5 soluciones para hacer el registro horario y fichar en el trabajo

Fichar en el trabajo se ha convertido en una necesidad. El control horario es una obligación que también puede ser una causa de estrés para tus trabajadores, así como para el departamento de Recursos Humanos. Y es que la ley del control horario ha pasado a ser no solo una realidad, sino un posible motivo de multa a las empresas que no cumplan con la normativa.

Por esta razón, es importante que conozcas todos los aspectos clave sobre la ley de Control horario y su funcionamiento. Además, en este artículo te explicamos seis diferentes soluciones para el fichaje en el trabajo.

Tabla de contenidos:

• Control horario la normativa para fichar en el trabajo
• Las mejores maneras de fichar en el trabajo
  • 1. Controla a los trabajadores en remoto con una app de fichaje en el móvil
  • 2. Usa tarjetas deslizantes para montaje en pared
  • 3. Ingresa manualmente las horas de los empleados en una hoja de cálculo
  • 4. Instala un software para registrar el fichaje desde ordenador
  • 5. Ve más allá: obtén un software alojado en la nube
• Fichar en el trabajo: ¿Cómo hacerlo de manera correcta?
• Ventajas de tener un sistema de fichaje
• ¿Qué puede suceder si no se ficha en el trabajo?
• Apps para fichar en el trabajo
• Factorial: la solución ideal para fichar en el trabajo
• Preguntas frecuentes
  • ¿Qué pasa si un empleado olvida fichar en el trabajo?
  • ¿Qué tipo de sistema para fichar en el trabajo es el más adecuado para mi empresa?
  • ¿Cómo garantizo que el sistema para fichar en el trabajo cumple con la normativa?
• Facilita el registro y gestión horario con Factorial 🚀

Control horario la normativa para fichar en el trabajo

En el año 2019, el BOE introdujo la ley del control horario de los trabajadores en la que se estipula que todas las empresas deben registrar la jornada laboral de su plantilla. Además, las mismas deben garantizar que el registro horario incluya el inicio y el fin de la jornada de cada trabajador.

Algunos puntos importantes que se establecen dentro de la Ley de Control Horario es que el método de recopilación del fichaje debe permitir que sólo el propio trabajador sea la única persona capaz de modificar el registro. Por su parte la empresa se encuentra obligada a resguardar los registros por un periodo mínimo de cuatro años así como a respetar la Ley de Protección de Datos Personales. 

El incumplimiento de la Ley supone incurrir en una infracción grave para la empresa con multas que ascienden hasta los 6.250 euros. Por ello, es fundamental asegurar el correcto cumplimiento de la norma implementando una herramienta que respete la legalidad y se adapte a los requerimientos del control horario.

Los puntos clave de la regulación son:

• Todas las empresas deben tener un sistema de registro de jornada diaria que permita que cada persona pueda dar inicio a la hora de entrada y salida laboral.
• Conservación de datos: las empresas deben mantener registros durante cuatro años.
• Acceso a la información: Todas las personas que trabajan en la empresa, los sindicatos y la Inspección de Trabajo deben poder acceder a estos registros.
• Sanciones: Las empresas que no cumplan con las normas pueden enfrentar multas que oscilan entre 626 y 6.250 euros.

👉🏼 Control horario de trabajadores: Todo sobre la nueva ley

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Las mejores maneras de fichar en el trabajo

Es muy importante elegir un sistema eficiente de seguimiento de asistencia que no sea lento y complique la vida de los equipos. De lo contrario, los datos se vuelven poco fiables para registros laborales, informes y otras tareas que dependen de precisión.

La clave es elegir la solución correcta. Aquí vamos a ver varias maneras de fichar en el trabajo, que pueden ayudar a que tu departamento de Recursos Humanos se adapte a la ley del control horario y sus cambios constantes.

Eso sí, la primera pregunta que hay que hacerse será: ¿es esto aplicable a tu negocio? De esta manera, podrás descartar y quedarte con la solución correcta.

1. Controla a los trabajadores en remoto con una app de fichaje en el móvil

El seguimiento de las horas de los empleados cuando trabajan fuera de la oficina o instalación es difícil sin un sistema de asistencia móvil.

El satélite de posicionamiento global, comúnmente llamado GPS, funciona en teléfonos móviles. Los empleadores confirman las horas a partir de los datos recopilados a través de un teléfono de empresa con GPS para que los movimientos sean rastreados legalmente.

👉¿Quieres conocer más sobre el control horario en el teletrabajo?

2. Usa tarjetas deslizantes para montaje en pared

Los deslizadores de tarjeta en la pared representan la versión actualizada del sistema de tarjeta perforada. En lugar de una tarjeta de tiempo, los empleados usan su identificación para entrar y salir. Los datos se transfieren automáticamente a un ordenador que calcula las horas trabajadas.

