¿Cuándo tiene que pagar las vacaciones la empresa? [+Plantilla]

Para muchos, la llegada del verano y en particular los meses de julio y agosto, significa que el período de vacaciones en la empresa ha comenzado.

Ahora bien, no todos los sectores o trabajadores toman como referencia los mismos meses, motivo por el cual el derecho al descanso se convierte en uno de los temas que más preguntas despierta.

Si bien es muy habitual limitar la actividad en verano (lo mismo que a finales de año) y que las personas deban cogerse vacaciones en esos días, existen ciertos puntos que deberás tener en cuenta. ¿Se pueden fijar los días de forma obligada? ¿Qué pasa si no se disfrutan todos los días correspondientes? ¿Cómo y cuándo se tienen que pagar las vacaciones?

Tabla de contenidos:

• El derecho a las vacaciones: La normativa
• ¿Deben pagar las empresas los días de vacaciones si el trabajador no los disfruta?
  • Pago de vacaciones si se extingue el contrato
  • Pago de vacaciones en caso de jubilación
• ¿Cómo se pagan las vacaciones? Fórmula para pago de vacaciones
• Claves para realizar el cálculo de vacacione
• Descarga una plantilla para gestionar vacaciones
• Mejora la gestión de vacaciones de tu equipo con Factorial
• Mira nuestro vídeo sobre consejos para gestionar las vacaciones este verano
• Preguntas frecuentes sobre cómo gestionar las vacaciones
  • ¿Puede imponer la empresa los días de vacaciones?
  • ¿Pueden acumularse días de vacaciones no disfrutadas en el año en curso?
  • ¿Cómo se gestionan las vacaciones en ERTE?
  • ¿Qué sucede si hay un feriado en mis vacaciones?
  • ¿Cómo influye una aplicación de RRHH en la gestión de vacaciones y el pago de las mismas en la empresa?

El derecho a las vacaciones: La normativa

El derecho a las vacaciones es, por definición, irrenunciable y está regulado por el Artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, que en su primera parte dice lo siguiente:

1. El período de vacaciones anuales retribuidas, no sustituible por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual. En ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales. 
2. El período o períodos de su disfrute se fijará de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, de conformidad con lo establecido en su caso en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones. En caso de desacuerdo entre las partes, la jurisdicción competente fijará la fecha que para el disfrute corresponda y su decisión será irrecurrible. El procedimiento será sumario y preferente. 
3. El calendario de vacaciones se fijará en cada empresa. El trabajador conocerá las fechas que le correspondan dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute.

Podemos decir entonces que:

• Las vacaciones son un derecho reconocido y al que no se puede renunciar, que se incluye en el contrato de trabajo y que se fija en un mínimo de 30 días naturales por año trabajado (ampliable según convenio colectivo o decisión empresarial).
• Los trabajadores han de disfrutar de esos días por los cuales la empresa seguirá pagando su salario.
• La empresa puede contabilizar los días de vacaciones en función de días naturales, o laborales. De este modo, la persona tendría un mínimo de 30 días naturales por año trabajado o bien de 22 días laborables.
• Siguiendo esta cuenta, estamos hablando de 2,5 días naturales o 1,8 días laborales por mes trabajado.

En el caso de haberse incorporado un trabajador en un día posterior al inicio del mes, se deberá calcular el proporcional correspondiente siguiendo los mismos criterios.

¿Deben pagar las empresas los días de vacaciones si el trabajador no los disfruta?

Por regla general, las vacaciones no pueden ni acumularse ni ser reemplazadas por dinero, pero esto no quita que una empresa pueda acordar con sus trabajadores el pago de las mismas.

Si este no fuera el caso, existen situaciones en las que el trabajador aún tendría derecho a una compensación económica equivalente en caso de tener días adeudados. Esto es, cuando el disfrute sea imposible, hecho que sucede cuando se extingue la relación laboral y el trabajador no ha disfrutado de sus vacaciones (total o parcialmente).

Sea por terminación del contrato o por jubilación mientras se está de baja, la empresa deberá pagar en el finiquito las cantidades correspondientes a las vacaciones no disfrutadas.

Pago de vacaciones si se extingue el contrato

Independientemente del tipo de causa por la cual el contrato ha llegado a su fin, se prevé el pago de días de vacaciones no disfrutados.

