Control horario de trabajadores: Todo sobre la nueva ley

Hace poco se publicó en el BOE la orden que regula el registro de jornada laboral para trabajadores.

En la actualidad, el Real Decreto-Ley 8/2019 establece como obligatorio hacer el control horario de los empleados. Similar al control de asistencia, el control de horas trabajadas es un área de gran importancia en cualquier organización.

Veamos qué dice el decreto de registro de horario y qué herramientas necesitas para llevarlo a cabo de la manera más eficiente teniendo en cuenta tus necesidades.

¿Qué significa “control horario”?

El control horario, llamado también control de presencia en una empresa, es la acción de contabilizar las horas que ha trabajado cada uno de los empleados, y cómo estas han sido repartidas a lo largo de su jornada.

En esta contabilidad se incluyen las horas comprendidas entre la entrada y la salida del lugar de trabajo, así como las horas extraordinarias y las que no se han realizado, por el motivo que sea.

La mejor manera de llevar un control horario

Aunque el concepto de control horario suene al fichaje de toda la vida, no significa que la manera de llevarlo a cabo no se haya modernizado. Anteriormente, cuando un trabajador fichaba al entrar y salir del puesto, este lo apuntaba manualmente con papel y bolígrafo.

Aunque hay empresas que todavía lo hacen así, este sistema no deja de producir una sobrecarga de trabajo que no es para nada necesaria. Imagínate todo el papeleo y exceso de documentos que eso supondría si estamos hablando de una empresa mediana con una plantilla extensa. A eso súmale los informes posteriores y la tarea de organizar los protocolos de dicho control horario.

¿Qué dice el Real Decreto sobre el control horario de los trabajadores?

Estos son los requerimientos básicos del registro de horario de los empleados:

• Todas las empresas deberán llevar el registro de horario de sus empleados independientemente de la jornada que estos tengan.
• La empresa estará obligada a guardar el registro de horario de los empleados durante cuatro años.
• Así mismo, deberá estar disponible para los empleados y los sindicatos.
• Los empleados deben conocer la distribución y duración de la jornada laboral ordinaria.
• Los sindicatos deben conocer mensualmente las horas extras realizadas por los empleados.

¿Qué obligaciones existen sobre la ley del control horario de los trabajadores publicada en 2019 en el BOE?

Todas las empresas deberán registrar la jornada laboral de los empleados. Además, las empresas deben garantizar el registro horario de la jornada que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que establece en propio precepto estatutario.

¿Cuál es el objetivo del registro de la jornada laboral de los trabajadores?

Esta medida lo que busca es asegurar el cumplimiento de los horarios en el trabajo, además de evitar abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extras. Es un aspecto fundamental para garantizar el funcionamiento de las empresas y lo que, en gran medida, define que estas alcancen o no sus objetivos de negocio a medio y largo plazo.

El control horario de empleados es simplemente el hecho de registrar el ingreso y salida de los trabajadores a sus puestos de trabajo. El control horario en empresas es un aspecto fundamental que tiene como finalidad combatir la precarización, regular el registro de horas extras y cumplir con la ley actual que tiene vigencia nacional.

El control horario de empleados, es además una herramienta fundamental para lograr organizar los diferentes departamentos que integran una compañía, al tiempo que fomenta la autodisciplina y la optimización del recurso intangible más valioso de cualquier trabajador.

¿Cómo registro la jornada laboral de los trabajadores, en papel o con un programa? 

No solo existe una única solución para cumplir con la normativa del control horario y con la obligatoriedad de esta ley han surgido muchas herramientas para ayudar a las empresas. Eso sí, es importante elegir la más eficiente, que encaje mejor con las necesidades, la filosofía o el tipo de trabajo que se desarrolla en tu empresa.

Puedes hacer el control horario desde el móvil, utilizando tarjetas deslizantes, instalando un software de control horario, con un programa online, con un código QR… En este artículo te hablaremos de los métodos básicos.