¿Quieres conocer la versión de la típica máquina para fichar en el trabajo utilizando la última tecnología? Bienvenidas, pantallas para escanear códigos QR. Algunos sistemas de fichaje consisten en un código QR que el trabajador tiene en su dispositivo móvil, y este es escaneado por pantallas situadas en la entrada de esta oficina. De este modo, la entrada y salida del puesto de trabajo es perfectamente registrada.

3. Ingresa manualmente las horas de los empleados en una hoja de cálculo

Es posible que algunas empresas con poco personal no quieran utilizar un software en la nube o un sistema más completo tan rápido, ni quieran una máquina para fichar en el trabajo de modo obligatorio.

Continuar ingresando horas en una hoja de cálculo puede funcionar a primeras, pero también requerirá soluciones alternativas para interactuar con las autoridades gubernamentales u otras empresas. La nueva ley vigente no obliga a utilizar determinado método para el control de asistencia pero sí establece que los trabajadores sean capaces de acceder abiertamente a su registro de horas trabajadas.

4. Instala un software para registrar el fichaje desde ordenador

Hay muchos softwares de control horario disponibles, por lo que vale la pena echar un vistazo a algunas opciones antes de decidir cuál es la mejor para tu negocio. Estos métodos suelen ser intuitivos, lo que significa que tus empleados no necesitarán ningún tipo de formación para utilizarlos en su día a día. 

Aparte de fichar en el trabajo, con el software, los empleados pueden revisar sus horas trabajadas, así como el tiempo acumulado y la licencia por enfermedad disponible. Estas características contribuyen a que los trabajadores se adapten fácilmente a la herramienta.

La lucha para la mayoría de las empresas es usar un software fácil de manejar y que no implique un gran gasto para la compañía. Lo bueno es que la mayoría de los sistemas vienen con una demostración gratuita, que brinda a las empresas la oportunidad de probar diferentes funciones.

5. Ve más allá: obtén un software alojado en la nube

Los registros de asistencia precisos contribuyen a los costes de mano de obra, pero las empresas aún necesitan tener el mejor sistema sin comprar software caro. Así, el costoso hardware interno se está volviendo obsoleto a medida que más empresas buscan una solución más barata. Lo que funciona en esta capacidad es alojar un sistema de seguimiento de tiempo en la nube.

Los software alojados ​​en la nube, es decir, a los que puedes acceder desde cualquier lugar de manera online, ofrecen soluciones fáciles para fichar. Los resultados cubren todos los aspectos de las horas de los empleados: pago fácil, oportuno y preciso, y se resuelven los problemas regulatorios.

Además, el personal puede acceder a ellos a través de su teléfono, portátil, tablet u ordenador de mesa. Mucho más accesible que un programa que todo trabajador tendrá que descargar en sus dispositivos. Entra en la página web de la herramienta, escribe tus credenciales, ¡y listo!

Hasta aquí las alternativas para fichar en el trabajo. Algunos de estos métodos para fichar en el trabajo como sistemas centralizados para el seguimiento de datos hacen que sea más fácil para los trabajadores y la administración mantenerse al día con las horas de trabajo. Al elegir la solución adecuada, las empresas pueden tener un tiempo y asistencia rápida, simple y sin complicaciones.

Aquí tienes nuestro post sobre las mejores alternativas de fichaje 👉🏼 Las 10 Mejores Apps de control horario para tu empresa

Fichar en el trabajo: ¿Cómo hacerlo de manera correcta?

Ventajas de tener un sistema de fichaje

Contar con un sistema de registro de las horas trabajadas, control sobre el inicio y fin de las jornadas laborales brindan múltiples beneficios. La principal de ellas es evitar problemas legales mediante el cumplimiento de la ley de control horario. Pero existen ciertas ventajas más como:

Mayor seguridad y transparencia entre el trabajador y la empresa

El trabajador a través de un sistema de fichaje tendrá fácil acceso a la información registrada respecto a las horas trabajadas, la posibilidad de modificar el registro de horas o capacidad de fichar desde cualquier dispositivo de manera rápida y segura.

De esta manera, se creará un flujo de trabajo en donde tanto el trabajador como la empresa tendrán pleno conocimiento sobre el fichaje facilitando una comunicación interna efectiva. Además de generar un ambiente de trabajo colaborativo y participativo.

Mejora la monitorización y el seguimiento de las horas trabajadas

Según un informe publicado por Randstad en el año 2022, más de 1,2 millones de españoles no acuden a trabajar a diario y el 22% no lo justifica. El absentismo laboral ha presentado una tasa de crecimiento en los últimos años y se considera uno de los problemas más frecuentes en las empresas.

Este problema se puede revertir con un sistema de fichaje, donde la empresa tenga un mayor control del cumplimiento de la jornada laboral de los trabajadores. Los líderes de equipo podrán detectar el momento y el motivo de las inasistencias de los miembros, esto es clave para saber si esconden un inconveniente mayor como puede ser una falta de motivación o mala gestión del clima laboral. Y de esta forma, encontrar las medidas necesarias para corregirlo. 

