¿Cómo debe ser la gestión de las vacaciones de Navidad en RR.HH?

Después de las vacaciones de verano, hay otras vacaciones que hacen mucha ilusión a los trabajadores, que son las vacaciones de Navidad.

Son vacaciones cortas pero muy esperadas por los trabajadores porque permiten conciliar y estar con la familia, lo cual es lo más deseable en estas fechas. En este artículo hablaremos de la gestión de las vacaciones de Navidad y cómo llevar una correcta gestión de las mismas.

Diferencia entre las vacaciones de verano y las de Navidad

Tanto en verano como en Navidad las empresas pueden dar vacaciones a sus trabajadores, aunque si algo está claro es que ambas vacaciones son muy distintas. Las vacaciones de verano suelen entrar dentro de los días obligatorios de vacaciones que todos los trabajadores tienen que disfrutar.

Muchos trabajadores los disfrutan en verano porque es cuando sus hijos están de vacaciones escolares y también porque es cuando hace buen tiempo para viajar y realizar actividades al aire libre. Además, a muchas empresas les interesa que los trabajadores tengan los días vacacionales en verano porque es cuando hay menos carga de trabajo.

Las vacaciones de Navidad son muy diferentes. Para empezar, hay empresas que tienen previsto dedicar algunos días de vacaciones en estas fechas y otras no. Esto muchas veces depende de cómo caigan las fechas de los días festivos navideños.

Aun así, es imprescindible hablar de vacaciones de Navidad porque muchos trabajadores van a querer cogerse algún día o más de uno para estas fechas, así que hay que estar muy al tanto de qué trabajadores estarán y cuáles no estarán. Las empresas tienen que saber gestionar bien estas vacaciones.

Mira este vídeo acerca de la gestión de vacaciones en Navidad

La gestión de las vacaciones de Navidad en España

En España, las empresas pueden determinar el periodo vacacional siempre y cuando se cumpla el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores; vacaciones retribuidas de un mínimo de 30 días naturales. Por lo tanto una empresa no está obligada a dar vacaciones navideñas, aunque sí suele ser común dividir estos 30 días entre verano, semana santa y navidad.

Además, el Estatuto de los Trabajadores también recoge, en su artículo 37.2, el derecho a fiestas laborables de los trabajador. Estas representan 14 días al año en los que el empleado cobra su sueldo, pero no tiene que ir a trabajar ni recuperarlo otro día.

Estos festivos se dividen, como ya hemos explicado anteriormente en nacionales, autonómicos y locales y los que coinciden con el periodo navideño son el día de Navidad, 25 de diciembre, el 1 de enero, inicio de año, y el 6 de enero, día de Reyes. Además del 26 de diciembre, día de San Esteban, festivo autonómico en Cataluña. El resto de días feriados puedes consultarlos en el aviso que el BOE publica en el último trimestre del año con el calendario laboral y festivo para el siguiente.

Más allá de estos días, cada empresa tiene su calendario laboral y festivo en el que puede suceder que cierre en Navidades y cada trabajador puede pedir fiesta los días que quiera siempre y cuando se lo permita la política de vacaciones de la empresa.

De este modo, suelen ser las propias personas las que planifican sus vacaciones y luego pactan con sus superiores o el mismo departamento de Recursos Humanos, que valora la viabilidad de su ausencia para que no influya en el correcto funcionamiento de la empresa.

¿Cómo mejorar la gestión de vacaciones en Navidad?

Para que este proceso sea mucho más fácil de gestionar y controlar, es recomendable que las empresas usen un software de gestión de vacaciones con el que automatizar todo el proceso de bajas, vacaciones y ausencias.

Este software ayudará a comprobar en todo momento los días festivos de la empresa, los días de vacaciones disponibles y los días que cada uno de los compañeros ha pedido ya, así como poder aceptar o denegar cada una de las peticiones.

