Top 5 Softwares para Empresas: factores a considerar para tomar la mejor decisión

Imagina que tardas varios meses en seleccionar un software para tu empresa, pero cuando lo eliges ningún miembro de tu equipo lo utiliza.

¿Cuál es el error?, ¿por qué ocurre esto?, ¿cómo se puede evitar? En este artículo te ayudaremos a responder a todas estas preguntas y te plantaremos los factores que debes considerar para que la elección de un software empresarial sea óptima y la herramienta sea útil para tu negocio. 

¿Qué es un software de gestión empresarial?

Un software para empresas es toda herramienta digital que te ayude a manejar, monitorizar o gestionar diversos procesos en tu empresa. Ya sea que tengas una gran empresa, seas una pyme o trabajes por cuenta propia, estos programas harán tu vida mucho mas fácil a la hora de gestionar y automatizar procesos.

¿Para qué sirve un software para empresas?

Para entender las implicancias de un software empresarial, debemos primero comprender el concepto de escalabilidad. Cuando los modelos de negocios son lo suficientemente eficientes y además, las estrategias de crecimiento son ejecutadas en forma correcta, las empresas se hacen escalables. Es decir, que crecen en manera sostenida.

A mayor crecimiento de la empresa, por supuesto se generan mayores beneficios pero al mismo tiempo, aparecen nuevos desafíos. En la enorme mayoría de los casos, estos tienen que ver con la manera en la que se gestionan los diferentes aspectos de la compañía.

Dicho de otra manera, la función primordial de un software empresarial como de un software de recursos humanos, es la de agilizar las operaciones y procesos internos, mejorando la performance de las personas y del equipo en general.

Todo esto con el fin último de lograr una optimización de recursos materiales e inmateriales. Es decir, tiempo y dinero.

Tipos de software empresarial y ejemplos

En el mercado existen multitud de soluciones para las empresas. Las más destacadas son las siguientes: 

• Software de ofimática. Incluye procesadores de texto, hojas de cálculo, presentaciones calendarios y correo electrónico. 
• Software de almacenamiento de datos. Bases de datos o almacenamiento de información en la nube. 
• Content Management Systems (CMS). Son las herramientas que permiten crear páginas webs o blogs. 
• Customer Relationship Management (CRM). Gestiona las relaciones con clientes e incluye elementos para marketing, ventas y atención al cliente. 
• Software de gestión de recursos humanos. Te ayudará a realizar todas las tareas relacionadas con el equipo de personas que forman la empresa. 

Junto con las anteriores, existen otras herramientas enfocadas al comercio electrónico, logística, contabilidad, análisis de negocio o trabajo en remoto, entre otras.

La tecnología, afortunadamente nos permite un enorme abanico de opciones en términos de personalización. Y es justamente por este motivo que existen diferentes clases de plataformas por las que podemos usar para la gestión de negocios.

Mejores 5 software para empresas

En la siguiente tabla encontrarás los programas de gestión para empresas más utilizados de España clasificados por tipo de software, utilidad  y ventajas.

👉 ¿Estos 5 software se te quedan cortos? echa un vistazo a los 16 mejores software para la gestión de Pymes y Autónomos

10 Factores clave para la elección perfecta de un software o programa empresarial

1. Evaluar necesidades de la empresa

Es de vital importancia conocer a ciencia cierta todo lo que sucede dentro de la compañía, cuáles son sus puntos débiles, fuertes, en qué área hay mayores inconvenientes, por qué motivo, y cuáles otras son productivas y eficientes.

Esto implica que elegir la plataforma más adecuada exige tener en cuenta no solo el presupuesto, las recomendaciones que nos puedan hacer u optar por una herramienta de moda, sino contemplar las necesidades reales de la organización y los objetivos a mediano y corto plazo que el software nos pueda ayudar a alcanzar.

Primero, piensa en los objetivos de la empresa y luego en los objetivos que deseas conseguir con el software empresarial. Todas esas metas deben estar alineadas.

2. Considerar las herramientas tecnológicas que ya tienes

Es fundamental que veas si la nueva solución hace tareas que ya realiza otra herramienta. En este caso, tendrás que evaluar qué hacer, porque, quizás, deberás dejar de utilizar otros softwares para evitar duplicidades y gasto de tiempo. 

3. Estudiar los problemas que deseas solucionar

Es fundamental pensar en todos los pasos de cada proceso que quieras mejorar, por ejemplo, en la contratación de una persona para el equipo habrá varias fases que pueden ser las siguientes: elaboración de la oferta, búsqueda de profesionales para el puesto, entrevistas y selección, onboarding y formación, entre otras. 

