El departamento de Recursos Humanos suele manejar una cantidad de datos y de documentos considerable. Es el encargado de salvaguardar información sobre el historial de los empleados, así como archivos personales, el registro de ausencias y vacaciones, faltas o amonestaciones, entre muchos más.
Toda esta información debería estar reunida en un mismo sitio, y debe ser de fácil acceso, sobre todo para la correcta gestión de nuestro personal. Estos documentos que reúnen todos estos datos se denominan fichas de empleados.
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¿Qué es una ficha de empleado?
Una ficha de empleado es fundamental para llevar al día y en buen estado datos, información y actualizaciones de nuestros trabajadores. Centralizar toda esta información en un único sitio ayudará a la hora de realizar consultas, tomar decisiones, rellenar documentación o reaccionar de manera rápida a ciertas situaciones laborales, como accidentes o bajas médicas.
Estas acciones a veces pasan más o menos a menudo. Por ejemplo, en caso de que un trabajador esté indispuesto y no de señales de vida en su teléfono personal, deberemos comunicarnos con su contacto de emergencia. De la misma manera que si necesitamos realizar trámites relacionadas con un empleado, tendremos acceso a sus datos fiscales de manera rápida y sin tener que depender de su tiempo.
¿Para qué sirve?
Las fichas de empleados nos ayudarán a tener una base de datos de nuestro equipo. Poder acceder fácilmente a cierta información nos ayudará en alguno de los procesos típicos de los Recursos Humanos. Hoy en día, la solicitud y realización de trámites se ha trasladado casi por completo al escenario digital, sobre todo por la pandemia, y la disposición de documentos no es la misma que hace un par de años.
Con la llegada de nuevas tendencias como el teletrabajo o el trabajo híbrido, a los líderes de equipo les está costando contar con sus trabajadores para realizar trámites o gestionar solicitudes. Por lo que, en caso de necesitar firmas o documentos recientes, no podremos acudir a ellos de la misma manera que estando presencialmente en una oficina, y necesitaremos poder gestionar trámites de manera telemática y rápida.
Gestión documental
Así, preparar todos los documentos o archivos que vayamos a necesitar será clave a la hora de agilizar procesos. De esta manera, sabemos que para realizar ciertas gestiones necesitaremos, por ejemplo, el número de Seguridad Social así como otros datos fiscales. De la misma manera que para otros trámites tal vez necesitemos su dirección domiciliaria o un contacto de emergencia.
No será lo mismo tener reunido toda esta información en un espacio de nuestro ordenador, que tener que buscarla entre cajas y cajas de carpetas. Por lo tanto, al ficha de empleado no solo incluirá la información básica sobre nuestros trabajadores, deberá ir vinculada a archivos y otros datos igual de importantes para gestionar personas, como el control horario, nóminas, contratos, así como altas y bajas.
¿Qué debe haber en una ficha de empleado?
Toda ficha de trabajador debe incluir una serie de documentación obligatoria. Esta son los datos fiscales, los datos académicos y contactos de emergencia. Esta información es global y no suele variar. Aunque dependerá del tipo de empresa si necesitamos indagar más en cierta documentación, ya que para todos los trabajadores no se requieren los mismos certificados y titulaciones.
Datos fiscales: esto recogerá la información básica del empleado, así como datos de contacto y detalles sobre su labor y posición en la empresa. También podremos hacer hincapié en sus tareas y responsabilidades, así como en proyectos en los que esté trabajando actualmente.
- Nombre y apellidos
- Fecha de nacimiento
- Carnet de identidad
- Domicilio
- Modo de contacto
- Número de afiliación a la seguridad social
- Cargo en la empresa
- Tipo de contrato
Datos académicos: recoge las competencias y certificaciones de un empleado. Estas pueden ser aquellas que el empleado ha conseguido antes de trabajar en el puesto actual, o puede incluir también formaciones ofrecidas por la misma organización. Esta información, por ejemplo, será clave para garantizar un crecimiento profesional dentro de la empresa.
- Formación reglada, con los títulos obtenidos de cursos finalizados.
- Formación complementaria, con aquellas titulaciones realizadas por iniciativa propia o de la empresa.
- Aspiraciones o sectores laborales por los que el trabajador tiene interés.
- Experiencias previas en otros trabajos o sectores.
Contactos de emergencia: siempre debe haber uno asignado al trabajador, en caso de que sufra algún accidente en el trabajo o necesitemos vías de contacto alternativas. Esto deberá estar complementado por los números de contacto, dirección y parentesco o relación sentimental.
