¿Realmente necesitas un programa para el control de gastos de tu empresa?

Realizar un correcto control de gastos es una de las tareas fundamentales para cualquier empresa que quiera desarrollarse y aumentar su productividad. Esto es así, ya que la rentabilidad de un negocio está determinada tanto por los ingresos como por los egresos, volviendo la mirada sobre el límite que pueden alcanzar estos gastos sin comprometer a la organización.

Quizás, para un autónomo o una empresa realmente pequeña, esto parezca que se puede resolver de forma fácil y manual, pero cuando pensamos en la cantidad de papeles y personas involucradas  en el proceso de gestión de gastos, seguramente nos encontremos ante una compleja y burocrática tarea.

Mes a mes el ciclo se repite: presentación de comprobantes y tickets, validaciones posteriores, envío a contadores, cumplimentación de planillas en Excel, y finalmente, los reembolsos correspondientes.

En este escenario, un programa o aplicación puede ser la solución a estos tediosos procesos. La tecnología puede agilizar los tiempos, realizando de manera digital cada uno de los pasos con respuestas inmediatas, desde la presentación hasta el procesamiento de cada gasto.

Para ello hemos creado el siguiente artículo, donde analizaremos las principales ventajas de un Software de control de gastos, así como claves y consejos para ayudarte a decidir si realmente necesitas abandonar el Excel y digitalizar la gestión de tus egresos.

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¿Qué son los gastos de una empresa?

Un gasto puede ser definido tan simplemente como la salida o egreso de dinero, ya sea en efectivo u otro medio de pago, así como toda partida que disminuye el beneficio o aumenta la pérdida de la organización.

Existen muchos y muy variados, desde la materia prima que utilizamos para la elaboración de un producto, hasta el alquiler del local, logística, nóminas y cualquier servicio que tengamos contratado. Aunque parezca una tarea complicada, podremos categorizar los gastos en costos variables o fijos y gastos directos e indirectos.

Gastos Directos

Los gastos directos son aquellos que se relacionan directamente con la producción y que incluyen desde la materia prima hasta los recursos humanos y materiales utilizados directamente para la elaboración del producto o prestación del servicio.

Gastos Indirectos

Aunque de alguna forma también son necesarios para garantizar la producción, no derivan directamente de esta. Encontramos aquí entre otros, los gastos derivados de ventas, administración y comercialización de los bienes producidos.

Gastos Fijos

Quizás sean los más fáciles de identificar, ya que son aquellos que se mantienen constantes y no cambian en relación a la cantidad de clientes ni volúmenes de producción. Nuevamente, serán gastos fijos aquellos en los que incurra la empresa por el simple hecho de existir y estar en actividad.

Gastos Variables

Los gastos variables son los que están directamente asociados al negocio o producción y generalmente aumentan o disminuyen cuando los negocios también lo hacen en la misma dirección. Estos costes dependerán entonces de las circunstancias y actividad de cada empresa.

¿Qué es una hoja de gastos? 

Una hoja o nota de gastos será el elemento central al momento de controlar los distintos egresos de dinero que pueden suceder en una organización. Se trata de un documento en papel o digital que deben cumplimentar los empleados para notificar y tramitar el reembolso de cualquier gasto realizado en relación con el desarrollo de su trabajo.

Imaginemos que un trabajador debe desplazarse porque el desarrollo de sus tareas lo requiere. A partir de este desplazamiento se generarán gastos derivados (viaje, comida, alojamiento) a los cuales la empresa deberá hacer frente.

Pero a estos gastos que se generan producto de desarrollar el trabajo fuera del lugar habitual, pueden sumarse gastos propios del día a día (compras de materiales o  servicios contratados) por los cuales los empleados deberán cumplimentar también una hoja de gastos.

Como mínimo esta nota contendrá el nombre del proveedor, concepto del gasto, importe y fecha y deberá ser presentada con el comprobante o ticket a esperas de ser aprobada, para finalmente proceder al reembolso.

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Partes involucradas en el proceso de gestión de gastos

En todo proceso de gestión de gastos entran en juego al menos tres actores: el empleado que realiza el gasto, el gerente o responsable del área, y la persona encargada de finanzas. Tanto que este procedimiento se realice de forma manual o digital, podremos identificar ciertas funciones propias de cada uno.

