Una baja laboral, también conocida como Incapacidad Temporal (IT), ocurre cuando un trabajador no puede seguir realizando su actividad en una empresa por motivos de salud, ya sean estos físicos o mentales.
Cuando la baja se produce por un accidente, este puede haber ocurrido tanto dentro como fuera del lugar de trabajo. Cuando se produce por una enfermedad, también puede ser tanto común como profesional. En este artículo, te explicamos ¿En qué consiste una baja laboral? ¿Qué tipos de baja laboral existen? ¿Quién asume los costes de una baja laboral?
¿Qué es una baja laboral?
En general, cuando un trabajador pide la baja laboral, recibe un subsidio que tiene como objetivo reemplazar el salario que estaría recibiendo si pudiera desarrollar su actividad. Durante este período de baja, las obligaciones del trabajador para con la empresa cesan de forma justificada, aunque este sigue cotizando.
Dependiendo del tipo de baja laboral será la Seguridad Social o la Mutua, quien se encargue del pago del subsidio de manera mensual que recibirá el trabajador.
En España, las contingencias comunes no suponen lo mismo que las laborales a la hora de pedir la baja laboral, y tanto las obligaciones del trabajador como las de la empresa pueden varias según diversos factores.
Causas más comunes de una baja laboral
La baja laboral es, nada más ni nada menos, que otro tipo de absentismo que podremos detectar en nuestra plantilla. Como tal, deja expuestas determinadas situaciones que pueden darse al interior de nuestra organización.
En España, las causas de bajas laborales se establecen dentro del Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de Octubre, Ley General de la Seguridad Social:
- Enfermedad profesional: Es la enfermedad derivada de la actividad laboral, están relacionadas a problemas lumbares, tendinitis y síndrome del túnel carpiano. Además, dentro de este tipo de bajas están las enfermedad que afectan a la salud mental (estrés laboral, ansiedad o depresión).
- Enfermedad común: Es la enfermedad producida por causas ajenas a la actividad laboral. Entre ellas tenemos, gripes, la realización de una actividad quirúrgica o la depresión generada por problemas personales.
- Accidente laboral: Son los sucesos generados por la actividad laboral, en donde el trabajador puede sufrir golpes, caídas, fracturas, etc.
- Motivos familiares. Esto es, básicamente, la clásica baja laboral por motivos que tienen que ver con la maternidad/paternidad.
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¿Qué tipos de bajas laborales existen?
Los tipos de bajas laborales se distinguen en dos grupos: contingencias comunes, incluye la enfermedad común y el permiso por maternidad y paternidad. Y las contingencias profesionales, incluye las enfermedades relacionadas con la actividad laboral.
Permiso de paternidad y maternidad
Las bajas por paternidad y maternidad, se encuentran reguladas en el artículo 48 del Estatuto de los trabajadores, en la actualidad se denominan «Permiso por nacimiento y cuidado de menor». La duración de ambas bajas laborales es de 16 semanas ininterrumpidas, así mismo al ser un parto de más de un bebé irá aumentando progresivamente en 2 semanas.
Durante este tipo de baja laboral la persona trabajadora recibirá la totalidad de su salario. Estas prestaciones son asumidas por el INSS y se tendrá que seguir cotizando a la Seguridad Social por desempleo y a la formación profesional.
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Enfermedad común
Son aquellas bajas laborales ajenas a la actividad laboral como puede ser un accidente no laboral o la realización de una cirugía. Otras causas comunes son las gripes, enfermedades músculo-esqueléticas, todas estas bajas laborales deben estar certificadas por un médico con la causa y la duración de la baja.
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Enfermedad profesional
La baja por enfermedad profesional se relaciona directamente con la actividad laboral y la persona comenzará a cobrarla desde el primer día. Entre las enfermedades más comunes tenemos: baja por depresión, permiso por lactancia, lumbalgia y tendinitis.
Accidente laboral
Un accidente laboral se da cuando la persona al realizar sus labores sufre alguna caída, golpe, etc. Además, dentro de este tipo de baja está el accidente in itinere, el cual se produce durante el desplazamiento al trabajo.
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Requisitos para pedir una baja laboral
Cuando el trabajador quiera pedir la baja laboral, tendrá que cumplir con lo siguiente:
- Estar dado de alta o afiliado en la Seguridad Social.
- En caso de que la baja laboral derive de una enfermedad común, el trabajador tendrá que haber cotizado un mínimo de 180 días en los últimos 5 años.
- En caso de que la baja laboral derive de un accidente o enfermedad profesional, el período mínimo de cotización no será necesario.
Si los puntos anteriores se cumplen, el trabajador tendrá que presentar un certificado médico de incapacidad para recibir el subsidio mientras no pueda desarrollar su actividad en la empresa.
Además, tendrá un plazo de 3 días para entregar el parte de baja laboral. A lo largo de la baja, el trabajador también tendrá que presentar los partes de confirmación pertinentes (cuya periodicidad dependerá del caso).