Es importante recordar que la empresa puede denegar el disfrute de vacaciones probando necesidades del servicio, por lo que el pacto previo es muy importante, igual que el aviso con antelación.

En la mayoría de empresas existe un orden de prioridad a la hora de pedir vacaciones, este puede ser rotativo, basarse en los años que se lleva trabajando en la empresa, o en el caso de las vacaciones de verano y Navidad, las cargas familiares del empleado.

El periodo de antelación con el que han de avisarse las vacaciones dependerá del convenio colectivo del trabajador, siendo el aviso necesario tanto por parte de la empresa (que debe ser notificado a los empleados un mínimo de dos meses antes de que las vacaciones sean disfrutadas), como del empleado.

Trabajar en Navidad

Primero de todo, como siempre, es conocer qué dice el convenio colectivo que se aplica a cada uno y nuestro contrato con la empresa. Muchos colectivos trabajan en festivos y muchos otros precisamente contemplan el periodo navideño como el de más actividad del año.

¿Qué comporta trabajar en festivo?

Las compensaciones que se puedan percibir por trabajar durante los festivos de Navidad, o cualquier otro feriado, dependerán de cómo se contemplen esas horas trabajadas.

• Si las horas trabajadas entran dentro del máximo de la jornada establecida por contrato no se recibe compensación por trabajar en festivo.
• Si las horas trabajadas durante los festivos vienen establecidas en el calendario laboral de la empresa la compensación por estos festivos tendrá que realizarse conforme a lo que diga el convenio colectivo de aplicación.
• Si estas horas trabajadas durante festivos se consideran horas extras de tipo técnico u organizativo, se tendrá derecho al importe de las horas trabajadas en el día festivo (o en período de descanso semanal) incrementadas en un 75% como mínimo, a menos que se decida cambiar ese día festivo o de descanso por otro a modo de compensación.

Vale la pena destacar que, en caso de que un festivo caiga en tu día de descanso (que puede caer en domingo o no), estos no son intercambiables, por lo que tienes derecho a pedir otro día de descanso, siempre y cuando cuadre la jornada anual.

Es decir, si según convenio colectivo la jornada laboral consta de 1750 horas anuales no puedes trabajar menos de esas horas a causa de vacaciones, festivos o días de descanso acumulados. Deberás trabajar ese número mínimo de horas en los días laborables que te queden.

También comentar que, si en tu empresa hay algún trabajador estudiantes en contrato de prácticas, estos deberían seguir el periodo vacacional de sus estudios.

Como decíamos al inicio, conocer el convenio colectivo al que se pertenece es muy importante. Por ejemplo, en el Convenio Colectivo de ámbito estatal de Contact Center (telemarketing) el 25 de diciembre, 1 de enero y 6 de enero se consideran festivos especiales, por los que hay regulados un plus especial a cobrar si se trabaja en esos días.

Consecuencias de una mala gestión de las vacaciones de Navidad

Para los departamentos de Recursos Humanos es todo un reto cuadrar las vacaciones de Navidad de todos los miembros de su equipo. Esto es algo que sí o sí hay que hacer bien porque si no se hace correctamente la empresa sufrirá consecuencias negativas. Por ejemplo:

• Si no se han gestionado correctamente las ausencias navideñas, puede llegar a haber picos de trabajo que queden sin atenderse porque faltan muchos trabajadores.
• Si hay trabajadores que necesitan conciliar y no pueden hacerlo, se sentirán insatisfechos y eso puede repercutir en su rendimiento.

Cuando terminan unas vacaciones los trabajadores suelen experimentar lo que conocemos como síndrome postvacacional, que no es más que esa «desgana» que suelen tener los primeros días como contraste del relax total con la vuelta a la actividad laboral.

