meticuloso y tardar más en completar las tareas. Su compañero, en cambio, realiza más trabajos por día, pero sin el mismo nivel de calidad.
Estas diferencias pueden ser una ventaja; al fin y al cabo, un equipo multidisciplinar tiene cabida para ambos tipos de profesionales. Y es que es responsabilidad del manager asignar las actividades correctas para el perfil de cada persona: las más urgentes para el empleado más ágil y las más exigentes para el más detallado.
También depende de los managers escuchar, analizar y, cuando sea posible, aceptar las sugerencias de los empleados. Este tipo de acciones mejora la cultura corporativa y la gestión organizacional, que debe incluir una política de horas extras estructurada y adecuadamente gestionada.
6 consejos para mejorar la productividad de tus empleados
Además de la organización individual en cuanto al tiempo de trabajo, existen algunos puntos clave para que tus empleados aprovechen al máximo su tiempo de trabajo y logren un mayor nivel de productividad.
A continuación, daremos algunos consejos que se pueden utilizar en el día a día:
1. Definir claramente los roles y responsabilidades
A menudo, las pérdidas de productividad de un equipo son el resultado de fallos en la división de tareas y responsabilidades del equipo. Esta división debe hacerse de forma clara y detallada, y todos deben comprender exactamente cuál es su papel en el equipo y cuáles son sus responsabilidades para ayudar a la empresa a lograr sus objetivos.
2. Establecer metas individuales y colectivas
Si los objetivos no están claros, ¿cómo puede el empleado ser responsable de no alcanzarlos? Los gerentes deben comunicar los objetivos de la empresa en su conjunto y también en cada departamento. Es importante que todos sepan lo que se necesita lograr y lo que se necesita para lograrlo.
¿No sabes cómo organizar las metas y los OKR de cada empleado? ¡Hay una herramienta que puede ayudarte!
3. Asegurar una buena comunicación interna
La comunicación interna implica la comunicación entre todos los miembros de una organización. Esto es fundamental y sirve para compartir resultados y definir la estrategia empresarial. El uso de lugares comunes, correos electrónicos internos o softwares puede facilitar esta comunicación.
Esto incluye información sobre los objetivos, la organización interna de las actividades del equipo e incluso una comunicación clara de las tareas que realizará un nuevo empleado. De este modo, te aseguras de que los empleados sepan cómo hacer el trabajo de la mejor manera posible, trabajando en equipo y utilizando los recursos que tienen a su disposición.
4. Proporcionar comentarios continuos
Es deber del manager monitorear a su equipo para asegurarse de que todos los empleados cumplan con las expectativas y metas definidas. Cuando el desempeño del empleado no es el esperado, el líder necesita saber cómo comunicar el hecho con tacto y sutileza.
Para evitar la inseguridad profesional y la insatisfacción del liderazgo, los managers tienen que saber cómo brindar apoyo continuo y libertad a los empleados. Para ello, es importante saber dar una retroalimentación constructiva.
5. Organizar procesos internos
Si la empresa no cuenta con procesos internos, es comprensible que los empleados dediquen más tiempo a realizar sus actividades. En estos casos, lo ideal es buscar la estandarización:
- Difundir el conocimiento de los procesos establecidos.
- Estandarizar la ejecución de actividades.
- Establecer estándares de calidad.
De esta manera, los empleados comprenden las reglas y límites para el inicio, progreso y final de cada actividad.
6. Ofrecer recursos y soluciones
Contar con recursos para maximizar la eficiencia, reducir la burocracia y agilizar la ejecución de actividades secundarias es la mejor forma de incrementar la productividad de la empresa y lograr mejores resultados.
Al fin y al cabo, cada minuto que tu empleado desperdicia en tareas manuales repetitivas es un minuto menos que dedica a su negocio principal.
Pero, ¿qué puede optimizar la gestión del tiempo y la organización del trabajo en las empresas? Confiar en la tecnología y las nuevas soluciones de mercado es fundamental.
Software o app para la gestión del tiempo en el trabajo
La digitalización de los Recursos Humanos y los procesos diarios de la empresa es cada vez más urgente. Con el aumento de personas en el teletrabajo se ha hecho evidente la importancia de estar al tanto de las innovaciones tecnológicas.
En este sentido, existen algunas funcionalidades que pueden optimizar la productividad de los empleados, asegurar una gestión más eficaz de la jornada laboral y facilitar el trabajo del departamento de RRHH.
Los softwares de Recursos Humanos avanzados, como Factorial, tienen funcionalidades de seguimiento de tiempo y asistencia integradas en su sistema. Estas aplicaciones van mucho más allá del reloj digital, y es que con un software de este tipo también es posible:
- Fichaje rápido y sencillo, en cualquier lugar y a través de la aplicación.
- Extracción de informes mensuales de las horas trabajadas por cada empleado.
- Verificación de las horas extras de cada trabajador (¡y por qué!).
- Aprobación ágil de solicitudes de vacaciones y ausencias.
- Gestión de turnos de equipo y de trabajo.
- Visualización del calendario de todo el equipo, con las horas y ausencias de cada empleado.
- Seguimiento de objetivos, tanto generales como individuales, cuantitativos y cualitativos.
- Herramientas para la Evaluación del Desempeño de los empleados.
- Gestión documental digitalizada y firma electrónica.
- ¡Y muchas cosas más!
El software de Factorial HR puede permitirte el acceso a todos los datos necesarios para mejorar la gestión del tiempo de tu empresa y la productividad de los equipos, además de ayudar a los propios empleados a optimizarla. ¿Quieres saber si esta solución es para ti?
