Onboarding para Empresas: concepto, proceso y herramientas

Cualquier trabajador, en su primer día de trabajo, llega nervioso y confuso a la empresa. Le surgen muchas dudas como por ejemplo a quién tengo que preguntar, con quién voy a trabajar, cuáles son las tareas que tengo que realizar, a dónde voy…

A todas estas cuestiones debemos responderle si queremos que el trabajador se lleve muy buena impresión de la empresa desde el inicio, ya que esto permite obtener mayor productividad, mayor retención del talento, y se evita que quiera marcharse en los primeros meses.

Si de verdad te interesa aprender sobre este tema lo mejor que puedes hacer es seguir leyendo este post, porque vas a descubrir cómo se diseña un buen plan de integración de los nuevos trabajadores, los beneficios que tiene, en qué consiste este proceso, y qué herramientas digitales están a tu alcance para facilitar su implantación en la empresa.

¿Qué es el Onboarding para empresas?

El onboarding para empresas se encarga de facilitar las incorporaciones de los nuevos trabajadores para que estén satisfechos en la empresa. Este concepto ya existía desde los años 80, pero es realmente ahora cuando se está implementando cada vez más en las empresas.

Es muy importante para hacer un buen plan de incorporación de los nuevos empleados que los responsables de recursos humanos sean conscientes de la importancia del onboarding y de que sepan llevarlo a cabo de forma óptima. Además, existen ciertas herramientas digitales que le ayudarán en su aplicación.

El onboarding para empresas es el proceso de incorporación de nuevos trabajadores a una empresa. En dicho procedimiento los nuevos empleados conocerán la organización, su rol, sus nuevos compañeros de trabajo y la filosofía de la empresa.

Está demostrado que el 90% de los trabajadores deciden irse o no de la empresa en sus primeros seis meses. Por lo tanto es necesario que desde el primer momento, en el que la empresa toma contacto con el posible trabajador, le haga sentir cómodo y le de un trato excelente para que se lleve una buena impresión.

Si los trabajadores se van en los primeros meses de la empresa se genera un coste económico muy importante que hay que evitar en la medida de lo posible.

Con un plan de incorporación laboral para nuevos trabajadores óptimo le prestas, desde su primer día de trabajo, la información y ayuda que necesita para que no tenga dudas sobre su nuevo trabajo y se sienta satisfecho en la empresa.

Con el onboarding para empresas le  proporcionarás datos sobre cuáles son sus tareas, cómo funciona la empresa, quienes van a ser sus compañeros e incluso enseñarle los sistemas que va a tener que utilizar.

Si un empleado decide irse en los primeros 6 meses puede deberse a uno de estos dos motivos:

• Un fallo en el proceso de selección del personal ó
• Un mal plan de onboarding, en este caso el trabajador no entiende bien la cultura de la empresa y no sabe hacer bien su trabajo.

En cuanto a su duración, puede ser de 1 día, 1 mes, 3 meses, 6 meses o incluso hasta un año. La duración dependerá del tipo de gestión de la empresa.

En definitiva, el onboarding son las acciones que necesita la empresa hacer para facilitar al trabajador nuevo su inicio, su integración y su adaptación al nuevo puesto de trabajo. Es una buena herramienta empresarial para mejorar la productividad, retener a los mejores profesionales, y reducir los costes laborales.

Beneficios del onboarding para empresas

Los beneficios del onboarding para empresas son:

• Retención del talento:  Si evitas que se vayan trabajadores con gran cualificación profesional podrás tener a los mejores en cada área de la empresa y disminuir tu tasa de rotación.

• Aumento de la productividad: Si los nuevos empleados se sienten integrados, tienen claros sus objetivos, y la filosofía de la empresa, serán productivos más rápidamente. Hasta un 54% más de productividad puede lograr la empresa con los nuevos empleados.

• Buena impresión: Si los nuevos trabajadores se sienten cómodos desde el primer día, tendrán mayor sentido de pertenencia a la empresa, mejorando así el employee engagement.

• Menores costes de contratación: El hecho de que los trabajadores se vayan en los primeros meses supone un gran coste económico para la empresa, porque tiene que volver a contratar a otro trabajador. Esto impacta directamente en tu gestión de gastos.