Empleado

Debe reportar todos los gastos que haga como producto de su trabajo. Para ello completará todos los datos de la hoja de gastos, adjuntando la pieza justificativa y enviando el pedido para su aprobación

Gerente o Director de área

Recibe el reporte de gastos y debe aceptar o rechazar los pedidos siguiendo con el cumplimiento de políticas internas. Esto puede ser una tarea tediosa si se procede de forma manual. La acumulación de papeles y recibos hacen que el uso de un Software sea la solución perfecta para tomar decisiones de forma automática y profundizar en los casos que crea necesario, incluso, pidiendo documentación extra.

Departamento de contabilidad y finanzas

Éste departamento es el tercer eslabón de la cadena y se encargará de procesar esas facturas y notas de gasto para efectuar el reembolso de aquellos aprobados. Nuevamente, un Software de gestión de gastos ayudará a realizar un trabajo mucho más inteligente y fluido.

Inconvenientes derivados de las hojas de gastos

Es muy probable que una empresa realice el control de gastos a través de la presentación de estas hojas, siendo los empleados en la mayoría de los casos los que se encargan de completarlas. Si esta tarea se realiza manualmente, puede dar lugar a varios problemas, como por ejemplo:

  • Pérdida de tiempo y entorpecimiento de las tareas diarias que pueden tener un efecto negativo en la productividad de todo el personal involucrado.
  • Tiempos lentos de respuesta entre la presentación del gasto y el reembolso final, sobre todo si se espera hasta último momento para realizar esta tarea.
  • Elevado gasto de papel que podría solucionarse con una presentación en digital.
  • Dependiendo del caso y monto, se pueden demandar datos complementarios que tornarán esta tarea en algo realmente complejo.
  • El fraude podría aparecer durante este proceso y deberá ser controlado realizando análisis exhaustivos. Esto podrá ser síntoma de una gestión de gastos ineficiente.
  • Errores propios del ingreso manual de los datos.
  • Errores en el almacenamiento y clasificación de los justificativos.
  • Complicación al momento de generar informes y reportes mensuales o anuales.
  • Extravío de comprobantes y documentación imprescindible para el control e incorporación en los asientos contables.

En este sentido, definir una completa política de gastos no será suficiente para evitar caer en una sobrecarga de datos o errores. Plantearse la necesidad de utilizar un software de gestión de gastos puede ser la solución a todos estos problemas.

¿Necesitas un software de gestión de gastos?

Una adecuada estrategia de gastos no solo debería limitarse al control y contemplar la complejidad que supone almacenar los tickets y facturas por un tiempo legal prudente en vistas a justificar cualquier declaración de impuestos.

Gestionar, organizar y guardar todos estos elementos puede ser una tarea tediosa y burocráticamente compleja, de allí la necesidad de contar con un Software que facilite y agilice todas estas tareas.

Para comenzar a dar respuesta a la pregunta inicial, necesitas un programa si lo que buscas es:

  • Eliminar los errores por pérdida de documentos.
  • Facilitar el trabajo al departamento encargado de la gestión de gastos.
  • Mantener un registro de gastos actualizado y de fácil acceso.
  • Disminuir el uso de papel (al final, una copia en digital es igual de legal que una física).
  • Manejar gran volumen de datos de forma ágil.
  • Mejorar la comunicación de todas las partes involucradas en el proceso.
  • Controlar el fraude dentro de tu empresa a través de un sistema simple y transparente.

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La plantilla de Excel como elemento de gestión

Si tu empresa no cuenta con un software de control de gastos, seguramente sea porque todo el procesamiento de datos aún se realiza con una serie de Plantillas de Excel. Esta modalidad de gestión es muy común ya que no supone un coste extra, pero que al ser un trabajo totalmente manual y complicado, puede dar lugar a grandes pérdidas de tiempo y poca claridad al momento de generar informes.

