Retribución Flexible: ¿En qué consiste y cómo funciona?

En tiempos en los que no es posible aumentar el salario de las personas o asumir más costes en la empresa, adoptar planes de retribución flexible pueden ser un opción inteligente para lograr eficacia y rentabilidad en los procesos.

Según el último estudio de Factorial sobre el Estado de los Recursos Humanos, el 46% de empresas españolas consideran como prioridad trabajar en planes que tengan impacto en fidelizar y atraer al talento, como pueden ser los planes de retribución flexible o un programa de beneficios sociales.

Te mostraremos todo lo que debes saber sobre la retribución flexible y cómo ofrecerla a tu equipo.

¿Qué es la retribución flexible?

La retribución flexible es un tipo de remuneración que permite a la persona trabajadora decidir qué parte de su salario bruto destinar al consumo de productos o servicios a un coste inferior al precio de mercado. La persona es quien soporta el coste de esta retribución dentro de su sueldo pudiendo obtener interesantes reducciones fiscales.

A la empresa le permite ofrecer mejores condiciones a sus equipos sin necesidad de incurrir en costes o aumentos salariales. Entre algunos productos o servicios que se pueden acceder con la retribución flexible tenemos: gastos en comidas, seguros de salud, transporte, participaciones en la empresa, guardería…

De este modo, esta retribución tiene un doble beneficio, para el empleado al ver cómo su sueldo se incrementa y para la empresa puesto que no le supone un gasto más.

Diferencias entre retribución flexible y beneficios sociales

Es importante conocer las diferencias entre retribución flexible y beneficios ya es habitual englobar ambos términos bajo la palabra beneficios, más genérica y probablemente más neutral. Pero, como ya sabes, la retribución flexible ayuda al empleado a sacar más partido a su salario mientras que los beneficios están más ligados a la política de recursos humanos y el employer branding de la empresa.

Como empresa puedes mejorar tu imagen y la satisfacción de tus clientes drásticamente utilizando tanto beneficios como un plan de retribución flexible. Estas son las definiciones para cada uno de estos términos:

• Retribución en especie: también llamada renta en especie, es la categoría que engloba los beneficios sociales, la retribución flexible y las combinaciones de ambos.

• Beneficio social: son aquellos productos o servicios que la propia empresa ofrece al trabajador independientemente de su salario en dinero. En este caso, es la empresa la que paga íntegramente dichos productos o servicios que dependen normalmente del convenio colectivo al que esté sujeto la empresa.

• La Retribución flexible: es el tipo de retribución en especie que permite al empleado destinar una parte de su salario al consumo de productos o servicios con la finalidad de beneficiarse de exenciones de impuestos.

Si María tiene un salario bruto anual de 22.000 € y quiere pagar mediante retribución flexible el transporte a su lugar de trabajo, el importe de ese servicio se descontará de sus 22.000 €. María destina parte de su salario bruto anual para beneficiarse de exenciones fiscales.

Si María tiene un salario bruto anual 22.000 € y su empresa le ofrece ticket transporte mensual como beneficio social, el importe de estos tickets será adicional a sus 22.000 €. María no utiliza su salario bruto anual en tickets de transporte sino que disfruta de este beneficio gracias a su empresa.

La legislación para la retribución flexible en España

La retribución flexible está regulada en la legislación española. En concreto, son dos las leyes que la contemplan:

• La Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.

• Y el Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y se modifica el Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por Real Decreto 304/2004, de 20 de febrero.

Como habrás podido ver, el sistema de retribución flexible tiene un tratamiento fiscal muy favorable tanto para empleados como para empresas. Para que este tipo de remuneración sea considerada retribución flexible se deben cumplir las siguientes características:

• La retribución no podrá exceder el 30% del total del salario del trabajador, y no podrá minorar la cantidad de dinero a recibir equivalente al salario mínimo interprofesional (SMI).
• La base de cotización de un trabajador que hace uso de la retribución flexible no varía. Solo el IRPF es el que cambia y se reducirá dependiendo de los consumos generados.
• Es un servicio que tendrá que ser un acuerdo entre la empresa y el empleado, puesto que éste puede elegir libremente si beneficiarse o no y en ningún momento debe suponer un coste para él.
• La empresa jamás podrá imponerle este sistema de retribución salvo que esté establecido por una normativa o esté fijado en el convenio laboral.
• Se encuentran excluidos los gastos derivados de un actividad profesional directa, como podría ser los gasto de un viaje de negocios o el uso de herramientas de trabajo.

