Todas las empresas deben realizar frecuentemente un seguimiento de personal si quieren mejorar sus resultados, porque una adecuada organización del trabajo aumenta los niveles de productividad. Al evaluar el desempeño del personal podremos determinar si su rendimiento es inferior o no al que se necesita para cumplir con los objetivos de la empresa. Si es inferior, se han de establecer medidas correctivas para mejorarlo y, si es el idóneo, premiaremos a los trabajadores.
Es responsabilidad del departamento de recursos humanos realizar un control habitual del rendimiento de los trabajadores. Este debe monitorizar, asignar y supervisar todas las tareas que realizan los empleados, y existen varios métodos para realizar la evaluación del personal (la empresa decidirá cuál es el mejor en su caso).
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¿Sabes cómo realizar el seguimiento de los trabajadores de la empresa? Si trabajas como responsable de recursos humanos deberás saber qué métodos de seguimiento existen para evaluar si se están cumpliendo o no los objetivos de la empresa. Te los explicamos en esta guía.
- Mira este vídeo acerca del seguimiento de empleados
- ¿Qué es un procedimiento de seguimiento de personal?
- ¿Qué aspectos se deben evaluar cuando se realiza un seguimiento de personal?
- ¿Cuál es el objetivo del seguimiento de personal de una empresa?
- ¿Cómo se puede llevar a cabo un seguimiento de personal?
- Resultado del proceso de seguimiento de los trabajadores
Mira este vídeo acerca del seguimiento de empleados
En un nuevo Hr Pill logramos condensar en algunos minutos, todo lo que necesitas saber sobre este tema y sus implicancias.
¿Qué es un procedimiento de seguimiento de personal?
El procedimiento de seguimiento de personal es un conjunto de acciones destinadas a valorar el rendimiento de los trabajadores de una empresa. En el rendimiento laboral influyen muchos factores como el estado emocional de los trabajadores, lo cómodos que se sienten en su puesto de trabajo, si disponen de los medios suficientes y adecuados para desarrollar su trabajo, si existe buena comunicación con sus superiores y con sus compañeros, etc.
¿Qué aspectos se deben evaluar cuando se realiza un seguimiento de personal?
para realizar el control del rendimiento de los trabajadores es necesario tener información sobre los puestos de trabajo, conocer los objetivos de la empresa, saber si los trabajadores tienen una actitud participativa, tener en cuenta la valoración que realiza el supervisor o evaluador y considerar los objetivos personales del trabajador.
Dicho de otro modo, son cinco las áreas que deben evaluarse durante un proceso de seguimiento de personal:
La productividad y la calidad del trabajo
La productividad es la cantidad de trabajo que realiza un empleado durante su jornada laboral. Para mejorar la productividad es necesario facilitar a los trabajadores herramientas y procesos de trabajo eficaces, sin que en ningún momento se deteriore la calidad del trabajo realizado.
La eficiencia
La eficiencia es la capacidad que tienen los trabajadores de realizar sus tareas óptimamente en el menor tiempo posible. Para incrementar la eficiencia de un trabajador será necesario proporcionarle las técnicas de trabajo más adecuadas.
La formación
Es necesario valorar si el trabajador dispone de la suficiente formación para desempeñar su puesto de trabajo eficazmente. Si no es así, será necesario que el trabajador asista a eventos, congresos, charlas, seminarios, y cursos con el objetivo de que adquiera la formación adecuada para trabajar.
Los objetivos
Cuando se realice un seguimiento de personal es necesario comprobar si los trabajadores conocen los objetivos que deben alcanzar con su trabajo, si no fuera así hay que comunicárselos. Los trabajadores deben saber qué se espera de ellos.
La actitud del trabajador
Para que los trabajadores tengan un buen rendimiento laboral es necesario conocer si se encuentran contentos en la empresa. Es conveniente tener un feedback con ellos regularmente para ver si están satisfechos y comprometidos con la empresa, y si no lo estuvieran hay que escucharles para conseguir que lo estén.
¿Cuál es el objetivo del seguimiento de personal de una empresa?
Los objetivos que se persiguen al realizar un control del personal son:
- Mejorar el rendimiento de los empleados.
- Premiar a aquellos empleados que cumplen con sus objetivos eficientemente.
- Mantener contentos e involucrados a los trabajadores.
- Permitir y alentar a que los trabajadores se desarrollen profesionalmente.
- Verificar que los empleados tengan toda la información necesaria sobre los objetivos de la empresa y sus funciones.
- Comprobar si los trabajadores están formados adecuadamente para que desarrollen sus funciones óptimamente.
