Si bien hay diferentes leyes laborales que condicionan la gestión de personas, algunos procesos y áreas de Recursos Humanos son primordiales a la hora de liderar equipos. Sin embargo, algunos se dan por sentado y a otros no se les presta atención hasta que nos encontramos en la tesitura de realizarlos.
Calcular la jornada laboral de nuestros trabajadores es importante, por una parte, para cumplir con la normativa vigente y así evitar sanciones. Por la otra, para evitar exprimir la energía de nuestros profesionales y mejorar su employee experience en nuestro proyecto.
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¿Por qué calcular la jornada laboral?
El cálculo de la jornada laboral es importante en la gestión de personas y equipos. Según la necesidad del proyecto, se deberá ofrecer a los aspirantes una oferta de jornada u otra, junto a su respectivo salario. De la misma manera, según las exigencias del proyecto, necesitaremos invertir más o menos recursos en el personal.
De esta manera es vital para la planificación y optimización de recursos. Sin embargo se deben tener en cuenta los descansos entre jornadas, así como los días y vacaciones que tendremos que tener presente a la hora de organizar nuestro equipo. Una vez calculada la jornada, su seguimiento posterior se puede realizar, por ejemplo, con una herramienta de control de asistencia.
En cuanto al aspecto financiero, calcular la jornada laboral nos permitirá detallar los tipos de compensación salarial que asignaremos a nuestros trabajadores. Si bien esto puede decidirse por competencias o responsabilidades, también puede ir ligado a las horas trabajadas. Siempre siguiendo las bandas salariales establecidas en nuestra empresa.
Jornada laboral máxima
Por un lado, las horas de la jornada laboral a calcular dependerán del convenio colectivo y de la legislación vigente. En este caso, en España una jornada de trabajo full time no puede superar las 40 horas semanales y las 9 diarias.
Sí que se pueden realizar más horas en algunos casos en particular, y estas pasarán a ser horas extras. Sin embargo, estas también tienen un máximo y se pueden retribuir a través de diferentes mecanismos. Los menores de edad no deben realizar más de 8 horas de trabajo, incluyendo ya el descanso y los procesos de formación.
Horas extra
No obstante, la ley sí ofrece la opción de superar las 40 horas semanales a través de las horas extra. Por otro lado, tenemos las horas complementarias. En este caso, sin embargo, las condiciones exigen que el contrato sea a tiempo parcial, con una jornada semanal mínima de 10 horas.El pacto deberá recogerse en un contrato, siempre por escrito, y deberá recoger previamente las horas que el empresario necesitará del trabajador.
Las jornadas laborales se deben revisar siempre a escala anual, por lo que a la hora de calcular el cómputo total deberemos medirlo siempre a nivel anual.
Datos para calcular la jornada laboral
Hay una serie de aspectos que definirán el total de una jornada laboral y que variarán según la empresa, el tipo de trabajo o el año en el que nos encontremos. Deberemos tener siempre en cuenta estas condiciones a la hora de calcular la jornada laboral:
- Los días del año, ya que puede ser bisiesto o normal
- Sábados y domingos, así como días festivos a nivel nacional, local y autonómico.
- La jornada de horas necesarias para desempeñar las tareas también será primordial, ya que no será lo mismo contabilizar la jornada laboral a tiempo completo que a tiempo parcial.
¿Qué debemos tener en cuenta?
De esta manera, si nos encontramos en un año normal contabilizaremos 335 días días laborables, en lugar de los 365 que incluyen fines de semana y festivos. Por otra parte, deberemos contemplar también los 30 días de vacaciones anuales marcados por la ley.
Estos datos se convertirán en información al enseñarnos el total anual de los días que un empleado puede trabajar según su contrato. Por ejemplo, a estos 335 días le tendremos que restar 14 más porque son festivos, reduciendo la cifra de días laborales a 321.
Otro elemento a tener en cuenta es el día y medio de descanso semanal que contempla el Estatuto del Trabajador. Por lo tanto, restaremos 78 días, es decir, el calculo de multiplicar día y medio por las 52 semanas que tiene un año. Así, nos quedamos con 243 días laborales.
Ejemplo para calcular la jornada laboral
Pongamos por ejemplo que tenemos un empleado a 40 horas. La manera correcta para calcular su jornada laboral será restarle los días de vacaciones, los festivos y los sábados o domingos, según los tipos de contrato que se ofrezcan. Eso sí, siempre a nivel anual.