Ahorro que supone un plan de retribución flexible:

Supongamos que María y Juan tienen un sueldo de 35.000€ brutos anuales. En la columna de la izquierda puedes ver el sueldo mensual neto de María sin ningún tipo de retribución flexible y en la derecha el salario mensual neto de Juan con seguro médico, ticket restaurante y guardería.

Con el mismo sueldo (y el mismo coste para la empresa) pero recibiendo una parte de su salario en especie, Juan recibiría 156,32€ más mensualmente gracias al descuento fiscal que aporta la retribución en especie.

Ejemplos de productos ofrecidos con Retribución Flexible

Ticket restaurante

El trabajador puede hacer uso de los ticket restaurante o comedores en su pausa para comer. Hasta 11€ diarios (en días laborales) quedarían exentos de retención de IRPF para el trabajador.

Ofrecer Tickets Restaurante simplifica la gestión de gastos de comida en tu empresa y supone para el trabajador una gran ayuda. Al reducir la base imponible del sueldo del trabajador, se reduce también la cantidad de impuestos a pagar, por lo que cada mes el empleado puede recibir más dinero sin renunciar a nada.

Seguro Médico para empleados

Las primas abonadas por la empresa en concepto de seguro médico para sus empleados pueden deducirse en el Impuesto de Sociedades hasta 500 euros por trabajador asegurado.

Para los empleados que reciban como parte de su salario un seguro médico (pudiendo ser contratado también para su cónyuge y descendientes), no tendrán que tributar por este concepto hasta un importe de 500 euros anuales por persona beneficiaria, ya que no se considera renta a efectos fiscales.

Cuotas de Gimnasio

Cada vez más son las empresas que entienden las ventajas de fomentar hábitos de vida saludables entre sus empleados que fortalezca su salud mental y física. En Factorial damos la posibilidad de contratar suscripciones a más de 1.000 gimnasios en toda España para los empleados de una empresa. Las parte de la cuota abonada por la empresa puede deducirse en el Impuesto de Sociedades.

Guardería

Los cheques guardería suponen una importante mejora en la compensación de empleados con hijos que todavía estén en el primer ciclo de educación infantil. En este caso, el importe abonado se puede deducir en su totalidad del Impuesto de Sociedades de la empresa y no existe una cantidad máxima.

Algunas bondades de ofrecer este tipo de beneficio en tu empresa son:

• Mejora la conciliación laboral y familiar de los empleados con niños.
• Reduce el absentismo laboral.
• Mejora la productividad y el clima laboral en la empresa.

Ticket Transporte

El transporte puede suponer uno de los principales gastos para un empleado. Una alternativa para aquellas empresas que están lejos de la ciudad o tienen horarios que no coinciden con los del transporte público (como aquellas que funcionan con turnos rotativos), puede ser habilitar autobuses o furgonetas que lleven a los trabajadores a sus puestos de trabajo.

También es posible ofrecer tickets de transporte con los que aumentar el poder adquisitivo del trabajador sin necesidad de incurrir en costes extra o un aumento salarial. Un empleado podrá beneficiarse de un importe máximo de 136,36€ al mes (1.500€ por año) siempre que no suponga más del 30% de su salario bruto anual.

Formación y cursos

Cada vez más se ofrece la oportunidad al empleado de formarse dentro de la propia empresa. Los planes de formación y cursos son una muy buena opción para mejorar la productividad del equipo y retener talento.

Existen iniciativas como Fundae.es, una fundación pública, que permite a las empresas ofrecer planes de formación subvencionados parcial o totalmente para sus empleados. De ese modo la mayoría de los cursos tienen coste cero para las empresas y pueden seguir formando a los profesionales de su equipo.

Las formaciones se encuentran totalmente exentas de IRPF y no tiene un límite de cantidad a gastar por su uso.

Planes de pensiones

Los planes de pensiones son una apuesta por el futuro del trabajador. Forman parte de una posible vía de retribución en especie en la nómina y mejoran la imagen de la empresa de cara al equipo humano.

Ten en cuenta, que las aportaciones a planes de pensiones se podrán deducir de la Base Imponible del Impuesto de Sociedades de la empresa, si es que esta decide colaborar y convertirlo en un beneficio mixto entre retribución flexible y beneficio social.

Acciones de la empresa (Stock Options)

No son pocas las empresas que ofrecen acciones o participaciones para complementar la retribución del empleado. En muchos casos, es uno de los principales atractivos para incorporar talento al equipo humano.