Consejos para una buena gestión de las vacaciones de Navidad

Para gestionar correctamente las vacaciones navideñas, como manager del departamento de Recursos Humanos, tienes que fijarte en 4 aspectos fundamentales:

• Calendario laboral de España 2024.
• Asegúrate de que tu política de vacaciones sea clara, con cuanta antelación solicitar las vacaciones, temporadas en las que no se pueden pedir vacaciones o si se pueden acumular las vacaciones.
• Utiliza la herramienta más adecuada para la gestión de vacaciones y ausencias.
• Planifica con antelación y evita conflictos.

Vamos a ver estos puntos uno por uno.

Ten en cuenta el calendario de festivos 2024

Según cómo caigan los días señalados de la Navidad será más o menos fácil organizar las vacaciones. Este año caen así:

• 24 de diciembre: martes.
• 25 de diciembre: miércoles.
• 31 de diciembre: martes.
• 1 de enero de 2025: miércoles.
• 6 de enero de 2025: lunes.

El 25 de diciembre y el 1 de enero son festivos para todos. Algunas empresas no abren ni el 24 ni el 31 de diciembre. Entonces, la parte más compleja de gestionar serán los días 28, 29 y 30 de diciembre y 4 y 5 de enero.

En Cataluña también hay que tener en cuenta que el día 26 de diciembre es festivo en la comunidad y este año corresponde al día jueves.

Asegúrate de que tu política es clara

Todo empleado debe tener claro el procedimiento para solicitar días de vacaciones.

También se debe tener claro con cuánto tiempo puede hacerlo y quién puede tener prioridad si hay muchos que piden vacaciones a la vez.

Utiliza la herramienta más adecuada para la gestión de vacaciones

Para que todo esté en orden y no haya malos entendidos, el departamento de Recursos Humanos tiene que poder registrar correctamente las vacaciones de Navidad de los trabajadores.

Una opción hasta hace poco muy empleada eran las plantillas de vacaciones en Excel. Pero ahora hay otras opciones más modernas como los software de gestión de Recursos Humanos. Estos registran tanto los días de vacaciones como el resto de información de cada trabajador, todo en una misma aplicación.

Planifica con antelación y evita conflictos

La empresa debe ser justa para todos, por tanto debe ofrecer cierta flexibilidad en estas fechas. No es asunto fácil porque la empresa debe tener en cuenta:

• Las circunstancias de los trabajadores.
• La situación de la producción para esas fechas.

Entonces a partir de aquí habrá que observar también:

• Qué trabajadores pueden llevar más sobrecarga.
• Quién necesita más la conciliación.
• Quién tiene más antigüedad o jerarquía.
• Qué días puede haber más trabajo.

En estos casos lo mejor es que los trabajadores planteen cuanto antes si quieren vacaciones, así se busca un equilibrio en las necesidades de la empresa y que no nos encontremos con unos días en los que hay pocas personas sobrecargadas de tareas.

Entonces, puede ser que no todos los trabajadores tengan los días de vacaciones que desean. Por una parte, la empresa quiere que los trabajadores estén contentos pero por otra tiene que salir el trabajo.

Otra posibilidad es que unos trabajadores puedan elegir sus vacaciones un año y al siguiente sean otros los que lo hagan.

La importancia de la desconexión laboral y digital estas navidades

Hoy en día muchas empresas ofrecen la posibilidad e incluso recomiendan teletrabajar. De ahí que haya visto la luz la ley del teletrabajo. En ella se regula el derecho a la desconexión digital.

Uno de los peligros del teletrabajo es la falta de desconexión, la no separación el tiempo personal y la jornada laboral. Hay muchos trabajadores enganchados al móvil, al ordenador y trabajando más horas de las deseadas.

La legislación sobre teletrabajo obliga a las empresas a potenciar el derecho de conciliación de la vida laboral y familiar.

Por tanto es importante que la empresa establezca pautas que garanticen la desconexión digital, sobre todo en vacaciones y con más razón en navidades:

• Apagar los equipos informáticos cuando acabe el horario laboral. Incluso se puede contemplar la desconexión automática de equipos fuera de la jornada laboral.
• No establecer reuniones fuera del horario laboral o cercanas al final del mismo.
• El departamento de Recursos Humanos puede dar consejos sobre las ventajas de desconectar.
• Usar un software de gestión, ya que con esos programas la información se transmite internamente, evitando el correo electrónico habitual que todos acaban mirando.

