Guía completa para gestionar los turnos en restaurantes

La escasez de personas amenaza la recuperación del sector hostelero.

Según las últimas actualizaciones del Instituto Nacional de Estadística (INE) correspondientes al primer trimestre de 2023, se recopilaron un total de 8.217 vacantes. Los miles de puestos sin cubrir en hostelería son una constante en la serie que recoge el INE desde 2013. 

Tal y como asegura Comisiones Obreras (CC. OO.), España ha perdido 32.000 camareros desde 2019, en un sector que, según la patronal, aporta el 4,9% del PIB nacional. Las personas no consideran la hostelería una buena opción de carrera profesional debido a diversos factores, como: la economía sumergida, la competencia desleal, la falta de conciliación y, sobre todo, la falta de planificación en los turnos. 

Aunque, la planificación de turnos en gastronomía puede llegar a ser todo un desafío tanto para clientes que desean una experiencia sin contratiempos como para los equipos que deben organizarse con precisión milimétrica, es la única solución para solventar complicaciones e imprevistos del sector. Además, un control cuidadoso puede contribuir a la atracción y fidelización de talento en la industria.

¿Por qué es importante la gestión de turnos en restaurantes?

La optimización de horarios en la restauración es capaz de impulsar la excelencia en el servicio y, por ende, satisfacer tanto a clientes como al equipo. En este sentido, la sincronización de talento, permite maximizar la productividad de las personas. De este modo, se evita la fatiga o la infravaloración de los recursos. 

Esta práctica no solo nutre el bienestar de los equipos, sino que también fomenta una conciliación más equilibrada entre la vida laboral y personal de cada miembro. Por tanto, las personas pueden alimentar su satisfacción, brindándoles la energía y disposición necesarias para atender al cliente con amabilidad y empatía. 

El impacto en la experiencia del cliente es innegable. Con un equipo más fresco y comprometido, los tiempos de espera se reducen drásticamente, dando paso a una atención más atenta y un servicio de calidad superior. 

Pasos para organizar efectivamente los turnos en restaurantes

Crear y gestionar un cuadrante de turnos de trabajo rotativos en un restaurante es una labor que demanda precisión y flexibilidad. Para el departamento de gestión de personas, esta tarea se convierte en un desafío que requiere cumplir con las expectativas del equipo y, al mismo tiempo, adaptarse a las necesidades cambiantes de la organización.

Con el fin de abordar eficazmente esta práctica, es fundamental seguir una serie de pasos clave:

Identificar las necesidades del restaurante

El primer paso en la organización de los turnos en un restaurante es comprender a fondo las necesidades operativas del establecimiento. Esto implica analizar factores como la demanda de clientes en diferentes momentos del día, las áreas del restaurante que requieren más personas en determinados momentos y las habilidades específicas necesarias para cada turno. 

Al tener una comprensión clara de las necesidades del restaurante, se puede diseñar un cuadrante que brinde una cobertura adecuada en cada momento y evite la sobrecarga de trabajo al equipo. 

Crear un sistema de turnos flexible

La flexibilidad es clave en la gestión de los turnos en un restaurante, dado que la demanda puede variar de manera impredecible. Es importante establecer un sistema que permita realizar ajustes rápidos y eficientes en función de las fluctuaciones en la demanda, así como para acomodar las preferencias y necesidades individuales de las personas.

Este procedimiento puede incluir la implementación de turnos rotativos, horarios partidos y la posibilidad de intercambiar turnos entre componentes del mismo equipo de manera justa y equitativa.

Comunicación clara y efectiva

La comunicación garantiza que el sistema de turnos funcione sin contratiempos. Es importante establecer canales de comunicación claros y efectivos para informar al equipo sobre sus horarios, cambios en los turnos y cualquier otra información relevante. 

Además, los managers deben fomentar una cultura de comunicación abierta donde las personas se sientan cómodas expresando sus necesidades y preocupaciones en relación con los turnos. Esto puede ayudar a evitar malentendidos y conflictos, y garantizar que el equipo esté alineado y motivado para brindar un servicio excelente. 

Mejores prácticas en la asignación de turnos

Pese a la variabilidad inherente de la hostelería, es importante intentar elaborar el calendario de turnos con al menos dos semanas de antelación. Esta práctica no solo proporciona a las personas un marco de tiempo adecuado para planificar su vida personal, sino que también permite una organización más eficiente de la operatividad del restaurante. 

Además, aconsejamos seguir las siguientes prácticas para asignar turnos de trabajo:

Considerar la disponibilidad y preferencias del personal

Al asignar turnos en un restaurante, es crucial tener en cuenta la disponibilidad horaria y las preferencias individuales. Esto no solo garantiza que las personas puedan conciliar sus responsabilidades laborales con su vida personal, sino que también permite una distribución equitativa de los turnos.

Asimismo, es importante recordar que en la hostelería, hay tareas tanto antes como después del servicio de atención al cliente, como la planificación de mesas, la preparación del restaurante y la limpieza, que deben tenerse en cuenta al establecer los horarios. Al considerar estos aspectos, se puede crear un ambiente de trabajo más equilibrado y satisfactorio para todo el equipo.

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Rotación justa de turnos

Una práctica recomendada es la creación de patrones de turnos rotativos justos. Esto significa distribuir equitativamente los turnos de alta demanda, como los fines de semana o las horas pico, para evitar la fatiga y el agotamiento del equipo. 

Al mismo tiempo, se debe garantizar que todas las personas tengan la oportunidad de trabajar en turnos deseables y menos deseables de manera equitativa. Esta rotación no solo promueve la satisfacción del equipo, sino que también contribuye a un mejor clima laboral y a una mayor cohesión entre las personas.

También es recomendable contar con personas extra para hacer frente a cualquier contratiempo que pueda surgir, como ausencias inesperadas o picos inesperados en la demanda. Además, el uso de software de gestión de turnos, como el caso de Factorial HR, puede facilitar el proceso al automatizar la asignación de turnos, controlar la asistencia y productividad, gestionar las preferencias del equipo y ofrecer herramientas de comunicación eficientes entre el equipo y los managers.