El departamento de RR.HH de las empresas lleva a cabo la parte más importante en la gestión de nóminas: introducir los datos y saber la información de cada uno de los trabajadores.
Desde el salario fijo hasta las variables, los bonus y el finiquito. Toda esta información es la que debe disponer el departamento de Recursos Humanos para mandarla a la asesoría laboral, que es la que se encarga de generar la nómina de cada trabajador y trasladarla a la empresa.
Aunque la gestión de nóminas de los trabajadores no es la única función de los Recursos Humanos (y quien crea lo contrario está equivocado), es una parte importante de su día a día. Al fin y al cabo, se trata de la gestión legal de los trabajadores de la empresa, y no solo debe hacerse, la parte difícil está en hacerla bien.
Es por eso que hemos creado esta guía completa con todo el material e información sobre gestión de nóminas tanto para las empresas como para las asesorías laborales.
Tabla de contenidos
¿Quién gestiona las nóminas de los trabajadores?
Es importante que distingamos dos conceptos: la creación de la nómina y la gestión de nóminas. De la creación de la nómina se encarga la asesoría de cada empresa. Normalmente todas las empresas hasta 600 empleados tienen una gestoría o asesoría que se encarga de la parte laboral, cuando las empresas tiene un gran número de empleados les suele convenir internalizar la creación de nóminas.
Es por esto por lo que tener una gestoría digital de confianza, que te asesore y te ofrezca las mejores herramientas para hacer tu vida más fácil es de suma importancia.
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Entonces, si la asesoría se encarga de la creación, ¿en qué consiste la gestión de nóminas y quién la realiza? Aquí es donde entra el departamento de RR.HH.
El equipo de Recursos Humanos necesita tener siempre toda la información de los empleados para que la asesoría pueda crear correctamente la nómina, pero además, se encarga de gestionar todas las incidencias: altas, bajas, vacaciones, maternidad, cambios de datos bancarios… Para trasladar esta información a la asesoría.
Por esta razón también es importante que tu software de Recursos Humanos te permita gestionar las incidencias en nómina directamente con la gestoría, sin necesidad de hacer mil llamadas e intercambiar innumerables emails en los que la información se pierde y hay mayor margen de error.
Herramientas para gestionar las incidencias en nóminas
¿Cómo puedes llevar la gestión de las nóminas de tu empresa? ¿Qué sistemas existen a la hora de hacer cambios en nóminas existentes y llevar toda la información al día y organizada? Hay diferentes herramientas para hacerlo.
¿Puedes hacer tus nóminas en Excel?
A pesar de sus limitaciones a la hora de gestionar y actualizar la información, además de la gran probabilidad de cometer errores, muchas pequeñas y medianas empresas utilizan el programa Excel para encargarse de sus nóminas.
La información puede añadirse celda a celda y puedes utilizar diferentes fórmulas que te ayudarán a hacer todos los cálculos que necesitas.
Plantilla para hacer nóminas de trabajadores
Decirlo es más fácil que hacerlo; el Excel puede a veces ser un mundo y ya todos conocemos el síndrome de la página en blanco (aunque esta tenga celdas).
Si no sabes cómo empezar a hacer tus nóminas en Excel, puedes utilizar la plantilla que hemos preparado para hacerte la vida más fácil.
Software de gestión de nóminas
Si el Excel se te ha quedado obsoleto, o si simplemente quieres tener un control real sobre la gestión de tus nóminas, necesitas un software para llevarlas al día.
Tener un programa con el que puedas conectarte con tu asesoría para poder gestionar las incidencias en nómina te ahorra tiempo, errores y te hará la vida más fácil. Tenerlo todo en un mismo lugar te permite centralizar la información y poder recurrir siempre a este sitio para consultar cualquier cosa relacionada con las nómina.
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Gestiona tus nóminas con tu asesor y Factorial
¿Sabes que podrías ahorrarte entre 5 y 6 horas a la semana utilizando un sistema para gestionar nóminas? Comienza a ser más productivo invirtiendo tu tiempo en tareas que aporten más valor a la empresa y, cuando se trate de hacer nóminas, agiliza todo el proceso gracias a la digitalización.