Los beneficios para el trabajador son:

• Se sienten parte de la empresa, lo que mejora el employee journey y el bienestar laboral.
• Están mejor informados sobre sus tareas y el funcionamiento de la empresa, esto facilita la comunicación interna.
• Tienen mayor motivación para demostrar lo que valen, lo que ayuda a que reine un óptimo clima laboral.
• Se encuentran satisfechos y decidirán quedarse en la empresa durante un largo tiempo.

Onboarding y Offboarding

El offboarding es justo todo el proceso contrario al onboarding para empresas. Ya hemos visto que el onboarding es el proceso de integración del trabajador a su nuevo trabajo mientras que el offboarding es el proceso a realizar cuando se va un trabajador de la empresa, y es mucho más complicado que el onboarding. 

Durante el offboarding habrá que explicar a sus compañeros de trabajo el motivo por el que se ha despedido o se ha ido de la empresa, hacer papeleos, firmar documentos y darlo de baja en los sistemas de la empresa, porque puede ver información privada de ésta cuando haya dejado de trabajar. Es importante cambiar passwords y todo tipo de claves para que ya no pueda entrar en los sistemas

Objetivos del proceso de onboarding para empresas

Este proceso tiene varios objetivos, los principales son:

• Que el nuevo empleado conozca las políticas internas de la empresa: Deben saber todas las normas que tienen que ver con su puesto de trabajo, desde las de carácter legal y social hasta las de seguridad.

• El onboarding para empresas debe ayudar al trabajador a que tenga claro cuál es su puesto de trabajo y sus funciones: Para ello se le explicarán las técnicas, los métodos y las herramientas necesarias para realizar correctamente sus tareas.

• Que el trabajador conozca cuál es la filosofía de la empresa: Debe comprender cuales son los valores, objetivos, la misión y la visión de la empresa.

• Que sepa cual es su posición dentro del organigrama de la empresa: Tiene que entender cuál es su ubicación dentro de la jerarquía social de la empresa. Para ello será necesario ayudar al trabajador a que establezca relaciones con el resto de sus compañeros con la finalidad de facilitarle el desarrollo diario de sus tareas.

Proceso del onboarding para empresas

El proceso del onboarding consta de dos partes importantes:

1ª Parte: Administrativa

Tiene que ver con la documentación que se debe preparar y firmar ante la llegada de un nuevo trabajador, como por ejemplo el contrato laboral. También se relaciona con todas las dudas que puede tener sobre cómo funciona la empresa, como por ejemplo las vacaciones que le corresponden, la ropa que debe ponerse para ir a trabajar, el horario laboral, etc.

2ª Parte: Formativa

Se refiere a toda la formación que se le está haciendo al trabajador sobre su nuevo trabajo.

Diseño de un plan de onboarding para empresas

No existe un modelo de plan de acogida para organizaciones que sea ideal, ya que su diseño dependerá del tipo de empresa que sea, de su gestión, del equipo profesional que lo componga y de las políticas y cultura de la empresa. Este proceso empieza desde mucho antes de que se incorpore el trabajador a la empresa y tiene varias fases.

1ª Fase: Durante el proceso de selección del personal

Cuando se escriba la oferta de trabajo, ya se debe explicar en ella cuál es la filosofía de la empresa en la descripción de puesto de trabajo. Durante la entrevista al posible trabajador, se tiene que hacer todo lo posible para que se lleve una buena impresión de nosotros, y piense que somos una buena opción para él.

Para ello, explícale las normas diarias que tendrá que seguir, sus funciones, enséñale las instalaciones, e incluso preséntale al resto de sus compañeros. Se debe hacer un trato personalizado, llamándolo por su nombre para que se sienta cómodo.

Una vez acepte la propuesta de trabajo y antes de que llegue a la empresa, para hacer un buen onboarding para empresas se debe comenzar con el papeleo, darle de alta en los sistemas que vaya a utilizar en su trabajo, y por supuesto darle de alta en la seguridad social.

2ª Fase: 1º Día de trabajo

El primer día llegará con muchas dudas e ilusión, y es conveniente que se le haga una bienvenida en la que le puedes dar una tarjeta firmada por todos, un ramo de flores, o incluso ahora con las nuevas tecnologías le puedes hacer un vídeo dándole la bienvenida a la empresa con mucha ilusión.

