¿Tu empresa necesita un programa para el control de gastos?

Quizás, para un autónomo o una empresa realmente pequeña, el control de gastos parezca que se puede resolver de forma fácil y manual. Pero cuando pensamos en la cantidad de papeles y personas involucradas en el proceso de gestión de gastos, seguramente nos encontremos ante una compleja y burocrática tarea.

Mes a mes el ciclo se repite: presentación de comprobantes y tickets, validaciones posteriores, envío a contadores, cumplimentación de planillas en Excel, y finalmente, los reembolsos correspondientes.

En este escenario, un programa o aplicación puede ser la solución a estos tediosos procesos. La tecnología puede agilizar los tiempos, realizando de manera digital cada uno de los pasos con respuestas inmediatas, desde la presentación hasta el procesamiento de cada gasto.

Los softwares o programas para el control de gastos de la empresa hace que el seguimiento de estos por parte de empresa y trabajador sea mucho más sencillo. Así, podrán emplear el tiempo y esfuerzo ahorrado en lo que sea más necesario, ayudando al crecimiento y éxito del negocio.

Y es que a día de hoy, los viajes de negocios son más importantes y comunes que nunca. De hecho, la Global Business Travel Association afirma que estos van a suponer 1,7 trillones de dólares en 2022. Para tener un control de lo que suponen estos viajes en términos de presupuesto, muchas empresas están invirtiendo en programas de control de gastos.

¿Qué son los gastos de una empresa?

Un gasto puede ser definido tan simplemente como la salida o egreso de dinero, ya sea en efectivo u otro medio de pago, así como toda partida que disminuye el beneficio o aumenta la pérdida de la organización.

Existen muchos y muy variados, desde la materia prima que utilizamos para la elaboración de un producto, hasta el alquiler del local, logística, nóminas y cualquier servicio que tengamos contratado. Aunque parezca una tarea complicada, podremos categorizar los gastos en costos variables o fijos y gastos directos e indirectos.

Gastos Directos

Los gastos directos son aquellos que se relacionan directamente con la producción y que incluyen desde la materia prima hasta los recursos humanos y materiales utilizados directamente para la elaboración del producto o prestación del servicio.

Gastos Indirectos

Aunque de alguna forma también son necesarios para garantizar la producción, no derivan directamente de esta. Encontramos aquí entre otros, los gastos derivados de ventas, administración y comercialización de los bienes producidos.

Gastos Fijos

Quizás sean los más fáciles de identificar, ya que son aquellos que se mantienen constantes y no cambian en relación a la cantidad de clientes ni volúmenes de producción. Nuevamente, serán gastos fijos aquellos en los que incurra la empresa por el simple hecho de existir y estar en actividad.

Gastos Variables

Los gastos variables son los que están directamente asociados al negocio o producción y generalmente aumentan o disminuyen cuando los negocios también lo hacen en la misma dirección. Estos costes dependerán entonces de las circunstancias y actividad de cada empresa.

¿Por qué es importante el control de ingresos y gastos en una empresa?

Dicen que tienes que gastar dinero para poder generarlo. Cuando un negocio va creciendo tiene todo tipo de gastos; puede que los empleados tengan que comer con clientes, que la empresa mande a representantes a otros países para expandir el negocio, que los trabajadores atiendan a workshops para mejorar sus habilidades, etc. Este tipo de actividades son continuas, pero gestionar y hacer el seguimiento de los gastos que suponen puede ser más complicado de lo que parece.

Si un trabajador va a una exposición internacional de productos y necesita quedarse en un hotel, pagar comidas, transporte y demás. Una gestión eficiente de los gastos hará que tener todo esto bajo control sea muy fácil.

¿Qué se incluye dentro de la gestión de gastos de una empresa? A continuación os detallamos todo lo que un manager de Recursos Humanos tiene que hacer para llevar un buen control de los gastos de la empresa y los empleados, y cómo cambiarían las reglas del juego si se emplea un programa para automatizar estos procesos.

Políticas de gastos y de viaje

Los managers tienen que crear políticas de viaje y gastos o presupuestos, y si tienen un programa que lo automatiza lo pueden hacer ahí directamente.

Con un software de control de gastos podrán crear etiquetas personalizables que los empleados utilizarán para sus gastos, como “comida” o “transporte”. Esto hará que los managers o administradores lo tengan mucho más fácil y sea más claro en qué se está empleando el dinero del negocio. Otro tipo de etiquetas podrían utilizarse para el seguimiento de los gastos por proyecto, lo que significa que los managers pueden mejorar el presupuesto de estos.

