Cómo reducir costes en una empresa desde Recursos Humanos

Optimizar y maximizar el uso de recursos debe ser primordial en cualquier empresa que pretenda alcanzar sus objetivos de negocio y apostar al crecimiento sostenido. El tiempo y el dinero son dos aspectos clave a tener en cuenta y es aquí, donde el área de RRHH contribuye a hacer la diferencia. ¿Sabes cómo reducir los costes de una empresa desde este departamento?

Aunque comúnmente se asocia recudir costes en recursos humanos con disminuir la plantilla de trabajadores, en la realidad existen afortunadamente, una variedad de opciones más sofisticadas y eficientes para la utilización inteligente de recursos físicos y gestión de capital humano.

¿De qué hablamos al decir “reducir costes empresariales”?

Lógicamente una empresa tendrá ingresos y egresos de flujos de dinero en forma constante. Periódicamente las compañías realizan presupuestos globales y específicos para cada sector los cuales contemplan costes fijos así como también potenciales eventualidades que puedan llegar a surgir.

En tiempos de crisis o dificultad, es más que usual tener que “ajustarnos el cinturón”, para hacer frente a momentos desfavorables y salir a flote. En líneas generales y cuando hablamos de empresas medianas o grandes, es normal entender que cada área puede realizar recortes de hasta el 10% de su presupuesto sin verse afectada sensiblemente en su funcionamiento.

Independientemente del monto que se tenga en consideración al reducir costes, la manera más eficaz de aplicar este tipo de políticas que suelen ser de emergencia, es sabiendo en qué lugares disminuir los gastos considerando el impacto en el modelo de negocios en el mediano y largo plazo.

La importancia de la reducción de costes en la empresa

Reducir costes en una empresa, no necesariamente significa ahorrar, sino más bien, entender y saber donde invertir el dinero teniendo en cuenta los objetivos en el mediano y largo plazo, con o sin crisis.

De hecho y según diferentes teorías económicas, el ahorro paradójicamente puede tener un impacto negativo si se sostiene durante demasiado tiempo. Resiente la posibilidad de que las empresas realicen upskilling (en pocas palabras, invertir en mejoras constantes) y así se mantengan competitivas dentro de su sector.

Reducir costes en empresas significa echar por tierra aquellos gastos que no se traducen en la oportunidad de generar espacios de crecimiento sostenido, ya sea en lo que se refiere a la mejoría de las condiciones de trabajo como a expandirse en términos financieros.

Cómo reducir costes de personal en una empresa

El mito popular establece que reducir costes de personal es equivalente a tener que despedir a quienes integran nuestra plantilla de trabajadores mediante despidos. Pero esto no tiene porqué ser así.

De hecho, la mejor manera de reducir costes de personal, es optimizando los recursos de capital humano con los que ya contamos

• “Ficha por mí”, una práctica que no debes permitir.
  En modalidades de trabajo presencial y sobre todo en grandes empresas, es muy común que un empleado marque el ingreso de un colega que todavía no se ha hecho presente. Además de ser un comportamiento contrario a toda ética profesional, cada año las empresas pierden millones debido a esta causa. Para terminar con este problema, lo idea es contar con un método de fichaje que facilite el control horario.
• Centraliza preguntas dudas y preguntas frecuentes.
  Desde como utilizar la fotocopiadora y la máquina de café, hasta quiénes son los supervisores de cada equipo y cómo solicitar una baja médica. Cada trabajador que se incorpore tendrá dudas compartidas por toda la plantilla. Volcar todas estas respuestas en un portal de comunicación interna es fundamental para ahorrar no solo tiempo, sino optimizar el trayecto laboral de los empleados.
• Elimina el error humano en la gestión de nóminas.
  Impuestos, cargas sociales, incentivos, viáticos entre tantos otros aspectos hacen de las incidencias en nómina una potencial pérdida de recursos. Para eliminar la chance del error humano es vital que estas operaciones se realicen desde una plataforma de rrhh dedicada a tal fin o, en todo caso, con una plantilla específica.

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¿Cuáles son los mayores costes de los departamentos de Recursos Humanos?

Los gastos de una empresa pueden ser varios, pero está claro que muchos de ellos tienen que ver con el personal y la gestión del talento humano. Dicho de otro modo, en muchas ocasiones está en manos de los departamentos de Recursos Humanos no incurrir en este tipo de gastos, ya que son estos los que tienen la responsabilidad de poner solución a los mayores problemas relacionados con los trabajadores y que producen mayores gastos.

Aquí te los enumeramos.

Alta rotación de personal

La rotación de personal se refiere a los movimientos de entrada y/o salida de un trabajador de la empresa. Es decir, empleados que se van (sin incluir aquellos que se jubilan) y nuevos empleados que se incorporan para ocupar el puesto vacante.