Una buena práctica es mandar un email a todos los integrantes de la empresa informando de la llegada de un nuevo trabajador, o anunciarlo en las redes sociales para crear un buen ambiente de bienvenida, mostrando una foto del nuevo empleado y realizando una breve biografía.

Pero además de la bienvenida, también es sumamente importante en el onboarding para empresas que se le de una formación, indicándole cuales son sus funciones, lo que se espera de él, cuáles son los medios necesarios para realizar su trabajo, y el horario de trabajo y de descanso.

Ponle a su disposición a un manager para que le ayude, preséntale a sus nuevos compañeros para que puedan ayudarle también a realizar su trabajo. 

Todo esto se debe reflejar en un documento o manual, que se le puede entregar en mano o por correo electrónico, también se le puede enviar un vídeo con todas las instrucciones para que él pueda tener acceso a la información siempre que quiera.

3ª Fase: 1ª Semana 

Es bueno que tengas un feedback con el nuevo empleado, siéntate con él en un lugar tranquilo y pregúntale si tiene toda la información que necesita, si dispone de los recursos necesarios, y si tiene acceso a todos los sistemas. Se trata de saber si está contento, si no fuera sí haz los cambios necesarios para que así sea.

4ª Fase: 1 mes en adelante

Tras el primer mes no dejes de reunirte con él para preguntarle frecuentemente si está satisfecho en la empresa. Hazle partícipe en actividades de ésta para que se sienta más identificado con la entidad y aumente su motivación. Háblale de lo que puede conseguir en el futuro porque esto da muy buenos resultados.

Tipos de herramientas de onboarding para empresas

Realizar algunas tareas de este proceso de integración puede tardar hasta semanas. El uso de herramientas digitales permiten acelerar y automatizar el proceso de integración de los nuevos trabajadores, y contribuyen a mejorar la experiencia del nuevo empleado. Por ello, cada vez es más frecuente recurrir al onboarding digital.

Las herramientas digitales facilitan al trabajador el acceso a la información que necesita consultar, porque podrá hacerlo cuando quiera y desde cualquier dispositivo, ya sea tablet, pc, o smartphone. Incluso antes de su llegada a la empresa, podrá ya obtener ciertos datos interesantes sobre su nuevo trabajo, como por ejemplo el número de su taquilla.

A continuación, vamos a ver los distintos tipos de herramientas digitales que se pueden emplear a la hora de integrar un nuevo empleado a la empresa:

Los checklists:  

Se usan de manera muy habitual para dar la información que necesita el trabajador antes de comenzar en su nuevo puesto de trabajo. Se puede enviar en excel por correo electrónico al nuevo empleado, y así siempre la tendrá disponible para consultarla. 

Herramientas especializadas:

Este tipo de herramientas están especializadas para realizar solo onboarding para empresas. Un ejemplo sería Talmundo que convierte el proceso de contratación de trabajadores en una experiencia estructurada e intuitiva para todos.

Herramientas integradas – HRMS:

Son sistemas que integran muchos procesos: el onboarding, la formación, incluso la firma electrónica. Un ejemplo de este tipo sería el software llamado Factorial HR que integra multitud de funciones para facilitar la gestión de recursos humanos, permite ahorrar mucho tiempo al realizar labores administrativas.

Firma Electrónica:

Permite automatizar los procesos. La enorme mayoría de los software de Recursos Humanos incluyen este tipo de funcionalidad que te permite realizar la firma de documentos como contratos y acuerdos, en forma 100% legal y segura.

Learning Management Systems:

Son herramientas muy caras y que cuestan bastante de implementar, pero ayudan mucho a la formación. Su elección dependerá del presupuesto de la empresa. Un ejemplo de este tipo de herramientas sería cornerstone que promueve el aprendizaje social para lograr mejor comunicación e implicación de los empleados.

Chatbots: 

Es una herramienta digital nueva que permite que el trabajador pregunte sus dudas al chatbot, que es como un robot, y éste le contestará. Así no hace falta que pregunte al manager.

Herramientas multimedia gratuitas:

Existen en la actualidad algunas aplicaciones gratuitas que permiten grabar vídeos, así que puede ser muy útil para el nuevo trabajador que le hagas un vídeo con las instrucciones necesarias. Es el caso de la aplicación llamada Loom. 