Así, se pagarán el equivalente a 2,5 días naturales o 1,8 días laborales por mes trabajado al año, compensando de forma proporcional el período de vacaciones devengado pero no disfrutado. Esto se incluye dentro del finiquito y cotizará a la Seguridad Social por las contingencias comunes de jubilación, invalidez permanente, incapacidad temporal, desempleo, etc.

Pago de vacaciones en caso de jubilación

Se da cuando el trabajador, tras encontrarse en una situación de incapacidad laboral, se jubila sin haber utilizado sus días de vacaciones. Esto no sucedería si se jubila de forma ordinaria, ya que no podría reclamar por los días no disfrutados.

👉🏼 Todo lo que necesitas saber sobre Políticas de vacaciones y como disfrutar de días sueltos.

¿Cómo se pagan las vacaciones? Fórmula para pago de vacaciones

El monto que debe percibir un trabajador por día mientras está de vacaciones debe ser igual al que recibiría en un día de trabajo ordinario. De forma general, el monto se determinará siguiendo lo establecido en el Convenio Colectivo respectivo, lo que corresponderá al menos, a una retribución de la misma cuantía que la que percibe en su jornada normal.

Si tuviéramos que calcular las vacaciones en un finiquito, en ambos casos se utilizaría la misma fórmula para establecer la remuneración correspondiente, de acuerdo al salario de cada trabajador.

• Tendremos que establecer el sueldo mensual (salario base, complementos y pagas extras incluidas), dividirlo por 30 días en nómina mensual, para obtener la ganancia por un día de trabajo.
• Luego, se aplicará una regla de tres con los días de vacaciones que corresponden al año (por ejemplo 30) y se dividirá entre 365 días para determinar los días de vacaciones que corresponden por día trabajado.
• Por último, habrá que multiplicar ambos importes, el salario correspondiente al trabajo de un día por la cantidad de vacaciones devengadas y no disfrutadas, y así obtendríamos el importe a pagar.

Claves para realizar el cálculo de vacaciones

¿Cómo puedo estimar mis vacaciones? Cada año natural genera vacaciones, que van desde el inicio del año, día 1 de enero, hasta el 31 de diciembre, final del año. La persona que trabaja genera:

Si son naturales, tienen 2,5 días de vacaciones por mes trabajado, si son días naturales. Mientras que si son laborables, tienen 1,8 días de vacaciones por mes trabajado.

Por ejemplo: si una persona ha trabajado 6 meses, tendrá, como mínimo, 15 días naturales de vacaciones, si hubiera trabajado 4 meses, tendrá 10 días naturales (2,5 x 3 = 7,5). Será así, siempre que el convenio colectivo no establezca otra cosa.

Desde Factorial siempre recomendamos revisar el convenio colectivo aplicable, ya que puede establecer condiciones más favorables o diferentes modalidades de acumulación de días de vacaciones. Por otro lado, si el tipo de contrato que se está llevando a cabo es a tiempo parcial, el cálculo de las vacaciones se prorrateará en función de las horas trabajadas.

Descarga una plantilla para gestionar vacaciones

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Mejora la gestión de vacaciones de tu equipo con Factorial

Con el software de vacaciones y ausencias de Factorial tanto los encargados de Recursos Humanos como los trabajadores pueden conocer cuántos días de vacaciones tienen disponibles y cuantos días han sido usados. A continuación, te explicaremos un poco más sobre el paso a paso de la gestión de vacaciones con Factorial:

Primer paso – Configura una política de vacaciones y asígnala a tus trabajadores según lo estipulado en el convenio: los trabajadores podrán ver en el contador de ausencias los días de vacaciones que les corresponden y solicitar sus días libres.

Segundo paso – Revisa las solicitudes de vacaciones de tus trabajadores y apruébalas desde cualquier dispositivo en minutos: En el momento que las apruebes tus trabajadores serán notificados por correo electrónico.

Tercer paso – Visualiza en el calendario las ausencias y vacaciones de todo tu equipo en tiempo real: Haz el seguimiento de las vacaciones de tus empleados con el software de Factorial y evita el solapamiento de las mismas.

Factorial fomenta la autonomía en tus empleados para que sean ellos mismos quienes puedan entrar al software y solicitar sus vacaciones. Y te da a ti la tranquilidad de delegar tus tareas del día a una plataforma de Recursos Humanos desarrollada especialmente a la medida de tus necesidades. Agenda una demostración y te enseñamos como gestionar las vacaciones de tu equipo.