Hojas para el control horario de los empleados

El control horario no es algo nuevo; antes existían las famosas tarjetas de fichaje, en las que una máquina hacía agujeros para marcar la asistencia de los trabajadores. Ahora, los métodos no son tan rudimentarios, pero hay quien sigue prefiriendo el papel por encima de programas o aplicaciones.

En este caso, el responsable de RR.HH. deberá crear un sistema para contabilizar las horas que han trabajado los empleados, expresar cómo han sido estas repartidas durante el día e indicar si se han producido horas extraordinarias.

Esto se consigue fácilmente, si se quiere hacer en papel, con una cuadrícula impresa en una hoja que siempre debe estar a disposición de los empleados.

Ahora están a disposición de cualquier empresas dispositivos o sistemas de registro automático, que actualizan la información de manera simultánea y en cuanto el trabajador indica su llegada o salida. Hablamos de sistemas como software de gestión de horarios laborales, aplicaciones para ordenadores e incluso móviles, que permiten que los trabajadores registren su inicio y fin de la jornada tanto fuera como dentro de la oficina.

Descarga un Excel para el control horario de los trabajadores

Otro modo de hacer el control horario es con una hoja creada a partir del programa Excel. Esta opción es mejor que la anterior, porque existen fórmulas que pueden agilizar el proceso. Si, además, lo haces a partir del programa online Google Excel Sheets, la hoja podrá estar disponible para todos tus trabajadores desde todos sus ordenadores y se actualizará para todos cada vez que alguien introduzca un cambio.

Eso sí, el recuento de horas seguirá siendo manual y, a pesar de que este método puede facilitar un poco más la vida de los trabajadores, seguirá siendo un dolor de cabeza para el departamento de Recursos Humanos. Descarga gratis una plantilla Excel para el control horario de trabajadores.

Apps para el control horario de los trabajadores

Para asegurar facilidad del registro para todos en tu empresa, lo ideal sería trabajar con un software que incluya fichaje de horario. Es la manera más sencilla, rápida y fiable de registrar la jornada laboral.

Si el software contratado automatiza otras tareas administrativas de Recursos Humanos, además de permitir a los empleados fichar la entrada y salida del trabajo, estarás llevando a tu empresa al futuro administrativo.

También puedes ofrecer el control horario a tus trabajadores a través de aplicaciones que permitan la lectura de códigos QR o el fichaje desde cualquier dispositivo.

¿Y cómo se hace el control horario a empleados durante el teletrabajo?

Las personas que teletrabajan también tienen que registrar su jornada diaria. De hecho es justamente con el teletrabajo que tenemos no solamente mayor flexibilidad para el trabajador sino también mayor cantidad de herramientas y creatividad para registrar su actividad.

En este caso, lo más recomendable es volcar toda esta responsabilidad a un software de gestión de RR.HH. y su versión móvil. Sin embargo también pueden tener en cuenta otras posibilidades:

• Si el trabajador utiliza herramientas proporcionadas por la empresa, estas pueden tener un software que tome como parámetros el horario de encendido y apagado.
• Fichar desde el smartphone utilizando apps de control horario con geolocalización es también una posibilidad, aunque se dependerá en gran medida de la precisión del GPS de cada dispositivo. A menos que la empresa dedique un presupuesto especial a brindar un equipo móvil a cada empleado, con todo lo que esto implica.
• Algunos programas (sobre todo para ordenadores) que se encargan de hacer un rastreo exhaustivo del uso del ratón y el teclado. Como también hay otras que se utilizan para registrar y cronometrar cada tarea que realiza el trabajador.

Sin embargo, aumentar el control y la presión de este modo sobre los trabajadores afecta sensiblemente la productividad del empleado por generar demasiado estrés. Por eso, hay que hacer un uso adecuado y responsable de estos programas.

¿Cómo se rellenan las hojas para el control horario de trabajadores a tiempo parcial?

