Todas las empresas deben realizar frecuentemente un seguimiento del desarrollo personal si quieren conocer el estado de sus equipos, porque una adecuada organización del trabajo ayudará en la retención, fidelización del talento y en los niveles de productividad.
Al evaluar el desempeño del personal podremos determinar si su desempeño es inferior o no al que se necesita para cumplir con los objetivos de la empresa.
Si es inferior, se ha de indagar en el problema principal qué esta causando esta baja productividad, y, si es el correcto, recompensar al talento y animarlo a continuar en su desarrollo profesional.
Es responsabilidad del departamento de Recursos Humanos realizar un control habitual del desempeño de las personas. Este debe monitorizar, asignar y supervisar todas las tareas que realiza el equipo, y existen varios métodos para realizar la evaluación del personal.
Mira este vídeo acerca del control de personal
En un nuevo Hr Pill logramos condensar en algunos minutos, todo lo que necesitas saber sobre este tema y sus implicancias.
¿Qué es un procedimiento de control de personal?
El procedimiento de control de personal es un conjunto de acciones destinadas a valorar el desempeño de los personas de una empresa.
En el desempeño laboral influyen muchos factores como el estado emocional de las personas, lo cómodos que se sienten en su puesto de trabajo, si disponen de los medios suficientes y adecuados para desarrollar su trabajo, si existe buena comunicación con sus superiores y con sus compañeros, etc.
¿Qué aspectos se deben evaluar cuando se realiza un control de personal?
Para realizar el control del desempeño del equipo es necesario tener información sobre los puestos de trabajo, conocer los objetivos de la empresa, saber si las personas tienen una actitud participativa, tener en cuenta la valoración que realiza el supervisor o evaluador y considerar los objetivos personales de cada uno.
Dicho de otro modo, son cinco las áreas que deben evaluarse durante un proceso de control de personal:
El desempeño y la calidad del trabajo
La productividad es la cantidad de trabajo que realiza una persona durante su jornada laboral. Para mejorar la productividad es necesario facilitar a las personas herramientas y procesos de trabajo eficaces, sin que en ningún momento se deteriore la calidad del trabajo realizado.
La eficiencia
La eficiencia es la capacidad que tiene el talento de realizar sus tareas óptimamente en el menor tiempo posible. Para incrementar la eficiencia de una persona será necesario proporcionarle las técnicas de trabajo más adecuadas.
La formación
Es necesario valorar si la persona dispone de la suficiente formación para desempeñar su puesto de trabajo eficazmente. Si no es así, será necesario que la persona asista a eventos, congresos, charlas, seminarios, y cursos con el objetivo de que adquiera la formación adecuada para desempeñar sus funciones.
Los objetivos
Cuando se realice un control de personal es necesario comprobar si las personas conocen los objetivos que deben alcanzar con su trabajo, si no fuera así hay que comunicárselos. Las personas deben saber qué se espera de ellos.
La actitud de la persona
Para que los personas tengan un buen desempeño laboral es necesario conocer si se encuentran contentos en la empresa. Es conveniente tener un feedback con ellos regularmente para ver si están satisfechos y comprometidos con la empresa, y si no lo estuvieran hay que escucharles para conseguir que lo estén.
¿Cuál es el objetivo del control de personal de una empresa?
Los objetivos que se persiguen al realizar un control del personal son:
- Mejorar el desempeño del equipo.
- Premiar a aquellas personas que cumplen con sus objetivos eficientemente.
- Mantener contentos e involucrados al equipo.
- Permitir y alentar a que las personas se desarrollen profesionalmente.
- Verificar que todos tengan toda la información necesaria sobre los objetivos de la empresa y sus funciones.
- Comprobar si las personas están formados adecuadamente para que desarrollen sus funciones óptimamente.
- Examinar si el equipo dispone de todas las herramientas y procesos de trabajo para llevar a cabo sus tareas.
¿Cómo se puede llevar a cabo un seguimiento de personal?
Existen diversas formas y formatos para realizar un seguimiento de personal, y como representante del departamento de Recursos Humanos deberás elegir el que ayude a conseguir los objetivos de tu empresa.
Métodos realizados por un evaluador o supervisor
Son, por lo general, escalas de valoración impresas que deberás entregar al supervisor o evaluador para que haga el seguimiento. El supervisor deberá tener sensibilidad y empatía para escuchar a las personas y comprender sus necesidades. Para ello, existen varios métodos.
Escalas de puntuación
El evaluador o manager puntúa dentro de una escala, que va de menos puntos a más puntos, el desenvolvimiento de la persona en su puesto de trabajo.
Selección forzada
Con este método el evaluador debe seleccionar la frase que más describe el desempeño de la persona.