Cuando el empleado no pueda entregar todos estos documentos en persona por estar incapacitado, podrá hacerlo cualquier otra en su nombre. Cuando el trabajador quiera presentar el alta, tendrá un plazo de 24 horas, en el que deberá reincorporarse a su puesto de trabajo.
Baja laboral, pérdida del derecho a subsidio
- La baja laboral ha resultado ser un acto fraudulento.
- No sigue el tratamiento médico.
- No se ha presentado a los reconocimientos médicos de la empresa sin una causa justificada.
En estas situaciones, la ayuda económica podrá suspenderse, anularse o denegarse. Si el trabajador tampoco cumple con sus obligaciones, podría incurrir en una infracción leve dentro de la empresa (y la acumulación de infracciones leves podría derivar a una infracción grave que resulte, en el caso más extremo, en un despido improcedente).
Obligaciones de la empresa al gestionar una baja laboral
Cuando hablamos de la gestión de bajas laborales, en este caso de bajas con motivos de enfermedad profesional o accidente laboral, es necesario conocer todas las leyes de recursos humanos que afectan este tipo de procedimientos.
La principal razón para esto es, en caso de una inspección de trabajo estar bajo resguardo y, al mismo tiempo, evitar posibles demandas laborales.
Particularmente en lo que refiere a los derechos del trabajador pautados por, entre otras cosas, el convenio colectivo de trabajo, cuando este pide una baja laboral, hay dos posibles escenarios que harán que dicha empresa tome unas medidas u otras:
Baja por enfermedad común o accidente fuera del trabajo
En este caso, la empresa tendrá que notificar dicha baja a la Seguridad Social mediante el sistema RED de la misma, indicando los datos de la empresa, la cotización del trabajador, la clave de su código nacional de ocupación, su edad, la enfermedad o accidente causantes de la baja y el código de la provincia del centro de salud que realizó el parte.
Baja por accidente laboral o enfermedad profesional
Dando por supuesto que la empresa tiene contratada una mutua, es a esta a quien se le tendrá que notificar la baja del empleado (y, de hecho, aunque el trabajador no pida la baja médica, toda empresa tiene que notificar cuando aparece una enfermedad profesional).
Sea cual sea el tipo de baja, la empresa tendrá 5 días para notificarla por medios telemáticos desde el momento en el que reciba el aviso del parte médico. Hay que tener en cuenta que la Seguridad Social sabrá el estado del empleado de antemano, ya que el médico que emita el parte también tiene la obligación de notificárselo. Por lo tanto, es importante hacerlo en el plazo requerido.
Si la presentación de todas estas notificaciones se retrasa por culpa de alguna de las partes implicadas (empresa o trabajador), puede considerarse una infracción leve y comportar una multa de hasta 625€.
Mira este vídeo acerca de cómo gestionar una baja laboral
¿De dónde sale el subsidio que cobra el trabajador que está de baja?
Siempre que el salario no termine con la baja, será la empresa la que se encargue de pagar al empleado. Sin embargo, el subsidio se descontará de los seguros sociales que están a cargo de la Seguridad Social o la mutua.
Dicho esto, bajo ningún concepto la baja laboral puede ser el motivo de un despido.
Baja por enfermedad común o accidente fuera del trabajo
Durante los primeros 3 días de la baja, el empleado no recibirá el subsidio. Del día 4 al 15 de la baja, recibirá una ayuda que constará del 60% de la base reguladora. A partir del día 16 de la baja, el subsidio correrá a cuenta de la mutua o la Seguridad Social (abonando, primero, el 60% y, a partir del día 21, el 75% de la base reguladora).
Baja por accidente laboral o enfermedad profesional
El primer día de la baja laboral tendrá que correr a cargo de la empresa, que abonará el 75% de la base reguladora. A partir del día 2, se encargará de ello la mutua.
Puede que, por Convenio Colectivo u por otro tipo de acuerdo, la empresa deba complementar esta ayuda económica. Es por eso que debe revisarse cualquier convenio o contrato y saber si este complemento existe y cuáles son sus requisitos y condiciones.
Una baja laboral debe durar un plazo máximo de un año, aunque la INSS (el Instituto Nacional de la Seguridad Social) puede decidir prorrogarla unos meses más. En ese caso, la empresa deberá notificarlo y guardar los partes médicos durante, al menos, 4 años.
Complicaciones al gestionar las bajas laborales
La gestión de una baja laboral puede ser todo un desafío si no se trabaja adecuadamente. Hacerlo de manera manual, trae consigo las siguientes desventajas:
- No existe una visualización global por persona del inicio y fin de la baja laboral.
- La solicitud puede traspapelarse y no tener conocimiento del trámite que se necesita realizar.
- Dificultad al actualizar los turnos de trabajo del resto del equipo para poder cubrir la baja.
La solución para gestionar los tipos de baja laboral
En en el caso de las bajas laborales es importante contar con un sistema claro y sencillo. Los responsables de recursos humanos deben definir los flujos para la solicitud de las bajas laborales. Por su parte, los managers y líderes de equipo deben encargarse de aprobar y gestionar las bajas laborales.
La mejor manera de gestionar las bajas labores sería:
- Crear bajas labores para cada tipo definiendo si estas requieren aprobación, se descuentan de los días de vacaciones o si se necesita adjuntar un justificante de forma obligatoria.
