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Los 9 indicadores claves para medir el éxito del onboarding

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6 minutos de lectura
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La llegada de un nuevo compañero a la empresa supone un momento de ilusión y entusiasmo, tanto para la organización como para los recién incorporados. Nuevas habilidades e ideas frescas se integran en un entorno profesional para contribuir a un proyecto conjunto. 

Y los primeros días son cruciales para aprovechar todo ese talento. De ahí la importancia de contar con un onboarding (proceso de incorporación) capaz de generar un impacto significativo y positivo en la retención, productividad y compromiso de los nuevas incorporaciones. Según el informe de Brandon Hall Group «The true cost of a bad hire», las organizaciones con un sólido proceso de integración mejoran la retención de sus equipos en un 82% y la productividad en más del 70%.

Sin embargo, la emoción puede decaer y afectar al rendimiento profesional cuando el onboarding es deficiente. Para los recién llegados, una mala planificación podría llevar a la pérdida de confianza en la empresa y al deseo de abandonarla, aumentando la rotación laboral de la compañía y los costes dedicados a la contratación de nuevos profesionales.  

Con el fin de minimizar estos riesgos e implementar mejoras, la medición del éxito en el onboarding se vuelve crucial. Sobre todo si se tiene en cuenta que el 88% de los trabajadores piensa que hay mucho que mejorar en los programas de onboarding de sus empresas. No son los únicos que lo creen así. Esta opinión es compartida por el 76% de los managers, quienes consideran que sus organizaciones tampoco aprovechan al máximo estas prácticas de incorporación de empleados. 

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Onboarding de éxito: el inicio del camino hacia la fidelización del talento

La fidelización del talento está directamente relacionada con un onboarding bien pensado, estructurado y gestionado para ayudar a los nuevos miembros del equipo a sentirse aclimatados y motivados. Acorta el tiempo que se tarda en alcanzar la máxima productividad laboral e influye directamente en su experiencia y percepción sobre la empresa.

En concreto, Urban Bound ya recogió en 2018 que el 77% de personas contratadas que participan de procesos de onboarding formales alcanzan los objetivos estipulados.

Y es que las primeras impresiones cuentan. Diferentes estudios, como el de la compañía Click Boarding de 2020, confirman esta relación al señalar que la retención de personas crece en un 25% e incrementa su rendimiento en un 11% entre quienes han vivido una buena experiencia de onboarding.

Otras investigaciones aseguran que quienes viven un onboarding de calidad tienen 18 veces más probabilidades de sentirse muy comprometidos con su empresa y que las empresas que tienen un plan de incorporación gozan en su plantilla con un 33% más de trabajadores satisfechos que las firmas que carecen de un onboarding de calidad.

La importancia del proceso de onboarding

Está claro que tener un buen programa de bienvenida no es un coste para las empresas. Es una inversión que construye relaciones profesionales fuertes y duraderas con el talento de la compañía. De su buena planificación, organización y ejecución depende que los nuevos compañeros se sientan parte de un proyecto y no abandonen a la primera. 

A pesar de estos beneficios, un informe relativo al mercado de EE UU, extrapolable a otros países como España, señala que el 55% de las empresas no miden la efectividad de los programas de incorporación.

¿Cómo podemos medir la efectividad de nuestros programas de incorporación? ¿Cuáles son los KPIs para un onboarding exitoso? En un entorno profesional donde cada vez es más frecuente el teletrabajo y los empleos híbridos, ¿cuáles son las mejores prácticas en onboarding remoto? Para resolver estas preguntas, debemos fijarnos en una serie de métricas que darán una idea precisa del éxito o fracaso de nuestro programa.

Indicadores clave de un buen proceso de onboarding: herramientas y consejos

Para sacar el máximo provecho a un proceso de onboarding, hay que establecer y detallar una serie de indicadores clave que permitan medir su éxito. En líneas generales, estos KPIs pueden dividirse en tres categorías: desempeño, retención y fidelización. A través de la recopilación de datos y de su análisis, es posible verificar si el plan logra integrar a las personas, garantizar su rendimiento desde el primer día y retener su talento a largo plazo.

Métricas de desempeño

Estos indicadores evalúan si los nuevos compañeros están aprendiendo las habilidades y conocimientos necesarios para desempeñar sus funciones de manera eficaz. Existen varios tipos de métricas que podemos utilizar para evaluar, entre las que se encuentran: 

