La Administración por Objetivos (APO) es una herramienta para mejorar el desempeño y la eficiencia de la organización. Su finalidad es evaluar el desempeño del equipo y la productividad en la empresa partiendo de objetivos claros y medibles.
Además, la APO ayuda a fomentar la motivación, el compromiso y la alineación con la estrategia de la organización. Dentro de este artículo, encontrarás las características principales de la APO, el paso a paso de cómo trabajar la APO y todo lo necesario para implementar este método en tu empresa.
Tabla de contenidos:
- ¿Qué es la APO?
- Características de la administración por objetivos (APO)
- Razones para aplicar una administración por objetivos (APO)
- Beneficios de la APO o administración por objetivos
- Debilidades de la administración por objetivos
- Cómo implementar la APO en 6 pasos
- Errores más frecuentes en la administración por objetivos (APO)
- Modelos de APO según Humble y Odiorne
- Prueba Factorial 🚀
¿Qué es la APO?
La Administración por Objetivos (APO) es una estrategia de trabajo en donde se establecen objetivos entre los trabajadores y la empresa. También conocida como Management by Objectives (MBO, por sus siglas en inglés), permite a las personas mejorar su desempeño laboral y motivarlos con metas que luego serán recompensadas.
Este enfoque fue popularizado por Peter Drucker en la década de 1950 en su libro “The Practice of Management” y se basa en la idea de que la colaboración en la fijación de metas claras y medibles puede mejorar el desempeño y la eficiencia organizativa.
Fases de la APO
Existen tres etapas principales en la administración de objetivos. Las detallamos a continuación:
Inicial
En esta primera fase se fijan las metas y objetivos a los que quieren llegar tanto los trabajadores como la empresa. Al finalizar la etapa inicial, las personas deben tener claras sus tareas y objetivos para llegar a la meta común.
Seguimiento
Esta fase consiste en programar reuniones periódicas para evaluar el progreso de los objetivos fijados. A su vez, podremos detectar medidas de mejora o, en todo caso, recompensar los objetivos que se hayan cumplido.
Evaluación
En esta fase se realiza la retroalimentación, donde se evalúan los objetivos alcanzados y en los que se necesita mejorar. La finalidad de esta etapa es reconocer el esfuerzo realizado y plantear medidas de mejora.
En la APO, los objetivos son específicos (specific), medibles (measurable), alcanzables (attainable), relevantes (relevant) y temporales (timely). Es decir, SMART, por sus siglas en inglés. Estos objetivos están alineados con la misión y visión de la empresa, y se revisan periódicamente para asegurar el progreso y realizar los ajustes necesarios.
Contar con objetivos cuantificables dentro de la organización ayuda a ofrecer una visión más clara del futuro de la compañía, permitiendo trabajar en un aspecto concreto: el plan de acción para lograrlos.
Características de la administración por objetivos (APO)
La administración por objetivos cuenta con las siguientes características:
- Los objetivos se establecen en conjunto, los managers y miembros del equipo colaboran para establecer metas claras y alcanzables con un mismo fin.
- Los objetivos se definen en forma de cascada, tomando en cuenta cada departamento de la empresa, siguiendo un orden jerarquía y priorizando sus necesidades.
- Los objetivos son específicos y medibles, con metas concretas y cuantificables para facilitar el seguimiento y su evaluación.
- Existe una participación activa de todos los miembros del equipo en el proceso de fijación de objetivos, lo que aumenta su compromiso y motivación.
- La APO se centra en los resultados finales y en cómo alcanzarlos de manera eficiente.
- Se realizan revisiones periódicas para evaluar el progreso y hacer los ajustes necesarios.
- La evaluación por objetivos necesita de una retroalimentación continua a las personas para ayudarlas a mejorar su desempeño.
- La APO fomenta el employee engagement incentivando la participación de las personas con los objetivos de otros sectores de la compañía.
- Los objetivos individuales y departamentales se alinean con la misión, visión y estrategia general de la organización.
Razones para aplicar una administración por objetivos (APO)
Integración del personal
La administración por objetivos fomenta una comunicación abierta y continua entre managers y personas, lo que permite tomar decisiones basadas en información real proporcionada por los mismos colaboradores.