- Permitir a responsables y managers encargarse de aprobar o rechazar las solicitudes de sus equipos. O elegir a la persona de la organización que se necesite sea la responsable de encargarse de esta tarea.
- Tener un calendario con las bajas y ausencias en tiempo real y que nos notifique en el caso de solapamientos.
- Obtener informes por áreas o equipos sobre las bajas laborales pasadas, pendientes de aprobar y activas en un determinado período de tiempo.
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Duración de la baja laboral y prórrogas
La duración de una baja laboral depende de la naturaleza de la enfermedad o accidente que cause la incapacidad.
Es, en concreto, la Ley General de la Seguridad Social, en su artículo 169 establece que: El periodo máximo de baja laboral es de 365 días, aunque puede incrementarse 180 días más «cuando se presuma que durante ellos puede el trabajador ser dado de alta médica por curación».
En general, las bajas laborales pueden clasificarse en tres categorías según su duración:
- La duración mínima es de menos de cinco días. En estos casos, el médico puede dar de alta directamente al trabajador en el mismo momento en que se emite la baja.
- Media de duración: entre 5 y 30 días. necesita una evaluación médica regular para determinar si la baja se mantiene o se termina.
- La duración media es de más de treinta días. En estos casos, el seguimiento médico es más frecuente y, si la situación del trabajador no mejora, se pueden conceder prórrogas.
Cuando la incapacidad persiste más allá del periodo inicialmente establecido, se requieren prórrogas. El médico de cabecera es responsable de administrar las prórrogas. Si luego de estas prorrogas, esta situación de incapacidad se alarga más allá de los 18 meses, se evalúa la posibilidad de que el trabajador pase a una situación de incapacidad permanente.
Diferencias entre la baja laboral y el permiso retribuido
¿Baja laboral y el permiso retribuido son lo mismo? Aunque ambos conceptos pueden implicar la ausencia del trabajador, existen algunas diferencias clave:
Cuando hablamos de “baja laboral”, hacemos referencia a la incapacidad temporal del trabajador debido a una enfermedad o accidente que le impide desempeñar sus funciones. Durante este periodo, el trabajador recibe una prestación económica en función de la base de cotización, pero no recibe su salario habitual al 100%. Las bajas laborales están cubiertas por la Seguridad Social o la mutua correspondiente. No es la empresa la que debe hacerse cargo.
Por otro lado, si hablamos de “permiso retribuido”: Es un derecho del trabajador a ausentarse del trabajo por causas personales. Algunos ejemplos podrían ser: matrimonio, nacimiento de un hijo o fallecimiento de un familiar cercano. Pero la persona afectada no pierde su salario. A diferencia de la baja laboral, el permiso retribuido está establecido por ley o convenio y es pagado en su totalidad por la empresa.
Dudas habituales sobre la gestión de bajas laborales
¿Cómo se abordan los problemas de bajas laborales?
El proceso de baja laboral es bastante sencillo:
- Cuando un trabajador no puede realizar su trabajo habitual debido a una enfermedad o accidente, debe empezar por consultar a su médico. Una vez hecho esto, ya sea en persona o por correo electrónico, el empleado debe entregar la baja a la empresa.
- Luego, la responsabilidad de tramitar la baja ante la Seguridad Social y la mutua correspondiente recae en la empresa.
- El trabajador debe continuar a asistir a las revisiones médicas si se requieren, y si la baja se prolonga, solicitará los partes de extensión. Toda esta información y certificados, deben ser enviados a la organización para que los administre.
- Recién cuando el médico dé el alta a esta persona, la misma podrá reincorporarse a su puesto.
¿Quién gestiona las bajas laborales?
La Seguridad Social o la mutua colaboradora son responsables de gestionar las prestaciones por incapacidad. Las empresas solo deben informar y hacer las comunicaciones pertinentes.
¿Qué sucede si la baja laboral se prolonga más de 18 meses?
Si el trabajador no puede volver a trabajar después de 18 meses de baja, la Seguridad Social puede comenzar una evaluación para determinar si se le otorga una incapacidad permanente.
¿Cómo afecta la ley de control horario la forma en que se gestionan las bajas laborales?
La nueva ley de control horario, que obliga a las empresas a registrar la jornada laboral de sus empleados, también tiene un impacto en la forma en que las empresas gestionan las bajas laborales. El sistema de control horario de la empresa debe registrar la ausencia de un trabajador como incapacidad temporal. ¿Has pensado si tu empresa cuenta con una app de control horario? ¿Está realmente preparada para cumplir con la ley?
Dado que esta ley tiene el objetivo de garantizar que las horas de ausencia se registren correctamente en la nómina, mejora la transparencia y el control tanto para la empresa como para el trabajador. Además, evita el fraude y los errores.
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El segundo mes consecutivo de baja quien paga?
Hola Lino,
En España, durante el segundo mes consecutivo de baja por enfermedad o accidente, el pago corre a cargo del Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS), siempre que la baja esté relacionada con una contingencia común o profesional.