Registro de acontecimientos críticos
El evaluador debe anotar diariamente en un cuaderno las acciones más importantes que ha realizado la persona.
Calificación conductual
Es un sistema basado en comparar la actitud de la persona en el desempeño de sus tareas con ciertos parámetros conductuales.
Distribución forzada
El evaluador debe ubicar a todos los miembros del equipo en diferentes clasificaciones.
Evaluación en grupos
Son métodos para comparar el desempeño de una persona con el del resto de sus compañeros de trabajo.
Autoevaluaciones
En estos métodos son las propias personas las que se evalúan a sí mismas realizando un estudio sobre su desempeño laboral en la empresa. Es conveniente que las autoevaluaciones las lleven a cabo solo aquellas personas que estén más comprometidos con la empresa.
Evaluaciones psicológicas
Son evaluaciones realizadas por psicólogos para determinar el potencial que tiene cada persona y su grado de compromiso con la empresa.
Asignación de objetivos
El supervisor y el evaluado se reúnen para establecer entre ambos los objetivos de trabajo deseables.
Evaluación de superiores
Es la evaluación que realizan los jefes a sus subordinados.
Evaluación de iguales
Este método es muy útil en el seguimiento de personal porque la evaluación se realiza entre miembros con el mismo nivel o cargo.
Evaluación de los subordinados
Es la evaluación que realizan las personas a sus managers.
Evaluación de los clientes
Son los propios clientes los que evalúan a la persona.
Evaluación 360º
Es la que recoge todos los métodos de evaluación que hemos comentado. Es la más compleja de aplicar, pero también la que mayor fiabilidad proporciona en los resultados.
Control informático
Son métodos que utilizan internet, son las aplicaciones o softwares que permiten controlar el desempeño del equipo de una manera rápida y fiable. Hoy en día son muy utilizados.
En todos estos sistemas de evaluar el trabajo hay que tener cuidado de no incumplir el derecho a la intimidad de las personas.
Entrevistas de control de personal
Una vez se dispone de los resultados de la evaluación del personal, es el momento de que el supervisor o el manager haga la entrevista de seguimiento de personal. Antes de realizarla hay que preparar las preguntas que se van a formular al personal según los resultados obtenidos, y preparar un ambiente tranquilo y adecuado que favorezca la comunicación con la persona evaluada.
En la entrevista deberán ser comunicados los resultados al evaluado. También se dialogará sobre cómo desarrolla su trabajo, la cantidad y calidad del trabajo que realiza, el conocimiento que tiene sobre el puesto de trabajo que desempeña, la relación con sus compañeros, si dispone de los medios necesarios para realizar bien su trabajo, si está contento en la empresa, sus objetivos personales, etc.
Resultado del proceso de control del personal
Una vez ya se haya realizado la entrevista, hay que reflejar por escrito los resultados de la evaluación y el método utilizado. Además, se adjuntará también por escrito:
- El desempeño de la persona en su puesto de trabajo.
- Las acciones a realizar para mejorar el desempeño del equipo si hiciera falta.
- Establecer políticas de compensación para premiar a las personas que sí han cumplido con sus objetivos eficazmente.
Realizar un control de personal es fundamental para conseguir buenos resultados de una empresa. Si las personas están motivadas y disponen de los medios necesarios para desarrollar adecuadamente su puesto estarán más motivados y desarrollarán sus tareas eficientemente.
Gracias al software de Factorial puedes ayudar a cumplir los objetivos de tus equipos y de tu empresa. Te explicamos el paso a paso para elaborar una evaluación de desempeño con Factorial:
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- Primer Paso – Crea la evaluación, personalízala con un nombre: podrás determinar los evaluados y seleccionar todos los aspectos que se desean evaluar (autoevaluaciones, evaluación de managers, evaluación del equipo a cargo o evaluaciones de compañeros)
- Segundo Paso – Configura cuando estarán disponibles las respuestas: Estas podrán estar ocultas para las personas y solo ser vista por administradores y managers.
- Tercer Paso – Personaliza quién puede añadir y acceder a las preguntas y comienza a agrupar preguntas para evaluar el desempeño de grupos específicos.
- Cuarto Paso – Comienza a añadir a los participantes que serán las personas incluidas para responder las evaluaciones de los empleados (managers, compañeros).
- Quinto Paso – Inicia la evaluación: añade la periodicidad, fecha de inicio y fecha de finalización. Además, podrás enviar recordatorios vía correo electrónico para que tu equipo complete la evaluación.
Por último, Factorial te ofrece la opción de duplicar la evaluación para que no pierdas tiempo en repetir las preguntas o secciones de preguntas. También, cuenta con la funcionalidad de seguimiento de objetivos individuales y de equipo.
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