Incrementa la productividad laboral

Gracias a un sistema de control horario, los managers serán capaces de medir la productividad de los equipos ya que conocerán de primera mano y en tiempo real la cantidad de horas trabajadas e incluso las ausencias o bajas por cada trabajador. Con ello se facilita el proceso de implementar estrategias específicas que ayuden al desempeño de los trabajadores.  

Ayuda a la gestión de nóminas

Los datos de registro de asistencia ayudan a conocer con precisión la cantidad de horas trabajadas haciendo que el cálculo del salario se genere de forma justa y exacta para el trabajador. Además, si el registro se realiza con un software de control horario la gestión de las nóminas se puede llevar como un proceso automatizado.   

 ¿Qué puede suceder si no se ficha en el trabajo?

¿Te has puesto a pensar en las consecuencias? No fichar en el trabajo, o no cumplir correctamente con el registro de horas, puede ser tan perjudicial para la persona que trabaja como para la empresa: 

Apps para fichar en el trabajo

Ya conoces la normativa y las ventajas de fichar en el trabajo, ahora toca ver cual es la mejor manera de llevarlo acabo. Una de las opciones más avanzadas y flexibles para cumplir con las regulaciones de control de horarios es el software de registro de horas, muchos de los hoy tienen la opción de aplicación móvil. Los programas como estos permiten a las empresas automatizar y digitalizar el proceso de contratación. Algunas de sus características más destacadas son:

• Acceso desde cualquier lugar: Los empleados pueden fichar desde cualquier dispositivo conectado a Internet, lo que facilita la gestión de equipos flexibles o remotos.
• Generación de informes: Los informes detallados sobre las horas trabajadas, las horas extras y los descansos se pueden crear a través de software, lo que facilita la gestión de recursos humanos.
• Cumplimiento de las leyes: Estas herramientas están diseñadas para cumplir con las leyes vigentes, lo que significa que los datos se almacenan de manera segura y por el tiempo estipulado.
• Compatibilidad con otros sistemas: programas informáticos Los softwares de fichaje se integran con otros sistemas de gestión empresarial, como nóminas o gestión de proyectos, lo que mejora la eficiencia en la gestión del personal.

Factorial: la solución ideal para fichar en el trabajo

Ahora que ya conoces 5 soluciones para poder cumplir con la normativa del control horario de tus trabajadores, quizás te estés preguntando ¿Qué herramienta elegir para cumplir correctamente con el fichaje en el trabajo?

• Para empezar es encontrar una herramienta que te ayude a cumplir con los aspectos claves de la ley de control horario.
• En segundo lugar, una plataforma que te brinde transparencia con el fichaje de tus trabajadores, realizando una correcta recolección y almacenamiento de los datos.
• Tercero, la herramienta debe ofrecer un registro rápido y accesible para el trabajador evitando errores que puedan afectar la productividad.
• Por último, tener un control completo que incluya no solo el registro de las horas trabajadas u horas extras sino que también puedas realizar el cálculo de la compensación salarial de cada trabajador.

Sabemos que uno de los principales problemas a los que te puedes enfrentar es el no tener un registro de las horas trabajadas de tu equipo. Con Factorial tu equipo tendrá la posibilidad de realizar el registro dentro de un software todo en uno, lo que te permite contrastar la información entre las horas trabajadas y los salarios de tus trabajadores.

Factorial se adapta a las necesidades de tu empresa ya sea que quieras realizar el fichaje mediante un ordenador, app móvil o utilizando el reconocimiento facial ¿Qué esperas para comenzar con el cambio y llevar a tu empresa a otro nivel? Te ofrecemos un demo gratuita para que pruebes todas las funcionalidades de Factorial.

Preguntas frecuentes:

¿Qué pasa si un empleado olvida fichar en el trabajo?

Lo más normal es que nuestros trabajadores olviden fichar en el trabajo. En estos casos variará según las reglas internas de cada empresa. En la mayoría de los casos, el error se puede corregir manualmente utilizando el software utilizado para fichar en el trabajo, aunque algunas empresas pueden requerir justificaciones adicionales.

¿Qué tipo de sistema para fichar en el trabajo es el más adecuado para mi empresa?

Teniendo en cuenta todo lo tratado en el blog, a la hora de elegir un software o aplicación para fichar en el trabajo, afectaran aspectos como el tamaño de la empresa, el tipo de actividad que la misma realiza, si se trabaja de forma remota o presencial y el presupuesto disponible para implementar la solución. Fichar en el trabajo tiene que ser una acción fácil y eficiente. 

¿Cómo garantizo que el sistema para fichar en el trabajo cumple con la normativa?

Es crucial elegir un software que cumpla con las normas laborales actuales, asegure la preservación adecuada de los datos y permita el acceso a los registros en caso de inspecciones. Además, es recomendable consultar con expertos legales para asegurarse de que los procesos de fichar en el trabajo se lleven a cabo correctamente.