Después de ver todas las desventajas de utilizar una plantilla de Excel, queremos mostrarte por qué deberías decantarte por utilizar un sistema de gestión laboral de nóminas integrado como el de Factorial. Con el software podrás automatizar incidencias en nómina como altas, despidos, bajas médicas y suplementos.
Tener un mismo programa desde el que gestionar todas las nóminas de tus empleados será mucho más fácil que ir manejando diferentes hojas de Excel.
Lo mejor de todo es que podrás trabajar siempre en el mismo entorno sin tener que preocuparte ni distraerte en buscar información en otros sitios porque el programa se actualizará con cada dato que insertes. Además, en Factorial cada cambio le llegará a tu asesoría desde su propio portal de asesor para poder estar al tanto de todo.
Descarga y comparte las incidencias
Si trabajas con un gestor, puedes gestionar las incidencias de nómina descargándote el resumen mensual en formato Excel.
Además, también puedes enviar las nóminas en pdf a tus trabajadores desde el programa sin tener que abrir tu gestor de correo. Tus empleados siempre podrán acceder a sus datos e información, así como a su nómina electrónica.
Genera informes personalizados
Con este software también podrás llevar una mejor gestión de tu plantilla creando informes personalizados acerca de las incidencias en la nómina. Podrás revisar las altas y bajas que se produzcan cada mes, todo ello en gráficos visuales que te agilizarán el trabajo.
Valida los documentos con la firma electrónica
En algunas ocasiones podemos ver a los encargados de Recursos Humanos buscar a las personas que necesitan para firmar documentos y, cuando no se encuentran en la oficina, es tiempo que han perdido.
En vez de tener que ir al empleado, Factorial lo pone fácil y en su software ha agregado la función de la firma electrónica. Ahora da igual donde se encuentre el empleado, que podrá firmar en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
Protege tus datos
Con un software de Recursos Humanos que te permita gestionar las incidencias en nómina podrás estar seguro de quién accede a la información, ya que seremos nosotros los que permitamos el acceso a las personas.
En Factorial trabajamos con más de 60.000 empresas y nuestro compromiso con la seguridad es total. Por ello, contamos con la Ley GDPR y nuestro software protege los datos mediante:
- Single Sign on (SSO)
- Cifrado de datos
- Firewals de seguridad
- Detección de vulnerabilidades
Crea una nómina paso a paso
Para crear una nómina hay que tener claro aspectos como el tipo de contrato, la situación personal del empleado, el convenio colectivo que se le aplica, las pagas extra, la categoría profesional y grupo de cotización, entre otras cosas.
Pero, ¿cómo crearla físicamente? Confeccionar el documento no es complicado, pero resulta clave saber cómo hay que presentarlo.
👉Haz clic aquí para aprender a crear una nómina paso a paso
Los 4 fallos más comunes en el cálculo de nóminas
En el caso de que internalicen tus nóminas, los errores más comunes suelen ser:
- No hacerlo con planificación o antelación suficiente
- No tener en cuenta todas las variables
- No tener un sistema para calcularlas bien
- Reducir el personal de administración
Es por esto por lo que, a menos que tu empresa cuente con más de 500-600 empleados, te recomendamos que acudas a una asesoría laboral o gestoría que se encargue de la realización de las nóminas de tus trabajadores. Una asesoría es especialista en hacer estas gestiones y además, aporta valor a tu empresa ofreciendo asesoramiento laboral para todo tipo de transacciones. Si además cuentas con una asesoría digital, que esté al día de todas las novedades, podrá ofrecerte facilidades
¿Cómo afecta la Ley de Igualdad y Transparencia en las nóminas?
La Ley de Igualdad y Transparencia en las nóminas pretende acabar con el problema de la brecha salarial por género. Algunas de sus consideraciones son la justificación de la retribución de nóminas, la posibilidad de recuperar los ingresos perdidos en caso de cobrar menos y multas para las empresas que no la cumplan.