Claridad en los objetivos
La APO ayuda a clarificar lo que se espera de cada persona, reduciendo la ambigüedad y mejorando el enfoque en las metas en común. Las personas son conscientes de sus fortalezas y debilidades y los objetivos se determinan en base a las habilidades de cada persona.
Medición del desempeño
Al establecer metas específicas y medibles, los managers pueden evaluar el desempeño de su equipo y, por su parte, las personas tienen una guía clara de las oportunidades de mejora y conocer las fortalezas que poseen.
Con una herramienta para medir el desempeño como Factorial se pueden visualizar los indicadores de desempeño de cada trabajador y tener un seguimiento real de sus objetivos.
Desarrollo de talento
La participación en el establecimiento de objetivos en equipo aumenta la motivación y el compromiso de las personas. Esta dinámica fomenta una comunicación abierta y continua entre managers y miembros del equipo ayudando a identificar áreas de desarrollo y a diseñar planes de formación y crecimiento para las personas.
Evaluación y control
La APO facilita la evaluación y el control del desempeño, permitiendo ajustes oportunos y precisos. La retroalimentación asegura que los objetivos individuales están alineados con la estrategia organizacional, promoviendo la coherencia y la coordinación.
Beneficios de la APO o administración por objetivos
Liderazgo
Al trabajar dentro de una metodología con objetivos claros y medibles, se fomentan situaciones de liderazgos únicos en donde los trabajadores asumen responsabilidades y toman decisiones.
Pertenencia
Al tener metas claras y un enfoque en resultados, las personas trabajan de manera más eficiente y productiva. Lo que genera una participación activa aumentando su satisfacción y el compromiso con los objetivos empresariales.
Reducción de conflictos
Las personas se ven incentivadas a tener un mayor orden en la planificación de sus responsabilidades para poder llegar a los plazos de entrega. Además, la claridad en los objetivos y el feedback continuo ayudan a reducir los malentendidos y los conflictos entre pares.
Optimización de recursos
Al centrarse en objetivos específicos y medibles, se optimiza el uso de recursos y se evita la inversión de tiempo en tareas que no son de alto impacto.
Mejora del desempeño
Al lograr los objetivos, la persona no sólo sentirá una satisfacción sino que habrá ganado experiencia y mejorado su rendimiento. La clave es mantener este proceso y como manager mantenerse informado de su evolución.
Una herramienta para evaluar el desempeño del equipo es ideal para conocer el estado y las necesidades que tienen cada uno de los trabajadores. Además, permite implementar medidas de mejora con el fin de apoyar al crecimiento profesional de las personas.
Debilidades de la administración por objetivos
Falta de flexibilidad
La rigidez en el seguimiento de objetivos puede limitar la capacidad de adaptación a cambios imprevistos.
Enfoque excesivo en resultados
Centrarse únicamente en los resultados puede llevar a descuidar los procesos y la calidad. Además, puede afectar al bienestar emocional de las personas del equipo generando situaciones de estrés.
Exigencia
El proceso de fijación y evaluación de objetivos puede ser burocrático y consumir mucho tiempo. Para facilitar esta situación, recomendamos utilizar un software que incluya el envío de encuestas personalizadas a la plantilla y poder consultar si es necesario implementar la administración por objetivos o no.
Desigualdad en la participación
Si no todos las personas participan de manera equitativa en la fijación de objetivos, puede haber sentimientos incómodos y de desapego.
Problemas de comunicación
Si no hay una comunicación clara y continua, pueden surgir malentendidos y problemas de coordinación. En este aspecto, recomendamos utilizar una herramienta de seguimiento de objetivos a través de la cual se definan correctamente las responsabilidades de cada persona y aportar visibilidad y transparencia de todo el proceso.
Cómo implementar la APO en 6 pasos
Para poner en marcha la administración por objetivos es necesario seguir los siguientes pasos:
Definir la misión y visión
Establecer claramente la misión y visión de la organización para alinear los objetivos de cada persona y por área.
Establecer objetivos
Identificar los objetivos estratégicos de la organización que deben alcanzarse para cumplir la misión y visión. Estos deben estar alineados con las metas y la capacidad de cada persona que conforma la organización, además deben ser claros, precisos y fijados a corto, medio y largo plazo. Ejemplo: “Incrementar las ventas en un 25% durante el próximo año».
Distribuir los objetivos por departamento y por persona
Se recomienda dividir los objetivos empresariales en metas más específicas para cada departamento y persona. Esta definición de tareas debe tener relación con el objetivo general de la empresa y las capacidades de cada integrante del equipo.
