La metodología Agile en RRHH y cómo implementarla

El mundo está en constante cambio y las organizaciones de trabajo no se quedan atrás especialmente aquellos que se desarrollan en un entorno de entrega continua. Además, las empresas trabajan con altos niveles de colaboración y flexibilidad, así como en un ambiente en el que los requisitos evolucionan junto con las necesidades cambiantes del mercado. 

La Metodología Agile para recursos humanos es de las que resulta más necesario implementar en las organizaciones. Por eso hoy vamos a hablar en más profundidad de esta metodología y su impacto positivo en el desarrollo del mundo actual.

Los comienzos de la metodología Agile

Antes de que surgiera el método Agile, los equipos de desarrollo solían identificar problemas y planificar una solución para luego trabajar una solución y lanzarla al mercado. La mayoría de los equipos utilizaron un enfoque denominado Waterfall, en español metodología de cascada, basada en seguir un camino establecido en el que los equipos deben:

• Establecer los requisitos del proyecto y su alcance.
• Diseñar un producto basado en estos requisitos.
• Construir y probar el producto.
• Solucionar cualquier problema que se presente.
• Lanzar el producto terminado.

Waterfall requería que los equipos cumplieran con los requisitos y el alcance del trabajo establecidos al comienzo del proyecto y no hicieran cambios ni adiciones en el camino. Es decir, Waterfall priorizó llevar un producto completo al mercado, lo que significa que podrían pasar años antes de que los equipos terminen un proyecto determinado.

¿Cómo surge la metodología Agile?

Debido a que los desarrolladores se dieron cuenta que al esperar tantos años para lanzar un producto nuevo, este ya no cubría las necesidades del mercado por ser un producto obsoleto. Decidieron tomar cartas en el asunto y en el año 2001 un grupo de 17 desarrolladores de software, se reunieron en una estación de esquí en Utah para llegar a una solución a los principales problemas de desarrollo de la época.

Este grupo conformado por algunos de los directores de las principales empresas de software como son Martin Fowler, Jim Highsmith, Jon Kern, Jeff Sutherland, Ken Schwaber y Bob Martin crearon el Agile Manifiesto. También conocido como el «Manifiesto para el desarrollo ágil de software» o el “Manifiesto ágil”.

Este manifiesto establece cuatro principales valores clave:

• Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.
• Software de trabajo sobre documentación completa.
• Colaboración con el cliente sobre la negociación del contrato.
• Responde al cambio sobre el siguiente plan.

Los 12 principios del Manifiesto Ágil

Este mismo grupo para reforzar aún más la visión que compartían, establecieron 12 principios que respaldan estos cuatro valores mencionados. Estos principios son los siguientes:

1. Satisfacer a los clientes a través de la entrega temprana y continua de software valioso.
2. Dar la bienvenida a los requisitos cambiantes en cualquier punto del ciclo de entrega.
3. Entregar software con frecuencia a través de escalas de tiempo de desarrollo más cortas.
4. Los clientes y los desarrolladores deben trabajar en equipo durante todo el proyecto.
5. Brindar apoyo a todas las personas involucradas en el proyecto y generar un entorno de confianza.
6. Transmitir la información de manera efectiva a todo el equipo de desarrollo.
7. Usar software que funcione como la principal medida de progreso.
8. Promover el desarrollo sostenible y todos los integrantes del equipo deben mantener un ritmo constante de trabajo.
9. La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la agilidad.
10. La simplicidad o el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.
11. Los mejores procesos en cuanto a arquitecturas, diseños y requisitos surgen de equipos autoorganizados.
12. Tomar momentos regulares de autorreflexión para identificar oportunidades de mejora.

¿Qué es la metodología Agile?

La metodología Ágil es un enfoque de gestión de proyectos que está diseñado para poder realizar entregas rápidas y continuas de las fases de desarrollo de un proyecto. Una de las características de Agile es que utiliza secuencias de trabajo cortas que deben completarse y entregarse en un período corto de tiempo. 

De esta forma, ayuda a los equipos de desarrollo a abordar con eficacia los requisitos cambiantes y los inconvenientes que caracterizan la creación de nuevos proyectos de software. Es decir, si se necesita un cambio se realiza solo en la parte involucrada y con una entrega rápida, así el producto resultante va a ser exactamente lo que el mercado demande.

La metodología Agile en los Recursos Humanos

Como puedes ver, estos dos puntos tienen mucho en común con cómo debería gestionarse el equipo humano de una empresa, por lo que los departamentos de recursos humanos tomaron como base la filosofía de estos desarrolladores y la adaptaron a su sector.

Para los RRHH la Metodología Ágil  implica:

• Dar protagonismo a las personas, a la colaboración y a las interacciones entre empleados frente a los procesos organizativos.
• Una mejora continua. Se asumen los errores como algo natural y de lo que se puede aprender para aportar valor a la empresa.
• Colaborar con el cliente de manera estrecha,
• Ser ágil a la hora de adaptarse a los cambios. Como hemos dicho el mundo está en constante evolución y las organizaciones no pueden permitirse quedarse quietas.

