El cronograma es una herramienta para la planificación y gestión de proyectos. Se considera una manera de organizar y controlar la duración de las tareas, indicando fecha de inicio y fin.
El uso de los cronogramas ha ido evolucionando con el tiempo, se ha pasado de dejar de utilizar cronogramas en papel para comenzar a utilizar programas o aplicaciones que permiten cambios en tiempo real y una visualización completa de las tareas a todo el equipo.
En este artículo, te explicaremos la importancia que tiene el uso de un cronograma dentro de la empresa. Además, entenderás los beneficios o inconvenientes que se pueden presentar al implementarlo y los pasos a seguir para crear un cronograma desde cero.
Tabla de contenidos:
- ¿Qué es un cronograma?
- ¿Cuáles son los beneficios de crear un cronograma?
- ¿Cuáles son los inconvenientes que tiene el uso de un cronograma?
- ¿Qué modelos de cronogramas existen?
- Ejemplo de cronograma de un proyecto o de actividades
- 5 pasos para crear un cronograma
- Tres herramientas para hacer un cronograma
- ¿Cómo hacer un cronograma de actividades con plantilla de Excel?
- ¿Y si quieres hacer un segundo cronograma más adelante?
- ¿Qué se puede hacer si no se cumple un cronograma?
- ¿Qué tipo de cronograma es mejor para el entorno empresarial?
- ¿Los cronogramas deben ser flexibles o pueden ser fijos?
- ¿Cómo hacer un cronograma con un software online?
- Gestiona un cronograma automático de proyectos con Factorial 🚀
¿Qué es un cronograma?
La palabra “cronograma” viene de “chronos”, que significa tiempo, y “grama”, que significa mensaje y, más específicamente, mensaje escrito. Y si el origen etimológico de la palabra no te ha dejado las cosas muy claras, el cronograma es una herramienta que se utiliza en muchas empresas para llevar a cabo la gestión de proyectos.
Entonces podemos decir que un cronograma es una herramienta de planificación y gestión de tareas que permite organizar y visualizar las actividades necesarias para completar un proyecto determinado con tiempos específicos de entrega.
Con un cronograma en la empresa, podemos:
- Asegurar que los proyectos se mantengan en el buen camino.
- Cumplir con los plazos establecidos.
- Determinar a los responsables de cada proyecto.
- Definir las relaciones con otros proyectos.
- Optimizar el uso de recursos.
Por ejemplo, cuando una persona quiere alcanzar cierto objetivo puede resultar útil crear un plan detallado. Dentro de este plan, se establecerá la meta principal en tareas más pequeñas y flexibles, simplificando así el proceso.
Por ello, podemos decir que gracias a esta metodología favorecemos el cumplimiento de los objetivos evitando errores y retrasos en los plazos establecidos.
¿Cuáles son los beneficios de crear un cronograma?
Estos son algunos de los beneficios que se pueden obtener de un cronograma de proyectos:
- Un cronograma proporciona una visión clara del proyecto, permitiendo a todos los miembros del equipo entender sus roles y responsabilidades.
- Determina un orden de las tareas según prioridades y la relación entre ellas.
- Optimizar los recursos de manera efectiva, evitando sobrecargas y asegurando que los recursos estén disponibles cuando se necesiten.
- Simplificar la organización de las actividades dividiendo los proyectos en pequeñas tareas con deadlines concretos.
- Motivar al equipo a ser más productivo, proporcionando objetivos alcanzables y más específicos.
- Poder adelantarte a posibles retrasos en las tareas, que causen un efecto dominó con las otras y terminen atrasando el fin del proyecto.
- Mejorar la comunicación entre compañeros y equipos de trabajo, ya que todos están al tanto de la fase del proyecto en la que se encuentra cada uno.
- Facilita el uso eficiente del tiempo, evitando retrasos y asegurando que el proyecto se complete a tiempo.
- Identificar posibles riesgos antes de que se conviertan en problemas, facilitando la implementación de medidas preventivas.
- Tener un seguimiento y control del progreso del proyecto, permitiendo realizar ajustes en tiempo real para mantener el proyecto en el buen camino.
- Mejora las evaluaciones de desempeño, al tener una mejor visibilidad de las responsabilidades de cada miembro del equipo.
¿Cuáles son los inconvenientes que tiene el uso de un cronograma?