A este tipo de información se añade aquella relacionada con la actividad de la empresa, es decir, control de horarios, ausencias y vacaciones, así como la documentación pertinente como contrato o pólizas de seguro.
Variaciones de documentación
Según del tipo de contrato o negocio que regentemos, necesitaremos ciertos documentos u otros. Por ejemplo, en algunas profesiones necesitamos números de licenciatura o colegiado, así como permisos para trabajar en ciertas áreas como el carnet de manipulador de alimentos.
En este caso, deberemos tener acceso rápido y con seguridad digital a estos documentos, y trabajar con un medio que nos permite añadir secciones y archivos de manera óptima. Sin embargo, existen departamentos que prefieren limitar esta área de los Recursos Humanos a plantillas de Excel.
¿Cómo trabajar con una ficha de empleado en Excel?
Si bien puede parecer tarea sencilla, la organización de documentos puede ser simple en una empresa pequeña. La cosa se complica cuando se trata de organizaciones con cientos de empleados.
Cada profesional es un mundo, y con ellos vendrán varias condicionantes que tendremos que contemplar a la hora de organizar y gestionar nuestro equipo. Por eso, la ficha del empleado es un aspecto demasiado complicado e importante para menospreciar su elaboración.
De esta manera, lo mejor suele ser trasladar todos los documentos a una plataforma virtual, que los centralice y permita un acceso fácil. Normalmente, estas plataformas permiten agrupar diferentes tipologías de archivos. Sin embargo, existe una tendencia a utilizar plantillas de Excel para controlar los documentos de nuestros trabajadores. Esto se debe a que es la opción más inmediata y accesible pero, sin importar el tamaño de la empresa, trabajar con esta metodología podría ocasionar algunos conflictos.
Desventajas de trabajar con Excel
Sin importar la cantidad de trabajadores que tengamos, el inconveniente de trabajar con Excel es la obligatoriedad de actualizar manualmente cada información nueva. De esta manera, aunque el equipo sea muy reducido, el esfuerzo se deberá hacer con cada nuevo detalle que se modifique, sin importar su importancia.
El objetivo de trabajar con fichas de empleados es, básicamente, reunir toda la información de un trabajador en un mismo sitio. Al agrupar esta información se destina una serie de recursos y esfuerzos, pero si no está actualizada, no nos servirá de mucho y el esfuerzo del principio habrá sido en vano.
Peligro de pérdida de datos
De esta misma manera, a la hora de organizar los documentos de cada trabajador, no se podrá acceder a ellos de manera directa. Se tendrá que poner un hipervínculo a una nube virtual donde estén los documentos a mano. Excel no admite todas las tipologías de documentos, por lo que deberemos recurrir a enlaces externos y agregarlos manualmente.
Está arquitectura de enlaces también complica aún más la situación, y sobre todo la elaboración de informes de trabajo, ya que si queremos modificar algún documento deberemos ir con cuidado de no romper los enlaces de los otros. Además hay casos donde las fichas de los empleados se almacenan en un único ordenador y de manera analógica, lo cual puede ser muy peligroso al aumentar el riesgo de perder toda la documentación en caso de fallo.
Sin embargo, esto se podría evitar al integrar la inteligencia artificial en la gestión de Recursos Humanos, convirtiendo nuestra empresa en una organización inteligente.
Ventajas de trabajar con un software de automatización
Si reunimos toda la documentación en una única nube, podremos acceder a ella desde varios accesos y, en caso de accidente, no dependemos de un solo sistema de almacenaje. Además, programas informáticos como Factorial HR permite clasificar las fichas según rangos o departamentos.
De la misma manera, este software empresarial acepta diferentes formatos de documentos por lo que no será necesario repartir archivos importantes entre varios sitios o recurrir a enlaces externos. Factorial HR también permite integrar a las fichas de empleados otros datos como las vacaciones y ausencias, reuniendo toda la información relevante en la gestión de personas en un mismo lugar.
Agilización de procesos
Las herramientas automatizadas del sofware permite que se actualicen los datos a medida que se suben nuevos documentos a la plataforma, evitando errores manuales o un exceso uso de recursos. Por otra parte, también recoge los archivos en un espacio 100% virtual y seguro, a medida que potencia las competencias digitales básicas de nuestro equipo.
De esta manera, centralizamos toda la documentación necesaria de un trabajador en un único espacio. Además, esta carpeta se actualizará automáticamente con cualquier modificación en los archivos, o con cualquier solicitud o trámite que se haya tenido que realizar. Si conseguimos agilizar estos procesos, nuestra gestión del talento será mucho más óptima al poder centrarnos en las personas, ya que no tendremos que invertir tantas horas en procesos y tareas más manuales.