El control horario también es obligatorio para empleados que trabajen a tiempo parcial, y la única diferencia para estos trabajadores es que la empresa tendrá que especificar claramente las horas que se han hecho a final de mes, junto a la nómina del empleado.

Por todo lo demás, el trabajador deberá rellenar la misma hoja que los demás trabajadores, y de la misma manera y con la misma información.

¿Cómo pueden hacer el control horario los empleados del sector de la hostelería?

Este sector suele tener dificultades para encontrar un sistema de control horario que se adapte a sus necesidades, pues cuentan con turnos rotativos, empleados a tiempo parcial, otros solo para los fines de semana… Además, los turnos suelen ser más largos (o se juntan unos con otros) y deben hacerse los descansos adecuados.

Ahora mismo, tener un control de horas para ahorrar tiempo y optimizar los procesos internos es esencial. ¿Cómo recomendamos que hagan el control horario las empresas del sector de la hostelería y la restauración? Con un software de control horario que permita hacer el registro de la jornada y, al mismo tiempo, una gestión de turnos que les ayude a evitar conflictos como el solapamiento de turnos.

Ese programa deberá incluir algún tipo de aplicación móvil o sistema de fichaje que sea sencillo para los trabajadores que no suelen trabajar en oficinas ni tener ordenadores en el puesto de trabajo.

¿Cómo pueden hacer el control horario los funcionarios públicos?

Una de las preguntas del millón es ¿deben hacer el control horario los funcionarios públicos? o ¿pueden hacerlo? La respuesta es NO; no están obligados y SÍ; pueden hacerlo si lo desean, ya que es el único modo de tener un control de las horas extraordinarias (recordemos que esta ley quiere proteger a los trabajadores de esta práctica tan extendida en España).

Según la Ley del Control Horario, estos trabajadores están exentos del cumplimiento de la normativa, sin embargo, sí que es recomendable.

¿Nos pueden sancionar por no cumplir con la normativa del control horario de los trabajadores?

Desde que se aprobara la ley, cada vez son más las empresas inspeccionadas y sancionadas. Cualquier empresa, independientemente de su tamaño y sector está obligada a llevar a cabo el control horario de sus trabajadores.

El manager o responsable de Recursos Humanos podrá escoger el método o software de control horario que estime conveniente. Con el software de Factorial podrás crear informes de control horario automáticamente válidos ante una inspección.

La ley de infracciones del Orden Social establece dos tipos de sanciones por incumplimiento:

• Si el incumplimiento es debido a una cuestión formal de registro se contempla una multa de entre 60€ a 625€.
• Si el incumplimiento viene dado por la ausencia de registro la multa asciende hasta los 6.250€.

Guía oficial sobre el control horario – Gobierno de España

Desde la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, se han recibido en la Dirección General de Trabajo diversas consultas en materia de registro de jornada.

Por ello, se elabora este documento con el fin de facilitar la aplicación práctica de la norma, en el que se recogen criterios, a mero título informativo, en relación con este deber formal empresarial, sin perjuicio de la interpretación de la norma que corresponde a los Juzgados y Tribunales del orden social. Desde este enlace puedes descargar una guía de control horario gratis.

¿Quiénes están exentos de la ley de control horario?

Los profesionales exentos de la ley se dividen en tres grupos principales. En primer lugar, las relaciones de carácter especial. Algunas de las relaciones de carácter especial más relevantes, recogidas en el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores, incluyen:

• El personal de alta dirección.
• Las trabajadoras domésticas.
• Los penados en instituciones penitenciarias.
• Los deportistas profesionales.
• Los artistas en espectáculos públicos.
• Los trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo.
• Los abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos.
• Cualquier otro tipo de trabajo que sea expresamente declarado como relación laboral de carácter especial por un ley.

Para estas relaciones especiales, de manera general no se aplica el mandato del registro de jornada, excepto si tuvieran una normativa específica que así lo indicara.

