La llegada de épocas festivas trae consigo la tarea de cuadrar turnos, organizar equipos, programar y adelantarse a las ausencias que se avecinan.
¿Tu departamento de Recursos Humanos tiene dificultades a la hora de hacer la gestión y organizar las vacaciones de sus empleados? Tenemos algo muy importante que decirte: no tiene por qué ser así.
Si se sigue una buena estrategia de planificación, se empieza a gestionar con antelación y se mejoran algunos procesos repetitivos, ¡llevar el control de las vacaciones de tus empleados será sencillísimo!
Tabla de contenidos:
- Gestión de vacaciones de empleados: todo lo que debes saber
- El derecho a la desconexión laboral en vacaciones
- Descarga gratis una plantilla para la gestión de vacaciones de empleados
- Cómo calcular los días cuando hacemos la gestión de vacaciones
- Herramientas para la gestión de vacaciones de tus trabajadores
- Vacaciones de verano: todo bajo control sin sudar la gota gorda
- Cómo gestionar las vacaciones de Navidad
- Las empresas españolas están cambiando
- Preguntas frecuentes sobre la gestión de vacaciones
- Gestiona las vacaciones de tus empleados con Factorial 🚀
Gestión de vacaciones de empleados: todo lo que debes saber
Cada empresa debe tener su política de vacaciones, pero esta siempre tiene que respetar el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores y los pactos con Sindicatos y Patronal. Además de los Convenios Colectivos (ya que es el marco normativo que las regula).
Entonces, desde el departamento de Recursos Humanos se deberán tener claras cuestiones como cuándo puede el trabajador disfrutar de las vacaciones, cuántos días naturales se ofrecerán como vacaciones, etc.
El derecho a la desconexión laboral en vacaciones
Algunas de las recomendaciones que le puedes dar a tu equipo que toma vacaciones son:
- Déjalo todo coordinado antes de irte: En caso de que tengan que hablar con sus compañeros, dejar algo en pausa o incluso terminarlo.
- Deja tu ordenador en la empresa: Que borre cualquier información personal para que otros puedan utilizarlo, en caso de necesidad.
- Limita el estar disponible
- Apaga el teléfono de la empresa
- Desinstala el slack o similares: Si no, tendrá la tentación de trabajar en pequeñas cosas, y no sentirá que ha dejado de trabajar durante su período de descanso.
Además debes tener en cuenta que este mismo concepto de «derecho a la desconexión», también se encuentra presente en la nueva Ley de Teletrabajo que así lo establece para quienes se desempeñen en forma remota. Por lo que reforzar este tipo de políticas de empresa servirá también para reforzar la cultura independientemente de las vacaciones.
Descarga gratis una plantilla para la gestión de vacaciones de empleados
Para que puedas tener un control de las fechas de salida y de regreso de los trabajadores de tu empresa a sus respectivos puestos, preparamos un archivo 100% personalizable para ti que podrás utilizar tanto desde Excel como Google Sheets.
Cómo calcular los días cuando hacemos la gestión de vacaciones
Muchos departamentos de Recursos Humanos están teniendo problemas con el recuento de las vacaciones; durante el confinamiento por el Coronavirus algunos han perdido la cuenta de las horas trabajadas debido a los ERTE, las bolsas de horas y demás. La fórmula es así de sencilla:
Vacaciones en trabajadores a tiempo parcial
Para calcular las vacaciones de un trabajador con un contrato a tiempo parcial, la empresa debe tener en cuenta las jornadas que este ha trabajado. Es decir, que tendrá las mismas vacaciones que un empleado que trabaje a jornada completa.
Vacaciones en trabajadores de fin de semana
A la hora de ponernos con la gestión de vacaciones que cada empresa otorga a sus empleados, debemos tener en cuenta que son días naturales, es decir, se cuentan los fines de semana (a menos que el convenio colectivo diga lo contrario).
Y ¿qué pasa con las personas que hayan trabajado los fines de semana? El cómputo de días deberá contar los laborales, se hayan trabajado o no.
Vacaciones en empleados públicos
Este tipo de trabajador tiene, en general, un mes natural o veintidós días hábiles de vacaciones al año.
Cómo cuadrar las vacaciones de tu equipo de manera efectiva
Conocer el orden de prioridad
En las empresas suele existir cierto sistema de prioridad o criterio por los cuales unos empleados pueden pedir sus vacaciones antes que otros. Aunque también puede servir para que la empresa pueda tomar una decisión en una situación de conflicto.