- Examinar si los empleados disponen de todas las herramientas y procesos de trabajo para llevar a cabo sus tareas.
¿Cómo se puede llevar a cabo un seguimiento de personal?
Existen diversas formas y formatos para realizar un seguimiento de personal, y como representante del departamento de recursos humanos deberás elegir el que ayude a conseguir los objetivos de tu empresa.
Métodos realizados por un evaluador o supervisor
Son, por lo general, escalas de valoración impresas que deberás entregar al supervisor o evaluador para que haga el seguimiento. El supervisor deberá tener sensibilidad y empatía para escuchar a los trabajadores y comprender sus necesidades. Para ello, existen varios métodos.
Escalas de puntuación
El evaluador puntúa dentro de una escala, que va de menos puntos a más puntos, el desenvolvimiento del trabajador en su puesto de trabajo.
Selección forzada
Con este método el evaluador debe seleccionar la frase que más describe el rendimiento del trabajador.
Registro de acontecimientos críticos
El evaluador debe anotar diariamente en un cuaderno las acciones más importantes que ha realizado el empleado.
Calificación conductual
Es un sistema basado en comparar la actitud del trabajador en el desempeño de sus tareas con ciertos parámetros conductuales.
Distribución forzada
El evaluador debe ubicar a los trabajadores en diferentes clasificaciones.
Evaluación en grupos
Son métodos para comparar el rendimiento de un trabajador con el del resto de sus compañeros de trabajo.
Autoevaluaciones
En estos métodos son los propios trabajadores los que se evalúan a sí mismos realizando un estudio sobre su desempeño laboral en la empresa. Es conveniente que las autoevaluaciones las lleven a cabo solo aquellos trabajadores que estén más comprometidos con la empresa.
Evaluaciones psicológicas
Son evaluaciones realizadas por psicólogos para determinar el potencial que tiene cada trabajador y su grado de compromiso con la empresa.
Asignación de objetivos
El supervisor y el evaluado se reúnen para establecer entre ambos los objetivos de trabajo deseables.
Evaluación de superiores
Es la evaluación que realizan los jefes a sus subordinados.
Evaluación de iguales
Este método es muy útil en el seguimiento de personal porque la evaluación se realiza entre empleados con el mismo nivel o cargo.
Evaluación de los subordinados
Es la evaluación que realizan los empleados a sus jefes.
Evaluación de los clientes
Son los propios clientes los que evalúan al trabajador.
Evaluación 360º
Es la que recoge todos los métodos de evaluación que hemos comentado. Es la más compleja de aplicar, pero también la que mayor fiabilidad proporciona en los resultados.
Seguimiento informático
Son métodos que utilizan internet, son las aplicaciones o softwares que permiten controlar el rendimiento de los trabajadores de una manera rápida y fiable. Hoy en día son muy utilizados.
En todos estos sistemas de evaluar el trabajo realizado por los empleados hay que tener cuidado de no incumplir el derecho a la intimidad de los trabajadores.
Entrevistas de seguimiento de personal
Una vez se dispone de los resultados de la evaluación de los trabajadores, es el momento de que el supervisor o el propio jefe haga la entrevista de seguimiento de personal. Antes de realizarla hay que preparar las preguntas que se van a formular al personal según los resultados obtenidos, y preparar un ambiente tranquilo y adecuado que favorezca la comunicación con el trabajador.
En la entrevista deberán ser comunicados los resultados al trabajador. También se dialogará sobre cómo desarrolla su trabajo, la cantidad y calidad del trabajo que realiza, el conocimiento que tiene sobre el puesto de trabajo que desempeña, la relación con sus compañeros, si dispone de los medios necesarios para realizar bien su trabajo, si está contento en la empresa, sus objetivos personales, etc.
Resultado del proceso de seguimiento de los trabajadores
Una vez ya se haya realizado la entrevista, hay que reflejar por escrito los resultados de la evaluación y el método utilizado. Además, se adjuntará también por escrito:
- El rendimiento del trabajador en su puesto de trabajo.
- Las acciones a realizar para mejorar el rendimiento de los empleados si hiciera falta.
- Establecer políticas de compensación para premiar a los trabajadores que sí han cumplido con sus tareas eficazmente.
Realizar un seguimiento de personal es fundamental para conseguir los objetivos de una empresa. Si los trabajadores están motivados y disponen de los medios necesarios para desarrollar adecuadamente su puesto serán más productivos. Ahora solo tienes que decidir cuál de los métodos existentes puede ayudarte a cumplir los objetivos de tu empresa y ponerlo en práctica. ¡Y no te olvides de que tienes que hacerlo regularmente!