El empleo de un software de Recursos Humanos no solo favorece a dicho departamento sino también a los trabajadores porque les facilita tareas como firmar digitalmente y transferir documentos, entre otras muchas funciones.

Otras consideraciones que afectan a las vacaciones de Navidad

Hemos hablado hasta ahora, básicamente, de la organización de las vacaciones de los trabajadores durante las vacaciones de Navidad, pero esto no es lo único que importa en este periodo. Sigue leyendo porque lo que viene te puede interesar.

Paga extra

Durante mucho tiempo ha sido tradición en España el dar una paga extra para Navidad, pero ahora eso se está perdiendo un poco. Se pierde porque, aunque por ley corresponden pagas extras en verano y Navidad, hay empresas que las prorratean y entregan el dinero correspondiente repartido en las 12 pagas mensuales.

Cesta de Navidad

A esto se le llama también aguinaldo. Aquí entra lo que cada empresa quiera y pueda hacer. Hay empresas que dan más productos, otras dan menos, e incluso algunas no dan productos navideños pero invitan a una cena o aperitivo a los empleados el día anterior a Nochebuena.

Horario reducido

Durante las navidades, hay empresas que pueden acogerse a horario reducido. Esto puede ser una buena medida para favorecer la conciliación. Si la empresa decide hacer esto, tiene que planearlo con antelación para así repartir el tiempo que queda por trabajar el resto del año.

Acciones para favorecer la conciliación laboral

Es muy importante favorecer la conciliación laboral durante las vacaciones navideñas. Esto no es fácil para los padres y más ahora con la pandemia, ya que el dejar a los niños con otras personas puede ser una auténtica complicación.

Por esto la empresa debe dar facilidades a los trabajadores para que puedan tomarse algunos días de vacaciones para estas fechas.

Otras medidas que toman las empresas y favorecen la conciliación estos días son:

• Reducir el horario (como comentábamos en el apartado anterior).
• Dejar una parte de las vacaciones anuales para los días de Navidad.
• Si la empresa tiene horario partido, hacerlo continuo.

¿Trabajar en festivos?

Hay personas que trabajan los festivos y es necesario que lo hagan. Normalmente las horas trabajadas esos días festivos se compensan económicamente dependiendo de como se contemplen esas horas trabajadas.

• Si esas horas están dentro del máximo de jornada establecida por contrato no se recibe compensación extra.
• Si vienen establecidas en el calendario laboral de la empresa, el pago se realizará según el convenio colectivo correspondiente.
• Si se consideran horas extra de tipo técnico u organizativo, se pagarán como horas trabajadas en festivo más un 75% como mínimo, a menos que se decida intercambiar ese día festivo por otro para compensar.

El día festivo comienza justo a la medianoche. Entonces si comienzas a trabajar el 24 de diciembre por la noche, las horas del 25 serán las que se consideren como trabajadas en festivo.

Consejos para motivar a tus trabajadores después de las navidades

Como sabemos, la motivación de los trabajadores es fundamental y el síndrome postvacacional es una realidad que afecta a la salud mental de los trabajadores.

¿Cómo se les puede motivar? En este artículo te damos 6 consejos para hacerlo.

• Da la bienvenida a los trabajadores.
• Organiza una reunión general, que quizá sea online.
• Aprovecha esa primera reunión para planificar el trabajo.
• Fija objetivos fáciles de conseguir.
• Da tiempo y espacio a tus empleados.
• Como líder del equipo, mantén una actitud positiva.

Esto son unas ideas, quizá a ti se te ocurran otras distintas igualmente efectivas. En cualquier caso, esperamos que todos en tu empresa disfrutéis mucho de las vacaciones de navidad.

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