- La creación de un cronograma detallado puede ser una tarea compleja y consumir mucho tiempo, especialmente en proyectos grandes.
- Los cronogramas pueden no adaptarse bien a cambios inesperados en el proyecto.
- La efectividad del cronograma depende de la exactitud de las estimaciones de tiempo y recursos, que pueden ser difíciles de predecir de manera precisa.
- Un cronograma demasiado detallado puede resultar abrumador y difícil de gestionar, especialmente si no se utiliza una herramienta adecuada para su seguimiento.
¿Qué modelos de cronogramas existen?
La organización de proyectos es un arte, y por eso hay distintas técnicas, estrategias y teorías que puedes utilizar, terminando con la que se acabe de adaptar mejor a tus necesidades, tu empresa o tus equipos.
Los que suelen utilizarse más, son:
Cronograma de Gantt
Es uno de los modelos más populares para la planificación de proyectos. Utiliza barras horizontales (denominado eje X) para representar la duración de las tareas a lo largo del tiempo.
Cada barra indica el inicio y fin de una tarea, este tipo de cronograma facilita la visualización de la secuencia de actividades y su monitoreo.
Ventajas:
- Fácil de entender y visualizar.
- Permite ver la duración de las tareas y su progreso.
- Ayuda a identificar dependencias y solapamientos de tareas.
Desventajas:
- Puede ser complejo de gestionar en proyectos grandes con muchas tareas.
- No siempre muestra claramente la relación entre tareas.
Cronograma PERT (Técnica de Revisión y Evaluación de Programas)
El diagrama PERT es un modelo más detallado y de análisis, en donde se muestran las tareas del proyecto y su relación entre ellas. Aquí priorizaremos la relación entre las distintas tareas del cronograma y no sus fechas de inicio y fin.
Las tareas serán representadas por cajas, que se relacionan las unas con las otras mediante flechas, y dentro de la caja se incluyen los procesos necesarios para llevarla a cabo. El orden de las cajas depende de la prioridad de los proyectos.
Este tipo de cronograma ayuda a identificar la secuencia de tareas que determina la duración mínima del proyecto, se utilizan flechas para establecer la dependencia entre tareas.
Ventajas:
- Proporciona una visión clara de las relaciones y la secuencia de tareas.
- Ayuda a optimizar la gestión del tiempo.
- Útil para analizar el tiempo de finalización del proyecto bajo diferentes escenarios.
Desventajas:
- Puede ser complicado de crear y mantener.
- Requiere un análisis detallado y un buen entendimiento de las relaciones entre tareas.
Cronograma de Hitos
El cronograma de hitos se centra en los eventos o logros clave del proyecto, sin detallar todas las tareas específicas. Es ideal para comunicar el progreso y las fechas importantes a las partes interesadas. Este tipo de cronograma incluye solo aquellas tareas que son más importantes para el proyecto, y las agrupará según fechas de entrega, meetings o cualquier otro momento clave para el proceso.
Ventajas:
- Fácil de entender y comunicar.
- Enfoca la atención en los logros clave y las fechas importantes.
- Simplifica la gestión del proyecto al reducir la cantidad de detalles.
Desventajas:
- No proporciona una visión detallada de todas las tareas y la relación entre ellas.
- Puede no ser suficiente para gestionar proyectos complejos con muchas actividades específicas.
Ejemplo de cronograma de un proyecto o de actividades
A continuación te mostramos cómo quedaría un cronograma, qué debes poner en cada recuadro y cómo terminaría ilustrada la línea de tiempo según los proyectos a realizar.
5 pasos para crear un cronograma
La creación de un cronograma dependerá de las necesidades y especificaciones de cada proyecto, pero de manera general recomendamos seguir estos cinco pasos:
Definir las tareas
Antes de elaborar un cronograma, es crucial desglosar el objetivo del proyecto en tareas necesarias para alcanzarlo. Esta lista de tareas debe ser lo más específica posible para evitar errores que podrían retrasar el proyecto.
Determinar las relaciones entre tareas
Al crear un cronograma se puede dar el caso en que algunas tareas no pueden comenzar hasta que otras hayan terminado. Establecer estas relaciones ayudarán a la correcta ejecución y a determinar el orden en el que deben completarse.
Las podemos clasificar en:
- Fin – comienzo: Son las tareas que dependen una de la otra, hasta que no se termine una no puede comenzar la siguiente.