Si estás pensando en ofrecer acciones o participaciones en tu empresa debes saber que estas acciones están exenta en el IRPF de los trabajadores hasta 12.000 euros anuales según el art. 42.3.f LIRPF y el 43 del Reglamento.

Vivienda

Como empresa puedes ofrecer una vivienda de tu propiedad al empleado, y sea él quien asuma el coste como retribución flexible. En este caso, el uso de una vivienda que sea propiedad de la empresa tendrá una exención del 10% del valor catastral.

Uso de vehículos

Existen otros beneficios que puedes ofrecer a tu empleado tales como el uso de automóviles que pueden agilizar los desplazamientos de su día a día. Imputará como pago en especie el 20 % del valor de mercado del vehículo. En caso de que el vehículo no sea propiedad del pagador, dicho porcentaje se aplicará sobre el valor de mercado que correspondería al vehículo si fuese nuevo.

¿En qué casos cotiza la retribución flexible?

Existe una gran confusión sobre la tributación del salario en especie, porque solo algunos conceptos se consideran rendimientos del trabajo y estarán sujetos a retención del IRPF. Estos gastos computarán para el cálculo de la base reguladora para recibir algún tipo de prestación, tanto de la seguridad social como por desempleo, y también se tendrán en cuenta a la hora de calcular la indemnización por despido.

A continuación listaremos en detalle aquellos bienes y servicios que sí implican cotización en términos de retribución flexible.

• Vivienda: la empresa puede proporcionar una vivienda al trabajador de forma gratuita o por un precio inferior al de mercado mientras exista relación laboral entre ambos.

• Manutención: se refiere a la entrega por parte de la empresa al trabajador de cheques restaurante. Pero también le puede permitir realizar comidas en el comedor de la empresa asumiendo el coste de éstas.

• Vehículo: solo se considerará retribución flexible cuando la empresa se lo suministre para uso privado y no para uso laboral.

• Transporte: se refiere a los pagos por el transporte que realice el trabajador para ir al centro de trabajo o cuando vuelva a casa desde su trabajo.

Ventajas de la Retribución flexible

Las ventajas de la retribución flexible se pueden agrupar en dos bloques:

Ventajas para la empresa

No supone gastos adicionales para la empresa

Los planes de retribución flexible son sumamente atractivos para las empresas ya que no suponen gastos adicionales a nivel fiscal. La retribución en especie no implica un incremento en el IRPF o la cuota de la Seguridad Social.

Ayuda a la empresa a volverse más competitiva a la hora de atraer talento

Para empresas en crecimiento, por ejemplo en el sector tecnológico, la retribución flexible, junto con otros beneficios como la conciliación familiar, y otros perks (un espacio de trabajo agradable, catering gratis, actividades financiadas por la empresa, etc), hace que resulten más atractivas a los candidatos que buscan trabajo.

Permite mejorar la retribución neta y motivación de los empleados

Muchas empresas españolas están cambiando su modelo retributivo para dar más flexibilidad a sus trabajadores. Con el objetivo de desarrollar equipos más motivados y felices, y que supone dinámicas de management horizontales y transparentes.

En materia estrictamente retributiva, esta nueva filosofía implica no solamente un ahorro para el trabajador, sino que le permite decidir qué productos y servicios utilizar, según lo que más se ajuste a sus necesidades, y tener un mejor control de su retribución.

No conlleva un esfuerzo administrativo

Implementar un plan de retribución flexible no supone grandes modificaciones en cómo se gestionan las nóminas. Simplemente se debe dividir el sueldo bruto en salario fijo y variable (que es la parte que quedará exenta para el trabajador). La parte variable se descuenta del sueldo del empleado y la empresa lo pagará directamente como beneficio.

De este modo, el sueldo neto del empleado es menor y se reduce la cantidad total de IRPF a pagar. La retribución flexible es una práctica admitida y regulada fiscalmente para que empresa y empleado puedan optimizar sus recursos.

Ventajas para el equipo

Ahorro de impuestos

La retribución flexible reduce en gran parte ciertos gastos que el empleado realiza con frecuencia. Algunos gastos relacionados al transporte, comida, seguro médico, plan de pensiones, etc.

Como ya hemos dicho con la retribución flexible, los empleados pagarán estos gastos desde sus ingresos (salario bruto). Lo que se traduce en un significativo ahorro anual, al tener que la base imponible junto al IRPF se descontarán desde el bruto y no desde el neto.