Estos criterios pueden basarse, por ejemplo, en:
- Empleados con hijos. Muchas empresas, para favorecer la conciliación familiar de sus empleados, favorecerán a esos trabajadores con hijos en edad escolar a la hora de pedir sus días libres para que puedan acomodarlas a las vacaciones escolares.
- Antigüedad en la empresa. Aquellos trabajadores que más tiempo llevan en la empresa son los primeros en escoger, una manera de compensar la fidelidad del trabajador.
- Sistema rotativo. Uno de los sistemas más justos, ya que los empleados siempre tendrán la oportunidad de ser los primeros en elegir.
Las personas deben conocer este funcionamiento para que puedan adaptarse y organizarse, y evitar así malos entendidos posteriores y ambientes de trabajo tensos.
Conocer lo que establece cada convenio y contrato
Al igual que cada convenio especifica los días mínimos de vacaciones del empleado adherido, también pueden especificarse, de ser necesario, fechas en las que una persona no podrá pedir vacaciones. De igual manera, la empresa puede establecer un periodo de tiempo en el que sea necesario que los empleados se encuentren en sus puestos de trabajo.
Esto puede ser por previsión de un alto volumen de trabajo. Al contrario, a veces y por cierre de la empresa, será obligatorio realizar las vacaciones en esas fechas. Sea cual sea la situación, esta información debe aparecer en el contrato y el empleado debe conocerla.
Usar un software para la gestión de las vacaciones y ausencias
Ningún consejo nos resultará realmente útil si a la hora de organizar las vacaciones de nuestros empleados, su gestión no la hacemos con una herramienta adecuada.
Muchas empresas se valen de complicadas hojas de excel para planificar los días libres de sus equipos. A primera vista puede resultar una buena idea, pero a largo plazo esto resulta insostenible.
Para empezar el calendario debe ser creado desde cero para que se adapte a las necesidades propias de cada empresa, lo que conlleva una gran cantidad de tiempo y recursos.
Luego, este tipo de plantillas pueden quedar obsoletas rápidamente si no se actualizan con una alta periodicidad y, si existe más de una, pueden surgir problemas fácilmente.
Lo mejor para optimizar el proceso de gestión de vacaciones es contar con un software que permita la automatización del proceso tanto para los empleados como para el responsable de RRHH.
Herramientas para la gestión de vacaciones de tus trabajadores
¿Sabes cuáles son los mejores métodos para gestionar las ausencias y las vacaciones de tu plantilla? Los repasamos:
Gestión de vacaciones de empleados con Excel
Gestionar las vacaciones de los empleados con una hoja de Excel es muy común entre los Recursos Humanos. ¿Quieres saber cómo hacerlo? Solo tienes que crear un archivo, dedicar las distintas columnas a meses y días, y rellenar las filas con los nombres de los trabajadores. En Excel también puedes utilizar fórmulas para sumar los días de vacaciones.
Gestión de vacaciones de empleados con Factorial
Con Factorial, cada trabajador puede acceder a su Portal del Empleado y seleccionar en el calendario fácil y rápidamente los días de vacaciones o ausencias que quiera. Además, el software permite:
- A los managers recibir el aviso de la solicitud y aceptar o rechazar las ausencias consultando el calendario y las ausencias de las otras personas del equipo.
- Crear una actualización automática en el calendario de la empresa para que todo el mundo esté informado y pueda adaptarse en consecuencia.
- Adaptar el calendario según la ciudad en la que esté ubicada cada sede de la empresa, con sus festivos locales actualizados cada año y permite al administrador crear una política de vacaciones completamente personalizada.
Así mismo, como el software está sincronizado con la información laboral del empleado, calcula los días proporcionales de vacaciones de los que dispone cada uno según su tipo y fecha de contrato así como los días libres que se han podido acumular de un año a otro, siempre y cuando la empresa lo permita.
Vacaciones de verano: todo bajo control sin sudar la gota gorda
El verano es la época de mayor demanda de vacaciones, y por eso suele ser la más ajetreada para muchos Recursos Humanos (sobre todo los que no han digitalizado su departamento).
¿Tu política de vacaciones define bien cómo tienen que ser estas en verano? En qué período deben solicitarse o con cuánta antelación, si alguien tiene prioridad por motivos de conciliación familiar, si hay alguna semana en la que la oficina esté cerrada y los trabajadores están obligados a hacer vacaciones… ¡Tienes que pensar en todo esto!