- Comienzo – comienzo: Son las tareas que se pueden realizar en simultáneo.
- Comienzo – fin: Una tarea comienza en el momento que la otra termina.
- Fin – fin: Son las tareas que deben terminar en el mismo periodo de tiempo.
Establecer la duración de las tareas
Esta etapa es clave, y es mejor definirla teniendo en cuenta el deadline final para todo el proyecto e ir decidiendo las fechas empezando por la más lejana y terminando por la más cercana en el tiempo. Sin embargo, es importante también saber cuánto se suele o se puede tardar en hacer cada una de las actividades, para que el cronograma sea realista.
Esto puede basarse en experiencias previas, es importante ser realista y considerar posibles retrasos.
Asignar a los responsables y recursos
Asignar tanto a las personas como los equipos y materiales a cada tarea, asegurándose de que estén disponibles cuando se necesiten. Una asignación eficiente de recursos es vital para evitar sobrecargas de trabajo.
Elaborar el cronograma
Después de tener toda la información reunida, comenzaremos a crear el organigrama. Una opción recomendada es utilizar un programa adecuado, donde visualizar las tareas, la duración de cada una, los responsables y donde se puedan aportar comentarios o sugerencias.
Hacer reajustes y actualizaciones
Una vez que el cronograma del proyecto está en marcha, es importante monitorear el progreso y actualizarlo regularmente. Probablemente sea necesario realizar ajustes o añadir nuevas tareas al proyecto.
Tres herramientas para hacer un cronograma
Algunos de los softwares de planificación y organización de proyectos más utilizados por las empresas son:
Microsoft Project
Microsoft Project es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares y poderosas. Ofrece una amplia gama de funciones para la creación, seguimiento y actualización de cronogramas. Además, ofrece integración con otras herramientas de Microsoft y es ideal para proyectos grandes y complejos.
Algunas desventajas es que puede ser costoso y requiere inversión de tiempo de aprendizaje.
Asana
Asana es una herramienta de gestión de proyectos basada en la web que facilita la creación de cronogramas y la colaboración en equipo. Facilita la colaboración y comunicación y es mayormente utilizada por equipos pequeños y medianos.
Excel o Google Sheets
Quizás una de las herramientas más utilizadas a lo largo de los años, una plantilla de excel permite crear de manera fácil un diagrama de Gantt, utilizando las celdas, fórmulas, funciones y los diferentes formatos de colores para cada tarea.
¿Cómo hacer un cronograma de actividades con plantilla de Excel?
El primer paso para crear un cronograma de actividades desde Excel, es utilizar las filas y las columnas para definir aspectos como las tareas que se van a realizar, las fechas de inicio y final de estas, los recursos que se van a necesitar o destinar a cada una y los responsables de cada actividad, proyecto o tarea. También, es recomendable dejar suficiente espacio como para ir añadiendo notas e información adicional durante el proceso (recuerda que hemos dicho que el cronograma tiene que ir reajustándose).
La primera versión, no definitiva, del cronograma de actividades resultará en una tabla con el “camino crítico” que no será más que la sucesión de tareas en el tiempo, y de momento no se tendrá en cuenta ni los recursos necesarios para realizarla ni el/la responsable. Este es el momento de definir los hitos o los momentos importantes dentro de este proyecto, los que definirán la relación entre tareas.
Más adelante, empezaremos a incluir los recursos, que serán el porcentaje de tiempo que se le dedicará en caso de que haya otras tareas simultáneas, las personas implicadas, los documentos u otros aspectos necesarios, etc. Llegar a tener un cronograma de actividades cuyos recursos estén bien establecidos y estructurados resulta de ir haciendo el balance de estos hasta que todo encaje.
Por un lado, esto supone preguntarte cuestiones como ¿hay alguna tarea que necesite la coordinación de dos o más colaboradores? ¿Pueden dos tareas compartir recursos? ¿Pueden ciertas tareas afectar la organización del proyecto?
Nuestro consejo es adjudicar márgenes entre las fechas más importantes, por si existe el riesgo de que una de las tareas se atrase. Por último, otra consideración clave para realizar un cronograma en Excel es la de tener en consideración las vacaciones de los colaboradores de este proyecto; ¡Ten cuidado de que estas coincidan con las etapas del proyecto que les estás asignando!