  • Tiempo de productividad: Evalúa la efectividad de un proceso de onboarding midiendo el tiempo que tardan los nuevas incorporaciones en alcanzar el nivel de productividad esperado. Recopilar datos sobre tareas completadas, errores y tiempo invertido permite comparar el desempeño antes, durante y después del onboarding, identificando mejoras significativas. Encuestas a los nuevos integrantes complementan esta evaluación.
  • Tiempo de training (formación) completo: Cuantifica cuántas personas han completado con éxito la formación y entrenamiento para desarrollar su nueva posición. El uso de plataformas de formación que registran el tiempo dedicado a cada curso y actividad, permitiendo evaluar conocimientos adquiridos, son recursos idóneos para establecer una correlación entre el tiempo dedicado y la efectividad del aprendizaje.
  • Feedback 360: Esta herramienta de evaluación recopila información sobre el rendimiento de una persona después del onboarding desde diferentes perspectivas, como la de su supervisor, los propios compañeros de trabajo, los clientes e incluso él propio involucrado. Es posible medir este indicador utilizando software de evaluación 360, la realización de encuestas o entrevistas individuales.
  • Periodo de prueba: Este indicador muestra el porcentaje de personas que han superado con satisfacción el periodo de prueba antes de ofrecer un contrato indefinido. Para tomar la decisión final, los managers supervisan el progreso, proporcionan retroalimentación y toman decisiones basadas en los hitos alcanzados.

A la hora de evaluar los resultados de estos indicadores de onboarding, la encuesta de satisfacción es una valiosa herramienta donde poder realizar preguntas abiertas y cerradas sobre el onboarding, su utilidad y eficacia. 

Preguntas directas como la petición de una nota sobre el propio proceso, si las indicaciones han sido claras o no, o si se ha sentido bienvenido aportan información importante. Con otras cuestiones más abiertas, como posibles problemas en los primeros días, también ayudan a medir la efectividad del proceso de onboarding y a identificar áreas de mejora.

Entre los consejos a la hora de establecer y aplicar estos indicadores de desempeño en el onboarding de una manera efectiva destacan los siguientes:

  • Establecer objetivos claros identificando lo que se quiere lograr en el onboarding.
  • Identificar los indicadores más importantes según las necesidades de la empresa y del puesto de trabajo.
  • Recopilar datos bajo criterios fijos y medibles para obtener conclusiones fiables.
  • La información debe ser analizada objetivamente, sin sesgos ni prejuicios.

Métricas de retención

Las métricas de retención analizan la capacidad de una empresa para retener a sus empleados, evaluando su grado de satisfacción, estabilidad y crecimiento dentro de la organización. Son un criterio perfecto para medir el éxito de un proceso de onboarding al considerar las probabilidades de retención a largo plazo.

Algunos de los criterios que podemos tener en cuenta son:

  • Personas que se fueron por su voluntad propia: Mide el promedio de nuevas contrataciones que abandonaron la compañía voluntariamente en los primeros seis meses. Este porcentaje se calcula dividiendo el número de salidas en el periodo considerado entre el total de contrataciones en el mismo periodo. Encuestas de satisfacción o entrevistas de salida para entender la razón de este abandono pueden proporcionar información sobre las razones del abandono, como falta de motivación, oportunidades de progreso, reconocimiento o un entorno saludable.
  • Personas despedidas: Los despidos realizados por la compañía dentro del primer año de contratación es otro buen criterio a la hora de identificar si un programa de onboarding está bien estructurado y se adapta a las necesidades de la compañía. Un análisis cuidadoso por parte de los managers permite identificar mejoras en los procesos de selección, establecer políticas de rendimiento y expectativas.
  • Antigüedad promedio del equipo: Un alto promedio de antigüedad sugiere  el éxito del proceso de onboarding a la hora de fidelizar nuevos talentos. Utilizando software como Factorial, es posible calcular este indicador automáticamente tanto de forma individual como en la media de la plantilla.

Al medir y analizar estos indicadores de retención, las organizaciones responsables identifican áreas de mejora y toman medidas informadas para mejorar el proceso de onboarding, incrementando la satisfacción laboral y la lealtad de los equipos. Algo que, al final, se traduce en más rendimiento a largo plazo.

Datos sobre fidelización

Otro indicador clave para conocer el éxito de un programa de onboarding es su capacidad para fidelizar a los nuevos empleados. Métricas como el Employee Net Promoter Score (eNPS) o el nivel de absentismo laboral proporcionan información valiosa y permiten actuar en consecuencia.

La primera de ellas, el eNPS, mide la satisfacción y lealtad de los personas preguntándoles si “recomendarían a otros trabajar en su empresa”. Las respuestas pueden puntuar, por ejemplo, del 0 al 10 para segmentar a los encuestados entre detractores (0-6), pasivos (7-8) y promotores (9-10).

Aplicado tras 3 o 6 meses de la incorporación, este indicador revela la experiencia del nuevo integrante, si el programa de onboarding funciona y áreas de mejora tanto en el programa tradicional como en un onboarding digital. Un eNPS positivo indica satisfacción y disposición a quedarse en la empresa.

Una de las mejores formas de medirlo es usar un software de evaluación del desempeño donde crear encuestas eNPS con la pregunta «¿Recomendarías tu empresa como lugar para trabajar?». 

Además del Employee Net Promoter Score, el índice de absentismo también aporta información valiosa. Uno alto apuntaría hacia problemas de adaptabilidad, compromiso o satisfacción con el trabajo. Muchas ausencias revelan que algo no funciona, que no tienen claro su rol o que no han establecido vínculos con el equipo, situaciones mejorables que se pueden evitar optimizando el programa de onboarding.

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