En segundo lugar, los trabajadores con un régimen específico sobre el registro de jornada. Por un lado, los trabajadores a tiempo parcial, sobre los que ya existía la obligación de registrar su jornada «día a día» y entregar una copia al trabajador con el resumen mensual.

Por otro lado, otros supuestos con una normativa específica de registro del trabajo, como determinados transportes por carretera, trabajadores de la marina mercante y que realizan servicios transfronterizos en el transporte ferroviario (recogidos en el real decreto 1561/1995).

En tercer y último lugar, se mencionan a los trabajadores autónomos y los asociados a cooperativas, sobre los que no hay obligación de registro horario.

¿Quieres implementar el control horario en tu empresa y no sabes cómo? Tienes dos opciones: hacerlo de la manera tradicional, con una plantilla de excel para registrar el fichaje, o digitalizar este proceso implementando un software para el control horario y de esta forma realizar un óptimo control de horas trabajadas.

Gestionar el control horario en tu empresa es un paso esencial para evitar cualquier tipo de inconveniente legal, pero además, para pode contribuir a crear una correcta cultura de la gestión de tiempo.

8 consejos para implementar el control horario

Si bien a veces puede ser difícil lograr que todo tu equipo esté a bordo con un cronometraje constante, la buena noticia es que hay algo que puedes hacer para ayudarles a recordar que deben fichar.

1. Ofrece incentivos

A veces, tus empleados solo necesitan un poco de incentivo. Ofrecer una recompensa a los miembros del personal que recuerdan constantemente registrar al entrar y salir puede alentar y motivar a tu equipo a hacer un mayor esfuerzo.

2. Anima a tus empleados a configurar recordatorios

Podrías sugerir a tus empleados que configuren recordatorios. Esto podría ser una alarma en su teléfono o incluso una lista en su calendario que aparecerá en la pantalla del ordenador y les recordará cuándo se supone que deben iniciar sesión.

La mayoría de tus empleados tendrá sus teléfonos encima, o lo más probable es que revisen sus correos electrónicos a primera hora. Así, esta puede ser una excelente manera de asegurarte de que tengan un recordatorio y cumplan con el control horario.

3. Favorece la creación de un sistema de amigos

Alentar a los empleados a cuidarse mutuamente puede ayudar a garantizar que todos lleguen y se vayan a tiempo.

Considera la posibilidad de que todos formen un equipo, para recordarse mutuamente que deben registrarse. Pueden incluso crear un grupo en WhatsApp, una herramienta de acción inmediata y llena de emoticonos efectivos, o un mensaje automático en alguna herramienta de comunicación interna como Slack.

4. Enfatiza los beneficios

Explicar los beneficios de la entrada y salida a tus empleados es importante a la hora de concienciar sobre el control horario. ¿Cuáles son algunos de estos beneficios?

• Conocimiento de quién está en la oficina. Cuando cuentas con un registro de entrada y de salida, te será muy fácil saber si un empleado está en su puesto de trabajo y disponible para alguna tarea.
• Conocimiento de las horas en las que el trabajador es más productivo. Así podrán organizarse para realizar las tareas más importantes en ese período de tiempo.
• Transparencia y confianza. El control horario ayuda a los empleados a tener consciencia del tiempo trabajado en todo momento. Ellos mismos podrán tener el registro de las horas extras, las cuales se valorarán con el correspondiente pago salarial.

5. Averigua dónde está el problema

Es posible que tus empleados simplemente se olviden, pero puede haber otra razón. Tal vez un empleado tiene una reunión tardía en ciertos días y no quiere volver a la oficina después de que termine. Tal vez los ordenadores no siempre están encendidos por la mañana y los primeros empleados no pueden llevar a cabo el fichaje.

Resolver cualquier problema relacionado con el proceso de registro muestra que te importa tu equipo y que quieres facilitarle el cumplimiento de la política de la empresa y del control horario.

6. Crea una política para tu manual del empleado

Si bien es difícil solucionar de inmediato cualquier problema que tengas con “los fichajes perdidos”, implementar las políticas correctas y comunicarlas de manera efectiva es un gran comienzo.