Seguimiento y centralización de los gastos

Más que recolectar los recibos físicos y gestionarlos, los empleados podrían introducir sus tickets en un programa que los procesara directamente. ¡Imagínate que pueden incluso completarlo con información como el teléfono del restaurante! Esto significa que los gastos serán mucho más claros, y te podrás olvidar de facturas ilegibles o incorrectas. Con un software, todo sería mucho más accesible tanto para los empleados como para sus superiores.

Además, digitalizar y centralizar también significa que lo que se guarde será más fácil de entender para todos. Y esto no solo protege a la compañía sino que aumenta la transparencia.

Aprobación de los informes de gastos

Tener todos los gastos digitalizados y en un mismo lugar hace que la aprobación o el rechazo de estos sea muchísimo más rápido.

Los administradores pueden supervisarlos en cualquier momento y lugar. ¡Ya no tendrán que saltar de una plataforma a otra, de digital a papel y de electrónico a manual! Todo a lo que tienen que acceder estará guardado en un mismo software. Recibirán notificaciones cuando haya solicitudes de aprobación, y pueden crear workflows o flujos automáticos de acciones para ir incluso más rápido. Hacer esto de esta manera mejorará la eficiencia y dejará a los managers con tiempo de dedicarse a otras tareas.

¿Qué es una hoja de gastos? 

Una hoja o nota de gastos será el elemento central al momento de controlar los distintos egresos de dinero que pueden suceder en una organización. Se trata de un documento en papel o digital que deben cumplimentar los empleados para notificar y tramitar el reembolso de cualquier gasto realizado en relación con el desarrollo de su trabajo.

Imaginemos que un trabajador debe desplazarse porque el desarrollo de sus tareas lo requiere. A partir de este desplazamiento se generarán gastos derivados (viaje, comida, alojamiento) a los cuales la empresa deberá hacer frente.

Pero a estos gastos que se generan producto de desarrollar el trabajo fuera del lugar habitual, pueden sumarse gastos propios del día a día (compras de materiales o  servicios contratados) por los cuales los empleados deberán cumplimentar también una hoja de gastos.

Como mínimo esta nota contendrá el nombre del proveedor, concepto del gasto, importe y fecha y deberá ser presentada con el comprobante o ticket a esperas de ser aprobada, para finalmente proceder al reembolso.

Partes involucradas en el proceso de gestión de gastos

En todo proceso de gestión de gastos entran en juego al menos tres actores: el empleado que realiza el gasto, el gerente o responsable del área, y la persona encargada de finanzas. Tanto que este procedimiento se realice de forma manual o digital, podremos identificar ciertas funciones propias de cada uno.

Empleado

Debe reportar todos los gastos que haga como producto de su trabajo. Para ello completará todos los datos de la hoja de gastos, adjuntando la pieza justificativa y enviando el pedido para su aprobación

Gerente o Director de área

Recibe el reporte de gastos y debe aceptar o rechazar los pedidos siguiendo con el cumplimiento de políticas internas. Esto puede ser una tarea tediosa si se procede de forma manual. La acumulación de papeles y recibos hacen que el uso de un Software sea la solución perfecta para tomar decisiones de forma automática y profundizar en los casos que crea necesario, incluso, pidiendo documentación extra.

Departamento de contabilidad y finanzas

Éste departamento es el tercer eslabón de la cadena y se encargará de procesar esas facturas y notas de gasto para efectuar el reembolso de aquellos aprobados. Nuevamente, un Software de gestión de gastos ayudará a realizar un trabajo mucho más inteligente y fluido.

Inconvenientes derivados de las hojas de gastos

Es muy probable que una empresa realice el control de gastos a través de la presentación de estas hojas, siendo los empleados en la mayoría de los casos los que se encargan de completarlas. Si esta tarea se realiza manualmente, puede dar lugar a varios problemas, como por ejemplo:

• Pérdida de tiempo y entorpecimiento de las tareas diarias que pueden tener un efecto negativo en la productividad de todo el personal involucrado.
• Tiempos lentos de respuesta entre la presentación del gasto y el reembolso final, sobre todo si se espera hasta último momento para realizar esta tarea.
• Elevado gasto de papel que podría solucionarse con una presentación en digital.
• Dependiendo del caso y monto, se pueden demandar datos complementarios que tornarán esta tarea en algo realmente complejo.
• El fraude podría aparecer durante este proceso y deberá ser controlado realizando análisis exhaustivos. Esto podrá ser síntoma de una gestión de gastos ineficiente.
• Errores propios del ingreso manual de los datos.
• Errores en el almacenamiento y clasificación de los justificativos.
• Complicación al momento de generar informes y reportes mensuales o anuales.
• Extravío de comprobantes y documentación imprescindible para el control e incorporación en los asientos contables.