Cómo gestionar las vacaciones de Navidad
Ser previsor nunca está de más, y a pesar de que ahora las vacaciones que están más cerca son las de verano, puedes empezar a pensar en cómo gestionar las vacaciones de Navidad, este año puede que haya más movimiento en esa época que en la de más calor.
Lo especial de gestionar las vacaciones en diciembre, es que tienes que tener muy en cuenta qué día es festivo y qué día es laboral pero el empleado estará ausente.
Las empresas españolas están cambiando
La pregunta del millón es, ¿es viable la política de vacaciones ilimitadas en España? Para eso, tenemos que considerar que en la Unión Europea, a diferencia de Estados Unidos, las vacaciones remuneradas son un derecho amparado por la ley. Forman parte de un conjunto más amplio de iniciativas englobadas en lo que llamamos conciliación laboral y familiar.
Esta abarca aspectos como el apoyo a la maternidad y la lactancia, el permiso de paternidad, el teletrabajo, la jornada reducida, las excedencias, y las vacaciones pagas, claro. Por eso es difícil hablar de vacaciones de forma aislada.
En España, si bien se valoran positivamente iniciativas para dar mayor flexibilidad a los empleados como la de General Electric, esta depende del sector.
En empresas de desarrollo de software, por ejemplo, cosas como el trabajo remoto y la flexibilidad horaria son viables, porque básicamente trabajas con tu portátil y aplicaciones en la nube. En sectores industriales, o de manufactura, la cosa se complica.
Una política de vacaciones permite a los responsables de equipo organizar las vacaciones basándose en la necesidad de trabajo de cada área, teniendo parte activa en la gestión de su personal y tomando la responsabilidad en estas definiciones. Para las personas, crea un ambiente de flexibilidad, aunque con cierto control.
En resumen, el modelo de vacaciones flexibles puede que no sirva para todo tipo de empresas o equipos, igual que pasa con el modelo «tradicional» de vacaciones. Lo mejor que puedes hacer es pensar en los puntos fuertes y débiles de cada modelo.
Utilizando un software como el de Factorial para la solicitud de vacaciones y ausencias en la organización te ayudará a generar una flexibilidad en tu política de vacaciones. Dentro de una única plataforma, las personas pueden solicitar sus días de vacaciones y el manager del equipo puede revisar y aceptar todas las solicitudes.
Además dispone de un calendario en tiempo real que le permite ver qué personas están ausentes durante ese día, mes o año.
Algunas preguntas frecuentes sobre la gestión de vacaciones
Gestión de vacaciones de empleados, ¿obligadas, ilimitadas o flexibles?
En España, la flexibilidad respecto a las vacaciones depende del sector en el que se sitúe la empresa.
Es cierto, si el empresario no quiere, no tiene la obligación de dejar a sus empleados elegir los días de vacaciones. Sin embargo, esta tendencia está cambiando; vamos hacia una mayor conciliación familiar y laboral.
¿La fórmula perfecta? La flexibilidad sin dejar de tener en cuenta que al final de cada proceso hay un cliente.
¿Qué pasa si un trabajador no gasta sus vacaciones? ¿Se pueden acumular?
En principio, todas las vacaciones de un año deberán ser disfrutadas ese mismo año. Sin embargo, si al trabajador estas vacaciones le han coincidido con una incapacidad, baja médica o embarazo, tiene la posibilidad de usarlas al año siguiente.
En empresas pequeñas, ponerse de acuerdo en cuanto a los días libres de cada empleado puede resultar sencillo. Sin embargo cuando se llega a un determinado número de empleados, cuadrar las vacaciones puede llegar a convertirse en un verdadero juego de estrategia cual tetris.
¿Cómo impactará la nueva ley de fichaje digital la gestión de ausencias por vacaciones?
La nueva ley de fichaje digital o control horario, tiene como objetivo mejorar la supervisión de la jornada laboral, incluyendo la documentación de ausencias justificadas como vacaciones. Con estas nuevas actualizaciones las empresas deberán instalar un sistema de control digital que registre no solo las horas de entrada y salida, sino también las ausencias.
Con Factorial puedes hacer que tus empleados soliciten y registren sus vacaciones en línea y de manera independiente. Este software de RR.HH. todo en uno, facilita la gestión de este tipo de ausencias, pero además permite una planificación coordinada de turnos y un control eficiente de los días disponibles, asegurando el cumplimiento de la normativa. ¡Pide tu demo gratis!