En este punto es clave la comunicación entre departamentos con el fin de cumplir el objetivo en común. Ejemplo: El departamento de ventas establece como objetivo «Aumentar la cuota de mercado en un 15% en el próximo trimestre».
Participar de manera activa
Esta metodología puede generar un sentimiento de autoridad al tener responsables de cada departamento a cargo del cumplimiento de los objetivos. Pero hay manera de hacer este proceso más flexible y comprensivo: involucrar a las personas a fijar sus propios objetivos y responsabilidades nos asegurará su compromiso y motivación.
Ejemplo: Un representante de ventas colabora con su gerente para establecer un objetivo personal de «Cerrar 10 nuevos contratos mensuales».
Monitorear continuamente
Realizar revisiones periódicas para evaluar de forma continua el progreso hacia los objetivos. De esta manera, se conoce el estado del proyecto, se sabe la evolución de los objetivos y si se están cumpliendo los objetivos, y en caso de ser necesario realizar los ajustes o cambios.
Retroalimentación y reconocimiento
Proporcionar retroalimentación continua al equipo potenciará la relación entre los managers y las personas del equipo.
Una vez alcanzados los objetivos es importante evaluar si se cumplieron de acuerdo a lo pensado en un primer momento. De esta manera se detecta si fueron necesarios cambios o modificaciones para su realización.
Se recomienda utilizar un programa de evaluación de desempeño para alinear al equipo en base a los objetivos y detectar problemas de rendimiento. Además, podrás tener datos reales de la evolución del desempeño y tomar decisiones más acertadas.
Errores más frecuentes en la administración por objetivos (APO)
Existen algunos errores que entorpecen la administración por objetivos, algunos de ellos son:
Falta de claridad en los objetivos
Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan managers en la APO es plantear objetivos vagos o mal definidos, es importante que como ya hemos dicho sean objetivos SMART.
La falta de información puede llevar a confusiones, retrasos en el cumplimiento de tareas y desmotivación por parte de los equipos involucrados.
Revisión inadecuada del progreso
No realizar evaluaciones periódicas puede impedir la identificación temprana de problemas y la realización de ajustes necesarios.
Metas irrealistas
Establecer objetivos demasiado ambiciosos puede desmotivar al equipo disminuyendo su compromiso y motivación. Las metas demasiado ambiciosas suelen traer consigo situaciones de estrés y afectar el clima laboral del equipo.
Para contrarrestar esto, se recomienda utilizar una matriz DAFO para hacer un análisis previo de las habilidades, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa.
Enfoque exclusivo en resultados
Ignorar los procesos y solo centrarse en los resultados puede afectar negativamente la calidad y la sostenibilidad.
Modelos de APO según Humble y Odiorne
Modelo de Humble
George Humble desarrolló un modelo de APO que se centra en la integración de objetivos individuales con los objetivos organizacionales. Según Humble, es fundamental que los objetivos personales de las personas se alineen con los objetivos estratégicos de la empresa.
Su modelo enfatiza la importancia de la participación activa del equipo en la fijación de sus propios objetivos y en la evaluación de su desempeño.
Características clave del modelo de Humble:
- Integración de objetivos: Asegura que los objetivos individuales están alineados con los objetivos organizacionales.
- Participación activa: Involucra a las personas en todo el proceso de fijación y evaluación de objetivos.
- Enfoque en el desarrollo: Promueve el desarrollo personal y profesional de las personas a través de la fijación de metas desafiantes pero alcanzables.
Modelo de Odiorne
George S. Odiorne propone un modelo de APO que destaca la importancia de la retroalimentación continua y la revisión periódica del desempeño. Odiorne sugiere que el éxito de la APO depende de la capacidad de la empresa para proporcionar feedback y realizar ajustes oportunos en los objetivos y las estrategias.
Características clave del modelo de Odiorne:
- Retroalimentación continua: Proporciona retroalimentación regular a tu equipo sobre su progreso hacia los objetivos.
- Revisión periódica: Realiza evaluaciones periódicas del desempeño para identificar áreas de mejora y realizar ajustes necesarios.
- Enfoque en resultados y procesos: Combina la atención en los resultados con la importancia de los procesos y las estrategias utilizadas para alcanzarlos.