¿Necesitas un software de gestión de gastos?

¿Cuándo es el momento de mejorar tu sistema de gestión de gastos? He aquí algunos signos de que necesitas un software de recursos humanos, para digitalizar, automatizar y centralizar los gastos de tu empresa.

El empleado tiene que rebuscar entre recibos y facturas

¿Estás cansadx de desenterrar tickets continuamente y tener que buscar información para completarlos? ¿Los empleados te traen tickets que han encontrado en el fondo de su maletín después de varios meses desde que se realizó el gasto? Tus trabajadores no deberían perder tiempo de su jornada en rellenar los gastos con la tarjeta en una mano y su calendario en otra. Es momento de automatizar el proceso.

Hay un período de espera demasiado largo para las aprobaciones

¿Los empleados rellenan los informes de gastos y tienen que esperar semanas para saber si estos han sido aprobados? ¿El informe está esperando la aprobación del superior, ya se encuentra en el departamento de cuentas o se aplica al salario de mañana? ¿Te suena eso de que un trabajador pregunte por sus informes de gastos y le digan que pregunte a otra persona y luego a otra y luego a otra?

Todos estáis malgastando tiempo valioso en esto. Y, cuando finalmente los informes de gastos son rechazados, el empleado ni siquiera sabe lo que fue mal, por falta de transparencia, así que no podrá evitarlo la próxima vez. ¿Resultado? Menos productividad y satisfacción del empleado.

Gestionar las cuentas es difícil y confuso

¡Gestionar los gastos no tiene que ser una agonía! ¿Estás perdiendo mucho tiempo en hacer el seguimiento de tus gastos de empresa? ¿Te tiras de los pelos intentando encontrar justificaciones para los gastos y mejorar las políticas de la compañía? ¿Trabajas demasiado para que todo el mundo esté informado? La frustración es una señal definitiva de que tienes que mejorar tu sistema. 

La plantilla de Excel como elemento de gestión

Si tu empresa no cuenta con un software de control de gastos, seguramente sea porque todo el procesamiento de datos aún se realiza con una serie de Plantillas de Excel. Esta modalidad de gestión es muy común ya que no supone un coste extra, pero que al ser un trabajo totalmente manual y complicado, puede dar lugar a grandes pérdidas de tiempo y poca claridad al momento de generar informes.

Algunas desventajas que deberías tener en cuenta si sigues utilizando Excel, son:

• Poca seguridad en el tratamiento y almacenamiento de datos: si bien es cierto que podemos crear una contraseña para poder acceder a una hoja de Excel, no podemos tener la certeza de quién accede a esta. Además, si perdemos un Excel o lo eliminamos por equivocación, tendremos que volver a crearlo todo desde cero.
• Diferencias en metodologías de trabajo: ya sea por rotación de personal o porque no se haya formado debidamente, en algunas ocasiones los archivos pueden mostrar diferencias entre sí.
• Falta de análisis de datos: como hemos visto en el punto anterior, si no tenemos una metodología impuesta, será difícil analizar datos, sacar conclusiones o crear informes.
• Escasa flexibilidad: Cualquier variación afectará a todas las plantillas de los trabajadores, convirtiéndose en una pérdida de tiempo. Además podrá suceder que circulen diferentes versiones del mismo documento, lo cual entorpecerá aún más el proceso.

Beneficios de utilizar un programas de control de gastos

Existen múltiples ventajas derivadas del uso de un Software para gestionar los costes, presentar informes y tomar decisiones sobre el control y planificación de gastos:

• Gracias a la digitalización de los tickets y comprobantes, ya no será necesario invertir gran cantidad de tiempo en el ingreso y clasificación de estos documentos.
• Se optimizarán los flujos de trabajo gracias a la automatización de la carga y envío de gastos.
• Rapidez en la decisión de aprobación o denegación de gastos.
• Petición y validación de reembolsos a un solo click de distancia.
• Introducción de datos inmediata y móvil, solo deberás sacar una fotografía con la cámara de tu móvil para digitalizar los comprobantes.
• Comunicación eficiente entre empleados, responsables de área y el Departamento de contabilidad y finanzas.
• Historial de gastos centralizado y accesible en todo momento. Desde el programa podrás tener control de todos tus gastos.
• Podrás clasificar y solicitar información personalizada sobre los gastos que requieran mayor análisis.
• Podrás automatizar la aprobación, recibiendo las solicitudes directamente en el programa, con la posibilidad de enviar notificaciones de gastos recientemente aprobados.
• Gestión de gastos de viajes y dietas mucho más simples, gracias a la posibilidad de conectarse desde cualquier momento y lugar.
• Mayor análisis y seguimiento gracias a las funcionalidades de creación de informes, filtros y gráficos.