Hazte preguntas como: ¿en qué punto se bloquean los procesos?, ¿cuánto tiempo se invierte en cada paso?, ¿qué coste tiene cada proceso? Estas preguntas te ayudarán a definir los problemas u obstáculos que hay que superar. 

4. Saber qué quieren nuestros clientes

Debes pensar en las necesidades de los clientes y en los potenciales consumidores. Si bien es posible que no interactúen directamente con el software que seleccione, sus necesidades ciertamente dictarán la dirección que elijas.

Según el tipo de negocio puede que cada uno de tus clientes requiera mucha personalización y atención individual, o por el contrario, tal vez es mejor trabajar sobre gestiones en masa bajo mismos parámetros.

Una pregunta interesante es, ¿cómo afectará el software que selecciones para gestiones internas sobre esta experiencia de usuario?

5. Hablar con tu equipo y tener en cuenta sus necesidades

Cuando se trata de su equipo, son muchas las cuestiones a considerar. Las funciones de software que necesita probablemente dependerán de cuántas personas utilizarán el software. Y en el mismo sentido, muchas plataformas ofrecen servicios, beneficios y costes diferentes según el tamaño de la empresa.

Del mismo modo es clave sopesar qué tipo de modalidad de empleo gestionamos. Si se trata de trabajo 100% presencial o remoto o en todo caso, trabajo híbrido. Y además, qué tipo de jornada (completa o parcial) hacen las personas.

Uno de los errores más frecuentes que se producen en el proceso de comprar un software para la empresa es el de no hablar con las personas que lo van a utilizar.

Recuerda que tu equipo te dará la clave sobre los problemas y necesidades que tienen en su día a día. Esta información es muy valiosa. Para obtenerla puedes organizar una sesión de brainstorming para que cada persona aporte su punto de vista. 

6. Consideraciones financieras

Las funciones son importantes y el coste de la solución que elijas también. En este apartado debes considerar varios aspectos, que son los siguientes: 

Los costos iniciales de software para negocios

Evalúa si se ajustan a tu presupuesto a corto, medio y largo plazo. En muchos softwares el precio depende del número de usuarios o de funciones que contrates, por lo que se adaptarán a tu empresa en cada momento. 

Según el informe Tendencias en la contratación SaaS 2023 elaborado por Sastrify el pago por uso podría ahorrar a las empresas hasta un 65% frente a otras vías de contratación como la suscripción por pago mensual o anual. 

Los costes adicionales

Por ejemplo, puede haber costes relacionados con el soporte técnico, la licencia, la migración de datos, el mantenimiento o el soporte de los programas. Infórmate antes de contratar para tener claro el gasto total. 

7. El retorno de la inversión (ROI)

Calcular el ROI te ayudará a saber si la compra del software ha sido un acierto. La fórmula es la siguiente: ROI % = (Ganancia de inversión – Coste de inversión) x 100/ Coste de Inversión. Además, deberás considerar un plazo de tiempo, por ejemplo, un año, para cotejar la viabilidad del software. 

Recuerda que con el nuevo software puedes mejorar la eficiencia, reducir costes y aumentar los ingresos. 

8. Evaluar características y funcionalidades

Una forma sencilla de lograr evaluar lo que hace el software empresarial es solicitar un periodo de prueba, si es posible, o una demostración de uso. En este sentido, deberás analizar los siguientes aspectos:

• Qué funciones necesitas, tal y como hemos visto en el primer punto. 
• Si el software es fácil de utilizar e intuitivo. 
• La posibilidad de integrar la nueva herramienta con otras que ya tengas. 
• La adaptación del software a las características concretas de los procesos de tu negocio. 

No olvides que la clave es aumentar la productividad y automatizar tareas para ahorrar tiempo, de manera que la empresa sea más rentable. 

9. Implementación y soporte

Otro aspecto importante consiste en analizar cómo será la implementación del nuevo software y qué asistencia recibirás del proveedor

• Si el proveedor te ayudará a elaborar una planificación. 
• Si es necesaria formación del equipo y cómo se dará. 
• Cómo se hace la migración de datos y de qué forma se mantiene la confidencialidad y la seguridad. Este último aspecto es importante ya que el 15,5 % de las empresas españolas y el 5,2 % de las microempresas, han reportado algún incidente de seguridad (Brújula Tecnologías digitales en la empresa – Red.es y Ontsi). 
• Que normativas se deben cumplir (por ejemplo, puede afectar la Ley de Protección de Datos Personales). 
• Qué tipo de soporte ofrece el proveedor del software y si tiene o no un coste adicional. 