Convertirse en una empresa Agile significa, por lo tanto, estar dispuesto a ser flexible, adaptable y valorar a las personas y reconocer su trabajo y esfuerzo, pero ¿cómo conseguirlo?

Cómo convertirse en una empresa ágil

Para implementar la metodología Agile dentro de la empresa, se necesita conocer correctamente ciertos aspectos críticos de la empresa. Debido a que, convertirse en Agile va a generar un cambio en el modelo de trabajo al que la mayoría de organizaciones están acostumbradas.

Sin embargo, su implementación puede darse con facilidad, siendo muy beneficioso para las empresas. A continuación, te explicamos los pasos que las empresas deben llevar a cabo para adaptarse completamente a este nuevo método de trabajo:

Identificar carencias

El primer paso para convertirse en Agile es el identificar carencias, y debe darse sí o sí para que la implementación de la metodología sea plena y 100% eficaz. El área encargada de realizar un estudio de la empresa es el departamento de recursos humanos, quienes deben identificar las carencias que existen y cómo resolverlas.

Algunos ejemplos de actividades que se pueden realizar son: una reestructuración de personal, ofrecer formación a los empleados o eliminar prácticas que no resulten compatibles con el método, entre otras.

Formación y desarrollo personal

Uno de los pilares del método Agile es la mejora continua y las empresas deben fomentarlo desde dentro. Ofrecer cursos bonificados a sus empleados para que estos mejoren sus habilidades personales y profesionales incrementará la motivación de los trabajadores y les convertirá en profesionales cada vez más competentes que mejorarán su productividad.

Comunicación y colaboración

Otro de los pilares de esta metodología es la colaboración entre equipos e incentivar las interacciones entre personas. Aquí entran varios aspectos importantes a tener en cuenta:

• Espacios físicos habilitados. Una empresa que aspira a ser ágil debe saber que el espacio es una variable importante y que determinará el éxito de la implementación. El espacio debe permitir a las personas conversar entre ellos, compartir ideas y descubrir nuevos puntos de vista que les permitan mejorar. Disponer de un espacio destinado al descanso o a la comida es también una manera de fomentar la comunicación entre empleados, que estrecharán lazos con compañeros con los que de otro modo no habrían cruzado palabra. Varios estudios demuestran que tener amigos entre tus compañeros de trabajo mejora la motivación y la productividad de los empleados.
•  Hacer partícipes a todos los empleados de los cambios en la empresa. Ya sea avisar de la implementación de esta nueva estrategia de recursos humanos o de cualquier otro cambio en su ambiente laboral. Los empleados deben conocer lo que sucede a su alrededor para que no se sientan perdidos y sus objetivos casen mejor con los de la empresa y su cultura.
• Espacios virtuales. Una buena manera de tener informados a los trabajadores es disponer de un portal del empleado en el que anunciar todo tipo de noticias. Desde cambios importantes en la empresa hasta nuevas incorporaciones, cumpleaños, eventos de empresa o logros por parte de los empleados (profesionales o personales). Contar con redes sociales corporativas también es una buena manera de dar a conocer las novedades de la empresa a un público más amplio, que pueden ser los amigos y familiares de los empleados.
• Valorar los errores como oportunidades de mejora. Fundamental para mejorar la comunicación y la colaboración entre equipos es quitar el estigma que recae sobre las equivocaciones. Estos no son algo que ocultar, si no oportunidades y ejemplos de cosas a mejorar. Los empleados deben sentirse libres de innovar y desarrollar su trabajo sin miedo o vergüenza al castigo. Una buena gestión de conflictos será también un método excelente a partir del que aprender.

Contar a los perfiles adecuados

La metodología Agile debe formar parte de la cultura empresarial de la organización, por lo que los empleados deben entender esta nueva metodología plenamente para adaptarse a ella y las personas encargadas de las nuevas contrataciones deben asegurarse que los futuros empleados también lo hacen para que puedan sentirse a gusto en sus nuevos puestos de trabajo.

La importancia de implementar metodología Agile en el departamento de RRHH

Cuando decimos que la metodología Ágil es una tendencia en recursos humanos, no queremos decir que sea una moda. Apodarla así significa que algún día dejará de usarse y, esperamos, no va a ser así. A fin de cuentas, lleva ya casi 20 años entre nosotros y ha demostrado con creces sus ventajas y beneficios.

Atracción de talento y reclutamiento

A la hora de atraer talento, una empresa que fomenta la flexibilidad y la colaboración, que escucha a sus empleados y los valora ya tiene hecho parte del trabajo de una estrategia de employer branding fuerte y eficaz. Esa empresa será más atractiva a ojos de los futuros empleados y le aportará una mayor competitividad que facilitará la atracción del talento necesario para alcanzar con éxito sus objetivos.