Adaptable a las necesidades de las personas

Los empleados son libres de elegir que productos o servicios desean utilizar. Además, tienen el poder de decidir si hacen uso del plan de retribución flexible que ofrezca la empresa o no.

Mejora el equilibrio entre la vida personal y laboral

Al tener distintas opciones y poder elegir las que se ajusten a sus necesidades, los empleados lograrán tener una conciliación laboral y personal. Esto hará que su satisfacción y motivación aumente y sientan que su pertenencia con la empresa es cada vez mayor.

Implementa un plan de retribución flexible eficaz

Paso 1. Evaluación y sondeo

Antes de empezar lo primero es conocer la situación real de la empresa y el equipo. Al existir varios servicios y productos que pueden ofrecerse como retribución flexible es importante conocer cuáles son los que el empleado necesita.

Para esto se puede elaborar encuestas personalizadas en donde se pregunte a los empleados qué productos o servicios son prioridad para ellos. Algunos servicios pueden ser ofrecer un seguro de salud, cheque comida, transporte, guardería, entre otros.

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Paso 2. Diseñar el plan de retribución

La persona encargada de detectar y recoger toda la información sobre la situación de los empleados y conocer sus preferencias. Deberá encontrar la plataforma que más se adapte y con la que pueda trabajar de manera automatizada.

La finalidad es facilitar a las personas el uso de estos beneficios, es por eso, que la herramienta que se elija necesita ser de fácil uso y contener todos los beneficios o la gran mayoría. Esto también ayudará al responsable del plan a ahorrar horas de trabajo y gestiones con otros intermediarios.

Paso 3. La comunicación con los empleados

Este punto es clave a la hora de implementar un plan eficaz dentro de la empresa. Lo más probable es que si no se ha ofrecido antes ningún producto de retribución flexible el equipo no sepa cómo funciona ni por qué es tan importante para ellos. Muchos empleados desconocen que pueden ahorrar más de 2.000€ al año.

En Factorial siempre ofrecemos material informativo a las empresas que implementan un plan de retribución flexible para empoderar al responsable de recursos humanos y pueda resolver cualquier duda de los trabajadores de forma ágil y eficaz.

Paso 4. Contratación y puesta en marcha

En este último paso, ya solo queda realizar la contratación con el proveedor elegido y comunicarlo con el equipo. Es importante proporcionar material de cada producto que la empresa haya contratado para que las personas sepan cuáles son las ventajas principales.

Por su parte, las empresas que ofrecen estos planes de retribución flexible suelen ofrecer charlas para concientizar y que el empleado entienda cómo funciona y vea que el beneficio es mutuo, tanto para ellos mismos como para la empresa.

Lo ideal es que con el tiempo se pueda medir el éxito de la implementación del plan a través de informes generados por la plataforma y/o la realización de encuestas de satisfacción a los empleados.

👉🏻 También puedes usar una herramienta como cobee, que simplifica la implementación para una retribución flexible eficaz.

Cómo ofrecer retribución flexible a tu equipo

Cada empresa puede implementar la retribución flexible de manera diferente. El no contar con un programa adecuado puede traer las siguientes desventajas:

• Complicaciones al gestionar las nóminas al estar directamente relacionado con la retención del IRPF.
• Al ser beneficios personalizados para cada persona se pierde el control en la gestión.
• Difícilmente se lleva un seguimiento de los impuestos que se pueden reducir gracias a estos beneficios.

Sabemos lo importante de ofrecer algo más al equipo para contribuir con su balance de la vida laboral y profesional. Por eso, te damos estos consejos para gestionar de la mejor manera la retribución flexible en tu empresa:

• Gestionar las nóminas directamente desde una sola plataforma incluyendo los suplementos, beneficios, variables, horas extras, etc.
• Crear distintas políticas de retribución flexible que incluyan los complementos salariales de forma personalizada.
• Visualizar el monto y la descripción de los suplementos salariales y beneficios por periodo para cada empleado.
• Permitir al equipo completar encuestas de satisfacción programadas para detectar sus necesidades y preferencias respecto al plan de retribución flexible.

Con Factorial puedes lograr todo esto y más. Agenda una demo gratis y te enseñamos la mejor forma de gestionar tus planes de retribución flexible. Además, gracias a la integración con Cobee, plataforma de planes de retribución flexible y beneficios sociales, podrás optimizar aún más las compensaciones de tu equipo. Más información aquí.