Entre las causas más comunes de rotación de personal están el hecho de no poder desarrollarse en la empresa, que el sueldo o el puesto de trabajo no sean los adecuados para el trabajador, una mala gestión del talento, un clima laboral desfavorable, haber llevado a cabo un mal reclutamiento o contar con unos objetivos mal definidos.

Hacer varios onboardings y offboardings, llevar a cabo entrevistas y pruebas a los candidatos, hacer las formaciones pertinentes cuando llega un nuevo trabajador…todos estos procesos no solo cuestan dinero a la empresa, sino que alargan el momento de empezar a conseguir beneficios, ya que el trabajador que ocupa el puesto con alta rotación está siempre en la fase de “aclimatamiento”.

Absentismo

El absentismo laboral sucede cuando los empleados de nuestra empresa no acuden al lugar de trabajo, se ausentan ocasionalmente o más a menudo. Estas ausencias suelen ser bajas médicas causadas por enfermedades comunes, condiciones médicas crónicas, dolores musculares o lesiones, problemas de salud mental, estrés, ansiedad, citas médicas…aunque también podemos meter en este saco las emergencias familiares, el duelo por la pérdida de un ser querido, el acoso laboral o la falta de motivación.

Las vacaciones no entran en esta consideración, ya que son ausencias planificadas. Los costes derivados del absentismo laboral son muy claros; si una persona no está trabajando, ese trabajo no se lleva a cabo. Por este motivo, es importante asegurarse de que las causas de estas ausencias recurrentes no vienen provocadas por la empresa y, si esta las puede solucionar, debe hacerlo.

Otro consejo importante es verificar todas las bajas médicas que superen cierto período de tiempo, pidiendo un justificante del médico y definiendo una buena política de ausencias.

Talento desmotivado

La desmotivación de los profesionales que forman parte de nuestra plantilla puede deberse a muchos factores. Como ya hemos dicho en otras ocasiones, el clima laboral y la relación con los equipos y compañeros de trabajo es crucial para esto, pero otras razones de desmotivación pueden ser la mala conciliación laboral y familiar, la falta de formación o herramientas para desarrollar un buen trabajo, la falta de un plan de carrera y desarrollo, la mala comunicación interna y muchos otros.

A día de hoy, y con la que ha caído debido a la pandemia mundial que explotó el 2020, el contexto social, económico y sanitario, junto con el sentimiento de aislamiento que muchos han experimentado con el teletrabajo forzado, la desmotivación también puede ser provocada por factores externos de esta índole.

Un empleado desmotivado es mucho menos productivo (se calcula que un 35%, si nos ponemos a hacer números) y, por el contrario, un empleado motivado hará crecer a la empresa, tendrá un rendimiento mucho mayor y hará que la cultura de la empresa florezca. Esto también puede traducirse en beneficios y/o gastos para la organización.

Mala administración y sobrecarga de tareas manuales o repetitivas

Cuando un departamento de RRHH no está digitalizado, no cuenta con suficiente personal, tiene una estructura deficiente o no cuenta con una buena estrategia para encargarse de las tareas administrativas, suele perder muchísimo tiempo, que no puede emplear en otros aspectos del negocio que aportarían mayor beneficio a la empresa, y que supondrá no poder atacar a problemas de la gestión del talento que incurren en gastos (como los que hemos descrito en los apartados anteriores).

¿Qué pasa si los profesionales de RRHH tienen que dedicar las ocho horas de su jornada al “papeleo” que supone la gestión de nóminas, de las mil y una listas y hojas de cálculo para la gestión del control horario y de turnos o tareas similares? Que no tendrá tiempo de gestionar bien al talento, y eso se traducirá en gastos para la organización, porque con una mala o incompleta gestión del talento, no solo la empresa perderá beneficios sino que también perderá dinero.

Las ventajas de reducir costes en una empresa: aumento de la productividad

Independientemente del tipo de empresa o sector en el que se inserte nuestra compañía, lo cierto es que uno de los secretos (no tan secretos) para reducir costes, es aumentar la productividad. Y aunque parezcan conceptos contradictorios, ambos están íntimamente relacionados.

El incremento de la productividad no significa que los empleados pasen más tiempo en la oficina computando horas extraordinarias, sino que, durante la jornada estipulada se haga un uso eficiente de su disponibilidad para cada tarea asignada.

Se trata de lograr generar equipos de trabajo que puedan generar mayores ganancias sin gastos exorbitantes. Para que esto suceda, hay algunos consejos que puedes comenzar a aplicar hoy mismo.