Mira nuestro vídeo sobre consejos para gestionar las vacaciones este verano

En este podcast te resolvemos muchas dudas relacionadas con las vacaciones, la jornada intensiva, el teletrabajo o la desconexión digital.

Preguntas frecuentes sobre cómo gestionar las vacaciones

¿Puede imponer la empresa los días de vacaciones?

Para fijar los días de vacaciones que corresponden a un trabajador, la empresa se deberá poner de acuerdo con éste, siguiendo con lo establecido en el Convenio Colectivo correspondiente, y comunicarlo con al menos dos meses de antelación.

Si no hubiera acuerdo, siempre se puede recurrir a los Tribunales para que éstos fijen fecha, la cual será irrevocable.

Respecto a la posibilidad de fraccionamiento de las vacaciones a lo largo del año, lo más común es que se permita siempre y cuando uno de los bloques de fracción sea de al menos 15 días conjuntos.

¿Pueden acumularse días de vacaciones no disfrutadas en el año en curso?

En principio las vacaciones caducan el 31 de diciembre de cada año, por lo que si no se han disfrutado con anterioridad ya no se podrían reclamar. Esto es así, porque se espera que las vacaciones se disfruten dentro del año en el que son generadas, para garantizar el correcto descanso de los trabajadores y así preservar su salud.

Lo que sucede es que muchas empresas deciden internamente fijar un porcentaje (por ejemplo, un tercio) de días que pueden acumularse de un año al próximo. Aún así, no es algo obligatorio y es una decisión propia de cada empleador.

Otra situación a tener en cuenta sería las de baja extendida de un trabajador, situación que podría volver imposible el disfrute real de las vacaciones acumuladas.

¿Cómo se gestionan las vacaciones en ERTE?

En caso de que una persona se encuentre bajo este régimen de trabajo, dependiendo de la naturaleza del mismo la gestión de las vacaciones va ser de una u otra manera.

En el caso de las personas bajo un ERTE de reducción de jornada, sus días libres no son afectados y tendrá derecho a las mismas jornadas de vacaciones que tendría sin el ERTE. En este caso solamente se modifica la percepción salarial debido a que al trabajar menos horas, se percibe un salario menor.

Si una persona estuviera bajo un ERTE de suspensión, no tendrá derecho a vacaciones ya que durante el período de tiempo de inactividad no se computarán o generarán días. Una vez la persona se reincorpore a la actividad, se retomará el conteo de vacaciones.

Para más información puedes leer este artículo sobre la gestión de vacaciones en ERTE.

¿Qué sucede si hay un feriado en mis vacaciones?

En España, la normativa laboral establece que si un día feriado coincide con tus vacaciones, no puede ser considerado como parte de tus días de descanso. Esto significa que tienes derecho a disfrutar de tu día festivo en otro momento, ya que no se le descontará de tus vacaciones. De esta manera cada persona recibe los días de vacaciones que les corresponden, sin verse afectados por festivos nacionales o locales.

En este caso, lo más probable es que se agregue un día festivo al final de tus vacaciones o se discuta con la empresa cuándo se disfrutarán. Las aplicaciones de RRHH pueden ser muy útiles para gestionar estos casos porque aparecen los días festivos en el calendario laboral y puedes hacer clic exactamente en los días que quieras pedir para tus vacaciones. 

¿Cómo influye una aplicación de RRHH en la gestión de vacaciones y el pago de las mismas en la empresa?

En cuanto al pago de las vacaciones, la ley española establece que se deben pagar las vacaciones de acuerdo con el salario ordinario del trabajador, que incluye tanto la parte fija como la parte variable de los ingresos del trabajador. Como lo hemos tratado con anterioridad una aplicación de recursos humanos puede ayudarte a automatizar este proceso, garantizando que el cálculo del pago de vacaciones sea correcto y que todos los elementos salariales estén incluidos, evitando errores que podrían resultar en pagos insuficientes.

Por otro lado, en términos de gestión de vacaciones laborales, la aplicación permite a los empleados solicitar sus vacaciones de forma digital. Una vez pedidas las vacaciones, los responsables de recursos humanos pueden revisarlas y aprobarlas en tiempo real. Esto evita la acumulación de personal y facilita el cumplimiento de los requisitos legales como la gestión de ausencias generales y la organización de turnos. 

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