Hay altas probabilidades de que en tu empresa convivan personas de diferentes generaciones, desde los centennials y millennials hasta los boomers. Y bien sabemos que existe una notoria brecha digital en la forma de aprendizaje y asimilación entre los nativos digitales y aquellas personas más adultas.

Por este motivo debes pensar qué tan accesible es el nuevo software. ¿Pueden acceder fácilmente todos los que lo necesiten o está restringido a un puñado de personas? ¿Su uso es intuitivo y posee opciones para personas con algún tipo de discapacidad o limitación física o requiere de un curso introductorio para aprender a usarlo?

10. Buscar la personalización y escalabilidad

Si la empresa crece, el software deberá acompañar en ese crecimiento, y si surgen nuevas necesidades en el negocio, el software también deberá darles solución. 

Al buscar software empresarial, es fundamental evaluar si el proveedor ofrece opciones de personalización que permitan ajustar el software según los requisitos de la empresa. Esto garantizará que el software se adapte perfectamente a los procesos y flujos de trabajo existentes, optimizando así la eficiencia y productividad de la empresa. 

Además, la solución elegida debe ser capaz de soportar un mayor volumen de usuarios, transacciones y datos a medida que la empresa se expande a otros mercados, crea nuevas ramas de negocio o contrata a más personas. 

Cinco beneficios de elegir bien tu software empresarial

Como hemos visto el tomar la decisión de, invertir en un software de empresa, son muchas las cuestiones que debemos tomar en consideración. Pero lo más importante, es siempre tener una clara idea de las ventajas que nos aportan este tipo de herramientas.

• Mejora la productividad de tu equipo

Toda persona que esté a cargo de los destinos de una organización, sabe que alcanzar objetivos de negocio es fundamental para poder mantenerse a flote.

Las plataformas para la gestión de negocios son aliados clave que contribuyen a la sistematización de procesos, a mejorar la calidad de vida de las personas y a ahorrar recursos. De manera tal que, los procesos internos, se agilizan y los equipos pueden concentrarse en labores propios de su función sin perder tiempo en otras actividades.

• Pone fin al error humano

Supongamos que tuviéramos que modificar, chequear o actualizar una decena de documentos como pueden ser contratos o nóminas. Si esa tarea estuviera a cargo de una sola persona que, a su vez, debe prestar atención a otras gestiones, muy probablemente en algún momento cometa algún equívoco que puede llevar a mayores inconvenientes.

Un software de empresa se dedica a automatizar todo este tipo de gestiones y generar flujos de trabajo que evitan el margen a equivocaciones que puedan costarnos caro.

• Facilita la comunicación

El flujo de información dentro de una empresa, puede significar el éxito o el fracaso de una organización. La comunicación interna no solamente sirve para celebrar fechas y eventos (que es por cierto, muy importante), sino para dar a conocer cambios fundamentales que impactan directamente en la vida de las personas:

• • Nuevas políticas de empresa
  • Recordatorios de normas de conducta
  • Cambios en turnos
  • Nuevas designaciones de cargos
  • Integrantes de equipos y reestructuraciones
  • Oficinas/escritorios libres en modalidad híbrida

El software de gestión empresarial ideal, obligadamente incluye herramientas de comunicación, como centros de mensajes, sistema de chats, comunidades, tablones de anuncios y visualización de disponibilidad horaria y ausencias/vacaciones de la plantilla.

• Evita multas

Cumplir con las exigencias de las leyes laborales es otro de los enormes beneficios de un software de gestión de empresa. Muchos de los requerimientos de las normativas vigentes tienen que ver con mantener un cierto nivel de rigurosidad y seguridad dentro de la empresa, que garantice las mejores condiciones para quienes las integran.

Desde el control horario hasta el Registro Salarial Obligatorio, los softwares empresariales ayudan no solo a obtener datos vitales para este tipo de gestiones, sino a administrarlos y conservarlos en manera centralizada, accesible y segura.

• Mejora el vínculo con terceros

Además de quienes forman parte de la plantilla, los softwares de gestión son de gran ayuda para mejorar las relaciones que podamos establecer con proveedores o clientes. Un software de empresa apropiado, tiene funciones que permiten conectar con los consumidores de manera directa, ya sea mediante una plataforma de chat, mensajería o llamadas.

Al mismo tiempo, estos pueden ser utilizados para anunciar nuevos lanzamientos, promociones o fechas de entrega de pedidos.