De esta manera, si tenemos que calcular una jornada labora, primero restaremos los 30 días de vacaciones naturales a los 365 días del año. Seguidamente, le restaremos 62 días correspondientes a los domingos y festivos. Al final, el resultado nos indicará que las horas efectivas se deben distribuir en 273 días de trabajo.
Si el tipo de trabajo requiere que nuestros empleados solo trabajen de lunes a viernes, restaremos 48 días, ya que son todos los sábados de un año. De esta manera, los días de trabajo anual descienden hasta los 225.
Sin embargo, no debemos olvidar que calcular las jornadas laborales no es lo mismo que calcular las horas de trabajo efectivas. Los diferentes tipos de descansos y pausas que existen se incluyen dentro del concepto de jornada laboral. Incluimos entonces las pausas para comer, así como los descansos que se realicen a lo largo del día en horario laboral.
Coeficiente de parcialidad
Es el porcentaje de horas efectivas que ha realizado un trabajador. Consiste en calcular la jornada laboral de un trabajador a tiempo parcial, tomando siempre como referencia las condiciones de jornada completa de una empresa.
Al calcular las horas efectivas reales, podremos ver si tenemos el mínimo, por ejemplo, para diferentes tipos de prestaciones como la de desempleo o la pensión de jubilación. Sin embargo, antes se deberá definir la unidad de referencia que se escoge así como la jornada a comparar.
Unidad de referencia
Esta variará según las necesidades de la empresa. Por ejemplo, si se necesita a un trabajador por un día, deberemos coger la referencia de una jornada completa diaria que puede llegar hasta las 9 horas máximo. Sin embargo, si se le contrata por semanas, la unidad de referencia será el cómputo de horas semanal.
La unidad de referencia dependerá de cada organización. Aunque, el Estatuto de los Trabajadores ya marca los límites dentro de los que nos moveremos. Por ejemplo, no contempla una jornada full time superior a 40 horas. De esta manera, se puede pactar una de menos horas.
Entonces si la jornada semanal es de 40 horas, y necesitamos que el empleado trabaje 25 horas, su coeficiente de parcialidad será del 62%. No obstante, se puede dar el caso que la jornada completa de una empresa sea de 38 horas. Por lo tanto, el coeficiente será del 66%.
Calcular jornada laboral con coeficiente de parcialidad
Pongamos un ejemplo, si tenemos un trabajador con 1000 días trabajados a jornada completa, y después 500 días pero con un coeficiente de parcialidad del 20%, tendrá cotizados 1100 días.
¿Por qué? Si bien los 1000 días a jornada completa son 1000 días de trabajo efectivo, tendremos que calcular cuántos días de trabajo efectivo hay en realidad en los otros 500 días que ha trabajado parcialmente. Por lo tanto, calculamos el 20% de 500, que serán 100.
De esta manera, si una persona trabaja 500 días con un coeficiente de parcialidad del 20%, tendrá cotizados solo 100 días de los trabajados. Sumados a los 1000, tendremos 1100 días cotizados.
Importancia del coeficiente de parcialidad
La importancia del coeficiente de parcialidad a la hora de calcular la jornada laboral es clave. Por una parte indica el salario mínimo a recibir por nuestros trabajadores, de todas maneras siempre marcado por el convenio colectivo o el Salario Mínimo Interprofesional.
Por otra, este recurso también es vital a la hora de marcar la cuantía a recibir en ciertas prestaciones. Por ejemplo, la prestación por desempleo se percibirá de manera proporcional a la jornada de trabajo, por lo que el coeficiente de parcialidad será vital a la hora de gestionarlas.
Por otra parte, esta herramienta definirá la pensión por jubilación o incapacidad permanente, ya que variará según la jornada pactada y son prestaciones que van directamente ligadas a la cotización de los ciudadanos.
A pesar de que la tarea de calcular la jornada laboral pertenece a los profesionales de la gestión de personas, los trabajadores también deberían conocer el funcionamiento de este cálculo. Así, serán capaces de calcular su sueldo bruto, su cotización de manera autónoma, y estar al día de las prestaciones a las que tienen acceso o no.
Sin embargo, para realizar el seguimiento de la jornada laboral, utilizar un software que incluye la gestión del control horario nos puede facilitar algunos procesos. Al centralizar datos como los turnos a trabajar o el fichaje, podemos realizar un mejor seguimiento de las jornadas de nuestros trabajadores, evitando posibles episodios de desgaste, sobrecarga de trabajo o burnout.