Cómo escoger el mejor software para controlar los gastos de tus empleados

Quizás la primera cuestión a tratar sea comprender qué software se adapta mejor a las necesidades de tu empresa. Por ello, es necesario hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los desafíos que enfrenta la empresa? Probablemente la funcionalidad de control de gastos se encuentre dentro de un software de Recursos Humanos que pueda dar respuesta a varias necesidades internas del Departamento. Conocer estas necesidades será de gran importancia para que la solución que elijas tenga un buen Retorno de la Inversión.
• ¿Cuál es el tamaño de tu empresa? ¿Y el volumen de gastos a gestionar? Es necesario tener en cuenta también la proyección del negocio a corto y largo plazo. No querrás tener que cambiar de herramienta cada tanto y enfrentarte a que los empleados deban aprender a utilizar nuevos programas constantemente.
• ¿Cómo quieres gestionar los gastos y almacenar la información? Recomendamos tenerla en la nube ya que permitirá el acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• ¿Quieres un Software que permita darle autonomía a tus empleados? Hay soluciones que digitalizan el proceso al completo, permitiendo que todas las personas involucradas puedan conectarse para cumplimentar, enviar y aprobar todos los gastos.
• ¿Cómo es la interfaz? Recomendamos que sea intuitiva y fácil de utilizar.
• ¿Es funcional? Hay programas con diseños espectaculares pero que no responden completamente a lo que necesita tu negocio.
• ¿Permite la automatización de las tareas? Al final lo que deseas es ahorrar tiempo y maximizar la productividad de tus equipos.
• ¿Posee soporte técnico? Es muy probable que en el período de “adopción” de la nueva herramienta (e incluso en el día a día) necesites recurrir a la ayuda para realizar algunas operaciones.
• ¿Buscas una solución que vaya más allá? No te conformes con una herramienta que solamente solucione los problemas; consigue que esta te ayude a mejorar tus procesos, accediendo a informes actualizados que te permitan tomar mejores decisiones.

¿Cuál es el mejor software de control de gastos para tu empresa?

Los pequeños y medianos negocios suelen tener que ajustarse a un presupuesto más estricto. Mientras los gastos de empresas más grandes tienen un mayor margen para errores, las pymes tienen que tomarse mucho más en serio su gestión de gastos, y es por eso que resulta muy importante elegir bien el programa con el que se lleva a cabo.

Si quieres encontrar el sistema de control de gastos que mejor se adapte a tu negocio, asegúrate de que tenga las siguientes características:

Interfaz fácil de utilizar

Elige un software que tus empleados quieran utilizar. Que la plataforma en sí sea clara, intuitiva y atractiva, ¡y todos ganaréis! Los empleados podrán subir sus gastos mucho más rápido y los administradores podrán revisarlos más fácilmente. ¡También es recomendable que el software incluya la aplicación para móviles! Hoy en día nadie tiene tiempo de hacerlo todo desde el ordenador, así que contar con una app va a mejorar muchísimo la experiencia.

Integraciones

Cuando estés buscando un software para el control de gastos de la empresa, asegúrate de que se pueda integrar con las herramientas que normalmente utilizas. O, mejor, uno que tenga capacidades complementarias como gestor de vacaciones o de incidencias en las nóminas. De este modo, podrás gestionar todo lo relacionado con tu departamento en una misma plataforma.

Con el software todo en uno de Factorial, por ejemplo, el gestor de gastos va junto con otras soluciones para que nada se quede en el tintero.

Seguridad

Un software de gestión de gastos para pymes tiene que ser seguro. Tienes que encontrar uno en el que puedas confiar tu compañía antes de comprometerte. Te recomendamos evitar soluciones “gratis”; cuando no pagas, eres tú el producto. Dicho esto, probablemente sí que sea buena idea hacer una prueba gratuita para asegurarte de que es la solución que se ajusta a tus necesidades.