Además, a la hora de realizar los procesos de reclutamiento, sabrán adaptarse mejor a cualquier cambio que pueda darse y al estar todos los equipos y departamentos en comunicación constante recursos humanos tendrá una mayor información de los perfiles necesarios para cada puesto, siendo mucho más eficaces en sus contrataciones. Todo ello ahorrará a la empresa disgustos y costes, ya que se darán menos errores.

Experiencia de empleado

Valorar a los trabajadores como personas y no como meros recursos, hacerles sentir que su trabajo vale la pena, es el primer paso para una buena experiencia de empleado. Ya sabes que un trabajador contento con su trabajo y motivado será mucho más productivo y que al reconocer sus esfuerzos evitas el absentismo, el índice de rotación y la desmotivación. 

Beneficios de aplicar una metodología Agile

Son múltiples los beneficios que brinda la metodología Agile dentro de los procesos de una organización. El aumentar la productividad de tu equipo y que se sientan más felices haciendo su trabajo, son algunos de ellos. 

Conoce cómo puede ayudar a tu empresa a alcanzar los objetivos de manera más efectiva y de manera inmediata. Te presentamos algunos de ellos:

Mejora la visibilidad de los objetivos

La visibilidad en toda la organización ayuda a los líderes a tomar decisiones más inteligentes porque son conscientes de lo que se está haciendo, cuánto y cómo aumenta la mejora de la responsabilidad en toda la organización. La visibilidad es útil para las personas en todos los niveles de la organización, debido a que, ayuda a cada persona a comprender cómo su trabajo se relaciona con el panorama general y la importancia de este.

Capacidad de adaptarse a los cambios

Las empresas emergentes de casi todas las industrias cambian las reglas continuamente, por eso es importante contar con un equipo preparado y adaptable a los cambios. Entonces si los requisitos cambian, los equipos serán capaces de ajustarse fácilmente sin un efecto negativo porque al trabajar con períodos cortos de tiempo y de forma ágil reducen este inconveniente considerablemente.

Mejora la satisfacción del cliente

Los equipos ágiles saben que el satisfacer al cliente es la máxima prioridad, por eso se aseguran de priorizar los problemas que se deben abordar. La alineación continua con el cliente significa que los equipos ágiles se mantienen enfocados en ofrecer funcionalidades directamente relacionadas con las necesidades de los clientes lo que permite que los equipos entreguen valor a los clientes más rápido y un producto de mayor calidad.

El papel de Factorial dentro de una empresa con metodología Agile

Como hemos dicho, implementar una metodología ágil dentro de las empresas y del flujo de trabajo del departamento de recursos humanos es fácil, pero puede resultar algo abrumador al principio. Por eso te recomendamos usar Factorial, programa de recursos humanos completamente gratuito y que te ayudará a llevar a cabo tales cambios.

• Dentro del software de RRHH existe un calendario de vacaciones y ausencias en el que cada empleado puede seleccionar los días que va a estar ausente y por qué razón. Su supervisor recibirá una notificación al instante con la que podrá aceptar o rechazar la petición de días libres según el calendario laboral y automáticamente el empleado recibirá la contestación. Agilizando el proceso a pocos minutos contra las largas horas que debe esperar el trabajador cuando el encargado de recursos humanos debe consultar varios excels antes de poder contestar.
• En FactorialHR cada trabajador dispone de un portal del empleado que se sincroniza con el calendario y en el que podrá ver qué eventos hay programados para esa semana (actividades de teambuilding, comidas o cenas, viajes, etc.), quién estará en la oficina y quién no y qué celebraciones hay (cumpleaños, aniversarios dentro de la empresa…). Estas dos funcionalidades ayudan a mejorar la comunicación interna y a agilizar y flexibilizar los equipos de trabajo, manteniéndoles al día de lo que ocurre en la empresa y ayudándoles a la hora de organizar la semana laboral y las tareas que hay que sacar adelante.
• Además, FactorialHR también dispone de un Gestor de Documentos privado para cada empleado y su supervisor en que el guardar todo tipo de información como los contratos, documentos de identidad, documentos de bajas e incluso las nóminas, que puedes enviarse directamente y de forma automáticamente desde el mismo programa.
  La agilidad que supone la sincronización de todo ello con el calendario y la automatización de los avisos ayuda al departamento de recursos humanos a ahorrar hasta 6 horas a la semana, lo que les permite dedicar mucho más tiempo a los empleados y a la mejora continua de sus estrategias de rrhh.  
• Una de las ideas que deben quedar atrás al cambiar el status quo de la empresa es que el dinero lo es todo. Obviamente un empleado debe cobrar lo que merece por su trabajo, pero existen herramientas salariales con las que demostrar el reconocimiento de los trabajadores y valorar su esfuerzo que no consisten solo en aumentar su salario y los planes de retribución flexible son la mejor manera de hacerlo ya que se adaptan a las necesidades individuales de cada empleado. Con Factorial podrás implementar un plan de retribución flexible rápida y fácilmente en tan solo unos clicks y los empleados podrán comprobar cuánto ahorran con cada uno de los beneficios que ofrezcas. Si quieres saber más puedes consultar aquí nuestro artículo sobre retribución flexible.