Beneficios del onboarding para empresas digital

El onboarding digital es una parte muy importante en el onboarding para empresas porque le proporciona muchos beneficios, éstos son:

Ahorro del tiempo empleado en tareas administrativas:

Lo que permite invertir más tiempo en realizar estrategias de personas para garantizar una experiencia positiva al trabajador.

Minora el riesgo de que se te olvide enviar un documento:

Evita por ejemplo que se te olvide enviar el alta de un trabajador o la incapacidad en caso de un accidente.

• Self service: El onboarding digital va muy bien para trabajadores remotos, es decir, para aquellos empleados que trabajen en casa o en diferentes países. La integración se realiza al ritmo del trabajador.

• Contenidos actualizados: Gracias a las herramientas digitales siempre le puedes proporcionar al trabajador información actualizada sobre su trabajo.

• Facilita el seguimiento del avance de los nuevos empleados

• La información está compartida e integrada: La empresa comparte información con el nuevo empleado, de esta forma él mismo puede acceder a su base de datos y consultar información, como por ejemplo puede ver su contrato.

• La información siempre está disponible para el trabajador: La podrá consultar cuando él quiera, a su ritmo y no se estresará por recibirla de golpe.

• Se reduce el coste de contratación: Al tener acceso a la información que necesite cuando él quiera le generará una buena experiencia de usuario, así se evitará que se vaya de la empresa durante los primeros meses. Si se diera el caso contrario y se fuera de la empresa, ésta tendrá que volver a contratar a otro trabajador aumentando así sus costes de contratación.

Para realizar el plan de acogida en modalidad de teletrabajo o trabajo híbrido, aquí puedes descargar un checklist para el onboarding en remoto.

Aprende cómo llevar a cabo un proceso de onboarding exitoso 

Como ya sabrás, un buen proceso de onboarding trae múltiples beneficios tanto para la empresa como para el nuevo empleado. Por eso, recomendamos que utilices una solución que te permita: 

• Desde el portal del emplead, controlar la documentación del nuevo empleado, los contratos, acuerdos de confidencialidad, nóminas, etc.
• Firma digital de todos los documentos necesarios a través de la plataforma para evitar errores legales con la documentación.
• Designar los permisos del empleado para que pueda gestionar el registro de horario, ausencias y bajas desde un solo lugar.
• Asignar a las personas involucradas de completar las tareas que intervienen en un proceso de onboarding.

Con Factorial gestiona fácilmente todos los documentos y tareas que implican un proceso de onboarding gracias a su Gestor Documental y a su software que centraliza el cálculo de compensaciones, horas extras, entre otros beneficios. Agenda una demo gratis y te enseñamos como gestionar tus procesos de onboarding.

Onboarding para empresas, conclusiones

El onboarding para empresas en una herramienta muy poderosa para los responsables de recursos humanos, ya que permite facilitar la adaptación de un trabajador a su nuevo puesto de trabajo.

Está demostrado que si un trabajador obtiene una experiencia positiva desde el primer día de trabajo en su nueva empresa, no querrá marcharse de la empresa, evitando de esta manera que aumenten los costes económicos por tener que contratar a otro. Además, el nuevo empleado será más productivo antes. 

Para que el trabajador se sienta cómodo es necesario proporcionarle desde el primer día toda la información y recursos que necesite para desarrollar su trabajo.

También es importante para que se sienta integrado darle una agradable bienvenida por parte de la empresa y de sus nuevos compañeros, así como tener reuniones con él y preguntarle si está contento o necesita algo. El onboarding digital permite acelerar el proceso de integración del nuevo trabajador y contribuye a que sea más positiva la experiencia del nuevo empleado.

Como responsable de recursos humanos debes estar preparado para hacer un buen plan de onboarding y saber que herramientas digitales debes utilizar para acelerar este proceso.

Con la información que te he proporcionado en este artículo, estás más que preparado para realizar un buen plan de onboarding, y además te he citado algunas herramientas digitales que pueden ayudarte en la ejecución de este proceso. Recuerda que una buena integración del trabajador se traduce en múltiples beneficios para tu empresa.