Crear un cronograma de actividades de un proyecto en Excel es sencillo ya que el programa tiene muchas herramientas que facilitan el trabajo. Es decir, dentro de la plantilla de Excel podemos agregar distintos elementos visuales que resaltarán las distintas etapas que tendrá el cronograma de actividades logrando tener una plantilla personalizada al gusto de cada persona, con los colores, formatos e imágenes que se deseen.
¿Y si quieres hacer un segundo cronograma más adelante?
Una vez ya hayas experimentado cómo funcionan tus equipos con el cronograma del proyecto creado, podrás identificar más fácilmente los riesgos, los errores y los puntos en los que se ha tenido que corregir algo (el presupuesto, el tiempo o aspectos similares).
Así, no solo llegarás a encontrar la solución que mejor se adapte a tus necesidades sino que podrás optimizar este proceso hasta que sea lo más perfecto posible. Una correcta elaboración de un cronograma será fundamental para que los equipos trabajen de forma eficaz, ya sea presencialmente, remotamente o una combinación de ambas.
¿Qué se puede hacer si no se cumple un cronograma?
Si el cronograma no se cumple, el primer paso es realizar un análisis de la situación para identificar los motivos por los que no se ha cumplido el cronograma. Algunos errores que se pueden presentar son: problemas de planificación, estimaciones incorrectas, falta de recursos o imprevistos.
Es crucial comunicar los cambios y la situación actual a todas las partes interesadas. Asegurarse de que todos comprendan las razones de los retrasos y las nuevas expectativas, es importante no castigarse sino reflexionar e implementar las medidas necesarias.
Por último, mantener un adecuado control del proyecto para asegurar que los nuevos plazos y objetivos se cumplan. Se pueden realizar revisiones periódicas y ajustes según sea necesario, manteniendo un seguimiento cercano del progreso del proyecto.
¿Qué tipo de cronograma es mejor para el entorno empresarial?
En el entorno empresarial, la elección del tipo de cronograma depende del tipo de proyecto y de las necesidades específicas de la empresa. Los cronogramas de Gantt son muy populares debido a su facilidad de uso y visualización clara de tareas y tiempos.
Sin embargo, para proyectos más complejos con múltiples tareas relacionadas entre sí, un cronograma PERT puede ser más adecuado.
Ventajas del cronograma de Gantt
- Las barras horizontales permiten una fácil comprensión de las duraciones y secuencias de tareas.
- Es intuitivo y puede ser gestionado con herramientas accesibles como Excel o software especializado.
- Permite visualizar el progreso y ajustar el cronograma según sea necesario.
Ventajas del cronograma PERT
- Ayuda a identificar las tareas críticas que determinan la duración total del proyecto.
- Es útil para proyectos con múltiples tareas relacionadas.
- Permite realizar análisis de escenarios y ajustes según el progreso del proyecto.
¿Los cronogramas deben ser flexibles o pueden ser fijos?
La flexibilidad de los cronogramas depende del tipo de proyecto y del entorno en el que se desarrolla. En general, los cronogramas deben tener un grado de flexibilidad para adaptarse a cambios imprevistos y ajustes necesarios.
Un cronograma completamente fijo puede ser poco realista y difícil de cumplir en entornos muy cambiantes.
¿Cómo hacer un cronograma con un software online?
Un programa de control y seguimiento de proyectos en empresas reemplazará el cronograma que tendrás que hacer de manera manual. Además, utilizando este tipo de herramientas más sofisticadas, podrás asegurarte de que todos tus equipos están sincronizados y saben cómo se está gestionando cada proyecto, trabajen desde la oficina o en remoto, ya que este proceso se digitalizaría.
El software de Factorial ofrece una gestión de proyectos integrada con otras herramientas, como puede ser el Control Horario, por tal de poder asignar horas a cada Proyecto, así como Turnos, o la funcionalidad de Informes, para poder reunir toda la información necesaria para analizar cómo ha ido la gestión del proyecto y cómo mejorarla en el futuro.
Lo único que tendrán que hacer tus empleados es adjudicar las horas de su registro de jornada a uno o más proyectos, dependiendo de cuántos hayas creado en el programa tú mismo. Más tarde, podrás ver cuántas horas le ha dedicado cada persona a cada proyecto.
Ahora que ya saber la información que necesitas para hacer un buen seguimiento y planificación de proyectos, no tienes excusa para llevar a cabo la mejor organización de actividades de tu empresa. Solicita una demo de Factorial gratis.