Al redactar una política para tu manual del empleado, asegúrate de incluir lo siguiente:

• Dónde, cuándo y cómo los trabajadores deben registrar la entrada/salida
• El protocolo para informar y corregir las faltas
• Cómo responderás a los errores repetidos

7. Considera la acción disciplinaria

Asegúrate de contar con un proceso disciplinario para los trabajadores que constantemente olvidan registrar la entrada y salida. Si bien se te exige que pagues a tus trabajadores por el tiempo que han trabajado, hay otras acciones que puedes llevar a cabo para ayudarles a recordar que deben registrar su ingreso en el futuro.

Por ejemplo, considera tener una advertencia verbal, seguida de una advertencia por escrito, luego la suspensión y, en casos extremos, la terminación eventual.

8. Elige un software para el control horario adecuado

Cuando los errores continúan repitiéndose sin importar las advertencias, y estás bastante seguro de que tus empleados no están tratando de engañarte, es hora de considerar si el principal problema radica en tu software de control horario.

Tratamiento de datos biométricos para control de acceso

A finales del 2023, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó una guía sobre la utilización de datos biométricos para el control de presencia y acceso. Esta nueva interpretación determina otros criterios para el tratamiento de control horario como son el reconocimiento facial o huella dactilar.

Dentro de este contexto, tenemos que:

• La nueva guía de la AEPD considera que el tratamiento de datos biométricos es de alto riesgo y requiere que las empresas analicen que exención del art 9.2. RGPD debe ser aplicable.
• La AEPD recomienda utilizar medidas alternativas menos intrusivas y que traten la menor cantidad de datos posibles.

Hasta ahora, el criterio optado por la AEDP era que si las empresas desean tratar los datos biométricos de sus empleados, necesitarían un consentimiento explícito, además de, ofrecer una alternativa de control de acceso secundaria (por ejemplo: fichar mediante tarjeta).

Con este nuevo criterio interpretativo esto es aceptado, con ciertos puntos a tener en cuenta:

En el caso del registro de jornada, como el interesado tiene la obligación de registrar su jornada, únicamente podría considerarse la existencia de un consentimiento libre a un tratamiento adicional de datos, en este caso biométricos, si el interesado dispone de una alternativa de libre elección para cumplir con dicha obligación

Entendemos que la AEPD interpreta que si se ofrece un medio alternativo de control, el uso de los datos biométricos deja de ser necesario, y no estaría cumpliendo con el principio de minimización de datos recogido en el artículo 5.1.c del RGPD.

Por último, se concluye que la AEPD no prohíbe el uso de medios biométricos para el control de acceso, pero si lo hace muy difícil. Por lo mismo, se recomienda hacer una Evaluación Previa de Protección de Datos (EIPD) y un nuevo control técnico y legal, realizando un análisis de riesgos, una evaluación de impacto, un test de idoneidad, necesidad y proporcionalidad, enfocado en esta nueva interpretación.

El control horario en otros países

¿Es obligatorio fichar en el trabajo en Alemania?

Los empleadores están legalmente obligados a documentar las horas de trabajo de sus empleados. Pueden registrar la información en una copia impresa o mediante un software de control horario o fichaje. Si los empleadores optan por registrarse digitalmente las horas de trabajo, su servidor debe estar ubicado en Alemania.

La siguiente información debe ser archivada: fecha, nombre del empleado, inicio y final de un día de trabajo, cantidad de horas de trabajo, mano de obra y firma del empleado. Se sugiere que los empleados mantengan notas escritas de sus horas de trabajo y recesos. Su jefe, supervisor o colega puede firmar estas notas en caso de una disputa. Si un jefe no cumple con estas regulaciones, podría recibir una multa de hasta 15,000.00. Euros.

