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Pago delegado: cómo se gestiona y todo lo qué necesitas saber

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4 minutos de lectura
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Cuando un empleado está de baja por incapacidad temporal tiene derecho a recibir una prestación para compensar la pérdida de ingresos por no poder trabajar.

El pago delegado es el abono de esta prestación de incapacidad temporal por parte de la empresa.

La otra modalidad es que el ingreso lo realice la mutua o la Seguridad Social. A esta otra alternativa se le denomina pago directo. Es importante aclarar que, en cualquier caso, el responsable final del pago de la prestación es la mutua o la Seguridad Social.

Si una empresa está obligada a realizar un pago delegado, le será compensado y devuelto posteriormente por alguna de estas dos entidades, ya que ellas son las que finalmente tendrán que hacerse cargo de su abono.

¿Cómo funciona el pago delegado?

En primer lugar, el trabajador debe presentar la baja médica o certificado de incapacidad temporal a la empresa, donde aparece la causa y la fecha estimada de baja. 

Desde que la empresa recibe la documentación asume la responsabilidad de realizar los pagos de la prestación (menos los tres primeros días en casos de enfermedad común o accidente que no esté derivado del trabajo). Durante este tiempo la empresa tiene que incluir en la nómina el pago de la prestación económica

Por último, la empresa solicitará las compensaciones correspondientes a la Seguridad Social.

¿Cómo se compensa el pago delegado?

Las empresas detraen todos los meses de la nómina bruta de los trabajadores las cotizaciones a la Seguridad Social, que están obligadas a abonar a esta entidad por Ley. 

En el caso de que haya habido pagos delegados, la empresa podrá quedarse con esas cotizaciones en un importe idéntico a la cantidad que haya adelantado para hacer frente a la prestación de incapacidad temporal del empleado o empleados de baja.

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Responsabilidades que tiene el empleador en relación con el pago delegado

Verificar la documentación

El empleador comprobará la autenticidad y validez de la documentación médica presentada por el trabajador. Esto supone revisar que la baja médica o el certificado recogen toda la información y están firmados por un médico autorizado.

Mantener la confidencialidad

Tiene la obligación de mantener la confidencialidad de la información médica del trabajador. Es decir, no puede divulgar la información sobre salud del empleado. 

Pagar la prestación económica

El empleador debe adelantar y realizar los pagos de la prestación económica correspondiente al trabajador durante el período de incapacidad temporal.  Lo que supone incluir en la nómina el pago

Cumplir con los plazos y requisitos legales

La empresa está obligada a realizar el pago delegado en los mismos tiempos en los que realiza habitualmente el pago de la nómina del empleado. 

Durante el período de incapacidad temporal, el empleador debe mantener la relación laboral con el trabajador y respetar sus derechos laborales, como la protección contra el despido injustificado.

Requisitos para aplicar el pago delegado

Un primer requisito para aplicar el pago delegado está relacionado con el tamaño de la corporación. Si la empresa tiene menos de diez trabajadores no está obligada a aplicar el pago delegado. 

Otro requisito es no sobrepasar los seis meses de pago delegado. En este caso, y de forma automática, se pasará al pago directo, siendo la mutua o la Seguridad Social quien afrontará el abono directo de la prestación al empleado.

El último requisito clave para aplicar el pago delegado es que el empleado presente a la empresa la documentación médica que avale su incapacidad temporal. Es decir, la baja médica o certificado de incapacidad temporal. Debe hacerlo tan pronto como sea posible desde el momento en el que está oficialmente de baja.

Consecuencias del incumplimiento del pago delegado

El incumplimiento del pago delegado en la incapacidad temporal por parte del empleador puede tener diferentes consecuencias:

Sanciones y multas

Impuestas por las autoridades laborales. Varían en función de la gravedad del incumplimiento, ya sea por no cumplir en el tiempo o en la cuantía. La multa puede ir desde los 626€  a los 6.250€.

Responsabilidad económica

Si no paga en plazo, tiene que hacerse responsable de los pagos atrasados y regularizar la situación, con los correspondientes intereses de demora, que en 2023 se encuentran situados en el 3,25%.

Responsabilidad legal y demandas laborales

El trabajador afectado puede emprender acciones legales contra el empleador por el incumplimiento del pago delegado. Una demanda puede implicar la reclamación de los pagos pero además, una indemnización por perjuicios. 

Reputación de la empresa

Otra consecuencia es la reputación de la empresa. Si no cumple con sus obligaciones en materia de pago delegado su employer branding quedará gravemente dañado.

¿Cuánto cobra el trabajador estando de baja? 

Si es por enfermedad común o accidente no laboral, la prestación es del 60% de la base reguladora entre el cuarto y el vigésimo día. A partir de entonces, corresponde al 75%. Cuando se trata de una causa común no relacionada con el trabajo no se cobra prestación por incapacidad temporal durante los tres primeros días de baja. 

Si la causa de la baja sí está derivada de una enfermedad profesional o accidente de trabajo, la prestación es del 75% de la base reguladora, desde el primer día hasta que finaliza la baja.

Es importante recordar aquí que la base reguladora se deriva de la base de cotización, que es el salario bruto del empleado. Para un trabajador con salario mensual, la base reguladora será el resultado de dividir la base de cotización entre 30. Vamos a verlo con un ejemplo:

  • Un empleado tiene un salario bruto mensual de 1.500€. Tiene una baja de diez días, derivada de una accidente de trabajo. En este caso, el empleado tiene derecho a cobrar el 75% de la base reguladora durante cada uno de esos diez días:

1.500€ / 30  días = 50€ de base reguladora * 0,75 (dado que en este caso cobra el 75% de su base reguladora) = 37,5€ * 10 días de baja = 375€ de pago delegado, que la empresa tendrá que abonar junto al resto de nómina que le corresponda para el periodo que sí ha trabajado con normalidad en ese mes. 

  • Ese mismo empleado tiene ahora una baja de 5 días por enfermedad común:

1.500€ / 30  días = 50€ de base reguladora * 0,60 (dado que en este caso cobra el 60% de su base reguladora) = 30€ * 2 días (porque los 3 primeros días de enfermedad común no se cobra) = 60€ de pago delegado

¿Qué es el pago directo?

En el pago directo es la Seguridad Social o la mutua quienes se encargan de realizar los pagos al trabajador, con las mismas reglas en cuanto a duración y cuantía que las que hemos visto en los ejemplos anteriores.

En estos casos, el trabajador en situación de baja presenta la documentación médica necesaria a la Seguridad Social. 

Esta calcula y realiza los pagos de la prestación económica directamente al trabajador. La empresa, por su parte, no realiza adelantos de ningún tipo.

Periodista con 20 años de experiencia. Especializado en gestión de personas y gestión empresarial. Premio ‘Autónomo del año’ (ATA) en la categoría de periodismo. Autor del libro ‘¿Aún no eres freelance?’ con capítulos concretos sobre crecimiento, procesos de selección, gestión de personas y otros aspectos relacionados con los Recursos Humanos y le empresa.

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