Algunas desventajas que deberías tener en cuenta si sigues utilizando Excel, son:

  • Poca seguridad en el tratamiento y almacenamiento de datos: si bien es cierto que podemos crear una contraseña para poder acceder a una hoja de Excel, no podemos tener la certeza de quién accede a esta. Además, si perdemos un Excel o lo eliminamos por equivocación, tendremos que volver a crearlo todo desde cero.
  • Diferencias en metodologías de trabajo: ya sea por rotación de personal o porque no se haya formado debidamente, en algunas ocasiones los archivos pueden mostrar diferencias entre sí.
  • Falta de análisis de datos: como hemos visto en el punto anterior, si no tenemos una metodología impuesta, será difícil analizar datos, sacar conclusiones o crear informes.
  • Escasa flexibilidad: Cualquier variación afectará a todas las plantillas de los trabajadores, convirtiéndose en una pérdida de tiempo. Además podrá suceder que circulen diferentes versiones del mismo documento, lo cual entorpecerá aún más el proceso.

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Beneficios de utilizar un programas de control de gastos

Existen múltiples ventajas derivadas del uso de un Software para gestionar los costes, presentar informes y tomar decisiones sobre el control y planificación de gastos:

  • Gracias a la digitalización de los tickets y comprobantes, ya no será necesario invertir gran cantidad de tiempo en el ingreso y clasificación de estos documentos.
  • Se optimizarán los flujos de trabajo gracias a la automatización de la carga y envío de gastos.
  • Rapidez en la decisión de aprobación o denegación de gastos.
  • Petición y validación de reembolsos a un solo click de distancia.
  • Introducción de datos inmediata y móvil, solo deberás sacar una fotografía con la cámara de tu móvil para digitalizar los comprobantes.
  • Comunicación eficiente entre empleados, responsables de área y el Departamento de contabilidad y finanzas.
  • Historial de gastos centralizado y accesible en todo momento. Desde el programa podrás tener control de todos tus gastos.
  • Podrás clasificar y solicitar información personalizada sobre los gastos que requieran mayor análisis.
  • Podrás automatizar la aprobación, recibiendo las solicitudes directamente en el programa, con la posibilidad de enviar notificaciones de gastos recientemente aprobados.
  • Gestión de gastos de viajes y dietas mucho más simples, gracias a la posibilidad de conectarse desde cualquier momento y lugar.
  • Mayor análisis y seguimiento gracias a las funcionalidades de creación de informes, filtros y gráficos.

Cómo escoger el mejor software para controlar los gastos de tus empleados

Quizás la primera cuestión a tratar sea comprender qué software se adapta mejor a las necesidades de tu empresa. Por ello, es necesario hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son los desafíos que enfrenta la empresa? Probablemente la funcionalidad de control de gastos se encuentre dentro de un software de Recursos Humanos que pueda dar respuesta a varias necesidades internas del Departamento. Conocer estas necesidades será de gran importancia para que la solución que elijas tenga un buen Retorno de la Inversión.
  • ¿Cuál es el tamaño de tu empresa? ¿Y el volumen de gastos a gestionar? Es necesario tener en cuenta también la proyección del negocio a corto y largo plazo. No querrás tener que cambiar de herramienta cada tanto y enfrentarte a que los empleados deban aprender a utilizar nuevos programas constantemente.
  • ¿Cómo quieres gestionar los gastos y almacenar la información? Recomendamos tenerla en la nube ya que permitirá el acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.
  • ¿Quieres un Software que permita darle autonomía a tus empleados? Hay soluciones que digitalizan el proceso al completo, permitiendo que todas las personas involucradas puedan conectarse para cumplimentar, enviar y aprobar todos los gastos.
  • ¿Cómo es la interfaz? Recomendamos que sea intuitiva y fácil de utilizar.
  • ¿Es funcional? Hay programas con diseños espectaculares pero que no responden completamente a lo que necesita tu negocio.
  • ¿Permite la automatización de las tareas? Al final lo que deseas es ahorrar tiempo y maximizar la productividad de tus equipos.
  • ¿Posee soporte técnico? Es muy probable que en el período de “adopción” de la nueva herramienta (e incluso en el día a día) necesites recurrir a la ayuda para realizar algunas operaciones.
  • ¿Buscas una solución que vaya más allá? No te conformes con una herramienta que solamente solucione los problemas; consigue que esta te ayude a mejorar tus procesos, accediendo a informes actualizados que te permitan tomar mejores decisiones.

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