• Mejorar los flujos de trabajo.
  Evalúa tus quehaceres diarios y notarás que en cada jornada, tienes procesos de gestión que se repiten con mayor o menor periodicidad. Para disminuir el tiempo que inviertes en estas acciones, puede generar flujos de trabajo automatizados con un software de rrhh destinado a este fin.
• Disminuir la tasa de rotación.
  Siempre lo mencionamos y repetirlo una vez más es necesario: el capital humano en las empresas es una ventaja competitiva, es decir, una ventaja de negocios. Obtener los mejores talentos del mercado, “enamorarlos” y lograr que permanezcan en la empresa es vital para incrementar el ROI por empleado y hacer un uso eficaz de nuestro presupuesto, para esto debemos generar políticas específicamente destinadas a retener talento.
• Reduce gestiones administrativas.
  En este caso nos referimos a aquellas tareas que dependen del empleado. A menudo deberemos solicitar a nuestros trabajadores su firma, participación en encuestas o algún tipo de documentación. Una forma de reducir la fricción en este ida y vuelta entre la plantilla y el área de recursos es migrar estas operaciones a un software que ofrezca un portal de empleado, desde donde cada integrante pueda gestionar su información personal.

Cinco formas de reducir costos o costes laborales en una empresa

Una vez que tengas un panorama claro de lo que está sucediendo con la gestión financiera y administrativa en tu empresa, podrás implementar alguna de estas cinco iniciativas para poder mejorar el uso de recursos en tu compañía.

Utilizar un software de control de gastos 

Aunque parezca salido de una película de ciencia ficción, la inteligencia artificial, el Big Data y la automatización de tareas, ya están entre nosotros. De hecho, estos tres pilares forman parte de las grandes tendencias en rrhh para 2021.

Este tipo de herramientas podemos encontrarla en un software específicamente diseñados para recursos humanos, más específicamente aquel que cuente con la posibilidad de llevar adelante un adecuado control de gastos.

Un programa de este tipo es fundamental para, entre otras cosas, centralizar los egresos y egresos en la compañía, realizar un seguimiento de gastos y generar informes especialmente dedicados al aspecto financiero de nuestra empresa.

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Optar por la digitalización

Una de las tareas más costosas en términos de dinero, es incorporar nuevos trabajadores a la empresa. Desde el proceso de selección, hasta la contratación y el onboarding, desde rrhh se invierten vastos recursos que engrosan el coste por trabajador.

En promedio se cree que cuando un trabajador reemplaza a otro, este tarda un año y medio en generar el mismo nivel de ingresos que su predecesor. Este tipo de ecuaciones están contempladas en lo que se conoce como ROI (retorno de inversión por sus siglas en inglés) de cada empleado.

Una buena forma de incrementar y acelerar el ROI en recursos humanos para reducir costes, es volcar todas nuestras operaciones a un entorno 100% digital. Esto significa realizar procesos de onboarding en manera remota o mejor dicho, en modalidad de teletrabajo, que además, es una gran ayuda para disminuir costes de mantenimiento de equipos ya que no se necesita un gran despliegue técnico en términos de hardware para tal fin.

Invertir tiempo en engagement

Un trabajador comprometido es un trabajador productivo. Es más que importante en la gestión de recursos humanos lograr que cada empleado entienda el lugar que ocupa y qué se espera de él o ella. Y aquí es cuando entra en juego el “ownership” o, en español, la capacidad de responsabilizarnos por nuestras propias acciones.

Fomentar que los empleados puedan tomar sus propias decisiones y aportar sus opiniones e ideas es clave para reducir costes. Nadie más que el propio trabajador podrá decirnos de primera mano en qué procesos pierde más tiempo, qué insumos son más necesarios qué otros y de qué forma puede dinamizar sus tareas diarias.

Mejorar la comunicación

Antes de tomar ningún tipo de medida, es vital poder tener una comprensión acabada y sin margen de error acerca de qué está sucediendo en la empresa a nivel general. ¿Qué otras áreas están experimentando problemas de gestión de recursos? ¿Qué departamentos no logran alcanzar sus objetivos? ¿Qué equipos de trabajo no reportan resultados positivos en sus evaluaciones de desempeño?

Averiguar si el resto de los sectores de nuestra empresa están atravesando un momento dificultoso en términos de costes es lo primero que deberías considerar antes de echar manos a la obra en acciones concretas. Y para esto siempre es una buena idea confiar en estrategias para mejorar la comunicación interna.

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Apostar por la retribución flexible

Sin recortes salariales ni despidos, conservar la plantilla de trabajadores reduciendo costes es posible. Esto se logra ofreciendo a los empleados y empleadas otro tipo de estímulos que no necesariamente tienen un alto impacto presupuestario en la compañía pero que sí significan una mejoría cualitativa en el bienestar laboral de la plantilla.

Ofrecer planes de carrera, actividades de team-building o fomentar el liderazgo femenino por ejemplo, son algunos beneficios que se pueden dar a los empleados que no implican grandes despliegues y que en definitiva contribuyen no solamente a la retención de talento sino también al incremento de la productividad y compromiso con los objetivos de la empresa.

Reducir costes en empresas mediante el departamento de recursos humanos sin sacrificar objetivos de negocio, no solo es posible sino que es una verdadera necesidad para alcanzar el desarrollo sostenido a través del tiempo.

Delega tus procesos diarios de rrhh en un software especializado y concéntrate en lo que realmente importa: ¡hacer crecer tu empresa!

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