👉Haz clic aquí para saber más sobre la Ley de Igualdad y Transparencia
¿Cómo se utilizan los ficheros SEPA para pagar nóminas?
Los ficheros SEPA son aquellos sujetos a la normativa SEPA según la cual las empresas deben generar sus remesas bancarias al recibir cobros o realizar pagos.
También debes saber que hay distintos tipos de ficheros SEPA: el CORE, el B2B y el COR1.
👉Haz clic aquí para saber más sobre cómo utilizar los ficheros SEPA
¿Cómo se utilizan los ficheros de conceptos retributivos abonados?
Los ficheros de Conceptos Retributivos Abonados (o CRA) son con aquellos con los que comunicarás los conceptos retributivos que cobran tus trabajadores a la Tesorería de la Seguridad Social.
¿Quién está obligado a realizarlos y cómo se estructuran? Te lo explicamos en el siguiente enlace.
👉Haz clic aquí para saber más sobre los ficheros de CRA
¿Qué son los Seguros Sociales y cómo se calculan?
Los Seguros Sociales son los pagos que realizan los empleados y la empresa a la Seguridad Social de manera mensual. Su cálculo depende del salario del empleado, la base de cotización y los porcentajes que se apliquen a cada una de las bases.
Estos seguros sociales deben pagarse a tiempo o se aplicarían recargos según el retraso del pago.
👉Haz clic aquí para saber más sobre los Seguros Sociales
¿Qué es el Informe de Datos de Cotización y cómo solicitarlo?
El Informe de Datos de Cotización o IDC es aquel que reúne la información que la Seguridad Social tiene registrada de cada trabajador. Se puede acceder a él desde la página web de la TGSS, utilizando un certificado digital y dirigiéndote al apartado “Informes” del submenú.
👉Haz clic aquí para saber más sobre el IDC
Documentos relacionados con el despido de un trabajador
Cuando un empleado deja la empresa, el departamento de Recursos Humanos debe asegurar que se efectúen todos los procedimientos legales y contractuales necesarios. ¿Sabes cuáles son?
Certificados de empresa para trabajadores desempleados
El Certificado de Empresa es un documento emitido por la empresa que tiene como objetivo acreditar la situación de desempleo de uno de sus trabajadores.
Ha de contener cierta información, como por ejemplo la causa del fin laboral, las fechas del alta y la baja del trabajador, el tipo de contrato, la cotización por contingencias comunes y de desempleo y las vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas.
👉Haz clic aquí para saber más sobre los Certificados de Empresa
Todo sobre los trámites y documentos para el cese de contrato
¿Cuándo tiene que comunicar la empresa el fin del contrato? ¿Y el trabajador? El recibo de saldo y finiquito es otro documento con el que se pone fin a la relación laboral entre el empleado y la empresa, y, además, debes solicitar la baja en la Seguridad Social.
Hay muchas cosas que debes considerar a la hora de poner fin a un contrato.
👉Haz clic aquí para saber más sobre el cese de contrato y lo que comporta
¿Cómo se calcula el documento de liquidación del finiquito?
El finiquito o liquidación de sueldo se calcula a partir de los salarios pendientes y la parte correspondiente a las pagas extra, las vacaciones no disfrutadas, la indemnización por despido, etc.
Te traemos un ejemplo para que lo puedas ver mejor.
👉Haz clic aquí para saber más sobre el documento de liquidación del finiquito
Cómo presentar modelos tributarios telemáticamente
Como responsable de Recursos Humanos deberás presentar ciertos Modelos telemáticamente a la hora de efectuar la declaración de los impuestos. Te explicamos cómo gestionar los más comunes en tu departamento.
👉Haz clic aquí para saber más sobre los modelos tributarios para empresas
¿Quieres gestionar las nóminas de una forma fácil, rápida y digital? Desde Factorial nos aseguramos de que sepas cómo hacerlo de la mano de un asesor certificado.