Registro de jornada laboral en Francia

Hay que distinguir los trabajadores cuya jornada laboral se calcula en horas (semanales, mensuales o anuales) y los trabajadores que trabajan con arreglo a un contrato suscrito por un número determinado de días (forfait annuel en jours), conforme al cual la jornada laboral del trabajador se calcula en días trabajados al año (hasta un máximo de 218 días) y no en horas.

En todos los casos, el trabajador podrá acceder a cualquier documento de control mediante el ejercicio de su derecho de acceso a sus datos personales. En caso de litigio, el trabajador deberá aportar al juzgado información que justifique las horas que ha trabajado realmente. Por ello, recomendamos el uso de un software o logiciel de gestion des temps.

Control de horas trabajadas en Italia

En Italia, se permite el uso de instrumentos que permiten el control del trabajador (como cámaras de video). La instalación de sistemas audiovisuales y otros tipos de instrumentos que permiten el control remoto de los empleados generalmente están prohibidos, excepto por dos condiciones:

• Seguridad laboral, protección de activos laborales, exigencias organizativas y productivas;
• Acuerdo sindical previo o autorización administrativa.

En ambos casos, los instrumentos se pueden utilizar para todos los propósitos que tienen que ver con la relación de trabajo. ¿Cuál es la única condición? Es importante que exista información adecuada sobre la modalidad de uso y control de los instrumentos (respetando la privacidad del empleado). Sin embargo, también se pueden utilizar herramientas de trabajo como ordenadores personales, móviles inteligentes y sistemas de control horario o software rilevazione de presenze.

Control de presencia laboral en Portugal

En el caso de Portugal, es sumamente sencillo y no hay sido una complicación en lo absoluto. La legislación portuguesa establece la obligación de controlar las horas de trabajo de los empleados para una organización con más de 50 trabajadores, con sistemas automáticos, como un sistema de relógio de ponto.

Suiza y el registro de jornada laboral

Cada empleador tiene la obligación legal de documentar las horas de trabajo de sus empleados. Las empresas deben documentar las horas de trabajo diarias y semanales de sus empleados. El empleador también debe calcular los días libres del trabajador, junto con descansos de media hora o más. El desglose de las horas trabajadas por los empleados debe ser retenido por la empresa por un período de cinco años.

Infringir esta regla, son posibles varias sanciones, que van desde una advertencia hasta una multa. En los casos más extremos de infracciones a la ley de empleo, es decir, cuando la vida o la salud de los empleados están en riesgo, la ley incluso establece el cierre de la empresa.

El registro horario en Noruega

En Noruega, muchas empresas y empleados acordaron que el sistema de control horario ha ayudado a definir la línea entre la vida laboral y la personal. Los empleados también apreciaron que el sistema de registro de entrada y salida garanterizara que todos recibieran el pago correctamente, en particular con respecto a los salarios por hora y las horas extraordinarias.

Y hablando de pago, las regulaciones de control horario y presencia han mejorado y facilitado el procesamiento de salarios. Especialmente con la firma electrónica, ya que las horas trabajadas son siempre correctas y, a su vez, hace que los salarios sean correctos.

Control horario en Estados Unidos

Una cosa muy interesante sobre el control horario o time attendance en los Estados Unidos es el hecho de que ahora se exige que los empleados tengan conocimiento de sus horarios, por ley, con el tiempo adecuado. Esto no es algo que existe en muchos países europeos. Si bien las leyes de programación predictiva difieren de un lugar a otro en los Estados Unidos, siguen un conjunto similar de reglas:

• Los empleadores deben publicar el calendario por adelantado, generalmente entre 7 y 14 días antes del primer turno programado.
• El pago adicional se otorga a los empleados si un empleador cambia el horario después del horario publicado.
• Debe haber un período de descanso adecuado entre turnos, a menos que un trabajador se ofrezca voluntariamente para trabajar durante un período de descanso.
• Los empleadores deben mantener todos los registros durante un período de tiempo determinado en relación con el horario.

Con Factorial puedes hacer todo esto y más. Solicita una demostración gratis de nuestro software y descubre la mejor manera de gestionar el control horario.